“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實(shí)際運(yùn)用

朱力

摘要：《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》明確提出機(jī)關(guān)檔案整理要推進(jìn)“卷件融合”管理模式，此種管理模式不僅契合機(jī)關(guān)檔案的特點(diǎn)，也適用于高校。本文認(rèn)為該模式可以解決高校檔案管理中既有“立卷”，又有“組件”，“卷”“件”混雜但沒有可循之規(guī)的問題，因此結(jié)合高校檔案工作實(shí)際，闡述了高校檔案工作中適合實(shí)行“卷件融合”管理模式的具體原因、實(shí)際方法以及“卷件融合”管理模式如何適應(yīng)高校數(shù)字檔案館建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校檔案立卷組件卷件融合

2018年10月11日，國(guó)家檔案局第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》發(fā)布，自2019年1月1日起施行。其中第四章第三十二條提出：“機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理?！边@里提到的“卷件融合”管理模式與以往檔案部門常用的“立卷”和以“件”為單位進(jìn)行整理的模式均有所不同。截至發(fā)稿，筆者在中國(guó)知網(wǎng)上以“卷件融合”為主題、關(guān)鍵詞和篇名進(jìn)行搜索，檢索結(jié)果均為0篇，但有學(xué)者曾提道：“根據(jù)高校檔案構(gòu)成復(fù)雜的實(shí)際，應(yīng)該實(shí)行‘卷‘件結(jié)合的整理模式，充分發(fā)揮‘卷和‘件整理的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高校檔案整理的合理性、科學(xué)性、系統(tǒng)性及可操作性?！盵1]此次《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》明確提出“卷件融合”的管理模式，不僅適用于機(jī)關(guān)檔案管理，更有助于擺脫高校檔案管理中或執(zhí)行《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《高等學(xué)校檔案管理辦法》全部“立卷”，或執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》全部“組件”，或“卷”“件”混雜但沒有規(guī)則可循的混沌不清的狀態(tài)。

一、高校檔案適合“卷件融合”管理模式的可行性

（一）“卷件融合”管理模式符合高校檔案的形成規(guī)律

高校檔案的形成部門一般為管理機(jī)構(gòu)、教學(xué)單位、群團(tuán)組織和直屬單位。（附屬單位、派駐機(jī)構(gòu)和獨(dú)立學(xué)院的檔案實(shí)體因考慮保管和利用方便等因素一般由各自的檔案室自行管理，但其檔案工作接受上級(jí)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。）管理機(jī)構(gòu)中有些部門，比如科研處、基建處、資產(chǎn)管理處等形成的檔案材料具有明顯的“系統(tǒng)性”“成套性”等特點(diǎn)，而學(xué)校辦公室、宣傳部、組織部等形成的文件材料則非常零散，不同的文件也許屬于某一類，但其內(nèi)容上不具有必然聯(lián)系，基于這些部門文件材料的形成規(guī)律，在部門初期整理中，“卷件融合”模式更加具有可操作性。那些形成的材料具有明顯的系統(tǒng)性、成套性特點(diǎn)的部門適宜以“卷”為單位預(yù)立卷，做到按課題成套、按建設(shè)項(xiàng)目成套、按型號(hào)成套等，從而保持這些材料的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性、完整性。學(xué)校辦公室、組織部、宣傳部、人事處等以文書檔案為主的歸檔部門，則應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）的要求，以“件”為單位進(jìn)行整理，降低預(yù)立卷工作的主觀性和復(fù)雜性，從擬寫案卷題名、編制頁碼、三點(diǎn)一線裝訂等手工勞動(dòng)中解放出來，僅需分“件”，在確保歸檔文件齊全完整后排好件內(nèi)順序按程序移交檔案館（室），檔案館（室）將這些已經(jīng)分好的“件”按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，再使用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理即可。在實(shí)際操作中，高校檔案館（室）已普遍采用這種做法，“由于立卷環(huán)節(jié)取消，檔案形成部門兼職檔案員和檔案管理部門專職檔案員的工作邊界逐步模糊，最終演變?yōu)槲臅牧闲纬刹块T負(fù)責(zé)文書材料收集移交、檔案館（綜合檔案室）負(fù)責(zé)組件的工作模式。中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)的文書檔案工作即為此例”。[2]筆者所在的安徽師范大學(xué)檔案館近年來處理以“件”為單位歸檔的文件材料也采取這種工作模式。

（二）“卷件融合”管理模式符合高校檔案實(shí)體類別特點(diǎn)

2008年9月1日起施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》將高校檔案分為11類，分別是：黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類和財(cái)會(huì)類。結(jié)合工作實(shí)際，大部分高校會(huì)將類別拓展至13類，增加了實(shí)物類和聲像類，隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)步伐加快，電子檔案也已進(jìn)入高校檔案館（室）的管理范圍。從上述類別看，高校檔案類別多種多樣，既有文書檔案、科技檔案，又有業(yè)務(wù)檔案。對(duì)于這些檔案，我們?nèi)舨豢紤]類別特點(diǎn)，一刀切式地全部立卷或組件均有不合理之處。此次頒布、實(shí)施的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》對(duì)此問題提出了明確意見：“文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件（張）等為單位進(jìn)行整理?？萍紮n案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理?！盵3]從筆者多年從事高校檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)來看，高校檔案中黨群類、行政類、外事類、實(shí)物類、聲像類和電子文件檔案適宜以“件”為單位進(jìn)行整理，而學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、財(cái)會(huì)類適宜以“卷”為單位進(jìn)行整理。這種“卷件融合”的管理模式既能遵循系統(tǒng)性、成套性強(qiáng)的檔案材料的形成規(guī)律，保持其完整性，又能區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，在文檔一體化、計(jì)算機(jī)管理和利用過程中保障檔案信息安全。

二、“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實(shí)際運(yùn)用

（一）高校學(xué)生類、教學(xué)類等業(yè)務(wù)檔案應(yīng)“立卷”

高校檔案中數(shù)量最多、利用率最高的是學(xué)校特有的學(xué)生類和教學(xué)類等業(yè)務(wù)檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，筆者所在的安徽師范大學(xué)檔案館館藏學(xué)生類和教學(xué)類檔案26100余卷，占全部館藏總量的1/4。僅2018年就有1500余人次為了考研、考博、找工作、驗(yàn)證學(xué)歷等事項(xiàng)查詢、利用學(xué)生類和教學(xué)類檔案。有些高校實(shí)行了全面的“卷改件”，將這些在材料形成單位以“年度-專業(yè)-班級(jí)”成冊(cè)的學(xué)籍材料按人分“件”。這樣做雖然在查找時(shí)能精準(zhǔn)定“人”，查準(zhǔn)率高，但在計(jì)算機(jī)管理過程中出現(xiàn)一些弊端，比如：在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中，因著錄條目過多導(dǎo)致工作量大，雙層PDF文件在掛接至相應(yīng)條目時(shí)錯(cuò)掛、漏掛等。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中“其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理”[4]的指導(dǎo)思想，筆者認(rèn)為高校的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)保持其形成時(shí)的原貌，按年度、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)等排序“立卷”，做到條理清晰、查找方便的同時(shí)又能克服上述弊端。

（二）高校黨群類、行政類、外事類、實(shí)物類和聲像類檔案應(yīng)“組件”

在計(jì)算機(jī)管理背景下，高校黨群類、行政類和外事類檔案適宜按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求按組織機(jī)構(gòu)分類以“件”為單位歸檔，原因有四個(gè)：一是簡(jiǎn)化整理，便于利用。面對(duì)數(shù)量眾多、內(nèi)容分散的文件材料，如果仍然以“卷”為單位進(jìn)行整理，就需要將同一類問題的文件材料集中在一起后排序、打頁碼、擬寫案卷題名，不僅需要專業(yè)的檔案知識(shí)，而且耗費(fèi)大量時(shí)間，按“件”整理則可以省去這些步驟。同時(shí)，在利用時(shí)也可能出現(xiàn)一個(gè)部門的檔案“四分五裂”在各卷和各個(gè)檔案盒中的情況，若沒有建成全文數(shù)據(jù)庫(kù)，調(diào)檔極為不便。二是隨辦隨歸，歸檔及時(shí)。如果某個(gè)部門的文件材料已全部收集完畢，立即可以按“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限-件號(hào)”歸檔，不用等待其他未收集完畢的部門移交后再統(tǒng)一按問題分類，客觀上保證了文件材料歸檔的及時(shí)性和齊全完整。在利用時(shí)，同一個(gè)部門的檔案集中排列在一起，也可以方便用戶快捷地獲取完整信息。“‘組織機(jī)構(gòu)分類法按照檔案的形成，如實(shí)、客觀地反映出組織機(jī)構(gòu)工作的歷史面貌，維護(hù)了歸檔文件來源的真實(shí)性和相關(guān)文件的系統(tǒng)性，是遵循文件形成規(guī)律的最好體現(xiàn)，有利于提高工作效率，彌補(bǔ)‘問題分類法的不足?！盵5]三是保護(hù)檔案實(shí)體安全。實(shí)際工作中，大部分查閱黨群類、行政類和外事類檔案的用戶只需查找、復(fù)制案卷中的某一“件”，但以“卷”為單位進(jìn)行整理則需調(diào)取整卷，此外復(fù)制、掃描時(shí)重復(fù)拆裝對(duì)檔案損傷較大，不利于檔案的實(shí)體保護(hù)。四是保障檔案信息安全。黨群類、行政類和外事類檔案中往往含有密級(jí)文件、會(huì)議記錄、人事任免、紀(jì)律處分、經(jīng)濟(jì)審計(jì)等涉密或涉及個(gè)人隱私的不適宜公開的信息，以“件”為單位整理可以區(qū)分不同密級(jí)、保管價(jià)值和查閱權(quán)限，在利用時(shí)精準(zhǔn)調(diào)“件”，保證歸檔文件的信息安全。除此之外，實(shí)物類、聲像類檔案因載體形態(tài)各異的特點(diǎn)也適宜以“件”為單位整理。

三、“卷件融合”管理模式未來要適應(yīng)高校數(shù)字檔案館建設(shè)

以“卷”為單位整理的科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)會(huì)檔案應(yīng)加快推進(jìn)數(shù)字化，可以統(tǒng)一納入高校的智慧校園建設(shè)項(xiàng)目，也可以在經(jīng)費(fèi)不能一次性到位的情況下逐年對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，在此過程中必須對(duì)掃描的檔案進(jìn)行OCR全文識(shí)別，從而克服利用以“卷”為單位整理的檔案查詢具體事項(xiàng)或人物時(shí)效率不高的缺點(diǎn)，保證檢索準(zhǔn)確、一步到位。以“件”為單位整理的黨群類、行政類、外事類、聲像類檔案除了推進(jìn)存量檔案的數(shù)字化外，對(duì)增量部分檔案應(yīng)盡量做到雙套制，紙質(zhì)檔案與電子檔案相配套，逐漸向電子檔案單套制過渡?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》在此方面也明確提出：“滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。”[6]雖然這個(gè)范圍只包括不永久保存且不具有重要價(jià)值的符合要求的電子文件，但隨著高校檔案信息化工作的有序推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備的不斷優(yōu)化，電子文件和電子檔案必將會(huì)逐步取代紙質(zhì)檔案，成為館藏檔案的主要形式，這也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]周美蘭.新背景下高校檔案規(guī)范整理思考[J].檔案管理，2014（1）：37.

[2]方黑虎，湯楠楠，馬小艷.高校文書材料歸檔之“部門立卷”問題研究[J].蘭臺(tái)世界，2018（12）：31.

[3][4]國(guó)家檔案局.機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定[S].2018-10-11：第22條.

[5]田淑華.高校黨群、行政類檔案分類宜采用“組織機(jī)構(gòu)”分類法[J].黑龍江檔案，2010（6）：41.

[6]國(guó)家檔案局.機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定[S].2018-10-11：第36條.

*基金項(xiàng)目：安徽師范大學(xué)校史研究中心菁華助研基金項(xiàng)目（編號(hào)：2019XJHJ02）。

作者單位：安徽師范大學(xué)檔案館