公證檔案管理工作的重要性分析

葉帥君

摘 要：公正檔案是公證機(jī)構(gòu)對(duì)于各項(xiàng)工作的開(kāi)展的最為精確的記載文件。同時(shí)公證檔案在我國(guó)國(guó)家檔案中也有著不可忽視的重要地位。由此可知公證機(jī)構(gòu)在開(kāi)展工作時(shí)，必須對(duì)于公檔案的管理工作的開(kāi)展基于足夠的重視。開(kāi)展加強(qiáng)公證檔案管理對(duì)策研究，提升公證檔案開(kāi)展的高效性和精確性，進(jìn)而能夠有效的保障我國(guó)公證機(jī)關(guān)的工作開(kāi)展更加具有專(zhuān)業(yè)性和規(guī)范性以及科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：公證檔案；管理工作；策略

開(kāi)展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策研究，能夠有效促使公證機(jī)構(gòu)在開(kāi)展公證管理工作的過(guò)程中，明確公證檔案管理工作的開(kāi)展價(jià)值，將先進(jìn)的技術(shù)引入到公證檔案的管理進(jìn)程之中，提升公證檔案的管理效率，確保公證檔案的內(nèi)容查找工作速度能夠得以有效的提升，進(jìn)而為公證機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供更加全面的、系統(tǒng)性的以及完整性的資料。

1 公證檔案管理工作研究的重要性

公證機(jī)關(guān)的公證檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)于機(jī)關(guān)工作人員的工作的專(zhuān)業(yè)性有著很高的要求，因此需要公證機(jī)關(guān)對(duì)于公證管理工作的開(kāi)展給予足夠的重視，才能夠保障公證檔案管理工作的開(kāi)展的高效性和精確性。但是實(shí)際在部分公證機(jī)關(guān)的工作開(kāi)展進(jìn)程中，認(rèn)為公證檔案管理工作可有可無(wú)，投入的精力較少，也沒(méi)有將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到公證機(jī)關(guān)的檔案管理工作之中。這種消極的公證檔案管理方式，導(dǎo)致這些公證機(jī)關(guān)的檔案管理工作的開(kāi)展較為繁瑣，浪費(fèi)了大量的人力物力資源，卻沒(méi)有良好的管理效果，查找檔案的效率慢，存在的檔文件的內(nèi)容不完整，都是公證檔案工作的開(kāi)展進(jìn)程中，經(jīng)常出現(xiàn)的難題，這都阻礙了公證機(jī)關(guān)的整體工作的順利開(kāi)展，由此可知，開(kāi)展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策研究，全面完善公證機(jī)關(guān)的公證檔案的管理模式，其重要性不容忽視。

2 公證檔案管理工作的意義

公證檔案是國(guó)家檔案體系中的重要內(nèi)容，真實(shí)地記錄了公證機(jī)關(guān)的實(shí)際活動(dòng)以及產(chǎn)生的各種公證結(jié)果，是對(duì)公證處工作情況的實(shí)際反映，在公證行業(yè)中具有十分重要的參考價(jià)值和意義。公證檔案的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 對(duì)公證工作進(jìn)行有效地衡量

公證檔案是對(duì)各種客觀事實(shí)的記錄，公證工作要求公正、透明，正是由于公證工作的特殊性，因此要求公證員在公證管理過(guò)程中要按照相關(guān)的法律法規(guī)以及程序執(zhí)行公證工作，檔案是對(duì)公證工作進(jìn)行記錄的主要文件，是在公證工作中產(chǎn)生的各類(lèi)文件信息，因此可以真實(shí)地反映出公證工作清理。在現(xiàn)代社會(huì)中，通過(guò)對(duì)公證工作的統(tǒng)一規(guī)范化管理，通過(guò)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以獲得更加真實(shí)、準(zhǔn)確的公證資料，從而減少傳統(tǒng)記錄過(guò)程中產(chǎn)生的虛假記錄問(wèn)題，使得檔案資料得到保存，便于利用，更有助于對(duì)公證工作進(jìn)行監(jiān)督。

2.2 公證檔案管是公證行業(yè)的基礎(chǔ)

任何一個(gè)行業(yè)的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生檔案信息，想要保障公證行業(yè)的發(fā)展，就必須依靠公證檔案這一層基礎(chǔ)。公證檔案的負(fù)責(zé)人不僅是公證檔案管理人員，還包括公證員、檔案材料保管員、信息記錄的相關(guān)人員，由此可見(jiàn)公證檔案管理是公證處各個(gè)部門(mén)的交匯工作，需要公證處的全體人員都參與進(jìn)來(lái)。通過(guò)對(duì)公證檔案管理過(guò)程的規(guī)范，可以有效地處理檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題，促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，為公證行業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3 公證檔案的管理工作策略

3.1 加強(qiáng)對(duì)公證檔案管理的重視

在公證處的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，對(duì)于公證處的發(fā)展有十分重要的意義。在公證處不斷改制的過(guò)程中應(yīng)該要對(duì)公證處的各項(xiàng)管理任務(wù)進(jìn)行重新布局，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，以提高檔案管理水平。公證處應(yīng)該要注重檔案管理的規(guī)范性，從管理制度、管理技術(shù)、管理方法等方面著手，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行積極有效地解決，提高檔案管理的規(guī)范性，防止產(chǎn)生一些不合規(guī)定的檔案資源，造成資源浪費(fèi)。

3.2 提高公證檔案管理過(guò)程中的安全性

公證處公證檔案是公證處發(fā)展過(guò)程中的各種信息、資源的匯總，在信息時(shí)代背景下，信息化管理模式逐漸在檔案管理過(guò)程中廣泛應(yīng)用，但這個(gè)過(guò)程中也存在很多的安全隱患，比如公證處公證檔案信息被泄露，由于公證處的性質(zhì)相對(duì)比較特殊，一些機(jī)密公證檔案信息對(duì)公證處的發(fā)展有十分重要的意義，如果出現(xiàn)信息泄露，對(duì)于公證處的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。在信息時(shí)代，信息泄露成為公證處公證檔案管理過(guò)程中不可避免的一個(gè)重要威脅，對(duì)此，在公證檔案管理過(guò)程中還應(yīng)該要加強(qiáng)安全管理，通過(guò)對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行規(guī)范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術(shù)不斷應(yīng)用的過(guò)程中，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測(cè)技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，都可以在公證處公證檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)用，對(duì)的各種公證處公證檔案信息進(jìn)行妥善保管。另外，對(duì)于不同等級(jí)的公證處公證檔案要實(shí)施不同的管理，比如一些機(jī)密公證處公證檔案，要進(jìn)行絕密保存，一些非機(jī)密公證處公證檔案，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開(kāi)查閱。

3.3 完善公證檔案管理制度

在信息化時(shí)代背景下，公證檔案管理要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化，傳統(tǒng)的人工管理會(huì)導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中的一些不規(guī)范現(xiàn)象，例如檔案收集整理不全面、檔案?jìng)渥⒉磺宄?，這些都對(duì)檔案資料的利用產(chǎn)生影響。因此在公證檔案管理過(guò)程中要積極加強(qiáng)對(duì)公證檔案管理制度和規(guī)范的確定，從而使得檔案管理工作更加規(guī)范、全面、統(tǒng)一。完善管理制度的過(guò)程中可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，建立規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)。在信息時(shí)代背景下對(duì)傳統(tǒng)的公證處公證檔案管理制度進(jìn)行改革，應(yīng)該首先要建立全面的、規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)中可以分別設(shè)置不同的檔案類(lèi)別，根據(jù)檔案的種類(lèi)對(duì)其進(jìn)行區(qū)分，并且將其歸納到不同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于公證處工作人員對(duì)各種檔案信息進(jìn)行調(diào)用。第二，完善數(shù)據(jù)庫(kù)功能。技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵與核心，在公證檔案發(fā)展過(guò)程中必須要積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)的公證處公證檔案信息以及其他類(lèi)型的公證處公證檔案進(jìn)行集中化管理。另外，還應(yīng)該要對(duì)公證處公證檔案形式進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合多媒體技術(shù)，加強(qiáng)各種視頻公證檔案、音頻公證檔案等形式的豐富，促進(jìn)公證處公證檔案管理工作水平的提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

探究加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策，首先應(yīng)當(dāng)明確開(kāi)展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策的研究的重要性，進(jìn)而開(kāi)展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策內(nèi)容的研究，加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策內(nèi)容主要包括：完善公證檔案管理工作的開(kāi)展的每個(gè)步驟，進(jìn)而加強(qiáng)公證檔案管理工作和全面提升公檔案證管理人員和專(zhuān)業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而加強(qiáng)公證檔案管理工作。開(kāi)展加強(qiáng)公證檔案管理對(duì)策研究，提升公證檔案開(kāi)展的高效性和精確性，確保公證檔案的內(nèi)容查找工作速度能夠得以有效的提升，可以為公證機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供更加全面的、系統(tǒng)性的以及完整性的資料，進(jìn)而可以有效保障公證機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展更加有據(jù)可依。

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