物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

趙陽(yáng)

摘 要 高校檔案管理工作中，為了提升工作質(zhì)量以及工作效率，應(yīng)當(dāng)充分地使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。通過(guò)使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以針對(duì)于檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，可以給予學(xué)生提供比較良好的服務(wù)，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的研究。文章主要是關(guān)于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究，以供相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行參考和借鑒。

關(guān)鍵詞 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；高校；檔案管理；應(yīng)用

中圖分類號(hào) TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2019）233-0141-02

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要是依托于互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的一種新型的技術(shù)，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息良好的交換，同時(shí)也可以開(kāi)展監(jiān)控管理及目標(biāo)定位等諸多的業(yè)務(wù)。在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)充分利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升工作質(zhì)量和工作效率，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)一方面可以結(jié)合關(guān)鍵詞快速進(jìn)行目錄索引，這樣可以針對(duì)于檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和完善，同時(shí)還可以加強(qiáng)對(duì)于檔案信息的動(dòng)態(tài)更新工作，另一方面，還可以通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)針對(duì)檔案資料價(jià)值進(jìn)行深度的挖掘和開(kāi)發(fā)，這樣就可以充分地展示出檔案管理工作的服務(wù)職能。

1 物聯(lián)網(wǎng)主要特點(diǎn)

1.1 智能化

在當(dāng)前的時(shí)代背景之下應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的研究，物聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中布置了大量的傳感器裝置，通過(guò)傳感器裝置能夠針對(duì)檔案信息進(jìn)行全面收集，這樣可以促使相關(guān)的檔案管理人員可以充分快速及時(shí)了解到檔案內(nèi)容，另外有助于對(duì)于檔案進(jìn)行合理的分類管理，例如，某個(gè)學(xué)生被評(píng)成三好學(xué)生或者是受到了獎(jiǎng)勵(lì)之后，就需要將這些信息錄入到檔案之中，如果是在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，這就需要相關(guān)工作人員根據(jù)學(xué)生信息找到相關(guān)檔案，同時(shí)針對(duì)于學(xué)生的信息進(jìn)行更新，這個(gè)過(guò)程相對(duì)而言較為繁瑣以及復(fù)雜，需要耗費(fèi)大量人力及時(shí)間，但是運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之后就較為便捷，相關(guān)的管理人員僅僅只需要在計(jì)算機(jī)上輸入學(xué)生的名字就可以快速找到學(xué)生的檔案，同時(shí)可以完成檔案修改、更新。

1.2 自由化

隨著當(dāng)前物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)將和云服務(wù)平臺(tái)相互的融合，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)可以對(duì)于數(shù)字化檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化管理及存儲(chǔ)，除此之外還可以通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)針對(duì)檔案資料進(jìn)行更為深層次挖掘，這樣可以給學(xué)生帶來(lái)比較良好以及完善的服務(wù)，例如，在高校當(dāng)中存在一些大學(xué)生臨近畢業(yè)，同時(shí)畢業(yè)之后就業(yè)問(wèn)題是學(xué)生所普遍關(guān)心的重點(diǎn)話題，但是大多數(shù)學(xué)生對(duì)于就業(yè)市場(chǎng)信息缺乏深入了解，大部分學(xué)生在畢業(yè)前期都會(huì)忙于論文等工作，所以沒(méi)有太大時(shí)間花費(fèi)在求職工作上，這樣直接影響到學(xué)生畢業(yè)之后的就業(yè)，但是通過(guò)使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就可以根據(jù)學(xué)生在檔案當(dāng)中填寫(xiě)的求職意向，興趣愛(ài)好以及專業(yè)能力等諸多方面信息給學(xué)生自動(dòng)匹配一些招聘信息。通過(guò)自動(dòng)匹配招聘信息就可以幫助學(xué)生實(shí)現(xiàn)良好就業(yè)，幫助學(xué)生精準(zhǔn)定位崗位。

2 物聯(lián)網(wǎng)在高校檔案管理應(yīng)用中的主要問(wèn)題

2.1 缺乏資金投入

檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)要求高校采購(gòu)一大批設(shè)備，但是高校想要采購(gòu)大批量設(shè)備往往需要耗費(fèi)比較大的資金，目前高校大多資金較為緊張，一般會(huì)將資金投入到科學(xué)研究以及校內(nèi)建設(shè)等工作當(dāng)中，這樣時(shí)代背景之下高校雖然引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，但是由于資金相對(duì)比較緊張，后續(xù)資金難以跟上，僅僅只能完成一些較為簡(jiǎn)單查詢檔案等工作，并不能針對(duì)于檔案資料進(jìn)行深入利用及挖掘。

2.2 管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性

高校檔案管理的過(guò)程當(dāng)中運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅需要對(duì)于學(xué)生檔案進(jìn)行綜合化的利用，而且應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起區(qū)域化統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，這樣才能給學(xué)生提供比較良好的服務(wù)，但是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，同時(shí)部門(mén)之間存在較大的信息壁壘，難以實(shí)現(xiàn)良好交流以及共享，直接影響利用效率，一方面導(dǎo)致檔案管理成本大幅度提升，另一方面高校檔案管理的工作過(guò)程當(dāng)中沒(méi)有充分展示出物聯(lián)網(wǎng)價(jià)值和意義。

3 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用

3.1 提供資金保障以及強(qiáng)化信息操作能力

目前的高校檔案管理的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這就要求院校需要有資金保障，同時(shí)要針對(duì)信息化操作能力加以提升，目前大部分高校在檔案管理過(guò)程當(dāng)中存在嚴(yán)重不足，所以管理部門(mén)就應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，如果條件允許就應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中投入一部分資金，這樣才能夠有效地運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，促使當(dāng)前管理工檔案管理工作質(zhì)量可以得到提升，除此之外，高校投入了物聯(lián)網(wǎng)檔案管理設(shè)備還是需要針對(duì)設(shè)備進(jìn)行全面更新以及加強(qiáng)軟件升級(jí)工作，只有這樣才能夠切實(shí)保障系統(tǒng)工作效率以及系統(tǒng)兼容性，不僅僅需要做好硬件方面工作，檔案管理人員也需要提升自身綜合素質(zhì)，一方面應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身以往工作經(jīng)驗(yàn)加強(qiáng)新技術(shù)新知識(shí)的學(xué)習(xí)，另一方面應(yīng)當(dāng)針對(duì)于系統(tǒng)和軟件操作方法進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，只有這樣才能夠切實(shí)地做好檔案管理工作，除此之外，對(duì)于目前的高校而言，還應(yīng)當(dāng)開(kāi)展一些培訓(xùn)類活動(dòng)，促使當(dāng)前人員素質(zhì)得到全面提升，滿足物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用現(xiàn)實(shí)要求，一旦物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)了問(wèn)題，可以由相關(guān)的管理人員進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，保障檔案的保密性、安全性及可靠性。

3.2 運(yùn)用RFID感知設(shè)備提升工作效率

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過(guò)RFID感知設(shè)備，這樣能夠不搬動(dòng)圖書(shū)情況下針對(duì)圖書(shū)進(jìn)行一個(gè)快速、精確掃描，另外，通過(guò)RFID感知設(shè)備還可以掃描信息、原始數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一核對(duì)，這樣缺少哪本圖書(shū)一目了然。國(guó)內(nèi)已經(jīng)有5%～8%的圖書(shū)館上了RFID技術(shù)，沿海城市多一點(diǎn)。RFID技術(shù)基本工作原理其實(shí)不復(fù)雜，將標(biāo)簽進(jìn)入磁場(chǎng)，接收解讀器發(fā)出射頻信號(hào)，憑借感應(yīng)電流能量發(fā)送存儲(chǔ)在芯片中產(chǎn)品信息或者主動(dòng)發(fā)送某一頻率信號(hào)，這樣，解讀器讀取信息解碼后，可以將信息送至中央信息系統(tǒng)。其中，傳統(tǒng)條形碼是接觸式識(shí)別，主要依賴于工作人員操作借還，只能一冊(cè)一冊(cè)進(jìn)行操作，很大程度限制借還書(shū)速度。但是，RFID技術(shù)有較大的優(yōu)勢(shì)，是非接觸式感應(yīng)識(shí)別，能夠一次性完成多冊(cè)圖書(shū)借還，提高借還圖書(shū)效率，同時(shí)避免讀者排隊(duì)等候等現(xiàn)象，能夠有效節(jié)省讀者時(shí)間。除此之外，傳統(tǒng)條形碼信息量比較小，并且印刷后不可更改，但是，電子標(biāo)簽具有大容量信息存儲(chǔ)能力，可以無(wú)數(shù)次修改，同時(shí)能夠增刪標(biāo)簽信息。另外，條形碼使用過(guò)一段時(shí)間后，經(jīng)常會(huì)由于磨損導(dǎo)致信息無(wú)法讀出，還需要對(duì)于條形碼更換，但是，RFID電子標(biāo)簽基本不會(huì)損壞，壽命比條碼長(zhǎng)。

3.3 人工智能技術(shù)在檔案管理之中的應(yīng)用

高校檔案資料管理過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)切實(shí)保障檔案資料安全性和可靠性，檔案管理過(guò)程當(dāng)中可以充分利用人工智能技術(shù)，例如，聲音識(shí)別技術(shù)、指紋識(shí)別技術(shù)以及面部識(shí)別技術(shù)等等，防止檔案資料出現(xiàn)丟失或者損壞，同時(shí)能夠有效提升檔案資料管理的工作質(zhì)量以及工作效率，除此之外，在高校檔案管理過(guò)程中可以通過(guò)使用監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)于檔案進(jìn)行管理，尤其是監(jiān)控系統(tǒng)一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料管理問(wèn)題可以發(fā)出警報(bào)，促使檔案管理人員提升防范意識(shí)，同時(shí)采取有效措施進(jìn)行處理。另外，檔案管理的過(guò)程當(dāng)中通過(guò)智能監(jiān)控技術(shù)能夠防止各種意外情況產(chǎn)生，另外檔案室內(nèi)可以安裝濕度調(diào)控或者是溫度控制系統(tǒng)等等，這樣可以切實(shí)保障檔案資料可以在適合環(huán)境下實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。另外，在高校的檔案資料管理過(guò)程當(dāng)中可以使用人工智能專家系統(tǒng)，通過(guò)人工智能專家系統(tǒng)可以有效提升工作質(zhì)量和工作效率。除此之外，人工智能時(shí)代，檔案管理工作將全部實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，從檔案生成到檔案利用的全流程所有數(shù)據(jù)都將被全面記錄。

4 結(jié)論

綜上所述，對(duì)于目前高校而言，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，通過(guò)檔案管理工作可以充分了解信息，為了提升工作效率以及工作質(zhì)量就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，在目前檔案管理的工作過(guò)程當(dāng)中運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)可以更好滿足學(xué)生需求，同時(shí)更好地服務(wù)學(xué)生，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)深刻意識(shí)到物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)重要作用，同時(shí)應(yīng)當(dāng)明確在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)過(guò)程當(dāng)中存在的諸多弊端和不足，要采取多方面協(xié)調(diào)手段以及加強(qiáng)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)資金投入，還需要加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員職業(yè)培訓(xùn)工作，只有這樣才能夠切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展，同時(shí)可以針對(duì)高校檔案資源進(jìn)行更加深入利用以及挖掘，進(jìn)而有效提升檔案資源的利用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]茹志娜.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：114.

[2]朱博，曲丹秋.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用研究[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（12）：176-177.

[3]解學(xué)香.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探究[J].中國(guó)高新區(qū)，2018（7）：74.

[4]丁向朝.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校運(yùn)行管理中的應(yīng)用[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2018，14（9）：291-292.