微信企業(yè)號(hào)在優(yōu)化院內(nèi)行政辦公中的應(yīng)用

何萍，肖輝，張幀

武漢大學(xué)中南醫(yī)院 a. 審計(jì)處；b. 信息中心，湖北 武漢 430071

引言

我院OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)于2011年，重要通知、郵件及工作流等需要用戶主動(dòng)登錄電腦端查看辦理，局限于時(shí)空地域，缺乏時(shí)效性和高效性。為了更好地協(xié)調(diào)醫(yī)院各部門交叉業(yè)務(wù)，提升部門之間協(xié)同效率、服務(wù)能力、管控能力以及強(qiáng)化內(nèi)控建設(shè)，我院于2018年4月進(jìn)行了OA協(xié)同辦公系統(tǒng)升級(jí)，擴(kuò)充系統(tǒng)模塊的同時(shí)，上線微信對(duì)接OA系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)OA系統(tǒng)移動(dòng)辦公。本文以微信端常用的公文管理模塊、工作流管理、會(huì)議室管理、通訊錄查詢等功能來(lái)介紹我院協(xié)同辦公系統(tǒng)[1]，以供需求單位借鑒。

1 建設(shè)實(shí)踐

1.1 硬件部署

我院OA協(xié)同辦公系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，虛擬服務(wù)器上部署數(shù)據(jù)庫(kù)DB服務(wù)器與Web服務(wù)器，服務(wù)器之間內(nèi)網(wǎng)互訪，其中DB服務(wù)器純內(nèi)網(wǎng)部署。Web服務(wù)器含雙網(wǎng)卡，劃分為內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，內(nèi)外網(wǎng)之間使用虛擬路由方式；內(nèi)網(wǎng)對(duì)院內(nèi)內(nèi)網(wǎng)用戶訪問(wèn)，外網(wǎng)對(duì)院內(nèi)外網(wǎng)用戶訪問(wèn)，同時(shí)通過(guò)防火墻做NAT映射對(duì)院外用戶提供訪問(wèn)[2]，網(wǎng)絡(luò)拓?fù)淙鐖D1。

圖1 硬件部署網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?/p>

1.2 系統(tǒng)架構(gòu)

為了滿足OA辦公系統(tǒng)可擴(kuò)展性、安全性、先進(jìn)性，在總體方案設(shè)計(jì)時(shí)，將系統(tǒng)劃分為用戶接入層、業(yè)務(wù)層、應(yīng)用支撐層、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層和基礎(chǔ)設(shè)施層。系統(tǒng)架構(gòu)圖，見(jiàn)圖2。

（1）用戶層。擔(dān)負(fù)用戶與業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件的對(duì)話功能,主要由醫(yī)院門戶、科室門戶及個(gè)人門戶構(gòu)成。

（2）業(yè)務(wù)層。提供OA辦公系統(tǒng)的全部功能。用戶通過(guò)接入層提出請(qǐng)求, 業(yè)務(wù)層提供服務(wù)并返回結(jié)果。業(yè)務(wù)層由協(xié)同辦公平臺(tái)、增值應(yīng)用、第三方系統(tǒng)集成組成。

（3）支撐層。以數(shù)據(jù)庫(kù)建模、模塊設(shè)計(jì)、報(bào)表設(shè)計(jì)、工作流引擎、表單設(shè)計(jì)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)層協(xié)同辦公功能和增值應(yīng)用，通過(guò)統(tǒng)一用戶、單點(diǎn)登錄實(shí)現(xiàn)信息資源的統(tǒng)一管理和維護(hù)。支撐層提供二次開發(fā)接口, 并提供異構(gòu)系統(tǒng)間的集成、跨部門的業(yè)務(wù)整合等。

（4）基礎(chǔ)層。由組織管理、用戶管理、角色管理、權(quán)限管理四維權(quán)限組成。

圖2 系統(tǒng)架構(gòu)圖

1.3 安全性

網(wǎng)絡(luò)層面：數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器處在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境中，只對(duì)Web服務(wù)器提供服務(wù)，僅Web服務(wù)器暴露在外網(wǎng)，數(shù)據(jù)安全性增強(qiáng)。另外，兩服務(wù)器各自進(jìn)行備份，防止同一服務(wù)器損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)全部丟失。

系統(tǒng)層面：OA開通公網(wǎng)訪問(wèn)后，針對(duì)文件上傳存在的安全隱患問(wèn)題，從軟硬件兩個(gè)方面采取了措施：通過(guò)防火墻進(jìn)行攔截；系統(tǒng)本身對(duì)所有上傳的文件進(jìn)行過(guò)濾、檢測(cè)、攔截、加密處理；限制上傳文件的大小和格式；通過(guò)HASH值判斷上傳過(guò)程中，文件是否被篡改等。

2 應(yīng)用過(guò)程

2.1 公文管理

醫(yī)院OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的公文管理模塊包含收文管理和發(fā)文管理。收文管理主要是醫(yī)院黨群/職能部門、臨床醫(yī)技科室等起草并發(fā)布醫(yī)院紅頭文件的過(guò)程中使用的功能模塊；發(fā)文管理則針對(duì)醫(yī)院上級(jí)行政部門下發(fā)醫(yī)院的紅頭文件向院內(nèi)各部門分發(fā)的過(guò)程中應(yīng)用的模塊[3]。

2.1.1 收文管理

我院上級(jí)行政部門有湖北省衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)、湖北省政府、武漢市政府、武漢大學(xué)等。院辦文管收到各上級(jí)行政部門的紅頭文件后，通過(guò)仔細(xì)研讀，分析文件事項(xiàng)涉及的相關(guān)部門，提請(qǐng)?jiān)恨k負(fù)責(zé)人審核，涉及部門無(wú)誤后，根據(jù)事項(xiàng)類別及緊急、嚴(yán)重程度，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核或直接向相關(guān)部門負(fù)責(zé)人分發(fā)查閱。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人還可以根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容將該文件繼續(xù)分發(fā)給業(yè)務(wù)相關(guān)的部門下屬辦理。微信端收文管理上線以后，院辦負(fù)責(zé)人審核、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核、部門負(fù)責(zé)人接收、部門下屬接收等環(huán)節(jié)均可在微信端進(jìn)行處理，且各環(huán)節(jié)設(shè)置了待辦提醒[4]。醫(yī)院收文流程圖，見(jiàn)圖3。

圖3 醫(yī)院收文流程圖

2.1.2 發(fā)文管理

根據(jù)我院發(fā)文的類型來(lái)看，包含以下幾類：院字號(hào)發(fā)文、黨字號(hào)發(fā)文、紀(jì)要發(fā)文、函件發(fā)文。以院字號(hào)發(fā)文為例來(lái)介紹我院發(fā)文管理：首先部門相關(guān)人員起草發(fā)文內(nèi)容，依次提交部門負(fù)責(zé)人審核、部門分管院領(lǐng)導(dǎo)審核，通過(guò)后再依次提交院辦文管、院辦部門負(fù)責(zé)人、院辦分管院領(lǐng)導(dǎo)審核，院辦分管院領(lǐng)導(dǎo)再提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人征求意見(jiàn)；經(jīng)過(guò)意見(jiàn)匯總后，提交到院長(zhǎng)審核。目前該流程的各流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了微信端辦理和提醒[5]。醫(yī)院發(fā)文流程，見(jiàn)圖4。

圖4 醫(yī)院發(fā)文流程

2.2 工作流管理

工作流是各行各業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中通用、常用且重要的功能模塊，移動(dòng)辦公對(duì)于工作流的應(yīng)用來(lái)講更是錦上添花[6]。目前我院協(xié)同辦公系統(tǒng)中投入使用的工作流有30個(gè)，涉及部門有醫(yī)務(wù)處、信息中心、審計(jì)處、宣傳部、紀(jì)檢辦、院辦。根據(jù)工作流涉及的業(yè)務(wù)性質(zhì)及其重要程度，各工作流涉及到的環(huán)節(jié)數(shù)量及環(huán)節(jié)辦理人職務(wù)也不相同（也是影響工作流辦理效率的關(guān)鍵因素）。移動(dòng)端OA系統(tǒng)上線之前，工作流各環(huán)節(jié)辦理人需要從電腦端登錄OA系統(tǒng)辦理，容易受到辦公地點(diǎn)或辦公設(shè)備的限制；移動(dòng)系統(tǒng)上線之后，工作流自申請(qǐng)人發(fā)起之后的每個(gè)環(huán)節(jié)，辦理人員都會(huì)在手機(jī)微信端收到同步的待辦提醒，并隨時(shí)隨地在手機(jī)端處理待辦事項(xiàng)，方便辦理人較好地利用碎片化時(shí)間處理緊急事務(wù)[7]。

2.3 會(huì)議室管理

我院有大大小小會(huì)議室7個(gè)，會(huì)議室申請(qǐng)由院辦統(tǒng)籌安排。申請(qǐng)人提交會(huì)議室申請(qǐng)時(shí)，須明確會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、主持人、會(huì)議人數(shù)、媒體設(shè)備等，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)會(huì)議人數(shù)推薦適合容量的會(huì)議室，同時(shí)根據(jù)會(huì)議時(shí)間判斷該會(huì)議室是否被占用并給予提示（圖5）。申請(qǐng)步驟順利通過(guò)后，根據(jù)是否選擇媒體設(shè)備，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別是提交宣布部審核（主管媒介設(shè)備）或是流向院辦備案。微信端會(huì)議室管理跨越了時(shí)空限制，更加方便了會(huì)議室申請(qǐng)和會(huì)議室管理各環(huán)節(jié)工作人員，極大提升了會(huì)議室申請(qǐng)的效率[8]。

圖5 會(huì)議室申請(qǐng)占用提醒

2.4 通訊錄查詢

上線移動(dòng)端協(xié)同辦公系統(tǒng)之前，我院科室通訊錄更新一般以公告的方式不定期進(jìn)行全院通知，醫(yī)院各科室一般將其打印出來(lái)貼在明處進(jìn)行人工查閱。但科室和電話之多長(zhǎng)達(dá)四頁(yè)，查閱起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因此OA系統(tǒng)升級(jí)之際，將通訊錄查詢列為移動(dòng)辦公的重要工作之一。具體做法是：系統(tǒng)升級(jí)之初，從人事處和后勤保障部申請(qǐng)到全院人員基本信息數(shù)據(jù)和全院科室固話號(hào)碼，批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)；開放相關(guān)權(quán)限，職工電話和科室固話發(fā)生變動(dòng)時(shí)，由其自行修改相關(guān)信息。運(yùn)用實(shí)時(shí)查詢技術(shù)，支持電話號(hào)碼、科名、科名簡(jiǎn)拼等三種方式的模糊即時(shí)查詢[9]。通訊錄查詢報(bào)表讀取的是組織機(jī)構(gòu)中用戶、科室的聯(lián)系方式，是隨著個(gè)人和科室電話的變動(dòng)而及時(shí)更新的。見(jiàn)圖6。

3 應(yīng)用效果

3.1 公文管理

在院內(nèi)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)升級(jí)之前，我院公文管理一直是紙質(zhì)審批模式，即各辦事人員親自去往相關(guān)部門走審批簽字流程。本文嘗試從收發(fā)文管理的紙質(zhì)辦公和移動(dòng)辦公（實(shí)際存在電腦端辦公的情況，由于占比較小，為簡(jiǎn)化研究，這里將電腦辦公含在移動(dòng)辦公類別中）兩個(gè)角度出發(fā)，以收發(fā)文流程辦結(jié)時(shí)長(zhǎng)來(lái)評(píng)價(jià)移動(dòng)端公文管理應(yīng)用效果。以不同年份相同時(shí)期內(nèi)產(chǎn)生的收文和發(fā)文為分析對(duì)象（其中發(fā)文只統(tǒng)計(jì)院字號(hào)發(fā)文和黨字號(hào)發(fā)文），分別統(tǒng)計(jì)收文總份數(shù)、收文日期、辦結(jié)日期、間隔天數(shù)以及發(fā)文總份數(shù)、發(fā)文申請(qǐng)日期、發(fā)文日期、間隔天數(shù)。本研究選取2017年5月1日至7月31日和2018年5月1日至7月31日兩個(gè)同比時(shí)間段進(jìn)行比較。整理分析的相關(guān)數(shù)據(jù)，見(jiàn)表1。

圖6 電話號(hào)碼、科名/姓名、科名/姓名簡(jiǎn)拼的模糊即時(shí)查詢展示

表1 紙質(zhì)辦公和移動(dòng)辦公應(yīng)用對(duì)比（公文）

由同比三個(gè)月的數(shù)據(jù)可知：① 針對(duì)發(fā)文管理，紙質(zhì)審批模式下，辦結(jié)每個(gè)發(fā)文平均用時(shí)5.5 d；而移動(dòng)辦公模式下，每個(gè)發(fā)文辦結(jié)平均用時(shí)只有1.25 d，節(jié)約時(shí)長(zhǎng)4.25 d；② 針對(duì)收文管理，紙質(zhì)審批模式下，辦結(jié)每個(gè)收文平均用時(shí)7.25 d；而移動(dòng)辦公模式下，每個(gè)收文辦結(jié)平均用時(shí)只有1.5 d，節(jié)約時(shí)長(zhǎng)5.75 d。移動(dòng)端公文管理提升工作效率的同時(shí)，免去了辦事人員去往各部門審批的奔波之苦。

3.2 工作流管理

今年4月之前，我院工作流辦理僅能通過(guò)電腦端登錄OA系統(tǒng)處理。為研究移動(dòng)端工作流使用效果，選取常用的4類8個(gè)工作流（以工作流環(huán)節(jié)數(shù)量和環(huán)節(jié)辦理人職務(wù)分類），以2017年5月1日至7月31日（電腦辦理）和2018年5月1日至7月31日（移動(dòng)辦理）兩個(gè)相鄰年度同比時(shí)間段產(chǎn)生的工作流為分析對(duì)象，統(tǒng)計(jì)各類工作流辦結(jié)的數(shù)量、各個(gè)工作流辦結(jié)時(shí)長(zhǎng)，據(jù)此計(jì)算各類工作流平均辦結(jié)時(shí)長(zhǎng)。分類依據(jù)：① 工作流環(huán)節(jié)數(shù)量涉及工作流辦理人數(shù)量，辦理人數(shù)量影響工作流辦結(jié)時(shí)長(zhǎng)；② 工作流環(huán)節(jié)辦理人職務(wù)高低，也對(duì)工作流辦結(jié)時(shí)間起著重要作用；③ 選取工作流環(huán)節(jié)數(shù)量相同且環(huán)節(jié)辦理人職務(wù)相同的每類工作流各兩個(gè)，減小統(tǒng)計(jì)結(jié)果的誤差。相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，見(jiàn)表2。

表2 電腦辦理和移動(dòng)辦理應(yīng)用對(duì)比（工作流）

由上述數(shù)據(jù)可知：① 不管是電腦辦公還是移動(dòng)辦公，工作流環(huán)節(jié)越多，環(huán)節(jié)辦理人職務(wù)越高，單個(gè)工作流的平均辦結(jié)時(shí)間越長(zhǎng)；② 除了傳染性報(bào)卡工作流之外（國(guó)家有上報(bào)時(shí)限要求），移動(dòng)端辦公極大提高了各個(gè)工作流的辦結(jié)效率，且環(huán)節(jié)數(shù)量越多，效率提升越明顯，節(jié)省時(shí)間越多。

3.3 會(huì)議室管理

根據(jù)參會(huì)人數(shù)和參會(huì)時(shí)間選擇會(huì)議室并提示是否被占用的系統(tǒng)設(shè)置，提高了會(huì)議室申請(qǐng)的效率，也避免了會(huì)議室安排存在人為因素，使會(huì)議室管理更加公平、高效。同時(shí)，移動(dòng)端會(huì)議室管理及移動(dòng)提醒功能的上線，較好地利用了車輛申請(qǐng)人員和管理人員的碎片化時(shí)間進(jìn)行辦公，起到了較好的溝通協(xié)同作用。

3.4 通訊錄查詢

目前我院OA協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅在電腦端，而且在微信端，實(shí)現(xiàn)了全院科室電話的號(hào)碼、科名、科名簡(jiǎn)拼的模糊即時(shí)查詢，同時(shí)還整合了全院職工手機(jī)號(hào)碼，實(shí)現(xiàn)了全院科室電話和全院職工的手機(jī)號(hào)碼、科名/姓名、科名/姓名簡(jiǎn)拼的模糊即時(shí)查詢，極大方便了院內(nèi)各科室之間、職工之間的業(yè)務(wù)溝通聯(lián)絡(luò)[10]。

4 總結(jié)

越來(lái)越多的醫(yī)院開始謹(jǐn)慎對(duì)待APP，取而代之以微信公眾號(hào)、微信小程序等輕型應(yīng)用[11]。微信企業(yè)號(hào)免下載、免安裝，關(guān)注即用，同時(shí)只有企業(yè)通信錄成員才能關(guān)注，確保了企業(yè)信息安全；應(yīng)用上可靈活配置，極大的保證了便捷性[12]。微信企業(yè)號(hào)不同于微信訂閱號(hào)和服務(wù)號(hào)，其群發(fā)消息次數(shù)不受限制[13]。

微信OA辦公平臺(tái)的創(chuàng)建，是貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”的五大發(fā)展理念的體現(xiàn)[14]，對(duì)醫(yī)院管理的改善、服務(wù)的提升、部門間良性互動(dòng)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。我院通過(guò)率先應(yīng)用微信OA端公文管理、工作流辦理、會(huì)議室管理、通訊錄查詢等常用功能模塊，培養(yǎng)用戶對(duì)微信OA的認(rèn)知度和依賴性[15]，接下來(lái)計(jì)劃逐步上線、推廣車輛申請(qǐng)、文件管理、項(xiàng)目周報(bào)、問(wèn)卷調(diào)查、報(bào)表管理等應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)資源最大利用率，應(yīng)用新型辦公模式與新媒體，助力醫(yī)院提質(zhì)增效[16]。