淺析加強檔案管理工作的重要策略

李貞怡

摘 要：隨著信息時代的到來，現(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)成為一項非常復(fù)雜的管理類工作，采用以往的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需要。檔案管理的科學(xué)化規(guī)范化可以推動我國搭檔事業(yè)的快速發(fā)展。目前，我國的檔案管理工作還存在諸多不足之處，給我國的社會經(jīng)濟發(fā)展帶來了不利影響，檔案管理水平有待提高。利用現(xiàn)代計算機信息技術(shù)是提高我國檔案管理的水平的有效途徑，可以大大提高檔案管理的工作效率，與此同時還要加強專業(yè)人員培訓(xùn)，創(chuàng)新檔案管理思路，從而有效地提高檔案管理的水平，從而為我國信息經(jīng)濟社會發(fā)展提供保駕護航。

關(guān)鍵詞：加強；檔案管理；策略

檔案管理工作是每個單位必不可少的一項重要工作，主要作用是對工作中的重要信息資料等進行存檔備用等處理，可分為人事檔案、設(shè)備檔案、圖書檔案等許多種類。當前，我國已由工業(yè)經(jīng)濟向信息經(jīng)濟轉(zhuǎn)型，各行各業(yè)的信息化建設(shè)都取得了非凡的成就。計算機信息技術(shù)的發(fā)展對人們生產(chǎn)生活帶來了巨大的變化。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當代檔案管理工作的需要，落后的管理手段和管理理念，阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理應(yīng)該突出系統(tǒng)性和綜合性的特色，現(xiàn)代檔案管理工作必須要發(fā)揮計算機信息技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理信息化自動化，由電子信息檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，由人工檔案管理改為計算機信息管理，提高檔案管理工作的整體水平，實現(xiàn)我國檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。

1 提高檔案管理水平的意義

1.1 信息經(jīng)濟社會發(fā)展的需要

伴隨計算機技術(shù)的快速發(fā)展，人們對信息管理的重視程度也有所提高。各項管理工作的信息化程度不斷提高，檔案管理的應(yīng)用范圍逐漸擴大。檔案管理工作系統(tǒng)性和規(guī)范化的要求，很適合采用計算機信息技術(shù)進行管理。

1.2 提高檔案工作的發(fā)展實效

隨著信息經(jīng)濟社會的到來，信息成為推動社會發(fā)展的生力軍。每天都有海量的信息數(shù)據(jù)需要進行科學(xué)化的管理，檔案管理工作者的工作量也相應(yīng)的大幅提高，怎樣優(yōu)化管理模式適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理需要，是檔案管理人員需要共同面對的問題。目前，我國檔案管理經(jīng)過不斷地改進已經(jīng)初見成效，但還存在檔案管理人員素質(zhì)不高，管理理念和管理方式相對落后，制度不完善等問題，跟不上信息社會發(fā)展的步伐，所以要進一步完善信息化檔案管理體系，從而全面推動我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2 檔案管理發(fā)展狀況和存在的問題

2.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

現(xiàn)在的檔案管理工作中已經(jīng)廣泛使用了檔案管理軟件，提高了檔案管理水平，因此管理人員必須掌握一定的計算機信息技術(shù)，而傳統(tǒng)的檔案管理人員普遍缺乏計算機方面的專業(yè)知識，因此阻礙了工作的正常開展。因此，必須加強對相關(guān)人員的計算機知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計算機技術(shù)水平，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才梯隊，推動檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2.2 對檔案管理工作不重視

部分單位對檔案管理工作重視程度不足。管理理念落后，認為檔案管理不會產(chǎn)生經(jīng)濟價值，沒有必要投入過多的資源進行管理，檔案管理的作用就是對信息資料進行簡單的存檔和使用。這樣的思維模式，造成檔案管理者工作散漫，沒有工作熱情，工作效率低下，不能對檔案進行有效的管理。在檔案管理中重藏輕用的現(xiàn)象比較普遍，認識不到檔案的參考價值和使用價值，檔案存檔以后就失去了使用的價值，失去了檔案管理的重大意義。

2.3 檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性很強的工作，與部分發(fā)達國家相比，我國檔案管理制度還不夠完善，在檔案管理中存在的問題不能及時發(fā)現(xiàn)和處理，對檔案管理沒有統(tǒng)一的規(guī)范，在遇到問題缺乏制度支持。檔案管理工作面向大量的信息數(shù)據(jù)，而且各種各樣千頭萬緒，管理難度大，如果沒有較為完善的管理制度進行指導(dǎo)約束，就會造成檔案管理人員職責不明，獎罰考核措施落實不到位，檔案管理人員責任心不強，從而造成檔案管理工作混亂無序的情況，容易發(fā)生數(shù)據(jù)混亂或丟失，導(dǎo)致不可估量的嚴重后果。

3 提升檔案管理水平的策略

3.1 提高對檔案管理的重視程度

正確認識檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作重視程度。檔案是一種信息資源，具有很高的應(yīng)用價值，不只是用來存檔，存檔的目的主要是為了使用。分析檔案管理現(xiàn)狀可以看出多數(shù)管理者沒有認識到檔案管理的重要作用。所以必須加強對檔案管理的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使他們正確認識檔案管理重要性，從而增強他們工作的責任心。

3.2 完善檔案管理制度

檔案管理制度是檔案管理工作的指導(dǎo)依據(jù)，沒有完善的制度指導(dǎo)，就無法開展高效的檔案管理工作。要想做好檔案管理工作，必須高度重視制度建設(shè)工作，結(jié)合工作中遇到的實際情況，不斷的對檔案管理工作制度進行優(yōu)化，認真落實制度中的各項內(nèi)容，提高檔案管理工作水平。從戰(zhàn)略角度出發(fā)，將檔案管理工作列入戰(zhàn)略規(guī)劃中，制定科學(xué)的檔案管理制度。檔案管理工作頭緒眾多，覆蓋范圍廣，需要所有部門的配合，要協(xié)調(diào)好各部門的信息管理工作，利用各部門的管理優(yōu)勢和技術(shù)特長，做好各部門的信息檔案收集和整理工作，并針對各部門出現(xiàn)問題，不斷對檔案管理制度進行完善。

3.3 健全檔案管理組織機構(gòu)

健全專業(yè)的管理組織機構(gòu)是做好任何一項工作的前提條件。檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，包括信息的采集、保存和應(yīng)用等諸多環(huán)節(jié)，檔案信息類型多種多樣。必須加強組織機構(gòu)建設(shè)，建立高效專業(yè)的檔案管理人才隊伍，才能做好檔案管理的各項工作。檔案管理工作中，要根據(jù)遇到的實際情況不斷分析總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，從而對檔案管理組織機構(gòu)進行補充優(yōu)化，確保檔案管理人員層次結(jié)構(gòu)檔案管理工作的需求。健全檔案管理組織機構(gòu)，首先要明確崗位責任，做到分工明確定崗定員，增強檔案管理人員的責任心，提高檔案管理工作效率。其次，針對管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時調(diào)整組織機構(gòu)。隨著檔案管理工作的發(fā)展原有的組織體系可能會不適應(yīng)發(fā)展的要求，出現(xiàn)有的崗位人員不足，一個人需要做幾個人的工作，影響工作效率。所以要針對工作中遇到的問題，調(diào)整人員配置，健全檔案管理組織機構(gòu)。

3.4 加快檔案信息化建設(shè)不法

檔案管理工作要認真研究計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時采用最新的信息技術(shù)，不斷加深信息化管理改革，設(shè)立專門的計算機信息檔案管理崗位，負責電子信息的收集、轉(zhuǎn)化、完善等管理工作，搭建檔案計算機網(wǎng)絡(luò)管理平臺，以方便檔案的查詢與開發(fā)使用。

3.5 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代檔案管理工作規(guī)模大范圍廣，信息化程度有了很大的提高，原有的專業(yè)技術(shù)已經(jīng)不能滿足檔案管理工作的需要，檔案管理人員必須提高自身專業(yè)水平。加強檔案管理專業(yè)知識和計算機信息技術(shù)等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以促進檔案管理人員素質(zhì)不斷提升。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息社會的新時代背景下，檔案管理工作中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用是提高檔案管理水平的必要技術(shù)手段，信息化、規(guī)范化、系統(tǒng)化是檔案管理的基本要求，檔案管理工作要結(jié)合檔案管理工作實際情況，不斷完善檔案管理制度，健全檔案管理體系，從而提高檔案管理水平，不斷提高檔案管理效能，為我國經(jīng)濟建設(shè)提供準確可靠的信息支持。

參考文獻

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