信息化背景下的文書檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

摘 要：文書檔案管理對于企事業(yè)單位而言是非常重要的工作內容，實現文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，不僅可以優(yōu)化檔案管理質量，還能夠促進機關事業(yè)單位的有序進行。本文基于目前文書檔案管理工作中存在的問題，提出了包括強化認識、構建平臺、組建隊伍在內的幾點文書檔案管理工作創(chuàng)新途徑。

關鍵詞：信息化；文書檔案；管理平臺；信息利用

近年來，國家社會的信息化進程不斷加快，機關事業(yè)單位的工作也在飛速創(chuàng)新的過程中，加強文書檔案的管理工作可以優(yōu)化機關事業(yè)單位的整體管理效果。但是，從目前各單位的文書檔案管理工作情況來看，文書檔案管理工作還存在一定的問題，檔案管理效率需要進一步提高，檔案管理工作也要得到創(chuàng)新。

1 信息化背景下文化檔案管理存在的問題

在企事業(yè)單位的所有檔案中，文書是最為重要的一部分，文書檔案管理的重要性不言而喻。就當前的發(fā)展情況來看，很多單位并沒有對文書檔案管理形成正確的認識，這些單位依然采用這傳統(tǒng)的管理手段，信息化管理沒有得到落實，缺少相應的信息化管理措施。雖然大部分單位對檔案信息化管理有一定的認識，也對文書檔案較為重視，但是單位內部的管理人員水平無法滿足信息化管理需求，無紙化辦公的實現存在很多大的障礙。對于信息化管理工作而言，最為重要的就是信息的保密性，尤其是機關事業(yè)單位，這些單位的文書檔案的保密性還需要進一步加強，一旦出現信息外漏，那么就會對機關事業(yè)單位的發(fā)展造成嚴重的威脅。因此，在信息時代背景下，必須要實現信息化文書檔案管理，以此提高文件傳輸速度，保證文件安全，實現良好的文件存儲，進而提高檔案工作的質量和效率。

2 信息化背景下文化檔案管理創(chuàng)新的對策

2.1 轉變思想樹立信息化管理理念

現代的文書檔案管理工作，必須要充分利用信息技術和電子網絡的便利，有計劃、系統(tǒng)科學的開展工作。企事業(yè)單位必須要正確看待文書檔案管理工作，認識到信息化技術的重要性和普及性，將信息技術和文書檔案管理工作結合在一起，梳理其現代化、創(chuàng)新性的管理理念。加大人力、資金、基礎等多個方面的投入，為文書檔案管理創(chuàng)新工作奠定良好的基礎，逐步建立起數字化、信息化的檔案管理模式。以山西省太原市市政公共設施管理處為例，該管理單位的領導人員率先將文書檔案管理工作納入到發(fā)展戰(zhàn)略中，在強化認識的同時，結合單位的實際經濟情況，適當增加建設資金，引進了多臺設備，目前已經投入使用，從根本上實現了文書檔案管理的合理分類和秩序整理。

2.2 建立科學的文書檔案管理平臺

實現文書檔案管理信息化的根本方式就是要建立科學的文書檔案管理平臺，在信息化的背景下，無紙化辦公已經成為每個企事業(yè)單位發(fā)展的重點內容。文書檔案管理更是要利用信息數據庫本身的信息編輯能力，開發(fā)建立文書檔案管理軟件，降低管理工作人員的工作量，提高檔案管理效率和管理水平，同時也提高了檔案信息的秘密性。以西南電力設計院有限公司為例，該公司為了充分發(fā)揮出檔案資源的利用價值，聘請專業(yè)的信息技術團隊，設計了科學化的管理平臺，在這個平臺上實現了對文書檔案的規(guī)范、收集、整理、分析、應用。公司內部的工作人員可以在線閱讀文書檔案。以該公司的加工系統(tǒng)為例，擁有權限的工作人員可以在線實現文書修改，以此形成更加完善的文書。工作人員的工作任務從根本上得到了減輕。而在存儲系統(tǒng)中，利用數據庫技術實現了文書的妥善存儲，同時還實現了檔案的關鍵詞檢索，此外該公司的平臺中還具有保密系統(tǒng)，只有擁有相關權限的工作人員才能夠查看高級文書，該公司文書檔案信息的安全性和保密性都得到了保證。

2.3 組建高素質文書檔案管理隊伍

文書檔案管理工作關系到企事業(yè)單位的經濟發(fā)展，隨著國家綜合實力的提高，企事業(yè)單位必須要對文書檔案管理創(chuàng)新工作引起重

視[1]。由上可知，基層員工的綜合素質參差不齊是阻礙管理創(chuàng)新工作發(fā)展的原因之一，因此企事業(yè)單位可以組建高素質文書檔案管理隊伍，加強對員工的培訓，以此提高工作人員的綜合素質。員工是決定文書檔案創(chuàng)新工作能否順利開展的關鍵。以青島市的某社區(qū)衛(wèi)生服務中心為例，該單位定期對相關人員進行培訓，安排文書檔案基礎知識競賽等活動，讓員工可以更好的吸收理論知識，并且應用到實際工作中，切實提高工作人員的工作興趣。其次，該單位還通過一帶一和學習小組等方式，激發(fā)工作人員的工作興趣和自身責任感，形成了一個高素質的文書檔案管理隊伍。

2.4 加強和員工之間的溝通與協調

除了上述幾點之外，在進行文書檔案管理創(chuàng)新工作的過程中，很多企事業(yè)單位都存在一個普遍的問題，那就是缺少和員工的協調溝通，員工作為創(chuàng)新工作的主要核心，想要保證創(chuàng)新工作穩(wěn)定發(fā)展，就必須要加強和員工的協作溝通。同時還要組建專門的監(jiān)督團隊和反饋團隊，積極和員工進行溝通，保證檔案管理工作不斷創(chuàng)新。以天津某房地產發(fā)展有限公司為例，該公司成立了檔案測評團隊，并且建立了員工反饋機制，定期對檔案工作進行檢查，監(jiān)督文書檔案管理創(chuàng)新工作的落實情況。同時通過員工反饋機制及時的了解員工的意見，吸收采納可行意見，落實到實際，實現文書檔案管理創(chuàng)新工作的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3 總結

綜上所述，在信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足實際需求，對企事業(yè)單位發(fā)展造成了嚴重的阻礙，在一定程度上也對社會進步造成了制約。因此，文書檔案管理工作必須要進行全面的創(chuàng)新，以此滿足當前社會對檔案資料的普遍需求，實現文書檔案數字化管理工作，實現檔案管理的高效性。

參考文獻

[1]李巍巍.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[C].決策論壇——管理決策模式應用與分析學術研討會.

[2]畢英梅.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].科學技術創(chuàng)新，2017（13）：249-249.

作者簡介

羅濤（1987-），女，漢，山東高唐人，國電菏澤發(fā)電有限公司。