創(chuàng)新檔案管理促機(jī)構(gòu)編制資源優(yōu)化配置

楊瑩

中圖分類(lèi)號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）12-140-01

摘 要 新形勢(shì)下，事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作已經(jīng)取得了顯著成果，這為事業(yè)單位的發(fā)展提供了助力。但若想更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，做好檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化是非常重要的。文章就對(duì)檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行探討，以此為機(jī)構(gòu)編制資源優(yōu)化配置提供依據(jù)，提升機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 檔案管理 資源優(yōu)化配置 創(chuàng)新 優(yōu)化

機(jī)構(gòu)編制檔案管理作為事業(yè)單位發(fā)展中較為重要的一環(huán)，因其涵蓋內(nèi)容較多，工作量較大，工作人員的工作壓力也相對(duì)較大。為此，就需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征，對(duì)其進(jìn)行不斷的創(chuàng)新優(yōu)化，以提高工作質(zhì)量，降低工作難度，推動(dòng)事業(yè)單位的良好運(yùn)行。

一、機(jī)構(gòu)編制檔案管理的作用價(jià)值

首先，為實(shí)名制管理的落實(shí)提供保障。機(jī)構(gòu)編制檔案管理在實(shí)名制落實(shí)中起到重要作用，只有不斷加大機(jī)構(gòu)編制檔案管理力度，注重信息收集與更新，才能更好的為實(shí)名制落實(shí)提供依據(jù)，減少落實(shí)中存在的各種阻礙。

其次，為決策制定提供可靠依據(jù)。機(jī)構(gòu)編制部門(mén)是優(yōu)化黨的執(zhí)政資源，凸顯黨執(zhí)政能力的重要部門(mén)，做好機(jī)構(gòu)編制檔案管理，可對(duì)黨的各項(xiàng)決策提供可靠依據(jù)，保證決策的科學(xué)性、有效性。

最后，提高社會(huì)信息咨詢服務(wù)水平。機(jī)構(gòu)編制檔案信息管理可充分發(fā)揮資料數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值，為相關(guān)部門(mén)及人員提供可靠的數(shù)據(jù)供應(yīng)，改善咨詢服務(wù)管理，以此維護(hù)部門(mén)及人員的合法權(quán)益。

二、機(jī)構(gòu)編制檔案管理中的問(wèn)題

（一）現(xiàn)代化和信息化水平不高

在信息化快速發(fā)展的今天，檔案管理也應(yīng)該加大信息化建設(shè)力度，通過(guò)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管控，并通過(guò)電子平臺(tái)的建立，實(shí)現(xiàn)檔案資料的隨時(shí)翻閱和查找，加快信息的更新和完善，以改進(jìn)檔案管理水平。不過(guò)結(jié)合目前機(jī)構(gòu)編制檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，很多機(jī)構(gòu)編制部門(mén)還在采用傳統(tǒng)的手工及封閉式管理模式，這種老舊的管理模式不僅無(wú)法增強(qiáng)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，還會(huì)減緩檔案調(diào)取速度，降低檔案資料的實(shí)際應(yīng)用效果。

（二）人員綜合素質(zhì)與檔案管理要求不符

檔案管理人員能力素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展有著積極意義。不過(guò)機(jī)構(gòu)編制部門(mén)在檔案管理上安排的專(zhuān)業(yè)人員較少，且很多人員都屬于臨時(shí)聘用或從其他部門(mén)調(diào)用過(guò)來(lái)的，其對(duì)于檔案管理要求不明確，認(rèn)知不到位，這使得工作中存在諸多問(wèn)題。另外，因?yàn)閷?zhuān)業(yè)人才的缺失，檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)工作也會(huì)受到一定阻礙。再加上檔案管理體系的不完善，管理人員自身知識(shí)的缺乏，所以大大降低了檔案管理的整體質(zhì)量。為此，有必要加大專(zhuān)業(yè)人才培訓(xùn)力度，進(jìn)而為檔案管理體系的構(gòu)建及資源的優(yōu)化配置奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、機(jī)構(gòu)編制檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）強(qiáng)化管理人員的能力素質(zhì)

為適應(yīng)新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的要求，需不斷提高檔案管理人員的能力水平，一方面加強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備及業(yè)務(wù)技能，另一方面深化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，明確自身角色定位。只有這樣才能推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展和落實(shí)，實(shí)現(xiàn)編制資源的優(yōu)化配置。在人員能力素質(zhì)提高的過(guò)程中，事業(yè)單位除要做好定期培訓(xùn)及考核外，還需采取科學(xué)方式調(diào)動(dòng)員工自身的工作積極性，通過(guò)主觀意識(shí)的培養(yǎng)來(lái)推動(dòng)工作的開(kāi)展，改進(jìn)管理質(zhì)量。另外，還應(yīng)為管理人員樹(shù)立正確的責(zé)任心和使命感，使其明確檔案管理重要性，落實(shí)檔案管理的具體內(nèi)容，以優(yōu)化機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式

一是落實(shí)檔案程序化管理。通過(guò)程序化管理可將傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行簡(jiǎn)化和更新，并在此基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料實(shí)施分類(lèi)及匯總管理，加快檔案資料的更新速度，以加強(qiáng)檔案資料的齊全性，打破傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)的不良影響，增大檔案利用率。

二是實(shí)現(xiàn)庫(kù)房的智能化管理，利用信息技術(shù)提升庫(kù)房的智能化管理水平，確保其他部門(mén)在檔案調(diào)取時(shí)的快速性、及時(shí)性，同時(shí)降低傳統(tǒng)管理中因檔案長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)存在的破損或丟失等問(wèn)題，保證資料數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性。

最后，改善網(wǎng)絡(luò)化管理水平。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到各領(lǐng)域管理工作中，機(jī)構(gòu)編制檔案管理自然也不例外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可將紙質(zhì)文件資料及時(shí)上傳到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，按照設(shè)定好的分類(lèi)目錄，對(duì)其實(shí)行分類(lèi)存管，以此節(jié)省工作人員檔案調(diào)取及翻閱的時(shí)間，提高工作效率。

（三）做好檔案解密工作

在開(kāi)展機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中，需基于現(xiàn)有解密原則，對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，以強(qiáng)化機(jī)構(gòu)編制檔案管理效果，增強(qiáng)檔案資料的保密性，維護(hù)資料文件的安全。對(duì)于部分主次、部分輕重的檔案資料，要做好保密及加密管理作業(yè)，且按照層級(jí)要求設(shè)定調(diào)取權(quán)限，全面改善檔案管理工作，加強(qiáng)事業(yè)單位運(yùn)行的安全性。再者，還應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案資料實(shí)行分析和研究，挖掘其潛在性能，進(jìn)而為社會(huì)發(fā)展提供更多助力。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在機(jī)構(gòu)檔案管理中，要通過(guò)管理體系的建立、人員能力的提升等方式，改進(jìn)檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、齊全性及可靠性，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮出檔案文件的作用，促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)決策及業(yè)務(wù)的有序進(jìn)行，更好的適應(yīng)社會(huì)前進(jìn)需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]汝玉平.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：90-90.