技工院校干部人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

【摘 要】 新形勢(shì)下技工院校人事檔案管理要充分認(rèn)識(shí)新的發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)存在的問(wèn)題，轉(zhuǎn)變技工院校人事檔案管理方向，明晰人事檔案管理權(quán)限，調(diào)整人事檔案歸檔材料內(nèi)容，提高干部人事檔案工作者的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，加大基礎(chǔ)建設(shè)，構(gòu)建監(jiān)督體系。

【關(guān)鍵詞】 技工院校;干部人事檔案管理;存在問(wèn)題;解決對(duì)策

一、新形勢(shì)下技工院校干部人事檔案管理的新趨勢(shì)

1、在人事管理制度改革中，技工院校干部人事檔案管理的作用逐漸趨于弱化

隨著事業(yè)單位不斷改革，部分單位編制被取消，只保留事業(yè)單位性質(zhì)，人員通過(guò)自然減員的形式逐步轉(zhuǎn)為合同制。目前，增加人員通過(guò)公開(kāi)招聘，全員實(shí)行聘用制，合同期滿(mǎn)后人員可以根據(jù)自己實(shí)際情況選擇去留，人員的干部檔案等各種資料轉(zhuǎn)遞及時(shí)、手續(xù)簡(jiǎn)單，如此一來(lái)加速了知識(shí)型人才的流動(dòng)，人事檔案管理的作用逐漸趨于弱化。

2、隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，技工院校檔案管理人員的理論知識(shí)需要不斷更新

隨著科學(xué)不斷發(fā)展，促進(jìn)技工院校干部人事檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。舊的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展，這必然促進(jìn)檔案工作者不斷創(chuàng)新管理模式。例如人事檔案工作者必須不斷學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)，熟練掌握檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的方法和技術(shù)，不斷提高檔案管理的綜合能力;必須具有較強(qiáng)的黨性原則和優(yōu)良思想品德，堅(jiān)定的政治立場(chǎng)。

3、信息技術(shù)的飛速發(fā)展，促使技工院校干部人事檔案建立信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平

技工院校人事檔案信息化管理是適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的唯一途徑。可以將傳統(tǒng)的手工整理與先進(jìn)的信息化技術(shù)緊密結(jié)合，將紙質(zhì)的檔案信息通過(guò)檔案管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等轉(zhuǎn)化為電子信息，形成人事檔案完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)，使檔案管理擺脫傳統(tǒng)的手工形式。不僅改變傳統(tǒng)管理理念，而且避免了原始材料的破壞。還應(yīng)該把干部檔案信息系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)相結(jié)合，在保證保密的基礎(chǔ)上，高效利用檔案數(shù)據(jù)，提高人力資源的科學(xué)管理水平。

二、技工院校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

受社會(huì)因素的影響，有的技工院校領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案工作，認(rèn)為只要保存好、不遺失、不泄密，滿(mǎn)足日常查閱、教職工外調(diào)就可以了，有的認(rèn)為檔案工作很簡(jiǎn)單，做得好壞對(duì)單位的發(fā)展影響不大……造成檔案工作人員奉獻(xiàn)精神不足、缺乏活力、更無(wú)創(chuàng)新意識(shí)，因此使人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。

2、師資隊(duì)伍人員身份復(fù)雜

在我國(guó)職業(yè)教育發(fā)展過(guò)程中，技校經(jīng)過(guò)不斷合并最終形成目前規(guī)模師資較強(qiáng)的技工學(xué)院，師資隊(duì)伍人員身份組成復(fù)雜，人事代理、勞動(dòng)合同等多種用人機(jī)制的出現(xiàn)，都促使技工院校教職工身份多元化，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法已不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

3、人才流動(dòng)加速

技工院校人員素質(zhì)、學(xué)歷、學(xué)位層次較高，專(zhuān)業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)等等，造成了對(duì)人才流動(dòng)的限制，技工院校干部人事檔案管理在如何利用流動(dòng)人才，如何打造適合的平臺(tái)，如何挖掘技術(shù)性人才的價(jià)值等方面，需要深入探討、研究。

4、記載內(nèi)容出現(xiàn)新變化

各類(lèi)人事檔案中的記載與實(shí)際情況脫節(jié)的現(xiàn)象也不同程度的存在。譬如人事代理合同、培訓(xùn)的總結(jié)體會(huì)、社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)憑證等新材料不斷出現(xiàn);再有歸檔材料不能如實(shí)反映干部本人的實(shí)際，與實(shí)際情況不一致，譬如由于績(jī)效工資等原因，技工院校教職工的個(gè)人檔案中的檔案工資與實(shí)際收入不符。促使技工院校干部人事檔案管理應(yīng)該適當(dāng)調(diào)整、修改檔案目錄。

5、檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高

有的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不能適應(yīng)工作要求;有的對(duì)人事檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格，日常的檔案收集、鑒定、整理過(guò)程中不按規(guī)定執(zhí)行，造成真實(shí)情況反映不準(zhǔn)確;有的不能盡職盡責(zé)，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確;有的分類(lèi)混亂造成工作失誤;有的兼職檔案管理人員由于忙于人事部門(mén)工作，不能專(zhuān)心整理檔案。

6、信息化程度有待提高

隨著計(jì)算機(jī)管理水平的不斷提高，許多機(jī)構(gòu)原本提供的紙質(zhì)材料已不再提供，比如高考電子檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移函、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)清單等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)大多都要求通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進(jìn)行。促使技工院校干部人事檔案管理需要迅速提高信息化程度。

7、管理手段落后

部分技工院校人事檔案沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，甚至沒(méi)有必備的切刀、檔案夾等，有的檔案室沒(méi)有配套的“六防”設(shè)備，導(dǎo)致檔案材料有被蟲(chóng)蛀的現(xiàn)象，甚至有的材料發(fā)生了霉變、這些不僅使檔案不再美觀(guān)整潔，而且對(duì)檔案的完整性造成不可彌補(bǔ)的損失。有的檔案管理還停留在手工制作層面，僅僅將名字、基本情況、目錄等輸入計(jì)算機(jī)，工作效率較低。

8、有弄虛作假現(xiàn)象

由于干部人事檔案的保密性較強(qiáng)，并且是非常重要的任用提拔參考依據(jù)，導(dǎo)致檔案材料的失真，信息虛假等現(xiàn)象，在某些單位監(jiān)管不力、缺乏監(jiān)督制度的情況下，想盡辦法進(jìn)行檔案造假謀取個(gè)人私利的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。使用人單位無(wú)法依據(jù)人事檔案記載內(nèi)容作出評(píng)價(jià)判斷。

三、解決對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變技工院校人事檔案管理方向

隨著現(xiàn)代人力資源管理觀(guān)念和方法的深刻影響，人事檔案管理可以改變?yōu)槿肆Y源管理，通過(guò)現(xiàn)代人力資源管理的先進(jìn)觀(guān)念改變?nèi)耸聶n案管理的陳舊模式、老套工作方法，逐步轉(zhuǎn)向服務(wù)于人力資源管理，這將是技工院校人事檔案管理改革的一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的任務(wù)。

2、明確技工院校人事檔案管理權(quán)限

也可將檔案管理部門(mén)分離成獨(dú)立部門(mén)，明確管理制度，把目前的多頭管理改成集中管理，責(zé)任分明，相對(duì)獨(dú)立，檔案部門(mén)的上級(jí)管檔部門(mén)也應(yīng)該改由中立公正的部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督，如此一來(lái)，在執(zhí)行國(guó)家相關(guān)檔案法律、法規(guī)、條例時(shí)更加順利，而且能夠更好地接受社會(huì)各界的監(jiān)督。

3、調(diào)整技工院校人事檔案歸檔材料內(nèi)容

根據(jù)目前技師學(xué)院干部人事檔案的發(fā)展趨勢(shì)，適當(dāng)調(diào)整技工院校人事檔案歸檔材料內(nèi)容，嘗試將人事檔案和業(yè)務(wù)檔案合并成為研究檔案。在合并后將其設(shè)置為政歷類(lèi)材料和業(yè)務(wù)類(lèi)材料兩卷，可以真實(shí)的反映技工院校教育教學(xué)人員的德才信息，突現(xiàn)他們?cè)诩脊そ逃虒W(xué)和科研等方面的特別之處。

4、提高干部人事檔案工作者的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到多個(gè)部門(mén)和領(lǐng)域。技工院校組織人事部門(mén)需要對(duì)工作者加強(qiáng)業(yè)務(wù)培養(yǎng)，要選用政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，并注意每2—3年對(duì)他們組織培訓(xùn)一次業(yè)務(wù)知識(shí)，也可以配置專(zhuān)（兼）職人事檔案管理人員，并落實(shí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位。

5、加大技工院校人事檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)

要嚴(yán)格按照檔案管理強(qiáng)化庫(kù)房的防火、防蛀、防潮的設(shè)施，還要配齊庫(kù)房的防盜、防光、防高溫等設(shè)施，譬如防盜門(mén)窗、報(bào)警器、監(jiān)控、空調(diào)等，庫(kù)房、閱檔室、辦公室要嚴(yán)格按要求三室分開(kāi)，以提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。

6、加大依法監(jiān)督力度，形成監(jiān)督體系

我國(guó)目前干部人事檔案方面的法律、法規(guī)比較健全，不嚴(yán)格遵守，容易出現(xiàn)檔案管理流于形式的現(xiàn)象。在督查工作中，必須規(guī)范制度、嚴(yán)格執(zhí)行、加大宣傳、形成合力，發(fā)揮社會(huì)大眾的監(jiān)督力量。

總之，新形勢(shì)下技工院校干部人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，人事管理部門(mén)和管檔人員應(yīng)該不斷解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，使人事檔案工作更好地服務(wù)教職工，服務(wù)技工院校，服務(wù)社會(huì)，從而推進(jìn)技工院校人事檔案工作的健康發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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【作者簡(jiǎn)介】

王曉靜（1977—）女，漢族，山東濟(jì)南人，本科學(xué)歷，館員，現(xiàn)供職山東省淄博市技師學(xué)院，研究方向：人事檔案管理.