探討單位檔案管理工作中的問題與解決措施

摘 要：農(nóng)業(yè)科研單位重點研究農(nóng)業(yè)科學相關的問題，是我國重要的事業(yè)單位之一，其檔案管理工作內(nèi)容涉及農(nóng)業(yè)科技研究活動中形成的各種文字、圖表、音像等科技材料，要引入知識管理的理念，加強對農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作中的問題的分析，并思考和探索與農(nóng)業(yè)科研單位相契合的檔案管理科學化、規(guī)范化措施，更好地提升農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理水平。

關鍵詞：農(nóng)業(yè)科研；單位；檔案管理；問題；措施

農(nóng)業(yè)科研單位作為我國重要的事業(yè)單位之一，涵蓋了農(nóng)業(yè)管理經(jīng)驗、科研技術開發(fā)推廣軌跡、農(nóng)作物生長規(guī)律研究成果、優(yōu)良品種試驗研究等農(nóng)業(yè)科學方面的知識，它們都是極其重要的、不可替代的、具有保存價值的科技檔案內(nèi)容，為了更好地實現(xiàn)科技興農(nóng)服務，必須高度重視農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作，要全面分析單位檔案管理工作中存在的問題和不足，探索與其相適宜的檔案管理措施和方法，提升農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的知識化、科學化水平。

1 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的重要性認識

在農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作之中，知識是重要的資源，要充分認識到農(nóng)業(yè)科研單位檔案工作的知識性特征，意識到其促進科研實力發(fā)展的重要意義和作用。具體表現(xiàn)為以下方面的內(nèi)容：

1.1 憑證作用

農(nóng)業(yè)科研單位檔案是在單位科研活動中形成的真實的、原始的資料，具有真實性、客觀性，因而也顯示出農(nóng)業(yè)科研單位檔案資料的可信性、權威性和珍貴性，體現(xiàn)出科研工作項目深入推進的重要憑證，是不可或缺的重要基石。

1.2 參考借鑒作用

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案材料記錄了科研工作的足跡和成果，是極其重要的載體，科研工作者可以在參與和借鑒前任者的研究成果的前提下，進行知識的傳承和創(chuàng)新，通過參考和借鑒前任者的研究方式、研究結論，可以融入與時代相契合的科研思維和理念，不斷生成新的農(nóng)業(yè)科研知識和成果，充分反映和折射出單位科研活動的現(xiàn)狀和水平，并對開展新興科技的研究具有不可小覷的作用。

1.3 考核評估依據(jù)

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案材料內(nèi)涵豐富的研究理論和成果，反映科研單位的自身實力，也是對農(nóng)業(yè)科研單位進行考核評估的重要依據(jù)。當農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作充分體現(xiàn)出知識性、科學性和現(xiàn)代化的特點時，則可以更好地促進和保障單位科研工作的發(fā)展和提升。

1.4 知識產(chǎn)權保護作用

檔案具有真實、客觀和公正性，因而也體現(xiàn)出一定的法律效力，由于它是農(nóng)業(yè)科研單位工作中形成的知識性材料和載體，因而也突顯對其的知識產(chǎn)權保護的重要性，要重視對科研檔案的管理工作，充分意識到“皮之不存，毛將焉附”的道理，使檔案管理突顯其保護知識無形資產(chǎn)的價值。

2 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作中存在的問題剖析

2.1 檔案管理意識相對薄弱

在農(nóng)業(yè)科研單位的管理活動之中，對于農(nóng)業(yè)科研檔案管理的意識和觀念還相對薄弱，一些單位沒有將檔案管理納入到管理體系的整體規(guī)劃之中，也沒有將其作為單位考核的范疇之內(nèi)，缺乏對檔案管理工作的重視，認為只要能夠不丟失、不泄密就可以了，加之部分檔案管理工作人員缺乏足夠的責任心和服務意識，沒有更好地利用檔案進行服務，這就使單位的檔案管理工作處于被動應付的狀態(tài)，導致檔案采集、存儲、利用等工作存在缺失，降低了檔案管理的完整性和真實性水平，致使檔案管理與農(nóng)業(yè)科研相脫節(jié)的現(xiàn)象。

2.2 檔案采集工作存在缺失

在農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理采集工作之中，由于單位檔案管理人員大多是處于兼職的狀態(tài)，對于科研工作知識和檔案采集知識明顯存在欠缺，顯示出單位檔案采集力度不足的問題，通常是采取“坐等服務”的姿態(tài)進行檔案資料的采集，檔案采集管理人員與科技人員之間的聯(lián)系不夠緊密，缺乏協(xié)同和配合意識，這就使檔案采集管理相對被動，難以及時采集和歸檔相關的農(nóng)業(yè)科研檔案資料，存在檔案資料隨人而走的情形，給單位造成難以彌補的損失。加之單位檔案管理采集歸檔制度的建設尚未完善，導致一些重要的科研技術信息沒有采集歸檔，降低了單位檔案管理的利用效能。

2.3 缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和檔案管理指導

由于農(nóng)業(yè)科研單位的檔案表現(xiàn)出種類多、內(nèi)容繁雜的特點，加之缺乏一定的規(guī)律性，這就使農(nóng)業(yè)科研單位的管理工作難度加大，加之缺乏對單位檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃和科學的檔案管理指導，致使單位檔案的檢索和利用受到阻礙，不利于單位科研工作的發(fā)展。

2.4 檔案信息化程度不高

受到意識觀念和資金等方面的限制和影響，一些單位的檔案信息化建設明顯遲滯，部分管理人員認為檔案管理工作的科技含量不高，只需要對相關的資料進行收集、整理和保管即可，無須使用現(xiàn)代信息化設備，這就使單位檔案管理的信息化水平不高，對于農(nóng)業(yè)科研檔案資料的信息化錄入、保存、查閱還停留于紙質(zhì)管理的階段，難以保證農(nóng)業(yè)科研單位重要檔案資料的數(shù)字化管理和利用。

2.5 檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提升

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作人員大多是其他崗位調(diào)整或兼職的人員，他們?nèi)狈n案管理專業(yè)知識的深刻認知，檔案管理工作的專業(yè)性明顯不足，加之自身兼任其他崗位的職務，難以抽出更多的時間學習和體會檔案管理知識，導致檔案管理工作規(guī)范性、科學性、知識化不足的現(xiàn)象。同時，部分檔案管理人員缺乏農(nóng)業(yè)科技方面的基礎性知識，缺乏對農(nóng)業(yè)科研檔案材料的準確辨識、分析的能力，這就極大地影響了農(nóng)業(yè)科研材料的深度開發(fā)和價值利用。

3 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的解決措施探索

3.1 全面提升單位檔案管理意識和觀念

農(nóng)業(yè)科研單位領導要高度重視檔案管理工作，將其作為單位統(tǒng)籌規(guī)劃和設計的管理內(nèi)容之一，使之與其他工作建設處于相等的地位，加大對單位檔案管理工作的投入，對檔案管理工作提供強勁有力的組織支撐。同時，還要通過宣傳學習等不同方式，貫徹和學習《檔案法》，加強單位全體工作人員的檔案意識，要形成主動交資料的意識和習慣，充分認識農(nóng)業(yè)科研檔案資料的重要性價值和意義，使之成為單位的公共資產(chǎn)加以收集和保管，而不是個人的私產(chǎn)能夠隨便帶走的資料，必須確保單位檔案信息合法、真實、準確、及時和完整，避免人檔分離的現(xiàn)象。

3.2 建立健全單位檔案管理制度體系

為了更好地做好農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作，要規(guī)范單位檔案管理制度，必須建立和完善單位的檔案管理相關制度，如：《單位檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案銷毀制度》等，要使之成為單位檔案管理工作的制度支撐和后盾。同時，還要充分考慮單位的實際情況，對各項檔案管理規(guī)章制度進行細化，包括檔案管理工作流程、檔案管理人員設置、檔案管理標準等，尤其是涉及農(nóng)業(yè)科研知識產(chǎn)權的檔案，要加強規(guī)范化管理，切實保護廣大農(nóng)業(yè)科技研究人員的自身利益。

3.3 加強農(nóng)業(yè)科研單位檔案信息化管理

農(nóng)業(yè)科研檔案區(qū)別于普通的文史資料，它是推進我國農(nóng)業(yè)建設的重要資料和依據(jù)，要充分利用各種現(xiàn)代化媒體，使農(nóng)業(yè)科研單位檔案向信息化的方向轉(zhuǎn)變。

1）建構科學高效的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作要立足于自身的實際，建構科學高效的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，包括農(nóng)業(yè)科研檔案的生成時間、主要內(nèi)容、保密級別、維護要求等，采用紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案保存并舉的方式，實現(xiàn)對農(nóng)業(yè)科研單位檔案資料的掃描、著錄、存儲和查閱，提升農(nóng)業(yè)科研檔案資料的便捷化查詢和可控式管理。

2）確定單位檔案管理信息化建設標準。農(nóng)業(yè)科研單位要順應時代的發(fā)展趨勢，確定檔案管理的信息化建設標準，使數(shù)據(jù)庫類別與農(nóng)業(yè)科研單位信息化管理系統(tǒng)相對接，減少冗余的工作流程，確保單位檔案管理的協(xié)同高效。

3）完善信息化檔案管理的安全防范體系。要確定單位檔案使用和管理的權限，并對檔案管理進行安全監(jiān)控，可以通過檔案文件加密、文件防寫、網(wǎng)絡監(jiān)控等方式，確保單位檔案管理的安全。

3.4 建構單位檔案云管理平臺，提升單位檔案管理效能

要充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等平臺，對農(nóng)業(yè)科研檔案進行高效的存貯和利用，由于現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科學研究涉及巨大的試驗數(shù)據(jù)量，試驗記錄也正向無紙化、電子化的方向發(fā)展，為此，要在系統(tǒng)調(diào)研的前提下，建構檔案云管理平臺，進行農(nóng)業(yè)科研檔案的歸類、檢索、共享更好地滿足現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的需求。同時，可以在農(nóng)業(yè)科研單位的檔案云管理平臺之中，展示單位農(nóng)業(yè)科研的成果，探討農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新技術，并就農(nóng)業(yè)物聯(lián)網(wǎng)、供需對接、虛擬技術、創(chuàng)新知識庫等方面進行建構，較好地體現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研單位檔案云管理平臺的價值。

3.5 提升農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作人員的素質(zhì)

要重視農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作人員的隊伍建設，樹立檔案管理人員的服務觀念、安全觀念、創(chuàng)新觀念，通過培訓和學習等不同方式，增強單位檔案管理人員的檔案鑒別能力、檔案整理能力、檔案開發(fā)利用能力，并不斷提高自己的檔案管理信息化管理水平，更好地豐富檔案管理工作人員的知識架構，以高度的責任心提高檔案管理工作的積極主動性和創(chuàng)造性，為農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理奠定重要的人員基礎。同時，要增強農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員的知識產(chǎn)權管理意識，要充分認識到科研檔案信息的無形資產(chǎn)價值，樹立知識產(chǎn)權保護觀念，在工作中注重知識產(chǎn)權相應的管理工作內(nèi)容，提升農(nóng)業(yè)科研檔案的利用價值。

綜上所述，在信息化發(fā)展迅猛的時代背景下，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念和模式，必須充分認識到單位檔案管理的重要性意義，以知識管理、信息管理和科學管理的觀念和思想，強化單位檔案管理工作，在充分認識自身存在的問題的前提下，完善單位檔案管理制度體系，優(yōu)化和創(chuàng)新單位檔案管理的方法和流程，加強單位檔案管理的信息化建設，加強對單位知識產(chǎn)權的保護。

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作者簡介

羅志花（1983-），女，福建龍巖，本科，研究方向：檔案管理。