檔案管理過程中的主要問題及對策措施

摘 要：當(dāng)代企業(yè)的運行發(fā)展過程中檔案管理顯得尤為重要，檔案管理可以幫助企業(yè)更好的開展基礎(chǔ)工作，科學(xué)化的檔案管理能夠讓企業(yè)發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值，促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展。隨著社會的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始注重檔案管理工作，但對于企業(yè)來說其缺乏對于檔案管理的正確處理方法，無法發(fā)揮檔案管理的重要價值。本文將對這些問題進(jìn)行研究，探究檔案信息對于企業(yè)發(fā)展的重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息處理

1 引言

在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)的經(jīng)營管理者逐漸意識到檔案信息的重要性，現(xiàn)代化的檔案管理方式成為當(dāng)前企業(yè)管理中的重要工作。檔案信息對于企業(yè)發(fā)展的重要意義在于，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供相應(yīng)的歷史經(jīng)驗和決策建議，基于檔案信息企業(yè)的管理者可以得到相關(guān)的前瞻性發(fā)展建議。對于部分行業(yè)來說，對于檔案信息的重視程度不足，檔案管理工作并不到位，在對檔案的處理上存在一定的欠缺，沒有完善的管理方法。

2 檔案管理過程中的主要問題

對檔案重視性認(rèn)識不足。檔案信息對國家和社會的發(fā)展來說有著十分重要的意義，缺乏足夠的認(rèn)識程度，成為當(dāng)前阻礙檔案管理科學(xué)發(fā)展的重要原因之一。部分從業(yè)人員對檔案信息也沒有足夠的認(rèn)識，對于工作沒有足夠的認(rèn)同感，正是由于這樣的觀點存在，才導(dǎo)致檔案管理工作無法正常進(jìn)行，工作人員工作熱情不高，工作態(tài)度不積極，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，檔案管理工作發(fā)生缺失的現(xiàn)象時有發(fā)生，沒有做到足夠的尊重和保護(hù)檔案信息也無法發(fā)揮檔案的正確價值。

檔案管理工作人員素質(zhì)不高。一個行業(yè)要想取得發(fā)展和進(jìn)步，就離不開專業(yè)化的人才培養(yǎng)和人才指導(dǎo)，檔案管理工作同樣如此，但對于當(dāng)前的檔案管理工作來說，從業(yè)人員素質(zhì)不高，對于職業(yè)缺乏足夠的認(rèn)同感，雖然掌握基礎(chǔ)的工作流程，但在工作過程中無法掌握和學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，無法將計算機(jī)等新技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來，傳統(tǒng)的工作模式和工作態(tài)度，不利于檔案管理工作效率的提升。從業(yè)人員對計算機(jī)等技術(shù)的排斥，阻礙了檔案管理工作信息化程度的發(fā)展不利于行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。對于當(dāng)前的行業(yè)發(fā)展來說，需要培養(yǎng)出一批，能夠掌握檔案管理相關(guān)知識又熱愛計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，在相關(guān)人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)下檔案管理工作才能夠取得良性的發(fā)展。

檔案管理信息化應(yīng)用不夠科學(xué)。檔案管理是一項復(fù)雜又繁瑣的工作，同傳統(tǒng)行業(yè)相比，檔案管理的工作量較大涉及到了企業(yè)資源管理和信息處理的多方面內(nèi)容，由于處理的信息較多，傳統(tǒng)的工作模式不利于進(jìn)行登記和保管，在信息收集上也容易出現(xiàn)偏差。如果采用紙質(zhì)記錄的方法不利于對檔案資料進(jìn)行空間保存，在今后進(jìn)行信息提取時，也會造成一定的困擾，，正是基于這樣的情況檔案管理信息化工作迫在眉睫。

3 解決檔案管理工作中問題的對策措施

加強對檔案的管理認(rèn)識。從業(yè)人員需要加強對檔案管理的重視程度，認(rèn)識和了解到檔案信息對于企業(yè)發(fā)展和社會進(jìn)步的重要價值和意義，嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)定要求和程序來進(jìn)行檔案管理工作，對于工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)管和監(jiān)督。要加強企業(yè)員工對于檔案管理工作的認(rèn)識，需要定期向員工進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)和培訓(xùn)，由上而下的對其員工進(jìn)行指導(dǎo)，強化式的培訓(xùn)和教育能夠讓員工充分理解到檔案信息的重要價值和意義，使得檔案管理工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化和具體化，符合現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求。

創(chuàng)新檔案管理手段。在檔案管理的過程中，檔案轉(zhuǎn)接和涉密檔案的管理最為重要。作為從業(yè)人員，應(yīng)當(dāng)加強對這兩方面工作的重視和改進(jìn)，當(dāng)管理工作同一般的工作不同，有著一定的延續(xù)性，在進(jìn)行檔案的交接和轉(zhuǎn)移過程中需要確保及時性和信息傳遞的準(zhǔn)確性，企業(yè)在管理過程中，可以對轉(zhuǎn)接工作進(jìn)行相關(guān)的規(guī)定和安排，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理工作和保護(hù)制度，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照制度進(jìn)行要求由領(lǐng)導(dǎo)人審批，做好簽字和登記。

推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，需要足夠的人才支撐和技術(shù)培養(yǎng)。這就需要相關(guān)的從業(yè)人員，從心底里重視這一份工作，不斷根據(jù)市場發(fā)展的需求對當(dāng)前的行業(yè)發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的改變和調(diào)整，及時掌握先進(jìn)的檔案管理知識和資料，推動檔案管理的信息化發(fā)展和建設(shè)，對檔案信息進(jìn)行有機(jī)的整合。信息化的檔案管理模式，能夠幫助企業(yè)更好的對信息進(jìn)行管理，對檔案信息的登記和提取過程進(jìn)行優(yōu)化，方便企業(yè)及時的錄入信息和提取相關(guān)內(nèi)容，信息資料的整合也要根據(jù)不同企業(yè)和社會組織的具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)其發(fā)展目標(biāo)的不同制定相關(guān)的管理程序和系統(tǒng)，方便相關(guān)人員進(jìn)行信息的提取。

推動檔案管理方式的創(chuàng)新。持續(xù)不斷的經(jīng)費投入和發(fā)展創(chuàng)新是檔案管理能夠健康運營的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，對于企業(yè)和社會組織來說，檔案庫內(nèi)有著豐富的信息資源，能夠?qū)ι鐣陌l(fā)展和企業(yè)的進(jìn)步有著決定性的影響。對于不同的管理人員來說，不同的檔案信息有著不同的使用需求，這就導(dǎo)致相關(guān)人員無法及時的從檔案庫中獲取想要的信息，使得檔案管理工作效率低下，無法及時發(fā)揮重要作用。為了解決相關(guān)的效率問題，提高檔案管理工作的使用率，需要不斷充實相關(guān)的檔案信息，根據(jù)客戶使用需求的不同針對性的對檔案信息進(jìn)行調(diào)整，不斷對管理程序和系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化為客戶和管理者提供更加準(zhǔn)確的信息內(nèi)容。

4 結(jié)語

檔案管理工作想要取得相應(yīng)的發(fā)展，就需要從思想意識上提升，對檔案信息的重視程度，了解檔案信息對于企業(yè)和社會發(fā)展的重要價值和意義，落實相關(guān)的政策和規(guī)章管理制度，加強管理人員的社會責(zé)任感和責(zé)任心，提高綜合能力和素質(zhì)并且制定相應(yīng)的防范措施，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

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作者簡介

徐舟（1991-），男，漢族，湖北宜昌，助理館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案。