檔案“雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的利用

王一超

摘 要：如今，隨著現代信息技術的進步，很多行業(yè)都引進了計算機信息技術。而醫(yī)院的文書檔案管理也采用了“雙軌制”制度，促使電子檔案和紙質檔案并存，提高了醫(yī)院檔案的管理質量和利用效率。筆者針對“雙軌制”在醫(yī)院文書檔案管理中的運用進行了分析，希望能為廣大的相關工作者提供一些參考依據。

關鍵詞：雙軌制；管理；醫(yī)院文書檔案；利用

1 醫(yī)院文書檔案和“雙軌制”的概念

醫(yī)院文書檔案指的是醫(yī)院在開展各項工作的過程中，所產生的各種文件、錄音、光盤等資料。這些資料體現了醫(yī)院的業(yè)務狀況，為醫(yī)院的管理、維權提供更多參考依據。如今。醫(yī)院的文書檔案已經不再是一般的紙質形式了，其演變成了電子文書檔案。

而“雙軌制”管理制度，則指的是單位在開展管理工作時，將紙質文檔和電子文檔進行同步管理的一種形式。醫(yī)院在采用“雙軌制”管理模式時，先要由相關工作人員借助文書管理系統來錄入相關的資料，同時通過打印來將電子文書檔案轉變?yōu)榧堎|檔案，并保存在檔案管理室。不僅如此，電子文書檔案也會通過醫(yī)院檔案管理系統傳遞至相關的移動存儲設備中。采用“雙軌制”檔案管理，會使得檔案管理更加高效[1]。

2 目前采用“雙軌制”管理檔案時所存在的問題

2.1 電子文書檔案和紙質文書檔案內容不夠完善、真實

盡管電子文書檔案有模板，然而很多醫(yī)院工作人員為了提高工作效率，都只進行了粘貼和復制。甚至沒有對患者的情況進行詳細描繪，導致檔案產生了千篇一律的情況，無法為臨床教學提供參考依據，不具備研究價值。此外，工作人員在書寫紙質檔案時很容易遺漏簽名、簽名不及時等問題。所以，也導致紙質文書檔案不夠真實和完善，不利于醫(yī)院各項工作的開展。

2.2 “雙規(guī)制”管理產生了資源浪費的現象

醫(yī)院在采用“雙軌制”來對文書檔案進行管理時，檔案制作、傳輸、管理等環(huán)節(jié)均是同步開展的。很多電子檔案必須當天輸出完成，當天打印。若是需要修改檔案，那么就必須重新打印，這樣就浪費了紙張。另外，隨著社會經濟的大力發(fā)展，人們的生活質量也得到了提升，因此更加注重自身的健康，所以醫(yī)院的患者也進一步增多[2]。在這樣的基礎上，醫(yī)院所采用的“雙軌制”文書檔案導致醫(yī)院檔案室的庫房占有量增大，同時也加重了醫(yī)院的經濟負擔。

2.3 工作人員的管理思想松懈

醫(yī)院在開展了關于文書檔案的“雙軌制”管理后，促使檔案管理有了雙保險。但同時也導致一些工作人員產生了松懈的心理，他們認為有紙質檔案作為保障，電子檔案作為輔助，便不需要再進行精細化管理。同時，一些紙質檔案管理人員則認為反正有電子檔案，所以對紙質檔案的管理也不重視。所以非常容易產生問題和風險，必須提高工作人員的管理意識。

3 “雙軌制”管理制度在醫(yī)院文書檔案管理中的作用

3.1 提高檔案書寫、歸檔的效率

在過去，醫(yī)院的工作人員主要靠手寫的方式來書寫檔案，書寫速度很慢，而且工作量很大。自從采用了“雙軌制”來管理檔案之后，電子文書檔案有了標準的模板，可以直接套用模板，節(jié)約時間。而且在書寫完成后，可將電子檔案直接打印成紙質檔案，根據一定的順序來存儲紙質檔案，節(jié)約了歸檔的時間。

3.2 提高工作人員書寫檔案的質量

醫(yī)院工作人員在書寫檔案時，可能產生字跡不清晰的現象，導致檔案管理人員在管理時看不懂。而采用“雙軌制”，則使得文書檔案有了標準模板，同時也規(guī)范了格式和字體、名稱、醫(yī)學術語等[3]。因此使得電子檔案更加規(guī)劃，打印出來的檔案更是非常整潔、明確，所以這也提高了工作人員書寫檔案的質量。

3.3 使得紙質檔案和電子檔案的管理更加方便

醫(yī)院的紙質檔案具備法律效力，但由于紙質檔案容易損壞，所以利用率不高。盡管電子檔案更加方便查閱和搜索，但數據容易修改，而且不具備法律效力。醫(yī)院在開展“雙軌制”管理制度之后，能促使電子檔案和文字檔案實現優(yōu)勢互補，從而提高檔案管理的效率。

4 “雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的利用

4.1 正確的認識文書檔案“雙規(guī)制”制度

醫(yī)院管理者要正確的認識文書檔案“雙軌制”制度，并且重視管理中的內容，對工作有更加細致的了解。同時也要進行實際的考察，有針對性的開展管理工作。除了要提高工作的規(guī)范性，更要減少資源的浪費。不僅如此，管理者還要對檔案管理人員、醫(yī)務人員提出工作要求，從而保障檔案的完善性、真實性。同時也要提高檔案管理人員的管理意識，從而更好的開展“雙軌制”管理工作[4]。

4.2 制定出文書檔案“雙軌制”的管理制度

醫(yī)院必須要制定出關于文書檔案的“雙軌制”制度，將工作人員的工作情況和績效掛鉤。在過去對臨床醫(yī)護、信息管理、檔案管理、計算機技術等管理人員進行職責設定的情況下，進一步完善工作細則，并且落實到細節(jié)中去。同時也要控制越權的現象產生，如果產生了修改檔案、刪除檔案的情況，則要進行嚴懲，從而提高檔案管理更加規(guī)范合理。

4.3 建立文書檔案“雙軌制”的管理流程

盡管目前醫(yī)院在開展“雙軌制”檔案管理工作時，制定出了一系列的工作流程。但這些流程可能存在一系列的問題，必須進行完善、優(yōu)化。如果是電子檔案，工作人員及時進行上傳即可。但要選擇合適的載體進行保存，同時完成備份工作。而紙質檔案則非常復雜，在驗收紙質檔案時，除了要對時間進行規(guī)定，也要在交接時簽署名字[5]。進行歸檔時，各個科室的檔案都要分別存儲，方便今后的查閱和使用。在進行質檢時，若是產生了問題，則要將有問題的檔案放在指定地點，并進行反饋，同時進行完善和修訂，使得檔案管理擁有一定的保障。

4.4 對醫(yī)務人員、檔案管理人員進行培訓

要想促使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范，就需要提高工作人員的素質。所以，必須對相關工作人員進行培訓，并且邀請專業(yè)人員來進行檔案“雙軌制”管理的技能輔導。如果已經產生了問題，則需要實際的解決問題，同時遵循規(guī)章制度。此外，醫(yī)院還要對“雙軌制”檔案管理的宣傳，提高工作人員的思想覺悟，促使工作人員將“雙軌制”檔案管理精神落實到位[6]。

5 總結與體會

在互聯網高速發(fā)展的今天，人們的健康意識提升，醫(yī)院的工作量增大，醫(yī)藥行業(yè)檔案管理范疇也越來越寬廣，除了包括病例、病案、檢查報告等，同時也包括醫(yī)院管理過程中產生的人事檔案、衛(wèi)生檔案、財務檔案、醫(yī)療設備檔案等。既有紙質的，也有電子的，所以也為“雙軌制”檔案管理奠定了基礎。為此，醫(yī)院必須合理利用“雙軌制”管理制度，促使電子檔案和紙質檔案均得到合理管理。提高檔案管理的效率，同時也促使檔案發(fā)揮出一定的作用。

參考文獻

[1]崔岱.醫(yī)院文書檔案雙軌制管理對醫(yī)療文書的管理價值[J].蘭臺內外，2019（03）：56-57.

[2]李軍.大數據背景下軍工企業(yè)“雙軌制”文書檔案的安全保密管理[J].辦公室業(yè)務，2018（17）：99-100.

[3]劉文文.醫(yī)院文書檔案雙軌制管理對醫(yī)療文書的管理價值[J].影像研究與醫(yī)學應用，2018，2（15）：201-202.

[4]周燦.論檔案“雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的利用[J].蘭臺世界，2017（20）：77-79.

[5]農永英.雙軌制管理模式在醫(yī)院病歷檔案管理中的應用分析[J].人才資源開發(fā)，2016（12）：176-177.

[6]丁冬.電子病歷檔案與紙質病歷檔案雙軌道管理機制的思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2013，29（05）：143-144.