檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題與改進措施

朱佳宜

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，在檔案管理現(xiàn)代化過程中還存在檔案標準化程度低，缺乏高級管理專業(yè)人員，檔案管理投入不足等問題。需要通過加強檔案管理標準化，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，加強復(fù)合型人才培養(yǎng)，加大檔案現(xiàn)代化管理的投入等手段實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化是以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，運用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，可進行檔案的鑒定工作，利用縮微照相技術(shù)和對紙質(zhì)載體的重要檔案進行縮微復(fù)制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)成為一種必然趨勢。

檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是社會發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然，自從1946年美國制成第一臺電子計算機以來，經(jīng)歷了電子管、晶體管、集成電路、大規(guī)模集成電路等，時至21世紀，電子計算機已經(jīng)全面走向檔案管理事業(yè)，相關(guān)系統(tǒng)軟件數(shù)量和品種眾多，都使利用電子計算機進行檔案管理成為可能。檔案管理實現(xiàn)計算機管理，已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和手段，具有速度快、系統(tǒng)性強、效率高、保存時間長、資源共享、便于檢索和利用等優(yōu)越性。檔案現(xiàn)代化是一個動態(tài)的概念，是變化發(fā)展的，與動態(tài)的管理需求相適應(yīng)、相統(tǒng)一。

2 當前檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

2.1 檔案管理現(xiàn)代化意識不高

很多的基層檔案館的老員工，一直以來都是用傳統(tǒng)的方式來進行工作的，而且他們在日常的工作中都有著自身豐富的經(jīng)驗，而且自身的工作也非常的熟練，他們認為傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)很先進，不需要再進行改進。還有一些檔案管理工作人員，雖然對檔案管理現(xiàn)代化不抵觸，但是對檔案管理現(xiàn)代化的意識不高，普遍認為檔案管理現(xiàn)代化，無非就是購買一些計算機、微縮機等，對于高科技的運用缺乏相應(yīng)的意識和能力，認為檔案管理工作就是將檔案管好就行。而且對于檔案館來說，也沒有對檔案管理工作人員進行相應(yīng)的培訓(xùn)，使得他們對檔案管理現(xiàn)代化的知識了解不多、認識不足，使得檔案管理現(xiàn)代化工作不到位。

2.2 檔案管理標準化程度不高

檔案管理現(xiàn)代化的一個重要基礎(chǔ)就是檔案管理標準化。而在實際的管理過程中，其管理體系復(fù)雜，而管理方式卻很松散。同時，由于歷史原因，不同檔案館在進行檔案管理時，基本都是各自為政的，而且不同的檔案館管理水平有著很大的不同。而且檔案館之間的管理軟件標準也沒有形成一致，使得檔案管理的標準化程度不高，存儲的數(shù)據(jù)不夠完善、準確，而且最重要的一點就是數(shù)據(jù)資源之間不能真正的共享，這對于檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)是非常不利的，使得檔案管理水平的提升受到阻礙。

2.3 缺少檔案管理現(xiàn)代化人才

檔案管理現(xiàn)代的前提條件就是人才的現(xiàn)代化。檔案學(xué)這門學(xué)科的綜合性很強，這就使得檔案管理工作人員既要懂管理又要懂檔案學(xué)。而從實際的情況來看，許多企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員對于現(xiàn)代化的管理基本知識掌握不足，對于現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)掌握不夠。而且當前檔案管理人員的流動性很大，很多都是以兼職的身份進行管理的，在結(jié)構(gòu)和能力上都不足以滿足現(xiàn)代化的需求。還有一些檔案館的檔案管理人員年齡偏大，都在50歲左右，這些管理人員的知識更新速度慢，知識結(jié)構(gòu)單一，是不具備運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進行檔案管理的能力的。

2.4 檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作不足

檔案管理工作可以將一個地區(qū)的歷史發(fā)展過程充分的體現(xiàn)出來，能夠為地區(qū)的經(jīng)濟提供前提和基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，我國很多地方的檔案管理工作方面，收集文書的類型過多，然而專門的檔案建設(shè)卻非常缺乏，比如政治類的檔案過多，而科研類的檔案過少等，還有一些地區(qū)只將紙質(zhì)檔案進行收集，而對圖片、視頻等電子檔案收集忽視了。在這種情形下，館藏檔案就會產(chǎn)生門類不全、資源單一以及信息存儲過少等問題，對檔案資

3 現(xiàn)代檔案信息化管理的解決措施探討

3.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理

每個企業(yè)都是由若干個部門組成的，但由于部門太多，企業(yè)就并沒有一個完整的檔案管理系統(tǒng)，進而導(dǎo)致了企業(yè)在信息化建設(shè)中的腳步放慢，因此企業(yè)需要把現(xiàn)代檔案信息化管理放在企業(yè)管理中的一個重要位置上，并實地進行操作。并且企業(yè)還要優(yōu)化部門的組成，讓企業(yè)檔案管理工作專員、主管、企業(yè)政策改革部門人員、會計部門人員、資產(chǎn)管理部門人員等組成一個公司檔案管理部門的改良小組，做到行動上統(tǒng)一部署，各部門之間相互配合，監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立刻處理，每個部門取長補短，對企業(yè)檔案進行信息化有序的管理。

3.2 加強建立符合信息化內(nèi)容的檔案管理體系

大中型企業(yè)檔案信息化管理的首要條件就是建立和企業(yè)有關(guān)管理體系相連接的檔案管理體系。檔案文件的格式與處理方法要朝著多樣化的發(fā)展趨勢去發(fā)展，還要完全保留紙質(zhì)檔案的所有功能，實現(xiàn)檔案的一體化發(fā)展。

3.3 加強培養(yǎng)現(xiàn)代檔案信息化管理的人才

現(xiàn)代檔案信息化進程是由管理人才的基本素質(zhì)決定的，因此，企業(yè)要經(jīng)常進行內(nèi)部培訓(xùn)，培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。不到要對理論知識理解透徹，企業(yè)也要積極組織員工進行模擬實驗，加強員工理論和實踐雙發(fā)展的良好趨勢。

3.4 加強防護現(xiàn)代檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)

為保證網(wǎng)絡(luò)的安全，在現(xiàn)代檔案的信息化管理中推薦使用封閉式網(wǎng)絡(luò)，必要的聯(lián)網(wǎng)時，要啟用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻。同時，為了能夠從源頭上組織病毒侵入，企業(yè)要對現(xiàn)代檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。另外，為了加強記錄檔案計算機的防病毒能力，需要安裝殺毒軟件，在開機時自啟，也可以有效的抵御病毒侵害。

4 總結(jié)

檔案信息化建設(shè)是各個政府和企業(yè)加快信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需要進行合理的規(guī)劃，并建立起一個完善的檔案管理機制，提高檔案信息化的管理質(zhì)量。檔案信息化管理是在檔案管理中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，我國在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然有一些問題需要解決，將這些問題順利解決才能更快的發(fā)展檔案信息化。綜上所述，要把檔案信息化管理作為政府和企業(yè)長期需要重視和發(fā)展的內(nèi)容，努力培養(yǎng)人才，來適應(yīng)復(fù)雜多變的信息化發(fā)展趨勢。

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