基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理

常姣

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-128-01

摘 要 在科技水平提升背景下涌現(xiàn)的大量信息技術(shù)更好的支撐了檔案管理工作開展，但值得注意的是，因一些主客觀因素等影響，檔案管理工作有效性并未充分發(fā)揮。大數(shù)據(jù)時(shí)代的全面到來，要想促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，管理理念的轉(zhuǎn)變以及管理模式的更新尤為關(guān)鍵，跟隨大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展進(jìn)程將傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行改變，基于檔案管理體系完善構(gòu)建基礎(chǔ)上，才能為檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展需求的匹配性給予保障，促進(jìn)檔案資源利用率得以最大限度提升。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時(shí)代 檔案管理工作 開展途徑

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，給社會各行業(yè)都帶來了翻天覆地的影響，如何有效管理十分龐大的數(shù)據(jù)量成為各企業(yè)各行業(yè)面臨的一大問題，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的這一特征給檔案信息管理也帶來了巨大挑戰(zhàn)。檔案的保存和檔案信息提供為檔案管理工作主要內(nèi)容，而收集以及整理、探索以及保存和有效利用原始數(shù)據(jù)等是檔案管理的主要任務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下涌現(xiàn)了海量數(shù)據(jù)信息，要想對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理，就應(yīng)運(yùn)用數(shù)字化以及信息化等技術(shù)，而對于檔案管理工作來說，檔案的分類以及提取工作十分復(fù)雜，因此也應(yīng)借助大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)分析功能開展檔案管理工作，如此才可能促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的全面提升。

一、傳統(tǒng)檔案管理觀念和方式的轉(zhuǎn)變

現(xiàn)階段社會中大多行業(yè)發(fā)展的一部分重要支撐力量就來自于大數(shù)據(jù)作用發(fā)揮。從檔案管理角度來說，工作開展中往往有較高的要求體現(xiàn)在海量數(shù)據(jù)方面，因此應(yīng)對大數(shù)據(jù)自身優(yōu)勢和特征加以運(yùn)用，將工作方式改進(jìn)，對全新管理思路進(jìn)行積極運(yùn)用[1]。第一，檔案管理工作開展時(shí)，各企業(yè)應(yīng)分類整理現(xiàn)有檔案內(nèi)容，對哪些是電子檔案以及哪些是實(shí)物檔案進(jìn)行充分了解。第二，整理現(xiàn)有檔案內(nèi)容，將所有檔案內(nèi)分類情況進(jìn)行明確，進(jìn)而對檔案進(jìn)行必要整理工作，為紙質(zhì)版檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變奠定良好基礎(chǔ)。第三，電腦錄入檔案信息。在面對大量檔案情況下，信息錄入往往需要耗費(fèi)較多時(shí)間，此時(shí)尤為必要的就是應(yīng)用大數(shù)據(jù)模式，基于電子化整理和錄入檔案信息情況下，能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)模式作用進(jìn)行充分發(fā)揮。第四，核對所有檔案，將新型電子檔案管理模式有效形成。

二、大數(shù)據(jù)檔案管理平臺的完善構(gòu)建

基于檔案管理模式的數(shù)據(jù)化以及電子化明確基礎(chǔ)上，要想借助大數(shù)據(jù)開展檔案管理工作，就需要以專業(yè)大數(shù)據(jù)檔案管理平臺為依據(jù)，在平臺中需要將檔案管理以及分類和搜索等功能進(jìn)行積極完善，因當(dāng)前多數(shù)檔案管理平臺并未在一個(gè)大平臺內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一，多數(shù)都是以數(shù)據(jù)檔案管理平臺在某一單位或某一體系內(nèi)的存在形式，導(dǎo)致各檔案管理平臺間缺乏聯(lián)系性。從現(xiàn)階段我國戶籍檔案管理情況來看，已經(jīng)有相對統(tǒng)一的管理平臺形成，但值得注意的是，省市的不同也有相應(yīng)的搜索以及管理界限所存在。所以說大數(shù)據(jù)管理平臺的完善構(gòu)建仍然需要很長的時(shí)間來逐步實(shí)現(xiàn)。總的來說，完善資源和開發(fā)搜索分析功能是大數(shù)據(jù)檔案管理平臺的關(guān)鍵之處，在不斷完善檔案資源的情況下，才能促使大數(shù)據(jù)平臺作用得以深化發(fā)揮。

三、專業(yè)檔案信息化人員引進(jìn)和培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，要想顯著提升檔案管理質(zhì)量和管理效率，企業(yè)還應(yīng)從專業(yè)檔案信息化技術(shù)人員的引進(jìn)和培養(yǎng)方面加強(qiáng)力度，通過專業(yè)化人員將檔案信息化轉(zhuǎn)型工作進(jìn)行順利完成，為檔案管理工作中大數(shù)據(jù)模式應(yīng)用奠定良好基礎(chǔ)。首先，在技術(shù)人員引進(jìn)過程中，應(yīng)對技術(shù)人員檔案專業(yè)背景進(jìn)行充分了解，如果存在一些技術(shù)人員對檔案管理工作不了解的情況，就應(yīng)該對技術(shù)人員積極開展檔案管理知識相關(guān)培訓(xùn)；其次，企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員應(yīng)對信息技術(shù)進(jìn)行一定掌握，如此才能更好的保障檔案管理信息化工作開展，企業(yè)內(nèi)部以有的多數(shù)檔案管理工作人員，往往在相關(guān)崗位工作上開展了很長時(shí)間的相關(guān)工作，因而這些人十分熟悉自身的檔案情況，對這些人的崗位變動應(yīng)盡可能的避免，為提升這部分工作人員檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，就可以從信息技術(shù)培訓(xùn)方面加強(qiáng)力度[2]。通過上述兩種方式實(shí)現(xiàn)專業(yè)化技術(shù)型人才培養(yǎng)和人才引進(jìn)，進(jìn)而對大數(shù)據(jù)檔案管理平臺進(jìn)行更好的對接，順利開展數(shù)據(jù)化以及電子化的檔案管理工作。

四、檔案數(shù)據(jù)管理保密安全工作重視程度的加強(qiáng)

檔案信息管理工作具體進(jìn)行時(shí)，應(yīng)高度重視起檔案信息的安全保密工作。以往檔案管理工作開展時(shí)，因檔案管理人員自身過于松懈的看管狀態(tài)，往往會有檔案損壞以及篡改或丟失等現(xiàn)象的發(fā)生，同時(shí)也會有營私舞弊現(xiàn)象存在于檔案管理工作人員方面。而在檔案管理工作信息化以及數(shù)字化發(fā)展過程中，檔案信息被黑客攻擊而造成的篡改或盜取現(xiàn)象也會存在，因此從檔案管理實(shí)際角度來說，不論運(yùn)用何種方式開展具體檔案管理，往往會有不同的安全風(fēng)險(xiǎn)擺在面前。而在借助數(shù)據(jù)化管理模式背景下，能夠在一定程度上提升檔案安全性[3]。如在檔案管理工作開展過程中，可以分設(shè)兩種管理人員形式，即原始檔案管理人員、數(shù)據(jù)檔案管理人員，通過兩種人員管理形式，將檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)給予盡可能的降低。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，一些數(shù)字化以及信息化技術(shù)切實(shí)的便利了檔案管理工作開展，通過現(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用顯著推動了電子化以及信息化的檔案管理模式發(fā)展，為高效且高質(zhì)量的檔案管理實(shí)現(xiàn)提供了保障。

參考文獻(xiàn)：

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[3]羅曉華.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理模式探討[J].內(nèi)江科技，2019，40（10）：5+53.