企業(yè)文化建設中的檔案工作

陳蓉

摘 要：企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設有著密不可分的關系，在企業(yè)越來越重視企業(yè)文化建設的今天，企業(yè)通過健全檔案工作制度，加強檔案工作改革，建立企業(yè)形象系統(tǒng)，充分實現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價值，推進企業(yè)文化建設的進程。

關鍵詞：檔案文化；企業(yè)檔案文化

1 前言

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和改革開放的不斷深入，許多企業(yè)開始注重樹立自我形象和企業(yè)精神。它們在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、銷售等活動中逐漸形成具有企業(yè)特色的一種新穎的社會文化現(xiàn)象—企業(yè)文化?！捌髽I(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。”一方面，它反映了企業(yè)文化建設的歷史；另一方面，對它加強管理的本身是企業(yè)文化建設的重要組成部分。二者關系密切并且相互促進。企業(yè)檔案工作者應立足于企業(yè)檔案管理和開發(fā)利用，積極參與企業(yè)文化建設，從而達到為本企業(yè)科技、經(jīng)濟發(fā)展服務的根本目的。

2 企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關系

企業(yè)檔案和企業(yè)文化對企業(yè)而言都起著后盾和保障作用，但其表現(xiàn)形式不同。企業(yè)檔案以具體的物質(zhì)形態(tài)而存在，具有直觀性、形象性、現(xiàn)場感的特征；而企業(yè)文化則以外在精神而昭示，通過觀察和感覺而顯示出來，又有內(nèi)隱的精神和意識形態(tài)方面的文化現(xiàn)象。二者之間有著一種內(nèi)存的必然聯(lián)系。

3 企業(yè)檔案對企業(yè)文化建設的作用

對于企業(yè)來說，企業(yè)文化作為一種企業(yè)管理的現(xiàn)象和形態(tài)，客觀地存在與企業(yè)發(fā)展的全過程，必須經(jīng)過長期的歷史積淀和凝練才有價值。而企業(yè)檔案傳承歷史，是企業(yè)發(fā)展的記憶。因此，必須通過檔案記載內(nèi)容的歷史考證與借鑒不斷地為企業(yè)文化建設輸入新的精神內(nèi)核。

1）企業(yè)檔案是文化積累。企業(yè)檔案體現(xiàn)了企業(yè)文化特色企業(yè)文化建設是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的有力保證。企業(yè)檔案記載企業(yè)發(fā)展的軌跡，企業(yè)的文化思想也被真實地記錄在企業(yè)檔案之中。就企業(yè)檔案的內(nèi)容而言，其本身就是一種企業(yè)文化現(xiàn)象，可直接服務于企業(yè)文化建設，同時，企業(yè)文化建設亦進一步豐富了檔案利用學的內(nèi)容。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的積淀，是企業(yè)的寶貴財富。

2）企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設提供素材。企業(yè)檔案館（室）利用各種形式的載體檔案，編纂成內(nèi)容豐富、形式多樣的編研材料，為企業(yè)文化建設提供詳實的素材。這樣，既可繼承發(fā)揚企業(yè)歷史文化的優(yōu)秀遺產(chǎn)，也為企業(yè)文化建設提供新思路，豐富了文化建設的內(nèi)容。

3）企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設中的宣傳教育作用。企業(yè)檔案是一種重要的教育資源，它以第一手原始材料見長，翔實地記錄了企業(yè)發(fā)展的曲折歷程和奮斗足跡，形象生動地反映了企業(yè)的方方面面，其真實性不容置疑，因而具有不可抗拒的說服力和感染力。企業(yè)可開展各種相關活動，調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性。

4 加強企業(yè)檔案工作，為企業(yè)文化建設服務

企業(yè)檔案能反映出一個企業(yè)各項活動和生產(chǎn)經(jīng)營情況，不僅僅是企業(yè)管理的第一手材料，也是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，更是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作的基礎。加強檔案管理，有助于企業(yè)加強自身文化建設，利用豐富生動的檔案素材，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營理念，提升企業(yè)的文化品位。

4.1 強化檔案服務意識

在企業(yè)，檔案往往“養(yǎng)在深閨人未識”，檔案工作對公眾缺乏吸引力，因此，檔案工作者應進一步解放思想，開拓創(chuàng)新，改變過去“看攤守業(yè)”“你查我看”的服務方式，抓住企業(yè)信息需求量大的特點，主動上門為企業(yè)各部門服務，采取各種方法、手段和技術，使蘊藏在企業(yè)檔案中的靜態(tài)信息與生產(chǎn)力各要素相結合，變?yōu)楝F(xiàn)實的生產(chǎn)力，為企業(yè)創(chuàng)造效益。企業(yè)檔案工作者要把為那些經(jīng)常利用檔案的部門和人員服務作為工作的基礎，提高服務質(zhì)量，把根據(jù)企業(yè)客觀需要的特殊服務作為拓寬工作范圍的契機，從偶然性中發(fā)現(xiàn)必然性，將一些偶然提供的專門服務，轉(zhuǎn)化為經(jīng)常性的利用服務活動，從而擴大企業(yè)檔案利用服務的范圍。

4.2 加大企業(yè)檔案收集力度

企業(yè)要加強對檔案收集整理工作的監(jiān)督指導，特別是對重點工作、重大活動、重大建設項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目以及新領域、新專業(yè)、新機構、新社會組織等，要監(jiān)督指導有關方面及時建立檔案工作制度。加強檔案收集工作將極大地豐富企業(yè)檔案館藏，這有助于我們充分打撈優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化成果。

4.3 加強檔案宣傳工作。

企業(yè)要結合檔案違法案例及利用案例等鮮活的宣傳內(nèi)容，增強檔案宣傳吸引力，使員工對檔案及檔案工作有全新認識，為檔案的收集和利用工作的開展奠定基礎。同時，要充分利用各種時機開展多樣化的宣傳形式，如參觀企業(yè)榮譽室，6.9國際檔案日宣傳、檔案知識競賽等形式，通過檔案宣傳，對外樹立企業(yè)形象，對內(nèi)鼓舞企業(yè)員工士氣，提高員工歸屬感。

4.4 創(chuàng)新檔案利用形式

1）建立企業(yè)的檔案網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用服務。檔案部門在檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎上建立檔案網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好更便捷的服務。同時，可充分利用新媒體，如QQ、微信、OA辦公系統(tǒng)等，更方便快捷的為員工服務。

2）參與技術市場交流。由于技術進步的速度越來越快，科技成果只有及時進入市場，才有機會實現(xiàn)轉(zhuǎn)讓。企業(yè)檔案部門應積極收集企業(yè)內(nèi)最新的科技成果，關注市場動態(tài)，在允許的條件下，將企業(yè)的科技成果檔案制成復制品后，推向市場，參與技術貿(mào)易，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。

3）推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。當今的時代是信息化的時代，是數(shù)字時代，各類企業(yè)的內(nèi)外部檔案利用者意識加強，對檔案利用的響應時間及方便性有了更高的期待，希望迅速、及時、準確的通過網(wǎng)絡方便地獲取檔案信息。因此，數(shù)字化是使傳統(tǒng)載體檔案滿足利用需要的必經(jīng)之路，是企業(yè)提供高效檔案利用服務的基本手段，也是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的基礎工作及檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

4）鼓勵員工建立家庭檔案。家庭檔案是家庭成員處理各種事務過程中留下來的“副產(chǎn)品”，是家庭成員當時當事直接使用的原始文件材料的轉(zhuǎn)化物，不是事后編寫和另外收集的材料，具有很強的原始性。作為一種有形的原始記錄，它涵蓋了家庭成員生活和工作的方方面面，既有兒童時代、學生時代、戀愛婚姻、工作足跡方面的記錄，又有當家理財、醫(yī)療保健、家庭歷史等方面的記錄，可謂是家庭的一部百科全書。家庭成員的照片、證書、成績單、各種登記表、日記，就是一個成員的成長史；一本厚厚的家譜、家訓，就是家庭的歷史；一冊冊的柴米油鹽消費記錄、一張張購物發(fā)票、一頁頁收支記錄，就是家庭的持家史。這些家庭檔案，可以體現(xiàn)家庭成員的職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)水平，可以見證一個家庭及其成員的社會誠信度，可以展現(xiàn)一個家庭及其成員的社會友情和道德善舉。通過企業(yè)檔案部門指導員工收集家庭檔案，可以增加員工的檔案意識，讓員工感受到企業(yè)自身的家庭溫暖感。

5）加強各類檔案編研工作。過去的編研大部分是文件匯編、原文照搬，過于凝重和枯燥，在很大程度上缺乏針對性、實效性，往往處于被冷落的境地。新的編研工作應在內(nèi)容形式上呈現(xiàn)出模式多樣化、知識趣味化、大眾休閑化，使其符合企業(yè)發(fā)展的客觀需要。如企業(yè)科技成果簡介、基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計、企業(yè)年鑒、組織沿革等。

5 結束語

企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設之間存在聯(lián)系密切，相輔相成，相互依托，是企業(yè)發(fā)展中必不可少的組成部分。在企業(yè)越來越重視企業(yè)文化建設的今天，企業(yè)通過加強檔案意識、加大檔案收集力度、加強檔案宣傳工作、創(chuàng)新檔案利用形式等方式，有效促進企業(yè)檔案工作和企業(yè)文化建設，使其相互促進，相得益彰，充分實現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價值，推進企業(yè)文化建設的進程。