信息化背景下的文書檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

摘 要：文書檔案管理對于企事業(yè)單位而言是非常重要的工作內(nèi)容，實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，不僅可以優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，還能夠促進機關(guān)事業(yè)單位的有序進行。本文基于目前文書檔案管理工作中存在的問題，提出了包括強化認識、構(gòu)建平臺、組建隊伍在內(nèi)的幾點文書檔案管理工作創(chuàng)新途徑。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；管理平臺；信息利用

近年來，國家社會的信息化進程不斷加快，機關(guān)事業(yè)單位的工作也在飛速創(chuàng)新的過程中，加強文書檔案的管理工作可以優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位的整體管理效果。但是，從目前各單位的文書檔案管理工作情況來看，文書檔案管理工作還存在一定的問題，檔案管理效率需要進一步提高，檔案管理工作也要得到創(chuàng)新。

1 信息化背景下文化檔案管理存在的問題

在企事業(yè)單位的所有檔案中，文書是最為重要的一部分，文書檔案管理的重要性不言而喻。就當前的發(fā)展情況來看，很多單位并沒有對文書檔案管理形成正確的認識，這些單位依然采用這傳統(tǒng)的管理手段，信息化管理沒有得到落實，缺少相應(yīng)的信息化管理措施。雖然大部分單位對檔案信息化管理有一定的認識，也對文書檔案較為重視，但是單位內(nèi)部的管理人員水平無法滿足信息化管理需求，無紙化辦公的實現(xiàn)存在很多大的障礙。對于信息化管理工作而言，最為重要的就是信息的保密性，尤其是機關(guān)事業(yè)單位，這些單位的文書檔案的保密性還需要進一步加強，一旦出現(xiàn)信息外漏，那么就會對機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展造成嚴重的威脅。因此，在信息時代背景下，必須要實現(xiàn)信息化文書檔案管理，以此提高文件傳輸速度，保證文件安全，實現(xiàn)良好的文件存儲，進而提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

2 信息化背景下文化檔案管理創(chuàng)新的對策

2.1 轉(zhuǎn)變思想樹立信息化管理理念

現(xiàn)代的文書檔案管理工作，必須要充分利用信息技術(shù)和電子網(wǎng)絡(luò)的便利，有計劃、系統(tǒng)科學(xué)的開展工作。企事業(yè)單位必須要正確看待文書檔案管理工作，認識到信息化技術(shù)的重要性和普及性，將信息技術(shù)和文書檔案管理工作結(jié)合在一起，梳理其現(xiàn)代化、創(chuàng)新性的管理理念。加大人力、資金、基礎(chǔ)等多個方面的投入，為文書檔案管理創(chuàng)新工作奠定良好的基礎(chǔ)，逐步建立起數(shù)字化、信息化的檔案管理模式。以山西省太原市市政公共設(shè)施管理處為例，該管理單位的領(lǐng)導(dǎo)人員率先將文書檔案管理工作納入到發(fā)展戰(zhàn)略中，在強化認識的同時，結(jié)合單位的實際經(jīng)濟情況，適當增加建設(shè)資金，引進了多臺設(shè)備，目前已經(jīng)投入使用，從根本上實現(xiàn)了文書檔案管理的合理分類和秩序整理。

2.2 建立科學(xué)的文書檔案管理平臺

實現(xiàn)文書檔案管理信息化的根本方式就是要建立科學(xué)的文書檔案管理平臺，在信息化的背景下，無紙化辦公已經(jīng)成為每個企事業(yè)單位發(fā)展的重點內(nèi)容。文書檔案管理更是要利用信息數(shù)據(jù)庫本身的信息編輯能力，開發(fā)建立文書檔案管理軟件，降低管理工作人員的工作量，提高檔案管理效率和管理水平，同時也提高了檔案信息的秘密性。以西南電力設(shè)計院有限公司為例，該公司為了充分發(fā)揮出檔案資源的利用價值，聘請專業(yè)的信息技術(shù)團隊，設(shè)計了科學(xué)化的管理平臺，在這個平臺上實現(xiàn)了對文書檔案的規(guī)范、收集、整理、分析、應(yīng)用。公司內(nèi)部的工作人員可以在線閱讀文書檔案。以該公司的加工系統(tǒng)為例，擁有權(quán)限的工作人員可以在線實現(xiàn)文書修改，以此形成更加完善的文書。工作人員的工作任務(wù)從根本上得到了減輕。而在存儲系統(tǒng)中，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)實現(xiàn)了文書的妥善存儲，同時還實現(xiàn)了檔案的關(guān)鍵詞檢索，此外該公司的平臺中還具有保密系統(tǒng)，只有擁有相關(guān)權(quán)限的工作人員才能夠查看高級文書，該公司文書檔案信息的安全性和保密性都得到了保證。

2.3 組建高素質(zhì)文書檔案管理隊伍

文書檔案管理工作關(guān)系到企事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展，隨著國家綜合實力的提高，企事業(yè)單位必須要對文書檔案管理創(chuàng)新工作引起重

視[1]。由上可知，基層員工的綜合素質(zhì)參差不齊是阻礙管理創(chuàng)新工作發(fā)展的原因之一，因此企事業(yè)單位可以組建高素質(zhì)文書檔案管理隊伍，加強對員工的培訓(xùn)，以此提高工作人員的綜合素質(zhì)。員工是決定文書檔案創(chuàng)新工作能否順利開展的關(guān)鍵。以青島市的某社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心為例，該單位定期對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，安排文書檔案基礎(chǔ)知識競賽等活動，讓員工可以更好的吸收理論知識，并且應(yīng)用到實際工作中，切實提高工作人員的工作興趣。其次，該單位還通過一帶一和學(xué)習(xí)小組等方式，激發(fā)工作人員的工作興趣和自身責(zé)任感，形成了一個高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍。

2.4 加強和員工之間的溝通與協(xié)調(diào)

除了上述幾點之外，在進行文書檔案管理創(chuàng)新工作的過程中，很多企事業(yè)單位都存在一個普遍的問題，那就是缺少和員工的協(xié)調(diào)溝通，員工作為創(chuàng)新工作的主要核心，想要保證創(chuàng)新工作穩(wěn)定發(fā)展，就必須要加強和員工的協(xié)作溝通。同時還要組建專門的監(jiān)督團隊和反饋團隊，積極和員工進行溝通，保證檔案管理工作不斷創(chuàng)新。以天津某房地產(chǎn)發(fā)展有限公司為例，該公司成立了檔案測評團隊，并且建立了員工反饋機制，定期對檔案工作進行檢查，監(jiān)督文書檔案管理創(chuàng)新工作的落實情況。同時通過員工反饋機制及時的了解員工的意見，吸收采納可行意見，落實到實際，實現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新工作的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3 總結(jié)

綜上所述，在信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實際需求，對企事業(yè)單位發(fā)展造成了嚴重的阻礙，在一定程度上也對社會進步造成了制約。因此，文書檔案管理工作必須要進行全面的創(chuàng)新，以此滿足當前社會對檔案資料的普遍需求，實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理工作，實現(xiàn)檔案管理的高效性。

參考文獻

[1]李巍巍.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[C].決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會.

[2]畢英梅.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（13）：249-249.

作者簡介

羅濤（1987-），女，漢，山東高唐人，國電菏澤發(fā)電有限公司。