數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀及未來發(fā)展探討

何淑貞

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各行業(yè)領(lǐng)域，因此檔案體系建設(shè)與管理工作也趨于信息化。在檔案應(yīng)用管理工作中常常會(huì)產(chǎn)生較多工作量，采用傳統(tǒng)單一管理方式會(huì)降低工作效率。因此對(duì)于當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作來說，必須注重開發(fā)和應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)。此次研究主要是探討分析數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀及未來發(fā)展，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；應(yīng)用現(xiàn)狀；未來發(fā)展

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的快速發(fā)展，也促進(jìn)了各行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展，因此對(duì)于檔案管理工作的要求也在不斷上升。數(shù)字化技術(shù)時(shí)代的到來為檔案管理工作也提供了信息技術(shù)，在短時(shí)間內(nèi)被廣泛應(yīng)用在實(shí)際管理中。現(xiàn)階段，各行業(yè)領(lǐng)域都開始注重開發(fā)數(shù)字化檔案，全面促進(jìn)檔案管理電子化發(fā)展。

1 數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，各行業(yè)領(lǐng)域?qū)τ跈n案存儲(chǔ)工作也提出了新要求，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用也相應(yīng)出現(xiàn)了較多數(shù)字化檔案。但是由于數(shù)字化檔案的應(yīng)用技術(shù)還不成熟，還存在較多問題，因此需要深入分析。

1.1 數(shù)字化檔案應(yīng)用水平較低

我國(guó)數(shù)字化檔案在應(yīng)用期間還存在技術(shù)性問題，管理效率比較低。所以必須全面提升數(shù)字化應(yīng)用的技術(shù)水平。當(dāng)前，通過現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)可以開發(fā)出一套適宜的處理系統(tǒng)，這樣能夠有效處理數(shù)字化檔案開發(fā)應(yīng)用期間所產(chǎn)生的問題，提升檔案采集效率和應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)集約化和數(shù)字化管理。

因此在數(shù)字化檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)具備現(xiàn)代化管理思想，然而由于多數(shù)管理人員技術(shù)能力和綜合素質(zhì)低下，這樣就影響了數(shù)字化檔案管理質(zhì)量。管理技術(shù)的落后導(dǎo)致技術(shù)開發(fā)應(yīng)用無法滿足實(shí)際需求，不能夠?qū)崿F(xiàn)大批量采集與分析效果。基于以上方面，需要注重研究和應(yīng)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)，滿足當(dāng)前使用和管理需求。

在數(shù)字化檔案應(yīng)用方面，首先是錄入和管理目錄信息，掃描和采集紙質(zhì)檔案，這樣能夠有效管理計(jì)算機(jī)存檔。紙質(zhì)檔案和電子檔案都逐漸朝著數(shù)字化和信息化方向發(fā)展。其次，在信息服務(wù)和信息網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展過程中，管理和應(yīng)用數(shù)字化檔案可以為用戶提供新型信息服務(wù)，還可以實(shí)時(shí)交流和共享信息資源。因此針對(duì)數(shù)字化檔案管理應(yīng)用問題來說，需要時(shí)刻關(guān)注時(shí)代發(fā)展動(dòng)態(tài)，以市場(chǎng)實(shí)際需求作為發(fā)展目標(biāo)，注重升級(jí)現(xiàn)有服務(wù)，從根本上提升管理應(yīng)用水平，確保數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新創(chuàng)造發(fā)展，充分發(fā)揮出潛在價(jià)值。

1.2 數(shù)字化檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

數(shù)字化檔案具備便捷的查詢和檢索技術(shù)，可以利用檔案基本特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)多方位搜素，不僅能夠減少管理人員工作量，還能夠提升管理效率。其次，利用數(shù)字化檔案可以促進(jìn)檔案手機(jī)和采集工作的提升，可以加強(qiáng)檔案編排質(zhì)量。由于當(dāng)前多數(shù)企業(yè)都開始實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化和信息化辦公，也相應(yīng)加強(qiáng)檔案應(yīng)用需求，所以企事業(yè)單位需要使用數(shù)字化檔案方式存儲(chǔ)重要檔案。提升檔案管理投入力度。由于檔案管理人員在分配與編排檔案時(shí)缺乏統(tǒng)一化平臺(tái)，導(dǎo)致檔案分類管理效果不佳?；谝陨戏矫?，必須注重建設(shè)數(shù)字化管理平臺(tái)，并且利用特定軟件技術(shù)開發(fā)確保檔案管理工作的科學(xué)性。

2 數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的提升措施

2.1 強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理意識(shí)

由于多數(shù)人員都忽視檔案管理工作的重要性，并且存在錯(cuò)誤認(rèn)知，主要是將檔案管理工作看作資料搜集和存儲(chǔ)工作，無經(jīng)濟(jì)價(jià)值可言。所以多數(shù)管理人員在管理檔案時(shí)只注重泄露和遺失問題，不注重檔案查詢和調(diào)閱工作，所以導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低下。在數(shù)字化檔案管理方式出現(xiàn)之后，需要不斷強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的管理意識(shí)，全面提升數(shù)字化檔案利用率，從管理體制，人員配備和設(shè)備投資等方面加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理效率。

2.2 提升檔案管理投資力度

數(shù)字化檔案管理對(duì)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的要求都比較高，企事業(yè)單位在管理檔案時(shí)通常是由人力資源部負(fù)責(zé)，并且由具備專業(yè)檔案管理知識(shí)的人員負(fù)責(zé)。然而由于多數(shù)企事業(yè)單位都沒有設(shè)置獨(dú)立的管理檔案部門，因此在管理水平，基礎(chǔ)設(shè)施以及檔案環(huán)境等方面均達(dá)不到要求。數(shù)字化檔案管理需要設(shè)置檔案辦公室，并且獨(dú)立設(shè)置辦公區(qū)域，調(diào)閱區(qū)域和存儲(chǔ)室等，還需要設(shè)置切割機(jī)，復(fù)印機(jī)和微機(jī)等

設(shè)備。

2.3 建立系統(tǒng)化的數(shù)字化檔案管理方案

在建設(shè)數(shù)字化檔案時(shí)必須充分考慮規(guī)劃和需求，并且注重采集和錄入各類資料參數(shù)，建立標(biāo)準(zhǔn)化信息傳輸流程，確保數(shù)據(jù)信息上傳錄入的規(guī)范性。在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)應(yīng)當(dāng)做好改革和創(chuàng)新工作，全面做好數(shù)據(jù)采集和整合工作。

2.4 建立信息化檔案管理平臺(tái)

首先，檔案管理部門需要設(shè)置文檔，視音頻資料的采集標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范資料格式，對(duì)于其他涉及到檔案存儲(chǔ)工作的項(xiàng)目也應(yīng)當(dāng)做好規(guī)范化處理，全面確保信息傳遞和共享的暢通性。其次，通過科技技術(shù)建立信息化平臺(tái)，充分發(fā)揮出多媒體技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，并且建立檔案管理人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)。若存儲(chǔ)信息量比較大則需要開發(fā)調(diào)用功能，更新功能和管控功能。在完成數(shù)據(jù)采集之后需要使用高清晰度掃描儀將數(shù)據(jù)傳輸?shù)焦芾砥脚_(tái)上，確保信息資源的利用率。數(shù)字化信息平臺(tái)的建立還應(yīng)當(dāng)連接上級(jí)網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)，這樣可以及時(shí)更新和升級(jí)應(yīng)用軟件。

3 數(shù)字化檔案的未來發(fā)展趨勢(shì)

3.1 趨于市場(chǎng)化、信息化管理模式

在深入分析數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀和存在問題能夠看出，數(shù)字化檔案管理會(huì)逐漸過渡到市場(chǎng)化和信息化模式。因此必須深入分析和研究數(shù)字化檔案的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，這樣才能夠合理開發(fā)數(shù)字化管理技術(shù)，全面提升檔案利用率。

3.2 趨于資源共享服務(wù)模式

在信息技術(shù)快速發(fā)展過程中，數(shù)字化檔案會(huì)逐漸過渡到資源共享服務(wù)領(lǐng)域。在檔案管理工作中必須通過新技術(shù)擴(kuò)展數(shù)字化檔案應(yīng)用范圍和領(lǐng)域，這樣才能夠充分發(fā)揮出各項(xiàng)功能。

3.3 檔案管理外包服務(wù)

當(dāng)前，部分企業(yè)開始將檔案管理工作外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，屬于一種新型運(yùn)營(yíng)管理方式，此種服務(wù)模式主要是將企業(yè)內(nèi)部非機(jī)密性資料移交至專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，并且通過企業(yè)資料優(yōu)勢(shì)降低成本，全面提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。從某種角度上看，數(shù)字化檔案外包服務(wù)模式可以有效整合檔案資源，建立和管理檔案軟件和硬件設(shè)備。在整個(gè)外包管理過程中，相關(guān)部門負(fù)責(zé)監(jiān)管和驗(yàn)收數(shù)字化服務(wù)。

在應(yīng)用外包服務(wù)模式時(shí)需要選擇專業(yè)實(shí)力較強(qiáng)的企業(yè)，并且充分考慮自身需求，全面評(píng)估和審查外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平以及新技術(shù)掌握情況。其次，對(duì)企業(yè)外包服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，確保服務(wù)商所應(yīng)用的技術(shù)內(nèi)容滿足自身需求。

3.4 提升數(shù)字化檔案管理外包管理控制力度

由于檔案管理外包服務(wù)具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，因此要求檔案機(jī)構(gòu)從技術(shù)人員逐漸轉(zhuǎn)化為實(shí)際操作人員，并且注重培養(yǎng)技術(shù)應(yīng)用管理控制人員。以上角色的變換就需要加強(qiáng)檔案管理外包供應(yīng)商，并且設(shè)置專業(yè)的督查小組監(jiān)管服務(wù)商行為。

4 結(jié)束語

綜上所述，由于檔案數(shù)字化管理對(duì)技術(shù)要求比較高，并且操作難度比較大，因此在檔案服務(wù)工作中必須強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理意識(shí)、提升檔案管理投資力度、建立系統(tǒng)化的數(shù)字化檔案管理方案，通過以上各項(xiàng)措施全面提升數(shù)字化檔案管理水平，與此同時(shí)，企事業(yè)單位檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)與外包服務(wù)商進(jìn)行合作，分擔(dān)檔案管理工作量，簡(jiǎn)化檔案管理難度，全面促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化和現(xiàn)代化發(fā)展。

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