淺析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化模式

韋師

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作是提升醫(yī)療服務(wù)工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)保障，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常工作的重要組成部分。當(dāng)前，隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作的效果運(yùn)用需求增大，檔案的科學(xué)規(guī)范管理顯得尤為重要。因此，如何切實(shí)有效的提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化，是提高醫(yī)院醫(yī)療工作效率和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵措施。基于此，本文簡(jiǎn)要闡述了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理模式的現(xiàn)狀，進(jìn)而提出了針對(duì)醫(yī)院檔案管理建立規(guī)范化模式的改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化；現(xiàn)狀；對(duì)策

1 引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院規(guī)劃、管理和提供醫(yī)療服務(wù)的前提，是醫(yī)院正常健康運(yùn)營(yíng)的重要資源，其具體是醫(yī)院進(jìn)行行政管理、醫(yī)療服務(wù)、藥品和醫(yī)療設(shè)備管理、醫(yī)學(xué)研究等的基礎(chǔ)條件。規(guī)范的檔案管理已成為醫(yī)院管理中的重要組成部分，而當(dāng)前醫(yī)院檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和要求，存在一些現(xiàn)狀和問題急需改進(jìn)。因此，積極改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的方式方法，不斷健全完善其規(guī)范化模式的管理體系，使其朝著科學(xué)化、規(guī)范化和信息化的方向不斷發(fā)展，不僅可以提升檔案管理的工作效率，增強(qiáng)醫(yī)院的管理水平，而且還可以提高醫(yī)療服務(wù)整體水平，更好為人民群眾服務(wù)，也進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理模式的現(xiàn)狀

2.1 管理制度不健全，規(guī)范化程度低

目前，雖然醫(yī)院在醫(yī)療技術(shù)、臨床診療、學(xué)術(shù)科研、教學(xué)培訓(xùn)、行政后勤服務(wù)等方面制定了較為詳細(xì)的管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等相應(yīng)的機(jī)制制度，但是在檔案管理上仍僅限于按上級(jí)文件部署要求落實(shí)，結(jié)合醫(yī)院?jiǎn)挝粚?shí)際還存在一定的制度缺失，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。此外，檔案管理制度的不健全，造成醫(yī)院檔案管理工作流程不明確，檔案信息資源收集效率不高，信息資源管理方式較落后，部分醫(yī)院紙質(zhì)檔案和電子檔案混淆，進(jìn)而不能確保醫(yī)院檔案信息資源完整性和可追溯性[1]。重復(fù)歸檔和缺失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，缺乏統(tǒng)一的檔案存檔標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等缺少基礎(chǔ)管理制度的保障。有時(shí)多種檔案存檔方式也會(huì)造成醫(yī)院檔案的查詢過程變得繁瑣耗時(shí)，影響到查詢檔案效率，進(jìn)而造成某些醫(yī)療診治不及時(shí)，或造成錯(cuò)誤導(dǎo)致醫(yī)療糾紛。管理制度的不健全，不僅導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化程度較低，也使得醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理水平不高，不能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求。

2.2 基礎(chǔ)管理配套設(shè)施較弱

對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化模式而言，最重要的還是醫(yī)院檔案管理配套設(shè)施較弱，醫(yī)院只重視臨床診療和醫(yī)學(xué)科研工作，忽略了檔案管理的價(jià)值。倘若檔案設(shè)施不齊全，沒有較為先進(jìn)的現(xiàn)代化電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，檔案管理工作將變得雜亂無(wú)章，造成檔案管理工作效率和服務(wù)水平的降低，影響到整個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平提升，不利于醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展。檔案管理不僅僅是簡(jiǎn)單的檔案存放，更重要的是檔案的服務(wù)與利用工作，每年都必須要投入一定的資金和人力來不斷完善配套設(shè)施的建設(shè)，短期內(nèi)不能體現(xiàn)出明顯的收益，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，完善的現(xiàn)代化、信息化管理配套設(shè)施建設(shè)，會(huì)大大地提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力和社會(huì)效益。

2.3 專業(yè)管理人才缺乏，管理方式較落后

另一方面，現(xiàn)今醫(yī)院檔案的管理工作人員多數(shù)是從后勤管理或護(hù)理專業(yè)調(diào)整而來，并非檔案學(xué)專業(yè)出身，沒有檔案學(xué)專業(yè)理論和技能，若醫(yī)院不及時(shí)加強(qiáng)崗位技能和知識(shí)理論培訓(xùn)，檔案管理人員就會(huì)缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，造成檔案管理人員管理意識(shí)淡薄，缺乏專業(yè)管理的綜合素質(zhì)能力。同時(shí)，不僅由于檔案管理人才缺乏，對(duì)醫(yī)院檔案工作的規(guī)范流程和管理方式等不是很熟悉，不能甄別和歸檔醫(yī)院各類檔案材料資源，而且檔案管理的信息化管理方式落后，無(wú)法充分利用信息化的科學(xué)技術(shù)手段熟練利用檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效管理，造成檔案管理較為混亂，進(jìn)而影響到檔案管理的工作效果及規(guī)范化發(fā)展。

3 醫(yī)院檔案管理建立規(guī)范化模式的改進(jìn)對(duì)策

3.1 提高檔案管理的重視意識(shí)，健全檔案管理的規(guī)范化制度

對(duì)于醫(yī)院檔案管理規(guī)范化模式的建立，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該提高對(duì)檔案管理的重視意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案管理也是醫(yī)院日常管理中的重要工作之一，只有加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，才能逐步提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院和醫(yī)療事業(yè)的改革和進(jìn)步。一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層將檔案管理工作納入到醫(yī)院日常的各項(xiàng)具體工作任務(wù)之中，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理機(jī)制，提高相關(guān)管理人員的責(zé)任心和自覺性，實(shí)行有效的工作和監(jiān)督機(jī)制，設(shè)立檔案管理專門科室，再次加強(qiáng)各科室間的溝通交流，做到發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決；另一方面，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門應(yīng)在實(shí)際工作任務(wù)上結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有條件和基礎(chǔ)，積極制定和健全規(guī)范化的檔案管理制度，不斷改進(jìn)和完善原有的檔案管理制度和工作流程，明確檔案管理每部分的任務(wù)和職責(zé)，如檔案信息資源的收集、甄別、分類、歸檔、保密、查詢等工作原則[2]，切實(shí)做到有章可依，權(quán)責(zé)明確，能夠提高檔案信息資源的開發(fā)利用率，進(jìn)而提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)規(guī)范化的檔案管理模式能夠?yàn)獒t(yī)院的臨床診療、醫(yī)學(xué)科研、日常管理等提供高效率的服務(wù)。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，提高管理人員的專業(yè)能力

為了進(jìn)一步提高檔案管理的水平，醫(yī)院可以引進(jìn)或培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)好、管理水平高的專業(yè)人員隊(duì)伍，以提升醫(yī)院管理人員的整體綜合素質(zhì)和能力。首先，對(duì)檔案管理人員定期開展專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，讓其能夠了解具體的檔案管理知識(shí)和理念，進(jìn)一步學(xué)習(xí)專業(yè)的管理技術(shù)，以提高管理人員的業(yè)務(wù)能力；其次，加強(qiáng)醫(yī)院之間、醫(yī)學(xué)研究機(jī)構(gòu)之間的交流合作，積極選派管理人員外出參觀學(xué)習(xí)，借鑒其他同行先進(jìn)的檔案管理理念和模式，在醫(yī)院管理體系上制定有效的進(jìn)修方式，鼓勵(lì)管理人員對(duì)專業(yè)技術(shù)方面的進(jìn)行創(chuàng)新，以促進(jìn)檔案管理人員在專業(yè)能力和綜合素質(zhì)上的提高；此外，不僅需要培養(yǎng)和增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和水平，也要加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)其對(duì)檔案管理意識(shí)和方式進(jìn)行不斷完善，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而提高檔案管理的效率和質(zhì)量，保障醫(yī)院檔案管理工作的穩(wěn)定和有效。

3.3 引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，提升管理信息化的管理水平

在當(dāng)前，信息技術(shù)是第一生產(chǎn)力，社會(huì)的信息化程度不斷提升，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不斷應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。因此，在醫(yī)院建立規(guī)范的信息化檔案管理技術(shù)，可保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，提升檔案管理的效率。一方面，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等管理方式可以有利于醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化、科學(xué)化、信息化，避免醫(yī)院檔案在收集、甄別、分類、歸檔、保密等工作流程上的差錯(cuò)，以前傳統(tǒng)的人工分類、存檔等方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力、效率低下、容易遺漏信息資源，還需要大量的檔案存儲(chǔ)空間，而現(xiàn)今的信息化技術(shù)不僅使得檔案管理工作更加簡(jiǎn)便快捷，減少管理人員工作負(fù)擔(dān)，還方便了醫(yī)院各科室之間的工作交流，提高了檔案的利用效率，加大了醫(yī)院信息化的建設(shè)程度；另一方面，先進(jìn)的管理技術(shù)可以組成醫(yī)院高效的檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案信息資源歸入到整個(gè)醫(yī)院的管理大體系中，使得醫(yī)院日常管理變得更加高效、快速，提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，進(jìn)而提升醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的醫(yī)院檔案管理模式是提升醫(yī)務(wù)人員工作效率和醫(yī)院診療服務(wù)水平的有效措施。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，提高檔案管理的專業(yè)能力，增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步規(guī)范完善檔案制度管理機(jī)制，并投入先進(jìn)的檔案設(shè)備設(shè)施，從而促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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