信息社會形勢下高校檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)措施

李恒英

摘 要 高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，為高校的歷史發(fā)展總結(jié)了重要經(jīng)驗，為未來學(xué)校開展高等教育事業(yè)工作提供了借鑒和參考。目前，我國社會經(jīng)濟(jì)在高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平飛躍進(jìn)步，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會，促進(jìn)了社會生活方式的變革。在信息化社會形勢下，高校的檔案管理工作也跟隨時代的發(fā)展需要，進(jìn)行了變革和創(chuàng)新，應(yīng)用了現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高了工作效率和成績。但在高校檔案工作的發(fā)展進(jìn)程中，還存在一些問題和不足之處，文章對此進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞 高校；檔案管理；制度；綜合素質(zhì)

中圖分類號 G2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2019）233-0195-02

高校檔案是高等學(xué)校自建立以來開展高等教育事業(yè)教學(xué)活動、思想政治工作、師生管理工作、科研工作、招生就業(yè)等各項工作中收集的有價值的重要歷史記錄。它反映了高校的成長歷程，是高校信息資料不可缺少的組成部分，對高等院校的建設(shè)工作和發(fā)展規(guī)劃具有重要的的參考價值。隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的迅速發(fā)展和推進(jìn)，我國的高等教育事業(yè)也在與時俱進(jìn)、飛躍發(fā)展。做好高校檔案管理工作，為高校領(lǐng)導(dǎo)層和教育工作者及大學(xué)生提供服務(wù)，對于改善和促進(jìn)高等教育的發(fā)展水平具有重要作用。本文就高校檔案管理的重要性、目前高校檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，就如何提高、改進(jìn)高校檔案管理工作成效提出建議。

1 高校檔案管理工作的重要作用

高等學(xué)校檔案是高等院校發(fā)展教育事業(yè)的歷史記錄，是高校開展思想政治建設(shè)、高校人事管理、校園文化建設(shè)、高等教育教學(xué)科研工作、大學(xué)生招生就業(yè)工作、師生檔案管理工作、圖書檔案建設(shè)等各項工作中產(chǎn)生的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄資料，反映了高校自建立以來取得的重要成就，積累了高校開展教育工作的指導(dǎo)思想、工作方法、工作經(jīng)驗。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層和教育工作者、大學(xué)生可以通過對高校檔案的調(diào)閱、分析、參考、學(xué)習(xí)，來提高思想認(rèn)識，提高工作水平和工作方法。同時，高校檔案中豐富的高等教育建設(shè)經(jīng)驗對于學(xué)校管理層提供了重要的指導(dǎo)和借鑒作用，為高校統(tǒng)籌規(guī)劃未來的建設(shè)思路和發(fā)展方向提供了參考和指導(dǎo)，為進(jìn)一步提高高等學(xué)校的教育管理水平和教學(xué)科研水平打下基礎(chǔ)。

2 高校檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

目前，隨著高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展，高校檔案管理工作日益得到學(xué)校管理者的重視，并隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施和工作方法不斷的改革和完善。但在檔案事業(yè)的發(fā)展過程中，部分高等院校的檔案管理工作仍然沒有要跟上時代發(fā)展，存在一些問題和不足。

2.1 檔案管理意識薄弱，檔案管理制度不完善

目前，部分高等院校的領(lǐng)導(dǎo)和教育工作人員檔案管理意識薄弱，在思想上對檔案管理工作不夠重視，沒有認(rèn)識到檔案管理工作對高校發(fā)展的價值作用，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的檔案收集和保存工作，與高校的教學(xué)科研工作相比其作用微不足道。在高校建設(shè)工作開展過程中，沒有給予檔案管理工作以足夠的支持和關(guān)注，從而使得高校檔案管理工作跟不上時代的發(fā)展，檔案管理人員的思想認(rèn)識和工作方法還停留在傳統(tǒng)的階段。高校檔案管理制度也沒有隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步而及時更新完善，在高校檔案管理制度中對檔案管理思想、管理內(nèi)容和方法、工作程序、工作紀(jì)律等的規(guī)定不夠清晰、不夠完善，沒有有效激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和主動性，從而使得檔案的收集、分類、歸檔、保存、調(diào)閱、利用等工作效率偏低。

2.2 檔案管理人員專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力不足

隨著檔案管理思想和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高等院校對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和知識水平的要求也在不斷提升，目前，部分高等院校管理人員和教育工作人員對檔案管理的重視程度不夠，在一定程度上影響了高校檔案管理工作隊伍的建設(shè)。部分檔案管理人員缺乏過硬的檔案管理知識和工作技能，不能夠掌握必要的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)知識，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，從而在工作中出現(xiàn)檔案資料收集不全、檔案存放雜亂無序現(xiàn)象，工作方式仍然采用傳統(tǒng)的手工處理方式，工作效率和工作質(zhì)量偏低。

2.3 高校檔案的硬件建設(shè)投入不夠

在目前信息化和網(wǎng)絡(luò)化廣泛普及的時代，我國高校檔案管理也應(yīng)適應(yīng)社會發(fā)展的需要，在檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)工作中引進(jìn)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有關(guān)設(shè)備，這需要高校管理者在資金預(yù)算和學(xué)校建設(shè)中加大對檔案管理工作的支持，但目前部分學(xué)校由于資金緊張、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠等原因，學(xué)校對檔案管理硬件設(shè)備的現(xiàn)代化建設(shè)投入不夠，檔案管理工作設(shè)備和庫房設(shè)備陳舊落后，甚至有的檔案庫房達(dá)不到規(guī)定的防盜、防火、防潮、防霉等標(biāo)準(zhǔn)要求，阻礙了高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3 提高高校檔案管理工作成效的方法和措施

針對目前高校檔案管理工作存在的問題和不足之處，為了提高和改善高校檔案管理工作成效，高等院校應(yīng)該嚴(yán)格按照教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的要求，采取切實合理的舉措，加強(qiáng)和改善高校檔案管理工作。

3.1 制定并完善檔案管理相關(guān)制度

目前，高校領(lǐng)導(dǎo)和教育工作人員在思想上缺乏對檔案管理的足夠重視是影響檔案管理工作成績與效率的主要原因之一，其主要精力多投入在高等教育的教學(xué)科研工作和師生管理工作等方面，忽視了對檔案工作的關(guān)注和支持，從而影響了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。為了改變這種局面，高等學(xué)校教育工作人員尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，在思想上認(rèn)識到檔案對學(xué)校的重要性，加強(qiáng)對檔案管理工作的關(guān)注和重視，在高校資金預(yù)算、隊伍建設(shè)、教育培訓(xùn)等方面給予有力支持。

同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要引導(dǎo)各部門，按照我國2008年9月1日實施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)要求，結(jié)合本單位實際情況制定并完善高校檔案管理制度，明確規(guī)定檔案管理工作的指導(dǎo)思想、工作方法、工作紀(jì)律、獎懲措施，確立檔案管理人員的崗位職責(zé)、操作規(guī)范，明確規(guī)定檔案材料的收集范圍、分類方法、歸檔制度、保管期限、調(diào)閱程序、安全保密措施，制定檔案的防火、防盜、防潮、防霉等措施，從而在制度上，給高校檔案事業(yè)的發(fā)展和完善提供保障。

3.2 加強(qiáng)高校檔案管理隊伍建設(shè)

在目前形勢下，檔案管理工作對工作人員的專業(yè)素質(zhì)有較高的要求。作為一名合格的檔案管理人員，需要有嚴(yán)格認(rèn)真的責(zé)任感、開拓進(jìn)取的精神、豐富的知識、高超的專業(yè)技能，能夠以飽滿熱情、開拓創(chuàng)新的態(tài)度，高效率、有條理地對檔案文件進(jìn)行收集、分類、歸檔、保存、調(diào)閱等管理。同時，為適應(yīng)新形勢下高校檔案管理工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提升檔案管理人員的科學(xué)知識水平和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。為此，學(xué)校應(yīng)積極組織檔案管理人員參加思想政治教育活動和業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)活動，使檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新時代中國特色社會主義思想，學(xué)習(xí)檔案管理知識、計算機(jī)知識、信息網(wǎng)絡(luò)知識、法律知識等，從而全方位提高檔案管理人員的工作能力和綜合素質(zhì)，高效率高質(zhì)量的完成檔案管理工作。另外，學(xué)校應(yīng)根據(jù)發(fā)展的需要，通過嚴(yán)格考核，擇優(yōu)錄用，競爭上崗的機(jī)制，引進(jìn)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的檔案管理人才，充實高校檔案管理工作團(tuán)隊，大力促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)

隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和先進(jìn)的管理方法應(yīng)用于社會，提高了生產(chǎn)力。在這種形勢下，高校檔案管理工作也從傳統(tǒng)的以手工管理紙質(zhì)介質(zhì)檔案為主的方式，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝矢哔|(zhì)量的數(shù)字化檔案管理模式，檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新型發(fā)展，需要高校根據(jù)實際情況和社會發(fā)展的需要，合理有序地加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)設(shè)備。但是，目前部分高等院校，檔案事業(yè)的發(fā)展沒有跟上時代，在檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)上投入不夠。為此，高等學(xué)校要從制度、人事、資金等方面對檔案管理的建設(shè)工作加大支持，在學(xué)校預(yù)算中將列入高校檔案工作所需經(jīng)費，滿足檔案工作的需要。配備專用的符合防火、防盜、防濕、防霉等標(biāo)準(zhǔn)要求的現(xiàn)代化庫房，購置檔案管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化所需的設(shè)備設(shè)施，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展。

4 結(jié)論

綜上，針對目前高校檔案管理中存在的問題，高等學(xué)校應(yīng)適應(yīng)時代發(fā)展的需要，采取有效措施，在思想認(rèn)識、管理制度、隊伍建設(shè)、硬件建設(shè)等方面改進(jìn)和完善，推動高校檔案管理事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

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