《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/TT422- 20099）要點(diǎn)解讀及內(nèi)容分析

嘎拉森

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的原始記錄，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益必不可少的憑據(jù)，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的參考利用價(jià)值，是企業(yè)寶貴的信息資源和重要資產(chǎn)。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，如何做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)生產(chǎn)決策、管理運(yùn)營(yíng)提供參考信息與憑證資料，已成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中面臨的主要問(wèn)題之一。為指導(dǎo)新時(shí)期、新技術(shù)背景下的企業(yè)檔案工作，國(guó)家檔案局于2009年11月2日發(fā)布了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），該標(biāo)準(zhǔn)于2010年1月1日起開始實(shí)施，根據(jù)《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》（2017年11月4日修訂）的規(guī)定，該標(biāo)準(zhǔn)屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的推薦性標(biāo)準(zhǔn)，是國(guó)家檔案行政管理部門鼓勵(lì)采用的行業(yè)推薦性標(biāo)準(zhǔn)之一。

本文就該標(biāo)準(zhǔn)的主要特點(diǎn)、內(nèi)容等進(jìn)行一些解讀，供大家在實(shí)際工作中參考。

一、《規(guī)范》的制定背景

國(guó)家檔案局于2003年停止了全國(guó)企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)，企業(yè)檔案工作走上了自主發(fā)展的道路。但在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中，企業(yè)檔案工作仍存在較多的問(wèn)題，尤其缺乏專業(yè)的指導(dǎo)與規(guī)范，其中以新建企業(yè)最為突出。一方面因?yàn)楣芾韺釉诮n案工作制度時(shí)缺乏規(guī)范性參考；另一方面，企業(yè)的檔案工作人員多為兼職或非檔案專業(yè)出身人員，既無(wú)理論積累，也缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，亟需一份統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)他們的具體業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)。雖然國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委于2002年聯(lián)合頒布出臺(tái)了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，但其高度概括的原則性要求依然無(wú)法在實(shí)踐層面指導(dǎo)企業(yè)具體業(yè)務(wù)工作的開展，各地檔案部門也缺乏科學(xué)的依據(jù)對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和有效評(píng)價(jià)。

此外，隨著理念認(rèn)識(shí)與技術(shù)環(huán)境的變化，原有的相關(guān)規(guī)范已經(jīng)無(wú)法再適應(yīng)當(dāng)今的檔案工作要求，企業(yè)檔案信息化建設(shè)急需規(guī)范性文件的指導(dǎo)。正是在這樣的背景下，國(guó)家檔案局組織有關(guān)專家與省市檔案部門對(duì)以往企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了系統(tǒng)梳理和總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上參照國(guó)家有關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)起草制定了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）。以期規(guī)范企業(yè)檔案工作，使之更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理工作。

二、《規(guī)范》的體例與內(nèi)容構(gòu)成

《規(guī)范》共分九章及兩個(gè)資料性附錄，包括：“范圍”“規(guī)范性引用文件”“術(shù)語(yǔ)和定義”“檔案工作總則”“檔案工作組織”“檔案工作制度”“檔案業(yè)務(wù)工作”“檔案信息化建設(shè)”以及“檔案工作設(shè)施設(shè)備”。以及附錄A：“企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表”和附錄B：“檔案交接登記表”。

《規(guī)范》前六章明確了該標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍，界定了標(biāo)準(zhǔn)中涉及的重要術(shù)語(yǔ)及其定義，確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，可以說(shuō)是《規(guī)范》的“總綱”。第七到九章在前文的基礎(chǔ)上具體指出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置的工作流程及相應(yīng)的工作方法與技術(shù)指南。附錄A企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表以職能為分類標(biāo)準(zhǔn)將十個(gè)大類的企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限進(jìn)行了規(guī)范。附錄B表格樣式給出了檔案交接登記表、溫濕度登記表、銷毀清冊(cè)、借閱檔案登記表、檔案利用效果登記表五個(gè)檔案工作中常用的登記表格的具體樣式。

三、《規(guī)范》的主要特點(diǎn)

（一）系統(tǒng)性和引領(lǐng)性

《規(guī)范》從企業(yè)檔案工作的原則、任務(wù)出發(fā)，系統(tǒng)、全面地對(duì)企業(yè)檔案工作的體系建設(shè)、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)、信息化建設(shè)進(jìn)行了規(guī)范與說(shuō)明，將具體業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)與系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，填補(bǔ)了我國(guó)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的空白，是當(dāng)前和今后一段時(shí)間內(nèi)國(guó)有企業(yè)開展檔案工作的思想和行為指南。

（二）思想理念的先進(jìn)性

《規(guī)范》的內(nèi)容體現(xiàn)了國(guó)內(nèi)外企業(yè)檔案管理的先進(jìn)理念。第一，《規(guī)范》采納了檔案資產(chǎn)概念。2001年國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489.1《信息與文獻(xiàn)——文件管理：通則》中首次正式提出檔案資產(chǎn)屬性概念?！兑?guī)范》認(rèn)為企業(yè)檔案“是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，將企業(yè)檔案納入企業(yè)資產(chǎn)的范疇。第二，《規(guī)范》采納了檔案工作全員責(zé)任理念。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》中提出了全員參與和領(lǐng)導(dǎo)作用的理念。《規(guī)范》在工作組織與業(yè)務(wù)活動(dòng)兩個(gè)部分中都強(qiáng)調(diào)了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門乃至全員與檔案工作的緊密聯(lián)系與責(zé)任，反復(fù)樹立企業(yè)檔案工作的全員責(zé)任意識(shí)。第三，企業(yè)檔案管理中的前端控制理念。文件生成于企業(yè)各業(yè)務(wù)部門，企業(yè)檔案的質(zhì)量取決于歸檔文件是否符合真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。因此，前端控制就顯得尤為重要，《規(guī)范》對(duì)前端控制提出了明確的規(guī)定要求，體現(xiàn)了前端控制思想在企業(yè)檔案規(guī)范化管理實(shí)踐中的應(yīng)用。第四，《規(guī)范》明確了企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)戰(zhàn)略發(fā)展方向。《規(guī)范》回應(yīng)了國(guó)家檔案局“存量數(shù)字化、增量電子化”的戰(zhàn)略部署和ISO15489.1《信息與文獻(xiàn)——文件管理：通則》中對(duì)信息化條件下文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的思想，明確了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)與原則，將信息化建設(shè)作為企業(yè)檔案工作在新技術(shù)環(huán)境下的戰(zhàn)略性方向。

（三）實(shí)踐應(yīng)用的可操作性

《規(guī)范》從宏觀上確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部署檔案工作具有參考與指導(dǎo)價(jià)值，也為評(píng)價(jià)檔案工作提供了可參照的標(biāo)準(zhǔn)體系。在宏觀管理的基礎(chǔ)上同時(shí)注重標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則實(shí)踐的可行性，同時(shí)在附錄中以表格的形式對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研活動(dòng)中可能涉及到的十類企業(yè)文件材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了清晰明確的規(guī)定，具有良好的操作性。

四、《規(guī)范》的主要內(nèi)容

《規(guī)范》的主要內(nèi)容可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解。

（一）《規(guī)范》的適用范圍

《規(guī)范》適用的主體對(duì)象是：大中型工業(yè)企業(yè)。其他類型的企業(yè)及事業(yè)單位也可參照適用。

（二）術(shù)語(yǔ)及定義

《規(guī)范》對(duì)企業(yè)檔案的定義是：“企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件?！逼髽I(yè)檔案的概念是由反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的科技檔案發(fā)展而來(lái)的。2002年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委和國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中，對(duì)企業(yè)檔案的定義是：“企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料?！斌w現(xiàn)了隨著業(yè)務(wù)類型和技術(shù)環(huán)境的變化，企業(yè)檔案類型、載體的多樣化，以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)檔案對(duì)于國(guó)家和社會(huì)的責(zé)任與價(jià)值。

對(duì)比《規(guī)范》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》對(duì)于企業(yè)檔案的定義，變化主要有三。一是在定義中增加了“研發(fā)”；我國(guó)體制轉(zhuǎn)變后，許多科研設(shè)計(jì)單位轉(zhuǎn)為企業(yè)，其他以往從事生產(chǎn)的企業(yè)也相繼設(shè)立研發(fā)部門?！把邪l(fā)”的增加主要是針對(duì)上述這類企業(yè)或企業(yè)中新增的研發(fā)活動(dòng)。二是刪去了“有保存價(jià)值”前“對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)”這一限定性表述，這一變化主要是由于經(jīng)濟(jì)體制改變后，我國(guó)企業(yè)構(gòu)成從單一的公有制企業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨兄茷橹黧w，多種所有制企業(yè)共同發(fā)展的格局。企業(yè)的主體限制有了松動(dòng)，企業(yè)檔案發(fā)揮價(jià)值的主體也更具多樣性。原有的限定性表述就顯出其局限性。但此處的刪減也并非是對(duì)企業(yè)檔案對(duì)于國(guó)家和社會(huì)價(jià)值的否定，不論企業(yè)的所有制如何，企業(yè)檔案都是我們國(guó)家與社會(huì)的重要無(wú)形財(cái)富積累和信息資源儲(chǔ)備。三是將“文件材料”變更為“文件”?！拔募牧稀币辉~在企業(yè)檔案管理工作中被使用多見于20世紀(jì)90年代前，彼時(shí)將“材料”專指為“科技文件材料”，是指在科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、建設(shè)等工作中，以特定的圖形、符號(hào)、文字、數(shù)字和音像，描述自然現(xiàn)象、專業(yè)技術(shù)活動(dòng)與傳遞科技思想的最初記錄，是科學(xué)技術(shù)檔案的前身。[1]隨著技術(shù)變革與企業(yè)業(yè)務(wù)類型的拓展，企業(yè)檔案的載體形式已遠(yuǎn)不止上述幾種類型，因而《規(guī)范》淡化了對(duì)檔案載體與形式的描述。

縱觀“企業(yè)檔案”定義的發(fā)展變化，我們可以看到隨著學(xué)界和業(yè)界對(duì)檔案本質(zhì)、價(jià)值認(rèn)識(shí)上的加深和外部體制環(huán)境、技術(shù)環(huán)境的變化而引發(fā)的對(duì)于企業(yè)檔案范圍、形式、價(jià)值主體等在認(rèn)識(shí)上的全方位升級(jí)。

《規(guī)范》對(duì)“企業(yè)檔案工作”的定義是：“企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)?！贝硕x將企業(yè)檔案工作的實(shí)施主體規(guī)定為企業(yè)而非企業(yè)檔案部門，是對(duì)ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》中的“全員參與”和“領(lǐng)導(dǎo)作用”理念的貫徹。企業(yè)檔案工作中，檔案管理職責(zé)和活動(dòng)不僅僅專指檔案管理人員從事的具體業(yè)務(wù)活動(dòng)，各級(jí)人員都要從自身定位出發(fā)，從宏觀把控、制度建設(shè)到具體業(yè)務(wù)等各級(jí)層面上把握好企業(yè)活動(dòng)的檔案形成，保證檔案管理工作的順利開展。

《規(guī)范》對(duì)“電子檔案”的定義是：“具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。”國(guó)家檔案局頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中，電子檔案的定義被詮釋為：“具有保存價(jià)值的、已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)?！薄兑?guī)范》將“參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)”明確為“元數(shù)據(jù)和背景信息”。1997年國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)在《電子文件管理指南》中提出了文件的三要素觀，即文件由內(nèi)容content、結(jié)構(gòu)structure、背景context這三個(gè)要素構(gòu)成。其中內(nèi)容指文件中所包含的表達(dá)文件形成者或形成機(jī)構(gòu)的意圖的信息。組織方式是指文件內(nèi)容的信息組織構(gòu)成、表達(dá)方式。背景指文件所處環(huán)境，文件的背景信息包括文件之間的相互關(guān)系、形成文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)、文件的技術(shù)環(huán)境等[2]。電子檔案是具有保存價(jià)值的電子文件分類集合體，因而也遵循電子文件的構(gòu)成三要素。《規(guī)范》中的“元數(shù)據(jù)和背景信息”主要針對(duì)上述三要素中的“背景”，在檔案管理工作中，電子檔案的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)一般都能得到妥善管理，而元數(shù)據(jù)和相關(guān)的背景信息則較易被忽視。但是背景信息所包含的文件間相互關(guān)系、形成文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)、文件的技術(shù)環(huán)境對(duì)于理解和利用電子檔案具有重要參考價(jià)值。因而《規(guī)范》對(duì)此做出了明確說(shuō)明。

《規(guī)范》對(duì)“檔案信息化”的定義是：“運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過(guò)程和工作方式?！睓n案信息化工作中，運(yùn)用信息技術(shù)是最重要的前提手段，信息化對(duì)象不僅僅是檔案本身，還包含歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源，并且要特別注意將檔案信息化區(qū)別于檔案數(shù)字化，完善的檔案信息化建設(shè)成果要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案“收、管、存、用”整個(gè)業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)支持。

（三）總則明確了企業(yè)檔案工作的性質(zhì)、原則、任務(wù)與責(zé)任

總則首先對(duì)企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的性質(zhì)與作用進(jìn)行了明確?！捌髽I(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。”這充分體現(xiàn)了《規(guī)范》對(duì)企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的價(jià)值認(rèn)同、作用肯定。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的原始記錄，能夠最直接、最真實(shí)地反映企業(yè)不同發(fā)展階段的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)軌跡和企業(yè)發(fā)展脈絡(luò)，也記錄了企業(yè)管理者在各歷史時(shí)期不同業(yè)務(wù)活動(dòng)中的思維過(guò)程，對(duì)企業(yè)文化積淀、發(fā)展規(guī)劃與決策具有極其重要的參考價(jià)值。在企業(yè)解決法律爭(zhēng)端、處理法律案件中，企業(yè)檔案是非常重要的法律憑據(jù)。企業(yè)的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)開展與管理決策都離不開檔案的支持。

《規(guī)范》將企業(yè)檔案工作的管理原則規(guī)定為在企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶基礎(chǔ)上的“四個(gè)統(tǒng)一”（統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)）。符合我國(guó)檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的總體方針，有助于企業(yè)檔案工作的宏觀掌控和高效開展。

企業(yè)檔案工作的任務(wù)和方法是以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過(guò)資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

企業(yè)檔案工作的責(zé)任是采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。檔案的安全包括檔案實(shí)體安全與檔案內(nèi)容安全，完整是指檔案收集的齊全程度，系統(tǒng)是指檔案整理的系統(tǒng)性，準(zhǔn)確是指科技檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

（四）企業(yè)檔案工作的組織

《規(guī)范》對(duì)企業(yè)檔案工作組織從系統(tǒng)建設(shè)、職責(zé)劃分、人員隊(duì)伍建設(shè)三個(gè)方面做出了規(guī)定。

在組織系統(tǒng)建設(shè)規(guī)定中，在機(jī)構(gòu)設(shè)置方面，企業(yè)要根據(jù)自身規(guī)模與管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。在人員體系建設(shè)方面，要確立檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)及各下設(shè)機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目的檔案工作負(fù)責(zé)人，并配備穩(wěn)定的專兼職人員做好檔案工作。并由此建立起以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。

在管理職責(zé)劃分中，《規(guī)范》對(duì)企業(yè)、企業(yè)部門、檔案部門的職責(zé)進(jìn)行了細(xì)分與明確。企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案工作負(fù)有宏觀管理職責(zé)。企業(yè)部門的責(zé)任就要從微觀層面的日常業(yè)務(wù)活動(dòng)入手，保障本部門文件與檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和高質(zhì)量。檔案部門作為企業(yè)檔案工作的主要掌舵者，就要從宏觀統(tǒng)籌與微觀業(yè)務(wù)兩個(gè)方面，統(tǒng)籌規(guī)劃好企業(yè)檔案工作，做好企業(yè)檔案的收管存用工作，對(duì)其他業(yè)務(wù)部門的文件檔案管理活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

在人員隊(duì)伍建設(shè)方面，《規(guī)范》從知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力兩個(gè)方面提出了要求。作為管理企業(yè)最重要知識(shí)資產(chǎn)的檔案人員，最基礎(chǔ)的要求是遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識(shí)。其次，檔案部門負(fù)責(zé)人與檔案人員至少應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)力水平。并應(yīng)當(dāng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證業(yè)務(wù)能力和水平。

（五）企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作

從企業(yè)檔案定義不難看出企業(yè)檔案、企業(yè)檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有著非常緊密的聯(lián)系。企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，《規(guī)范》要求企業(yè)對(duì)檔案工作予以足夠重視，在企業(yè)文件形成階段就對(duì)其進(jìn)行前端控制。具體工作原則是“三納入”“四參加”與“四同步”，《規(guī)范》在7.1企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)中對(duì)此進(jìn)行了具體表述。

對(duì)于檔案業(yè)務(wù)工作的具體規(guī)定，《規(guī)范》尊重了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程的基本生命周期，涵蓋了文件的形成、積累、歸檔、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用九個(gè)方面。

1.文件的形成與積累

《規(guī)范》規(guī)定文件形成時(shí)應(yīng)當(dāng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。這是因?yàn)槲募唤?jīng)形成并發(fā)出后其內(nèi)容便不可更改、無(wú)法撤回。所以文件形成時(shí)的載體、記錄方式、內(nèi)容質(zhì)量都對(duì)后續(xù)管理利用有著決定性影響。形成后的積累環(huán)節(jié)也是為了文件歸檔進(jìn)行必要的準(zhǔn)備工作，由于文件形成者是出于業(yè)務(wù)需求生成文件，未必具有檔案意識(shí)和檔案素養(yǎng)，為避免重要原始信息的遺失損壞，《規(guī)范》規(guī)定文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交相關(guān)檔案人員保管。

2.文件的整理與歸檔

對(duì)于文件的立卷整理，《規(guī)范》強(qiáng)調(diào)要遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。并根據(jù)文件類型、載體形態(tài)的不同，參照相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)整理。保持文件間的有機(jī)聯(lián)系不僅能使之排列有序、檢索高效，還能夠最大程度上確保檔案信息的完整性，體現(xiàn)出整個(gè)活動(dòng)的全貌，從而更好地發(fā)揮其價(jià)值。[3]

企業(yè)檔案不僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)研究的重要參考憑據(jù)，也是企業(yè)記憶的重要記錄載體，因此《規(guī)范》的文件歸檔范圍涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，使得企業(yè)檔案能夠完整反映企業(yè)發(fā)展歷史與進(jìn)程的全貌。歸檔文件的來(lái)源也不僅限于本企業(yè)內(nèi)部形成的文件。其他與企業(yè)有合作、隸屬、業(yè)務(wù)來(lái)往關(guān)系的機(jī)構(gòu)形成的文件若對(duì)于企業(yè)有保存價(jià)值，也被列入歸檔范圍。不同文件因其效力與重要程度的差異，歸檔時(shí)間被劃分為定期歸檔與隨時(shí)歸檔兩種，《規(guī)范》也分別對(duì)應(yīng)作了詳細(xì)說(shuō)明。以電子文件為例，《規(guī)范》要求電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。并從責(zé)任制、質(zhì)量要求、原件、附帶材料、份數(shù)等幾個(gè)方面對(duì)歸檔文件做了進(jìn)一步的細(xì)致要求。

歸檔文件的交接是檔案收集的第一步，《規(guī)范》規(guī)定文件管理人員或各部門業(yè)務(wù)人員要按照《檔案交接登記表》向企業(yè)檔案部門提交歸檔文件。檔案部門在接收時(shí)要對(duì)文件的質(zhì)量進(jìn)行檢查核對(duì)，雙方簽字確認(rèn)。

企業(yè)檔案的整理要遵循全宗原則，區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。《規(guī)范》并未對(duì)分類規(guī)則、類別號(hào)、檔號(hào)類型進(jìn)行強(qiáng)制性要求，而是指出在保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性的條件下，可依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定。

3.檔案的保管與鑒定

企業(yè)檔案的保管主要涉及檔案存放方式、檔案入庫(kù)前處置、庫(kù)房管理三項(xiàng)內(nèi)容?！兑?guī)范》規(guī)定檔案存放的柜架要依據(jù)載體特性差異進(jìn)行選擇，在放置時(shí)要注意特殊類型檔案的保護(hù)。重要檔案進(jìn)行異地備份，以防丟失或數(shù)據(jù)損壞。入庫(kù)前對(duì)檔案進(jìn)行必要去污、消毒、修補(bǔ)。入庫(kù)后庫(kù)房的管理主要涉及“八防”、庫(kù)存清點(diǎn)幾個(gè)方面，并有其他可參照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參考。

鑒定工作涉及檔案存毀，不可輕視，因此《規(guī)范》規(guī)定企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)，負(fù)責(zé)確定檔案保管期限和到期檔案鑒定。檔案的保管期限分為定期和永久兩種，《規(guī)范》規(guī)定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)其對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。保管到期的檔案要進(jìn)行二次鑒定再?zèng)Q定其存毀。

4.檔案的統(tǒng)計(jì)與利用

檔案統(tǒng)計(jì)工作也要保持連續(xù)性與及時(shí)性。根據(jù)《規(guī)范》的規(guī)定，及時(shí)性指檔案部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。連續(xù)性是指將檔案統(tǒng)計(jì)工作常態(tài)化進(jìn)行，使檔案統(tǒng)計(jì)工作納入正常企業(yè)工作軌道?！兑?guī)范》規(guī)定企業(yè)應(yīng)建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，量化檔案工作。據(jù)此，管理者能夠科學(xué)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行有針對(duì)性的優(yōu)化決策。

發(fā)揮檔案價(jià)值的根本途徑是對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行充分利用與深度開發(fā)。在檔案利用方面，《規(guī)范》從促進(jìn)開放利用的方式和保障利用中的檔案安全兩方面做了規(guī)定。《規(guī)范》規(guī)定檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、有效地提供檔案利用服務(wù)。具體的提供利用方式可以采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)印件、縮微件和電子檔案。為提高利用效果，最大程度發(fā)揮檔案深層次價(jià)值，《規(guī)范》推薦企業(yè)通過(guò)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類匯總、綜合整理及分析研究等方式，形成專題匯編、專題材料或深層次加工材料等成果，也可以利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。但提供利用服務(wù)中保障檔案安全是首要條件，對(duì)此《規(guī)范》規(guī)定企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（六）企業(yè)檔案信息化建設(shè)

隨著近年來(lái)電子政務(wù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)工作被擺在越來(lái)越重要的位置?！兑?guī)范》緊隨辦公環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的變化，對(duì)檔案信息化建設(shè)的主要方面提出了提綱挈領(lǐng)的規(guī)范性要求。

第一，《規(guī)范》明確了檔案信息化的目標(biāo)與原則是：“企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)，并堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則?！?/p>

第二，《規(guī)范》要求企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能?！兑?guī)范》還規(guī)定，企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求，檔案管理系統(tǒng)軟件的配置要適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要，與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。

第三，《規(guī)范》規(guī)定將歸檔要求及功能直接嵌入文件生成系統(tǒng)，并參照有關(guān)規(guī)定將電子文件完整、準(zhǔn)確地歸檔。考慮到傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的成本與利用效率，《規(guī)范》推薦企業(yè)根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對(duì)其實(shí)施數(shù)字化。針對(duì)不同類型的傳統(tǒng)載體檔案給出了推薦參考的標(biāo)準(zhǔn)。

第四，在電子檔案的保管階段，《規(guī)范》規(guī)定參照紙質(zhì)檔案分類方案對(duì)電子檔案進(jìn)行整理并以“一式三套”的形式進(jìn)行脫機(jī)保存，將“存”“用”分離。電子檔案載體應(yīng)設(shè)置為禁止寫操作狀態(tài)，以保障電子檔案的真實(shí)性、可靠性與完整性。

第五，在電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)階段，《規(guī)范》從提供高質(zhì)量服務(wù)和保障檔案安全兩個(gè)方面進(jìn)行了規(guī)定。在高質(zhì)量服務(wù)方面，《規(guī)范》要求企業(yè)應(yīng)建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。并在權(quán)限范圍內(nèi)保障數(shù)字化檔案和歸檔電子文件提供利用的時(shí)效性。在檔案安全性保障方面，《規(guī)范》要求將涉密檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)也要與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行邏輯隔離，并對(duì)系統(tǒng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。通過(guò)物理方式和技術(shù)手段最大限度上保障電子檔案的安全性。

（七）檔案工作設(shè)施設(shè)備

《規(guī)范》從檔案庫(kù)房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽及陳列室、檔案裝具、保護(hù)設(shè)備及技術(shù)設(shè)備五個(gè)方面對(duì)對(duì)檔案工作設(shè)施設(shè)備進(jìn)行了規(guī)范。

檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離存在安全隱患的場(chǎng)所，且應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備等必要的設(shè)施保障檔案的安全。并充分考慮檔案及其裝具的承重要求，檔案工作發(fā)展的面積需要。業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實(shí)際需要。閱覽及陳列室的設(shè)置應(yīng)以方便用戶為原則。檔案裝具的選擇上，應(yīng)兼顧牢固耐用與安全保護(hù)。技術(shù)設(shè)備則應(yīng)根據(jù)檔案工作中的整理、修復(fù)、利用與信息化各自的需求配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳寶康等.中國(guó)大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)[M].北京：中國(guó)大百科全書出版社，1993.

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[3]王英瑋等.檔案管理學(xué)[M].4版.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2015.

作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院