企業(yè)合同管理中風(fēng)險控制措施探究

吳健

摘 要 以簽訂合同的方式確立合作關(guān)系，在保障企業(yè)合法權(quán)益的同時，一旦由于不符合相關(guān)法規(guī)而使合同不具備法律效力，或者合同條款存在歧義與內(nèi)容缺失等瑕疵，就會給企業(yè)帶來法律或財務(wù)風(fēng)險。本文從闡釋企業(yè)合同主要風(fēng)險的來源與類型入手，探討現(xiàn)代企業(yè)在進行合同管理時如何在合同產(chǎn)生到執(zhí)行完畢的每個環(huán)節(jié)控制風(fēng)險，并且分析規(guī)范合同管理工作制度和流程、獲得專業(yè)的法律咨詢服務(wù)以及構(gòu)建基于風(fēng)險控制的合同管理體系的具體措施。

關(guān)鍵詞 控制措施 風(fēng)險分析 企業(yè)合同 管理體系

一、引言

通過簽訂合同將企業(yè)之間的合作意向轉(zhuǎn)變?yōu)槭芊杀Ｗo和約束的正式合作關(guān)系，是保障企業(yè)參與市場經(jīng)濟活動，利用自身資源優(yōu)勢獲取合法收益的基礎(chǔ)。因此，對現(xiàn)代企業(yè)管理而言，所有投資和發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)歸根結(jié)底要通過復(fù)雜的合同關(guān)系實現(xiàn)。

二、企業(yè)合同管理中常見的風(fēng)險類型及其來源分析

合同對企業(yè)而言之所以重要是由于其具有法律效力，能夠在因?qū)Ψ讲荒苈募s而造成經(jīng)濟損失時根據(jù)合同內(nèi)容的約定通過司法或仲裁機構(gòu)維護自身權(quán)益。因此，合同的法律效力、內(nèi)容的前瞻性及其具體條款的嚴(yán)謹(jǐn)性是防范企業(yè)運營風(fēng)險的關(guān)鍵，也是合同管理和風(fēng)險控制中需要首先解決的問題。

（一）因法律常識欠缺和管理疏忽造成的合同無效

在完善的市場經(jīng)濟體系中，國家和地方對不同行業(yè)的企業(yè)資質(zhì)有不同的要求，而在具體的管理規(guī)范和相關(guān)法律中，對企業(yè)的法律地位有著明確的規(guī)定。這些規(guī)定決定了在從事經(jīng)營活動時，企業(yè)能夠參與哪些領(lǐng)域的經(jīng)濟活動、作為合同主體又應(yīng)承擔(dān)何種責(zé)任等。[1]因此，在企業(yè)的合同管理工作中如果不了解相關(guān)法律法規(guī)，未經(jīng)詳細(xì)調(diào)查核實就貿(mào)然與對方簽訂合同，有可能出現(xiàn)合作對象不具備相應(yīng)的合同主體資格，從而導(dǎo)致企業(yè)面臨合同不具備法律效力、在合作關(guān)系中自身經(jīng)濟利益不受法律保護的風(fēng)險。

（二）合同內(nèi)容中關(guān)鍵要素的缺失和不夠嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致責(zé)任不明

由于企業(yè)之間的合作意向需要一段時間才能完成，在這一過程中雙方需要依據(jù)合同內(nèi)容約定的時間、數(shù)量等履行各自義務(wù)，從而達到各自的管理目標(biāo)并得到預(yù)期的收益。而在這一各自內(nèi)外部運營要素不斷變化的過程中，雙方的履約過程會面臨各種不確定因素的考驗。當(dāng)一方因不可控因素或自身管理不善無法完全履行自身的義務(wù)，從而給對方帶來損失時，需要事先訂立的合同中有相應(yīng)的條款，才能明確各自應(yīng)承擔(dān)何種責(zé)任。因此，企業(yè)的合同管理必須確保其內(nèi)容具有一定的前瞻性，對潛在的違約情況做出全面說明，并且確保所有條款的文字表述嚴(yán)謹(jǐn)，才能避免出現(xiàn)上述合同風(fēng)險。

（三）因缺乏有效的風(fēng)險控制機制帶來的財務(wù)與法律風(fēng)險

由于企業(yè)需要同時進行多個項目的運營，因此所有合同都處于特定的管理流程中，既有處于洽談和醞釀階段的潛在合約，也有大量已經(jīng)簽訂生效并正在執(zhí)行的合同，還會不斷有執(zhí)行完畢需要進行結(jié)算和歸檔的合同。[2]而對這些處于不同進程中的合同進行管理，與企業(yè)的財務(wù)、業(yè)務(wù)以及行政部門的日常工作息息相關(guān)，如果不能進行科學(xué)的管理，就會導(dǎo)致企業(yè)面臨財務(wù)與法律風(fēng)險。首先，合同的執(zhí)行過程就是企業(yè)逐步落實各項投資計劃的過程，因此如果管理不善，就會導(dǎo)致部分項目投資受損或無法及時回收賬款，引發(fā)企業(yè)資金流問題并影響其他業(yè)務(wù)的正常開展，從而導(dǎo)致財務(wù)危機。其次，倘若對合同的簽訂和執(zhí)行過程不能進行有效的風(fēng)險控制，導(dǎo)致企業(yè)自身無法履約或陷入法律糾紛，從而面臨法律方面的風(fēng)險，遭到對方索賠或監(jiān)管部門的處罰。

三、構(gòu)建完善的合同風(fēng)險防控體系的策略

鑒于合同管理與企業(yè)決策層、業(yè)務(wù)以及財務(wù)等部門的日常工作關(guān)系密切，因此應(yīng)在企業(yè)的管理體系中完善合同管理相關(guān)的部分，由專業(yè)的法務(wù)工作者參與合同的全程風(fēng)險防控。并且建立企業(yè)所有部門參與的合同風(fēng)險方法體系，才能在企業(yè)決策和日常運營中及時對合同風(fēng)險進行科學(xué)的預(yù)測、分析和評估，達到控制合同風(fēng)險的目標(biāo)。

（一）規(guī)范企業(yè)合同管理工作制度和合同簽訂流程

為了確保企業(yè)在簽訂與執(zhí)行合同的過程中做出正確決策并控制風(fēng)險，應(yīng)建立規(guī)范化的合同簽訂管理流程和相應(yīng)的工作制度，確保相關(guān)人員在合作洽談、擬定合同條款以及監(jiān)督合同執(zhí)行狀況的過程中能夠肩負(fù)起相應(yīng)的風(fēng)險防范責(zé)任。首先，應(yīng)對合作對象的背景與資信進行調(diào)查，確認(rèn)其具備履約能力和良好的運營記錄，確保不會出現(xiàn)惡意違約或?qū)е潞贤痪邆浞尚ЯΦ膯栴}。其次，正式訂立合同的過程應(yīng)有具備專業(yè)法律知識的管理人員參與，并且在后期合同管理中由不同部門的人各司其職，共同跟進合同執(zhí)行情況并進行動態(tài)的風(fēng)險分析，從而有效控制合同風(fēng)險。

（二）由專業(yè)法務(wù)工作者參與合同的管理

由于現(xiàn)代企業(yè)運營中的業(yè)務(wù)關(guān)系錯綜復(fù)雜，合同管理涉及的法律法規(guī)眾多。因此，企業(yè)應(yīng)有專業(yè)的法務(wù)部門專職處理相關(guān)問題并對各種法律風(fēng)險進行評估和控制。[3]在企業(yè)擬定業(yè)務(wù)合約時與業(yè)務(wù)和管理部門合作，確保合同內(nèi)容的完整性和條款的嚴(yán)謹(jǐn)性。并且在合同執(zhí)行過程中及時處理各類糾紛和歧義，及時與合作對象進行溝通和協(xié)商。而在必要的情況下，額外聘請第三方機構(gòu)的專業(yè)律師作為顧問，可以得到更加專業(yè)和全面的法律咨詢服務(wù)，確保合同風(fēng)險得到有效控制。

（三）構(gòu)建基于風(fēng)險控制的合同管理體系

從企業(yè)內(nèi)部管理的宏觀視角來看，由于現(xiàn)代企業(yè)的運營規(guī)模和投資領(lǐng)域不斷擴大，有合作關(guān)系的業(yè)務(wù)伙伴數(shù)量較多，且業(yè)務(wù)關(guān)系十分復(fù)雜。一項具體的投資活動會涉及多個合同關(guān)系和業(yè)務(wù)類型，加之通常一個企業(yè)會同時運營多個投資項目。[4]因此，合同管理的風(fēng)險控制還需要涉及企業(yè)內(nèi)部管理的方方面面。目前的企業(yè)管理體系中大多十分重視財務(wù)管理和風(fēng)險防控，而沒有比較全面和明確的合同管理體系，與合同相關(guān)的管理被視為決策層或者財務(wù)核算的工作內(nèi)容。但是這種管理體制存在明顯缺陷，無法針對合同中與各個部門相關(guān)的風(fēng)險要素形成集中管理。因此，應(yīng)探尋由各部門管理人員共同組成完整的合同管理體系，建立合同風(fēng)險分析、評估和預(yù)測的專門機構(gòu)，對合同風(fēng)險進行動態(tài)的跟蹤管理，并且就潛在的風(fēng)險因素共同商討應(yīng)對策略。

四、結(jié)語

合同的簽訂與執(zhí)行是現(xiàn)代企業(yè)參與經(jīng)濟活動、達到運營管理目標(biāo)的保障，其法律效力能讓合同主體之間明晰各自在具體合作事宜中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)，能夠成為指導(dǎo)企業(yè)制定階段性運營計劃和做出相關(guān)決策的依據(jù)。因此，合同管理對企業(yè)的正常發(fā)展非常關(guān)鍵。

（作者單位為北海華輿汽車美容有限公司）

參考文獻

[1] 阮健.企業(yè)合同管理法律風(fēng)險識別及其預(yù)防對策[J].現(xiàn)代國企研究，2017（20）：48.

[2] 佚名.企業(yè)合同管理中風(fēng)險控制措施探究[J].綠色環(huán)保建材，2018，140（10）：265+268.

[3] 劉瑋瑋.企業(yè)合同管理中風(fēng)險控制措施探究[J].財會學(xué)習(xí)，2017（10）：187-188.

[4] 李保春.企業(yè)合同管理中風(fēng)險控制措施探究[J].財會學(xué)習(xí)，2018（10）.