企業(yè)實(shí)施文件材料歸檔范圍確認(rèn)制的實(shí)踐探索

文/王 靜

開展企業(yè)文件材料歸檔范圍編制工作，是企業(yè)檔案管理部門融入主責(zé)主業(yè)、對(duì)標(biāo)對(duì)表做好文件材料歸檔前端控制并形成規(guī)范的執(zhí)行依據(jù)，整個(gè)編制過(guò)程具有持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、涉及面廣、參與人員多等特點(diǎn)。如何做好國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍編制工作，本文通過(guò)分析中核（天津）機(jī)械有限公司（簡(jiǎn)稱：中核機(jī)械）對(duì)標(biāo)國(guó)家檔案局10 號(hào)令、梳理形成企業(yè)文件材料歸檔范圍清單、并通過(guò)多層次確認(rèn)優(yōu)化形成歸檔清單的具體實(shí)踐，為國(guó)有企業(yè)提供借鑒。

中核機(jī)械實(shí)施文件材料歸檔范圍確認(rèn)制的基本情況

企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的記錄。企業(yè)文件材料的收集整理是檔案管理工作的起點(diǎn)，明確歸檔范圍和保管期限是檔案管理最重要的環(huán)節(jié)，應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收是做好企業(yè)檔案管理的有效保障。2012 年12 月17 日，國(guó)家檔案局正式發(fā)布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10 號(hào)，自2013 年2 月1 日起施行），對(duì)企業(yè)文件材料歸檔范圍、保管期限、永久保管和定期保管的企業(yè)管理類檔案范圍等作出了規(guī)定，為企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍、準(zhǔn)確劃分檔案保管期限、促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)和規(guī)范管理提供了制度保障。

中核機(jī)械認(rèn)真貫徹國(guó)家檔案局第10 號(hào)令，結(jié)合上級(jí)單位中國(guó)核工業(yè)集團(tuán)有限公司和中國(guó)原子能工業(yè)有限公司關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求，成立了由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成的專業(yè)班子，以國(guó)家檔案局10 號(hào)令為基礎(chǔ)進(jìn)行對(duì)標(biāo)對(duì)表，全面了解企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，梳理形成了適用于中核機(jī)械的文件材料歸檔清單。2017年10 月，中核機(jī)械發(fā)布了《中核（天津）機(jī)械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》，并在后續(xù)五年多的實(shí)踐中，結(jié)合服務(wù)利用情況和內(nèi)外部各類檢查的查檔需求等，持續(xù)優(yōu)化歸檔范圍和保管期限。

中核機(jī)械實(shí)施文件材料歸檔范圍確認(rèn)制的步驟方法

中核機(jī)械領(lǐng)導(dǎo)高度重視文件材料歸檔范圍確認(rèn)工作，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部各單位職責(zé)分工，認(rèn)真分析研究檔案資料的形成規(guī)律和檔案利用規(guī)律，通過(guò)6 個(gè)步驟認(rèn)真開展文件材料歸檔范圍確認(rèn)工作。

對(duì)標(biāo)擬定初稿。檔案管理部門對(duì)標(biāo)國(guó)家檔案局10 號(hào)令，依據(jù)《中核（天津）機(jī)械有限公司各單位工作職責(zé)》關(guān)于對(duì)各單位職責(zé)定位的實(shí)際情況，初步擬定《公司管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表》，明確經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作等管理類文件材料歸檔范圍、保管期限和歸檔責(zé)任單位；初步擬定《公司非管理類文件材料歸檔范圍與保管期限表》，明確產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)等文件材料的歸檔范圍、檔案保管期限和歸檔責(zé)任單位。同時(shí)，結(jié)合各歸檔責(zé)任單位的實(shí)際情況，初步整理形成《部門歸檔清單》，按照各單位職責(zé)分工情況，明確每一個(gè)單位的歸檔清單、保管期限、歸檔時(shí)間、保存單位、存儲(chǔ)類型、檔案類別、對(duì)應(yīng)序號(hào)等，進(jìn)一步明確歸檔責(zé)任。

廣泛征求意見(jiàn)。檔案管理部門將擬定的歸檔范圍初稿發(fā)至各歸檔責(zé)任單位，由各歸檔責(zé)任單位按照自身業(yè)務(wù)工作實(shí)際及職責(zé)分工進(jìn)行補(bǔ)充、完善和細(xì)化，確保歸檔的內(nèi)容與本單位的職責(zé)分工和業(yè)務(wù)內(nèi)容相符。

歸檔單位審核。各歸檔責(zé)任單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位補(bǔ)充完善后的歸檔范圍初稿進(jìn)行審核把關(guān)，重點(diǎn)審核《公司管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表》《公司非管理類文件材料歸檔范圍與保管期限表》《部門歸檔清單》是否以本單位業(yè)務(wù)工作為主，是否突出反映本單位基本職責(zé)分工和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作等，并在審核的基礎(chǔ)上確認(rèn)。

企業(yè)專業(yè)審核。各歸檔單位將審核確認(rèn)后的歸檔范圍初稿反饋至檔案管理部門備案。檔案管理部門再次在公司范圍內(nèi)廣泛征求意見(jiàn)，特別是征求技術(shù)與信息化部、安全環(huán)保質(zhì)量部等相關(guān)專業(yè)部門意見(jiàn)，并報(bào)公司技術(shù)副總審核，最后按照制度發(fā)布程序正式行文，發(fā)布形成《中核（天津）機(jī)械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》。中核機(jī)械屬于加工制造類企業(yè)，哪些關(guān)鍵生產(chǎn)記錄需要存檔、哪些需要?dú)w紙質(zhì)檔或電子檔，哪些生產(chǎn)記錄需要長(zhǎng)期保存、哪些需要定期保存，這需要根據(jù)產(chǎn)品實(shí)際壽命情況和產(chǎn)品質(zhì)量保障需求進(jìn)行專項(xiàng)技術(shù)和質(zhì)量管理鑒別，最終形成統(tǒng)一的歸檔清單，這個(gè)過(guò)程的專業(yè)審核尤為重要。

編制年度歸檔計(jì)劃。依據(jù)歸檔清單，經(jīng)各歸檔責(zé)任單位與檔案管理部門雙方確認(rèn)，形成年度歸檔計(jì)劃。按照年度歸檔計(jì)劃，檔案管理部門每月對(duì)次月需要?dú)w檔的責(zé)任單位進(jìn)行歸檔提醒，督促各歸檔責(zé)任單位提前整理相關(guān)歸檔資料，防止缺項(xiàng)、漏項(xiàng)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門將檔案資料歸檔工作納入績(jī)效考核體系，對(duì)各歸檔責(zé)任單位歸檔的及時(shí)性和文件材料整理的規(guī)范性進(jìn)行考核，以督促各歸檔責(zé)任單位將上年度檔案資料及時(shí)清理、完整歸檔。

自查并修訂歸檔清單。中核機(jī)械將歸檔范圍確認(rèn)制納入廠檔案管理制度，每年組織進(jìn)行制度自查，根據(jù)企業(yè)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況對(duì)歸檔清單進(jìn)行調(diào)整完善。對(duì)歸檔清單進(jìn)行調(diào)整完善涉及以下三種情況：一是因機(jī)構(gòu)調(diào)整、職責(zé)和業(yè)務(wù)變化等諸多因素，各部門歸檔范圍和保管期限部分已不夠準(zhǔn)確、完善，需各部門調(diào)整歸檔清單；二是生產(chǎn)記錄檔案因檔案產(chǎn)生量的變化，歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)需要重新合理調(diào)整；三是部分需要?dú)w檔項(xiàng)已實(shí)現(xiàn)0A 系統(tǒng)審批，原來(lái)執(zhí)行的存紙質(zhì)檔案和電子檔案改為只存電子檔案。2021 年，中核機(jī)械就結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，兩次修訂、調(diào)整、完善了歸檔清單，確保了企業(yè)檔案應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。

中核機(jī)械實(shí)施文件材料歸檔范圍確認(rèn)制的主要效果

自2017 年10 月至今，中核機(jī)械對(duì)標(biāo)國(guó)家檔案局10 號(hào)令，認(rèn)真執(zhí)行《中核（天津）機(jī)械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》，嚴(yán)格實(shí)施文件材料歸檔范圍確認(rèn)制，收到了良好的檔案歸檔管理效果。

檔案歸檔執(zhí)行依據(jù)更充分，為檔案應(yīng)歸盡歸提供制度保證。中核機(jī)械在推進(jìn)文件材料歸檔范圍確認(rèn)制的過(guò)程中，印制了《中核（天津）機(jī)械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》，形成了《公司管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表》《公司非管理類文件材料歸檔范圍與保管期限表》，明確了歸檔責(zé)任單位的主體責(zé)任，形成了歸檔責(zé)任單位對(duì)照清單，并將檔案資料歸檔工作納入績(jī)效考核體系，使檔案歸檔有了制度保證。

檔案歸檔內(nèi)容要求更具體，使檔案歸檔工作變被動(dòng)為主動(dòng)。文件材料歸檔范圍確認(rèn)制的實(shí)施，明確了各歸檔責(zé)任單位應(yīng)該交什么、檔案管理部門應(yīng)該收什么，使檔案管理部門和各歸檔責(zé)任單位明確任務(wù)、心中有數(shù)，改變了過(guò)去“各單位交什么、檔案管理部門就收什么”的被動(dòng)局面，確保企業(yè)的重要檔案資料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。

檔案歸檔優(yōu)化了庫(kù)藏結(jié)構(gòu)，有效提高了歸檔率和歸檔總量。文件材料歸檔范圍確認(rèn)制的實(shí)施，便于各歸檔責(zé)任單位對(duì)照清單、應(yīng)歸盡歸，提高了歸檔率和庫(kù)藏總量。文件材料歸檔范圍確認(rèn)制實(shí)施以來(lái)，中核機(jī)械檔案庫(kù)藏總量從2017 年的68669 卷（件）增加到2022年的85845卷（件），庫(kù)存檔案增量為25%。其中，采購(gòu)合同、重要專項(xiàng)工作（含企業(yè)改革、疫情防控等）檔案資料逐步歸到公司檔案室進(jìn)行管理，館藏種類逐步豐富。

確保做好企業(yè)文件資料歸檔工作，尤其是做好加工制造類企業(yè)生產(chǎn)檔案的歸檔積累，是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。中核機(jī)械對(duì)此高度重視、認(rèn)真對(duì)待，按照國(guó)家檔案局10 號(hào)令及《中核（天津）機(jī)械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》規(guī)定，對(duì)標(biāo)對(duì)表開展工作，確保做到了應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，避免了企業(yè)重要檔案資源流失，并在此基礎(chǔ)上累計(jì)提供檔案利用服務(wù)11160 件次，為公司高質(zhì)量發(fā)展提供了有效的服務(wù)保障。