事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式探析

鄭海芳

摘 要：提高事業(yè)單位檔案檔案管理有效性，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理工作方式，完善檔案管理體系，優(yōu)化檔案資源的配置，基于大數(shù)據(jù)與云技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式方法，從而有效解決事業(yè)單位檔案管理的具體問題和弊端。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理思路，融入新型檔案管理元素，完善檔案管理工作體系，達(dá)到全面提高檔案管理質(zhì)量，解決現(xiàn)實(shí)檔案管理問題的目標(biāo)。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化方式

1）標(biāo)準(zhǔn)化庫房。提高事業(yè)單位檔案管理的有效性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理向現(xiàn)代化方向快速發(fā)展，還要在信息化的背景下建設(shè)完善的事業(yè)單位檔案管理物理空間。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的事業(yè)單位檔案庫房對于提高檔案管理安全性和有效性有重要的價值。當(dāng)前事業(yè)單位可以利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)組建高質(zhì)量的檔案管理庫房，切實(shí)借助電子傳感器技術(shù)對檔案庫房環(huán)境進(jìn)行全面跟蹤調(diào)節(jié)，這樣更有助于優(yōu)化檔案的存儲環(huán)境，滿足檔案的安全保存需要。在檔案庫房還可以引進(jìn)大量的數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，在專業(yè)環(huán)境下開展檔案修復(fù)與電子掃描工作，加快原始紙制檔案的數(shù)字化進(jìn)程，形成集影音、圖像于一體的數(shù)字化檔案處理體系，這樣可以進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案的數(shù)字化進(jìn)程，為后期利用檔案做好準(zhǔn)備。

2）檔案市場化。事業(yè)單位為了順應(yīng)社會的發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)共享化的檔案管理工作體系，需要提高事業(yè)單位檔案管理的市場意識，強(qiáng)調(diào)融合事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展機(jī)制，注重優(yōu)化信息資源的供給路徑，強(qiáng)調(diào)完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的同時，進(jìn)一步運(yùn)用市場化的方式擴(kuò)大事業(yè)單位檔案的收集范圍，提高事業(yè)單位檔案管理的綜合性。具體可以由事業(yè)單位權(quán)外包服務(wù)的方式與專業(yè)檔案企業(yè)合作，有效拓展事業(yè)單位收集數(shù)據(jù)信息的空間，進(jìn)而為科研、醫(yī)療、教育、文化類事業(yè)事業(yè)單位提供豐富的行業(yè)數(shù)據(jù)信息，滿足事業(yè)單位全面服務(wù)社會的需要，達(dá)到促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)。采用市場化的檔案資源供給機(jī)制，是新形勢下事業(yè)單位檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要趨勢，也是彌補(bǔ)當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理不足的重要手段。

3）輔助業(yè)務(wù)管理。事業(yè)單位涉及的檔案信息資源不斷增多，事業(yè)單位發(fā)展過程中涉及大量公眾需要的信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式與機(jī)制已經(jīng)不滿足事業(yè)單位社會化檔案應(yīng)用的需要，因此需要采用現(xiàn)代化的管理手段創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，注重運(yùn)用輔助性的管控系統(tǒng)達(dá)到優(yōu)化檔案管理體系的目標(biāo)。強(qiáng)調(diào)在滿足復(fù)雜性、多樣性、個性化需要的基礎(chǔ)上更好的發(fā)揮事業(yè)單位檔案的應(yīng)用價值。因此，事業(yè)單位在完成基本的檔案制作、存儲業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，還要進(jìn)一步向數(shù)據(jù)開發(fā)的方向發(fā)展，注重提供多種輔助性的檔案業(yè)務(wù)，這樣才能滿足社會廣泛的檔案需要，全面挖掘事業(yè)單位的檔案價值，更好的體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)勢和地位。

4）存儲技術(shù)更新。隨著事業(yè)單位檔案管理工作重視程度的不斷提高，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)日益重要。更新事業(yè)單位檔案管理的存儲技術(shù)處于事業(yè)單位檔案管理的核心地位。因此，當(dāng)代事業(yè)單位檔案管理改革的普遍趨勢是在大數(shù)據(jù)與去存儲技術(shù)的支撐下探索高效和高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)存儲方式，強(qiáng)調(diào)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)庫，注重對傳統(tǒng)的文字、音頻與圖像信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的存儲，注重優(yōu)化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，并且強(qiáng)化落實(shí)數(shù)據(jù)存儲管理制度，真正的在技術(shù)層面符合數(shù)據(jù)檢索的需要，為數(shù)據(jù)信息共享奠定必要的基礎(chǔ)，從而更好的發(fā)揮事業(yè)單位現(xiàn)有檔案資源的應(yīng)用價值。

5）數(shù)據(jù)信息共享。數(shù)據(jù)信息共享是事業(yè)單位檔案管理的終極目標(biāo)，也是當(dāng)前社會對事業(yè)單位檔案管理工作提出的具體要求。在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)探討有效的共享方式方法。首先，應(yīng)當(dāng)從事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，注重從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)型檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的方向發(fā)展，切實(shí)提高檔案管理工作效率與信息化工作水平，在確保檔案資源安全的基礎(chǔ)上更好的發(fā)揮檔案服務(wù)價值。其次，注重檔案信息化供給途徑與現(xiàn)代社會的移動化數(shù)據(jù)服務(wù)契合，更好的提高檔案數(shù)據(jù)的推送服務(wù)效率，有效滿足社會的個性化檔案資源應(yīng)用需要，并且達(dá)到智慧化檔案服務(wù)的工作目標(biāo)。

2 事業(yè)單位檔案管理方式的問題

1）缺乏現(xiàn)代化制度。在現(xiàn)代信息化的背景下事業(yè)單位檔案管理工作還缺乏先進(jìn)工作理念，沒能基于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與未來發(fā)展需要訂立有效的檔案管理工作制度。首先，事業(yè)單位檔案管理缺乏完善的編碼體系與系統(tǒng)化的管理制度，事業(yè)單位檔案管理對細(xì)節(jié)處置不足，檔案管理未能與未來發(fā)展相契合，基層事業(yè)單位檔案管理缺乏綜合性的管理制度與專門性的操作標(biāo)準(zhǔn)。其次，事業(yè)檔案管理的配合性不足，事業(yè)單位未能基于科學(xué)的檔案管理制度建立綜合性的管理體系，檔案管理過程中沒能體現(xiàn)各部門的配合作用，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行不足，專職管理部門不滿足基層的檔案應(yīng)用需要，基層部門未能有效的肩負(fù)起檔案數(shù)據(jù)信息的校對責(zé)任，在整體上影響檔案管理工作質(zhì)量，降低了檔案管理效率。

2）檢索應(yīng)用率較低。目前事業(yè)單位檔案的檢索應(yīng)用率較低，事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案資源并未能發(fā)揮出輔助作用，檔案資源的價值體現(xiàn)的不明顯。不少基層事業(yè)單位都未能配備專業(yè)的檔案檢索計算機(jī)，在檔案使用的過程中存在較大的風(fēng)險性。還有的檔案管理檢索效率較低，事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)的漏洞較多，軟件版本過低，未能開展專業(yè)的檔案管理檢索智能化系統(tǒng)，檔案管理檢索的有效性、智慧化、個性化水平較低。事業(yè)單位檔案管理人員與領(lǐng)導(dǎo)對檔案重視不足，相關(guān)技術(shù)更新不到位，導(dǎo)致檔案資源的應(yīng)用效率較低，事業(yè)單位檔案沒能發(fā)揮在公益事業(yè)建設(shè)中的應(yīng)有作用。

3 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化措施

1）更新管理理念。事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化目標(biāo)應(yīng)當(dāng)更新管理理念，豐富檔案管理操作方法，在傳統(tǒng)檔案管理方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行有效更新，從而達(dá)到簡化檔案管理方式，降低檔案管理工作成本，提高檔案管理工作主動性。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督管理機(jī)制建設(shè)，注重由專業(yè)機(jī)構(gòu)指導(dǎo)事業(yè)單位開展檔案管理工作，切實(shí)加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)工作的外部監(jiān)督和指導(dǎo)。其次，明確事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)，做到事業(yè)單位檔案管理的與時俱進(jìn)，切實(shí)根據(jù)現(xiàn)實(shí)檔案管理需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理技術(shù)，持續(xù)性進(jìn)行檔案管理設(shè)備更新，滿足新時期檔案管理工作的新需要。

2）優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)化措施。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)在有限的條件下推行標(biāo)準(zhǔn)化管理，做到基于現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備開展標(biāo)準(zhǔn)化檔案建設(shè)工作。事業(yè)單位的檔案種類繁多，檔案管理工作較為復(fù)雜，檔案數(shù)量日益增加，只有采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式才能降低檔案工作成本，提高檔案管理質(zhì)量。

3）提高人員素質(zhì)。做好事業(yè)單位檔案管理工作，還要提高檔案管理人員素質(zhì)，明確檔案管理工作思路，注重改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理方式，達(dá)到高質(zhì)量的開展檔案管理目標(biāo)。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員現(xiàn)代檔案操作技術(shù)的培養(yǎng)，幫助檔案管理人員掌握現(xiàn)代化檔案管理方式。其次，加強(qiáng)對檔案管理人員的專題培訓(xùn)，提高檔案管理的綜合素養(yǎng)，能夠運(yùn)用靈活的方式提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力，達(dá)到高質(zhì)量和全方位開展檔案管理工作目標(biāo)。

4 結(jié)論

做好事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)形成完善的檔案管理工作體系，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，基于現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展大趨勢促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理改革，在引進(jìn)新技術(shù)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)快速發(fā)展。

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