淺淡企業(yè)紙質檔案數字化工作

史慧娟

檔案數字化，始于20世紀80年代末，伴隨著21世紀的到來，檔案數字化也從案卷級的目錄文件全面快速發(fā)展為信息全文數字化。這使得遠程網絡查詢與利用得以實現(xiàn)，不僅拓展了檔案信息資源的交流與共享，也節(jié)約了大量的社會資源。檔案數字化主要包括紙質檔案掃描、微縮拷貝片的掃描、數碼相機拍攝、三維立體掃描及音頻視頻檔案的數字化采集。個人將就紙質檔案的數字化淺談如下幾點體檢：

1 紙質檔案數字化前期準備工作

正所謂謀定而后動，想要做好紙質檔案數字化工作，首先要做好方案或規(guī)劃，紙質檔案數字化方案制定的是否合理，直接影響了紙質檔案數字化的質量。而一份好的方案中至少應包括組織架構、資源配置、相應流程、明確的標準等幾部分。

組織架構方面，紙質檔案數字化過程中應明確檔案鑒定小組成員、工作小組成員及其他業(yè)務支持人員。鑒定小組成員對哪些紙質檔案需要數字化、數字后檔案的質量起到評定作用，這類人員要求有豐富的工作經驗與精準的判斷能。工作小組成員且負責具體的數字化工作，這類人員要求有路線客人責任心，工作細致負責，且應熟悉相關標準與規(guī)范能夠熟練使用相關設備與軟件。其他業(yè)務支持人員如設備采購、維護人員，易耗品供給人員等等。

資源配置方面，主要是指紙質檔案數字化過程中需使用的軟、硬件，如掃描儀、復印機及各種數字化軟件。其中數字化軟件的種類繁多，各具特色，故而在選擇時要結合單位的自身特點慎重選取。選擇合適自身特點的軟件將對之后的工作起到事半功倍的效果。

紙質檔案數字化是一項細致而繁瑣的工作，因而事前建立流程制度是必不可少的，從紙質檔案的鑒定、預處理、分發(fā)、掃描、檢測、驗收、入庫、網絡維護、設備維護、安全保密管理等工作不僅要明確要求也應分配到人且要職責清晰。建議設計合理的表單與臺賬，明確要求的同時也便于追溯。

紙質檔案數字化是一項基礎性的工作，必須嚴格遵循統(tǒng)一的標準規(guī)范，以確保日后數字化的檔案資源可以互連共享。例如《紙質檔案數字化技術規(guī)范》DA/T31-2005等。

2 需數字化的紙質檔案的鑒定工作

這項工作由鑒定小組完成，首先是鑒定小組成員依據館藏檔案的內容、形成年代、來源、利用率、完整程度等要素進行系統(tǒng)的分析，對其是否需要進行好數字化進行評判，然后由鑒定小組組長對其鑒定結果進行把關。鑒定時可參照如下三個原則：

1）精煉原則。鑒定人員可在鑒定時剔除重復和無價值的文件。比如存有草稿、定稿與正本的檔案，僅好數字化正本即可；再如正本有多份的情況下，選擇字跡清晰的版本掃描?？傊珶捲瓌t主要是從節(jié)省經費提高效率的角度出發(fā)的。

2）系統(tǒng)性原則。鑒定人員在鑒定時也要考慮檔案的系統(tǒng)性、全面性，必須要保持檔案之間的聯(lián)系。比如公文中同一活動的請示件與相應的批復件，不可因為批復件不是本單位發(fā)文就予以數字化。再如還在現(xiàn)產的科技檔案，其初步設計階段、詳細設計階段、試驗試制階段、定型階段、批生產階段等各階段檔案文件均應數字化，而不能僅保留最新階段的檔案。

3）效益最大化原則。鑒定中應結合各單位自身實際，力爭以最小的投入使有價值的檔案能最大限度地發(fā)揮作用，這就是效益最大化原則。對于一此歷史較長的單位，建議可以從利用率的角度來及保護珍貴檔案的角度考慮檔案數字化的優(yōu)先程度。

3 紙質檔案數字化的檢查、驗收及相關后續(xù)工作

1）掃描圖像的檢查、驗收。紙質檔案數字化工作完成后，應由技術人員還應對數字化后的檔案進行檢查，主要包括掃描的圖像是否清晰完成、有無偏斜、有無顛倒、順序是否正確連貫。如發(fā)現(xiàn)問題應及時進行補充掃描以確保數字化檔案的質量。

2）數據上傳的檢查、驗收。之后就是數據的掛接，通過機讀目錄數據庫與已掃描的圖像文件進行掛接，對掛接的文件也需再次校對復核，以確保數據庫內的相關文件信息一圖像文件一一對應。同時一定要注意數據的備份，檢查光盤、硬盤是否能正常讀取，內容是否完整。

3）其他后續(xù)工作。對原紙質檔案，工作人員也應對其數量、順序、狀況進行清點、核對，主要檢查紙無損壞、丟失、涂改等情況；除此之外，也不能忽視紙質檔案數字化過成中形成的鑒定文件材料、審批文件、總結報告等，這些重要材料都應立卷歸檔，作為紙質檔案數字化工作的重要組成部分。

綜上所述，隨著計算機、互聯(lián)網技術的不斷發(fā)展，檔案數字化已成必然。檔案館人員必須面臨挑戰(zhàn)，不斷提高自身素質、轉變思想，結合現(xiàn)代技術，促進數字化檔案建設的進一步發(fā)展，更好的為公司經營管理服務，提升檔案的價值。