試論新時期科技檔案信息資源的開發(fā)與利用

杜娟

當(dāng)前世界已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)信息時代，信息資源的收集、存儲以及開發(fā)利用成為了促進(jìn)社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。作為信息資源重要組成部分的檔案信息資源，尤其是涉及到大量科技知識和科學(xué)技術(shù)，具有極強(qiáng)專業(yè)性的科技檔案信息資源的重要地位就逐漸凸顯出來?？萍紮n案信息資源能夠?qū)⒖萍純?nèi)容、形式以及特點(diǎn)反映出來，具有整體性、成套性、復(fù)用性和不可替代性，因此，如何做好科技檔案信息資源的開發(fā)和利用就是當(dāng)下需要著重考慮的問題。

1 開發(fā)科技檔案信息資源的重要性

1.1 檔案信息資源共享特性和應(yīng)用價值的體現(xiàn)

檔案的重要意義在于信息的共享和利用。要想挖掘出檔案資源的價值，發(fā)揮出其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，尤其是科技檔案資源這種具有專業(yè)性和系統(tǒng)性的資料，就必須要通過合理的開發(fā)利用來確保其發(fā)揮出作為信息資源的可共享性，才能夠為國家發(fā)展提供可靠的信息支撐。

1.2 推動科技創(chuàng)新和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的必經(jīng)之路

在以科學(xué)技術(shù)為第一生產(chǎn)力的現(xiàn)今社會，對于科技檔案這種專門記錄科技發(fā)展過程的資料就存在很強(qiáng)的實(shí)際需求。通過對科技檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，能夠?qū)⒖茖W(xué)技術(shù)順利地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促進(jìn)行業(yè)間的技術(shù)交流，有效地提升各項資源的利用率，從而推動經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1.3 科技檔案信息公開化的關(guān)鍵

在改革開放進(jìn)程的推進(jìn)下，信息公開是社會對檔案信息的需求，推動了檔案信息資源開發(fā)利用的過程。尤其是近年來隨著科技創(chuàng)新的要求，科技檔案越來越受到公眾及社會各行業(yè)的重視，要想讓利用者能夠及時獲取所需的科技檔案信息，將整套科技加以合理利用，就一定要做好科技檔案信息資源的建設(shè)工作。

2 科技檔案信息資源開發(fā)與利用過程中存在的問題

2.1 館藏檔案資源結(jié)構(gòu)單一，檔案信息開發(fā)與利用體系還有待規(guī)范建設(shè)

一是因歸檔制度不夠健全等原因造成檔案管理工作操作中不夠規(guī)范，對收集難度較大的科技檔案等形成階段性長，比較分散的資源收集不夠齊全，有些具有較高科研價值的檔案材料未能及時收集歸檔，這都影響了科技檔案信息資源的開發(fā)與利用。二是我國在檔案信息資源開發(fā)利用方面還沒有形成一個較完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，檔案信息資源開發(fā)利用不能很好地按照信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行信息資源的建設(shè)，與實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提供大數(shù)據(jù)精準(zhǔn)服務(wù)的目標(biāo)尚有不小距離，檔案信息資源與市場流通缺乏有機(jī)結(jié)合，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)作用。

2.2 檔案信息資源開發(fā)與利用工作水平和技術(shù)手段還有待提升

雖然現(xiàn)在檔案館普遍配備了計算機(jī)，但大多數(shù)檔案館僅限于用其進(jìn)行檔案目錄的管理，對檔案信息資源的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還需繼續(xù)加強(qiáng)，信息資源共享的廣度與深度也還要進(jìn)一步拓展，這些都將對科技檔案信息資源的有效開發(fā)和利用造成一定程度的影響。

2.3 對檔案工作以及檔案信息資源開發(fā)的重視程度不夠

首先，由于受傳統(tǒng)觀念束縛，人們在相當(dāng)長的時間里，對檔案工作的重視程度不夠，在資金、人力、技術(shù)等方面的投入不夠。檔案工作者也往往被認(rèn)為是可有可無的群體，所以檔案資源的開發(fā)今兒利用工作經(jīng)常處于一種尷尬的境地，從而影響到檔案信息資源的管理水平。其次，有些檔案工作者對新形勢下的檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展趨勢缺乏清醒的認(rèn)識，不能夠與時俱進(jìn)，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，只是把管好檔案作為工作重點(diǎn)，認(rèn)為只要按時接收整理可以了，沒有充分認(rèn)識到檔案信息的潛在作用，致使檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展不平衡。

2.4 檔案管理者綜合素質(zhì)偏低，管理水平有限

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員多數(shù)為兼職人員，其對信息化條件下加強(qiáng)檔案管理的手段不多、知識儲備不夠 。而科技檔案信息往往都是各種比較先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，對檔案管理者的綜合素質(zhì)要求較高，需要對各種科學(xué)技術(shù)有一定的了解，才能將科技檔案管理好。

2.5 檔案共享與知識產(chǎn)權(quán)存在矛盾

科技檔案信息是科研人員經(jīng)過長期的研究總結(jié)出來的相關(guān)知識，是科研人員工作成果的表現(xiàn)，很多科研人員在完成項目研發(fā)之后，片面的注重保護(hù)自己的知識產(chǎn)權(quán)，并沒有將資料的核心內(nèi)容上交，核心科技缺乏有效的共享，檔案信息的開發(fā)應(yīng)用價值不高。

2.6 網(wǎng)絡(luò)的開放性，安全隱患較大

檔案信息資源建設(shè)更多地依賴于網(wǎng)絡(luò)，通過信息化、數(shù)字化技術(shù)，使得紙質(zhì)的檔案資料變成電子檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速檢索、信息的快速調(diào)用。然而，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、共享性，很容易造成信息泄露 ，而造成不必要的損失。在對檔案進(jìn)行信息化的過程中，由于受技術(shù)、設(shè)備等制約，一些事業(yè)單位往往采取委托第三方進(jìn)行相應(yīng)的信息化，第三方由于保密、安全等意識較淡薄，容易產(chǎn)生安全隱患。

3 加強(qiáng)科技檔案信息資源開發(fā)與利用的對策

3.1 全面開展科技檔案信息資源數(shù)字化管理工作

隨著時代的進(jìn)步與科技的發(fā)展，現(xiàn)階段越來越依靠計算機(jī)技術(shù)構(gòu)建科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)高效管理。同時，為了為了滿足行業(yè)需要與時代發(fā)展的需求，保證科技檔案的系統(tǒng)性，方便用戶快速檢索使用，必須要做好檔案信息的電子歸檔工作，并采用數(shù)字化管理對科技檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一的組織、規(guī)劃、推廣和應(yīng)用，將數(shù)字化技術(shù)全面貫徹到科技檔案信息資源的管理過程中，以信息技術(shù)作為橋梁來為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，使科技檔案信息資源能夠隨時被用于需要的地方。

3.2 加大對科技檔案信息資源開發(fā)與利用的重視程度

檔案管理部門和管理者在做好科技檔案收集與管理的同時，還要在開發(fā)與利用方面下功夫。領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理者都應(yīng)該牢記“科技是第一生產(chǎn)力”的發(fā)展觀念，增強(qiáng)對科技檔案信息資源開發(fā)利用的意識，學(xué)習(xí)科技檔案中先進(jìn)的技術(shù)，提高生產(chǎn)效率。

3.3 提高檔案管理者的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源開發(fā)與利用工作的主體，要加強(qiáng)對檔案管理者的培訓(xùn)，使其熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和多個領(lǐng)域的文化知識，對先進(jìn)科學(xué)技術(shù)有一定的了解，應(yīng)用掌握的科技知識，根據(jù)科技檔案內(nèi)容的不同，將其進(jìn)行更加科學(xué)、合理的分類，在提供服務(wù)的時候，能夠快速查找出所需的科技檔案類型，提供有效的服務(wù)，以此提高檔案開發(fā)利用效率。

3.4 積極協(xié)調(diào)檔案共享與知識產(chǎn)權(quán)的關(guān)系

協(xié)調(diào)檔案共享與知識產(chǎn)權(quán)之間的關(guān)系，制定更加合理的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度，根據(jù)科研人員的成果，對其進(jìn)行相應(yīng)的獎勵，鼓勵科技創(chuàng)新與科學(xué)探索，擴(kuò)大科技的應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源的共享。

3.5 完善信息反饋機(jī)制，改進(jìn)檔案資源的開發(fā)過程

科技檔案信息資源的開發(fā)利用必須要依賴完善的信息反饋機(jī)制，利用管理系統(tǒng)采集用戶對檔案資源使用情況的反饋，通過分析來掌握檔案資源的具體利用情況，并且在此基礎(chǔ)之上根據(jù)檔案中不同信息資源的重要程度來對開發(fā)過程進(jìn)行改進(jìn)，使得信息資源的利用更加順暢。

3.6 正確處理科技檔案信息資源開發(fā)利用和保密的關(guān)系

隨著全球信息化的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給人們帶來便利的同時也引發(fā)出一系列新問題，信息安全現(xiàn)已成為亟待解決的涉及全局和長遠(yuǎn)利益的關(guān)鍵問題之一?？萍紮n案信息資源開發(fā)利用和管理水平直接關(guān)系到生產(chǎn)力的提高，其安全性自然不容忽視。因此，在科技檔案信息資源提供利用的過程中要正確處理保密與利用的關(guān)系。這就需要法律法規(guī)的調(diào)控和規(guī)范，把科技檔案信息資源建設(shè)置于法律監(jiān)督之下，并在政策法規(guī)的約束下制定檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。尤其要在檔案管理工作中建立嚴(yán)格的保密制度，對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，防止出現(xiàn)漏洞和失誤。同時加強(qiáng)對電子信息數(shù)據(jù)的保護(hù)，嚴(yán)格權(quán)限管理，建立密鑰等，確?？萍紮n案信息管理的科學(xué)性、有效性和安全性。

4 結(jié)束語

從現(xiàn)階段來看，我國科技檔案信息資源的開發(fā)與利用工作還有一段很長的路要走，未來要積極探索科技檔案信息資源開發(fā)與利用的新途徑，針對問題采取相應(yīng)的措施，才能夠?qū)⒖萍紮n案信息資源充分應(yīng)用于國家的發(fā)展當(dāng)中，不斷推動社會的前進(jìn)步伐。