加強(qiáng)檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考

厲擁政

摘要：當(dāng)前社會(huì)逐漸趨向于信息化發(fā)展，隨著我國綜合科技水平的普遍提高，已進(jìn)入了以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的大數(shù)據(jù)時(shí)代。為了促使相關(guān)信息的安全、可靠性，在檔案管理方面應(yīng)加強(qiáng)措施，對有關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行保密，從而保證信息不會(huì)隨意泄漏，保障了個(gè)人的信息安全。因此，在對檔案進(jìn)行安全保密工作時(shí)，在原有的基礎(chǔ)上加強(qiáng)防范意識，不斷思考信息化檔案管理的工作流程，為當(dāng)前信息化社會(huì)提供保障，為促進(jìn)以后社會(huì)科技進(jìn)步奠定基礎(chǔ)^[1]。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全保密;保障

一、如何加強(qiáng)檔案安全保密管理

（一）遵循屬性，精細(xì)管理

在檔案的安全保密管理工作中，一般對檔案信息實(shí)行了兩種管理方式。一種是對相關(guān)信息檔案采用永不對外開放的形式來進(jìn)行保管，意思就是不論在任何情況下任何人都不能得到允許查看相關(guān)資料;另外一種管理模式為對相關(guān)檔案在一定的時(shí)間范圍內(nèi)可提供給相關(guān)人員進(jìn)行查看。不過，在此過程中檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息進(jìn)行保管，在制定日期對有關(guān)檔案實(shí)行開放，但在這一過程中，應(yīng)提高警惕，確保檔案信息的安全、完整、另外，應(yīng)針對不同的檔案信息進(jìn)行規(guī)整、分類，采用分級管理的方式確保信息的安全。因我國檔案資料種類較多，管理起來程序較為復(fù)雜，應(yīng)合理安排工作人員的主要職責(zé)，將工作細(xì)分化，以此達(dá)到對檔案資料的精細(xì)管理，確保管理過程中每一環(huán)節(jié)都能順利開展。

（二）對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

在檔案管理的工作當(dāng)中，為了確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確，除了要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開放外，對檔案保管內(nèi)部管理人員的要求也要相對嚴(yán)格。因眾多檔案信息中涉及到的資料過多，如果因個(gè)人疏忽的原因?qū)е孪嚓P(guān)信息泄漏或遺失，嚴(yán)重的情況下對我國居民造成一定騷動(dòng)，從而影響我國的整體政治風(fēng)貌。因此，針對檔案安全保密環(huán)節(jié)，應(yīng)對相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們意識到這些資料的重要性，保證在工作環(huán)節(jié)中能認(rèn)真對待，以免造成不必要的損失，確保檔案信息的安全。

（三）完善制度，引進(jìn)技術(shù)

為了確保檔案工作順利開展，確保信息的安全、可靠，除了要加強(qiáng)管理人員的保管意識，對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)外，應(yīng)制定更加健全的安全保密制度體系，只有在相關(guān)制度的控制下，對檔案的保密性工作才能得到順利開展。另外，檔案部門應(yīng)結(jié)合日常管理的工作需求與特點(diǎn)，結(jié)合自身實(shí)際情況，在此基礎(chǔ)上不斷完善相應(yīng)的管理體系，從而促進(jìn)人性化發(fā)展，促使檔案保管工作更加有效運(yùn)行。除了要制定相關(guān)檔案管理制度外，檔案部門應(yīng)不斷引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)手段，利用現(xiàn)代化技術(shù)不斷完善管理制度體系，確保信息的安全保密性，從而提高檔案部門的信息化建設(shè)。改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷尋求適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的保管策略，從而促進(jìn)檔案部門的全方位管理手段，確保檔案信息在合理的管理方式下能得到更好的儲(chǔ)藏。

二、信息化檔案管理的有效措施

（一）改進(jìn)管理手段

檔案部門中相關(guān)管理人員，不僅要對檔案資料進(jìn)行保管，還要合理安排資料的采集、安放以及交接工作，確保在這些環(huán)節(jié)中對檔案信息的安全、保密性，防止資料泄漏產(chǎn)生帶來的影響[3]。

（1）加強(qiáng)機(jī)密檔案資料的安全管理.在檔案部門中，根據(jù)檔案信息的輕重可分為機(jī)密檔案與普通檔案，相對于機(jī)密檔案而言，對其安全保密性要求更為嚴(yán)格，加上我國機(jī)密檔案種類繁多，為管理工作的開展帶來一定難度。所以在對機(jī)密檔案進(jìn)行保管時(shí)，應(yīng)采取不同的方法進(jìn)行有序監(jiān)管，從而確保機(jī)密檔案信息的安全。首先，檔案部門應(yīng)針對機(jī)密檔案制定相關(guān)管理制度，嚴(yán)格要求工作人員在制度的標(biāo)準(zhǔn)下執(zhí)行先關(guān)管理工作，提高管理人員的保管意識，使其認(rèn)知到機(jī)密檔案信息的重要性;其次，在實(shí)施機(jī)密檔案管理工作時(shí)，應(yīng)對其資料進(jìn)行分類并設(shè)有專人進(jìn)行保管，分工明確，采用責(zé)任制安排保管工作，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心，確保機(jī)密檔案的保密性;最后，對機(jī)密檔案資料應(yīng)進(jìn)行定期檢查，避免突發(fā)情況的發(fā)生，為機(jī)密檔案管理工作提供保障。

（2）加強(qiáng)檔案傳遞期間的安全管理.一般情況下，在檔案信息所處的位置不發(fā)生變動(dòng)的前提下，相關(guān)管理工作的開展是較為平穩(wěn)的，對檔案的管理工作也能持續(xù)、穩(wěn)定的進(jìn)行。不過，在現(xiàn)實(shí)生活中，避免不了因工作地點(diǎn)發(fā)生變化，或者是相關(guān)工作人員的臨時(shí)調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致對檔案信息進(jìn)行一定轉(zhuǎn)移。針對于這些檔案信息的重要性，對有關(guān)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移過程中，所走流程較為復(fù)雜。檔案資料畢竟不屬于個(gè)人產(chǎn)物，因此，要想對檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，需通知所有關(guān)部門進(jìn)行接管工作，確保檔案資料在轉(zhuǎn)移過程中的安全。因此，管理人員應(yīng)提高警惕，確保在檔案資料轉(zhuǎn)移過程中的安全，增強(qiáng)對檔案信息的安全保護(hù)意識，做好對檔案資料的保管工作，促進(jìn)檔案管理整體工作的有效運(yùn)行。

（二）創(chuàng)新技術(shù)手段

在當(dāng)前檔案的管理工作中，不斷運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，借助計(jì)算機(jī)等信息工具，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式。不過，利用這一手段進(jìn)行檔案管理也存在一定風(fēng)險(xiǎn)，如果計(jì)算機(jī)相關(guān)程序被病毒侵入，導(dǎo)致檔案資料泄漏，嚴(yán)重影響檔案保管工作的正常開展。因此，在使用信息化技術(shù)手段的同時(shí)，應(yīng)不斷挖掘出更多方法，切實(shí)保證檔案信息的安全。

（1）不斷更新加密技術(shù).為促使檔案信息能夠得到更好的安全保護(hù)，在利用現(xiàn)代化技術(shù)手段中，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)中的加密技術(shù)，有利于管理人員更好的開展工作，從而對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行控制與監(jiān)管。另外，為了防止病毒入侵導(dǎo)致相關(guān)信息泄漏的情況發(fā)生生，運(yùn)用加密技術(shù)將有關(guān)數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變成亂碼的形式進(jìn)行保存。更有效提高了對資料的安全防護(hù)，有利于管理人員工作的正常開展。因此，在進(jìn)行對檔案信息的管理工作過程中，應(yīng)不斷探尋新的方法，在現(xiàn)代科技水平的基礎(chǔ)上，與人為控制管理方式相結(jié)合的方法，對其有關(guān)信息進(jìn)行加密保存，確保檔案資料能夠得到妥善處理，從而增強(qiáng)檔案信息化管理模式，帶動(dòng)檔案部門信息化發(fā)展。

（2）不斷加強(qiáng)防寫技術(shù).隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，對有關(guān)資料進(jìn)行仿寫的功能也不斷加強(qiáng)。從字面意思進(jìn)行理解，就是在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行略微改動(dòng)，使其整體意思不變。為了確保檔案信息的安全，在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)工具對其進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)，可將其設(shè)為只讀模式，在只讀模式下，仿寫資料無法進(jìn)行，只能對資料進(jìn)行閱讀，沒有辦法進(jìn)行保存或是改寫，以此加強(qiáng)對檔案資料的保密性管理工作。雖然，在計(jì)算機(jī)工具中只讀模式下存在兩種形式，但相對于我國而言這項(xiàng)技術(shù)仍有待加強(qiáng)，在原有的模式上運(yùn)用更多手段進(jìn)行創(chuàng)新，使其防寫功能更加強(qiáng)大，為檔案信息保管工作做出工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式，促進(jìn)我國信息化發(fā)展水平。

結(jié)語

我國經(jīng)濟(jì)仍在發(fā)展，對相關(guān)信息的保密要求也越來越嚴(yán)格，為了保障國家利益不被侵犯，防止個(gè)人信息泄漏，應(yīng)認(rèn)真對待檔案信息管理工作。在當(dāng)下社會(huì)背景下，根據(jù)國家相關(guān)制度的要求，不斷完善檔案部門相關(guān)管理制度體系，增加對工作人員的培訓(xùn)工作，提高相關(guān)人員的保管意識，確保其安全保密性。另外，為了適應(yīng)當(dāng)今信息化社會(huì)發(fā)展的需求，采用將信息化技術(shù)與管理方式相結(jié)合的方法，不斷創(chuàng)新各種技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)對檔案進(jìn)行安全管理，與相關(guān)部門共同配合的前提下做好檔案保密工作，從而促進(jìn)檔案信息化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]白楊.做好檔案管理安全保密工作的研究探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：107.

[2]劉婧.淺談加強(qiáng)檔案保密工作的對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（18）：88.

[3]林曉娟.淺析保密檔案管理工作中存在的問題及對策[J].信息技術(shù)，2017（07）：179-180.