油田企業(yè)檔案管理存在的問題及對(duì)策探究

杜巖

中圖分類號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）12-114-01

摘 要 企業(yè)的檔案管理，相比較其他的文案收集整理更加系統(tǒng)化以及精細(xì)復(fù)雜，就目前國內(nèi)現(xiàn)有企業(yè)來分析，在檔案管理的問題上還是普遍存在一些問題需要我們?nèi)ド钊胙芯?，積極找到相應(yīng)對(duì)策，目的是為了給石油企業(yè)在新的形勢(shì)下，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，引起企業(yè)對(duì)檔案管理的重視，并提供可以借鑒的解決辦法。

關(guān)鍵詞 檔案管理 油田企業(yè) 問題及對(duì)策

一、油田管理現(xiàn)狀

石油作為大企業(yè)項(xiàng)目，所涉及的內(nèi)容也是比較復(fù)雜的，歷史時(shí)間長(zhǎng)，所涉及的領(lǐng)域也是十分廣泛的，生產(chǎn)層次和信息量也是非常大的，這些特質(zhì)都是我國在石油領(lǐng)域逐步發(fā)展所收集獲得的十分寶貴的歷史材料和紙質(zhì)文獻(xiàn)，包括涉及開采圖紙、現(xiàn)場(chǎng)錄制聲像等，這些資料涉及涵蓋了企業(yè)的生產(chǎn)、營業(yè)活動(dòng)的一些原始記錄和憑證，原始的數(shù)據(jù)都是最真實(shí)的數(shù)據(jù)，因此有效合理的整理并保存檔案就顯得非常重要了，它是企業(yè)從初期組建到逐漸壯大的輝煌歷史見證，具有非常重要的參考價(jià)值，然而如此重要的一個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容，但是現(xiàn)在的石油企業(yè)卻疏忽于這方面的管控和整理，而且普遍存在的是任職檔案管理的人員年齡偏大，不能完全勝任這一崗位，且學(xué)歷偏低，所掌握的知識(shí)結(jié)構(gòu)非常的的單一，在崗人員數(shù)量稀缺，也沒有一個(gè)管理檔案的經(jīng)驗(yàn)，最重要的是沒有自主學(xué)習(xí)的能力，這些現(xiàn)象的存在嚴(yán)重限制了油田企業(yè)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

單從油田企業(yè)來看，企業(yè)對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)調(diào)動(dòng)過少，企業(yè)高層對(duì)這一塊領(lǐng)域的重視程度不高，對(duì)于檔案的利用率也不高，歸納不及時(shí)，整理不合規(guī)，分類不合理，管理不專業(yè)，人員不固定，如此多的問題都需要引起油田企業(yè)的高度重視。

二、存在的問題及其剖析

（一）檔案制度不健全，管控不到位

檔案整理的工作，應(yīng)該是一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、科學(xué)性極強(qiáng)的工作，管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的整理檔案，對(duì)于企業(yè)來說更需要一套系統(tǒng)化、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模刹僮餍缘囊?guī)章制度去歸納整理，如果檔案整理不及時(shí)，借閱程序不規(guī)范，不依照相關(guān)手續(xù)辦理，則會(huì)出現(xiàn)資料遺失，嚴(yán)重違反檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。

（二）收集不及時(shí)，管理不規(guī)范

據(jù)研究觀察，油田企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高層普遍都只重視生產(chǎn)，只注重盈利，對(duì)檔案管理的工作認(rèn)知很淺，意識(shí)不高。如此不重視也會(huì)造成一個(gè)資料檔案的缺失和損壞。也會(huì)影響油田企業(yè)在發(fā)展過程過不斷產(chǎn)出新的檔案資料受到阻礙，原始檔案有損壞，新的檔案資料補(bǔ)充不及時(shí)導(dǎo)致問題越來越嚴(yán)重，惡性循環(huán)。

（三）檔案管理在職人員數(shù)量不足，知識(shí)文化水平過低

人員不充足、知識(shí)水平低下、年齡層次高，行動(dòng)力不足、不重視學(xué)習(xí)，專業(yè)素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏管理技能和職業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案管理人員對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)低下，對(duì)檔案的延續(xù)性非常的不利。

（四）把控不嚴(yán)

油田企業(yè)的相關(guān)管理部門、檢驗(yàn)部門對(duì)于檔案內(nèi)容把控不嚴(yán)謹(jǐn)，在油田企業(yè)的檔案管理庫中，存在一些檔案內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)以及和事實(shí)不相符的現(xiàn)狀存在，如此把控不嚴(yán)謹(jǐn)造成了檔案存儲(chǔ)的嚴(yán)重?fù)p失，所以希望能引起相關(guān)部門的高度重視，把關(guān)好檔案整理的第一關(guān)口。

三、相關(guān)對(duì)策

（一）健全制度，規(guī)范檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

為了規(guī)范管理，油田企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況，建立一套相對(duì)可實(shí)施的、標(biāo)準(zhǔn)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、科學(xué)的規(guī)章辦法，采用約束獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制對(duì)檔案整理和借閱人員進(jìn)行一個(gè)管理和限制，監(jiān)督他們合理規(guī)范的整理檔案以及借閱。健全的管理制度可以有效的幫助管理人員提高自身的工作效率和素質(zhì)，并且能輔助新檔案資料存檔的儲(chǔ)藏工作延續(xù)性開展，對(duì)于檔案管理人員和相關(guān)管理部門以及借閱人都是一種很好的約束管理辦法。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理素質(zhì)

為了改變目前的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)提高相關(guān)管理人員的職業(yè)素質(zhì)和修養(yǎng)，培訓(xùn)一些專業(yè)的管理知識(shí)和技能，比如：學(xué)習(xí)參觀、視頻講座等，針對(duì)不同的管理人員因人制宜的選擇合理的科學(xué)化的管理方法，才能充分的挖掘他們的管理潛力。只有相關(guān)管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高才能更加有效的整理歸納資料檔案，才能延續(xù)油田企業(yè)檔案資源的新增和儲(chǔ)藏。

（三）改善服務(wù)理念，提高服務(wù)水平

要不斷提高和改善服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量和水平，重新幫助他們認(rèn)識(shí)如何有效的管理歸納，改善他們的服務(wù)理念，把被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，讓整理人員主動(dòng)了解油田企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營情況，了解目前的企業(yè)需求，利用現(xiàn)在科學(xué)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行整理記錄，更加高效便捷。服務(wù)水平的提高代表著一家油田企業(yè)的工作形象，提升企業(yè)形象。

（四）推進(jìn)信息化的建設(shè)、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理

現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)科技已經(jīng)如此發(fā)達(dá)先進(jìn)，信息傳播如此迅速，作為21世紀(jì)的現(xiàn)代人，應(yīng)當(dāng)合理有效的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)科技，實(shí)施數(shù)字化的資源共享，引進(jìn)高水平先進(jìn)人才，提供更優(yōu)質(zhì)更便捷的服務(wù)，既能保障借閱人得到資料參考，又能保護(hù)好資料檔案的管控，找個(gè)均衡適中的解決辦法，完善他們的借閱工作，提高工作質(zhì)量。

（五）推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

現(xiàn)如今，油田企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理這一塊的工作內(nèi)容以及信息化的建設(shè)，需要制定相關(guān)的工作制度，充分利用現(xiàn)代化的設(shè)備，引進(jìn)高水平復(fù)合化的人才運(yùn)用，開展一些信息如何管理的相關(guān)建設(shè)工作。