基于信息化環(huán)境下水文電子檔案工作的開展

王爽

摘 要：近年來我國水文行業(yè)發(fā)展速度較快，由于水文檔案在水文事業(yè)發(fā)展過程中具有極為重要的意義，因此當(dāng)前水文檔案管理工作中信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，水文電子檔案已成為水文檔案現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。文中分析了水文電子檔案的特點，并進(jìn)一步對水文電子檔案管理的優(yōu)化措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：水文電子檔案；特點；檔案管理；措施

水文電子檔案作為水文檔案的重要組成部分，其在水文工作中具有極為重要的作用。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，水文檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式為主。紙質(zhì)按照傳統(tǒng)方法歸檔保存即可。但對于電子檔案，則需要按照電子檔案管理規(guī)范要求進(jìn)行管理。水文電子檔案具有自身的獨特性，因此需要通過掌握水文電子檔案的特點，以此來提高水文電子檔案管理的水平。

1 水文電子檔案的特點

在當(dāng)前信息技術(shù)普及應(yīng)用的新形勢下，水文電子檔案已發(fā)展成為水文檔案的主要形式。水文電子檔案的出現(xiàn)，有效的提高了水文檔案檢索查詢的速度，降低了檔案管理人員的勞動強度，而且在實際對水文檔案利用過程中有效的避免了對紙質(zhì)檔案帶來的磨損，實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案的更好保護(hù)。但水文電子檔案需要依托于計算機軟硬件而存在，對計算機軟硬件具有較強的依賴性，而且在實際電子檔案保存過程中，檔案內(nèi)容容易被篡改，而且不會留下痕跡，這必然會對水文數(shù)據(jù)的利用帶來較大的影響。水文電子檔案的特點可以具體歸納為以下幾個方面：

1.1 相對獨立性、系統(tǒng)性

基于水文工作的特殊性，這也使水文電子檔案具有相對獨立性。由于水文電子檔案以水文、雨量站點在針對河流流量、流速定位及觀測中形成的數(shù)據(jù)作為重要來源，水文工作者通過對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整編，構(gòu)建完善的水文數(shù)據(jù)庫，并將其作為水文電子檔案的重要組成部分。由此可以看出，水文電子檔案自成系統(tǒng)，系統(tǒng)性較強。

1.2 極強的連續(xù)性

通過記錄水文數(shù)據(jù)，能夠更真實的將某一流域或是某一地區(qū)水文真實情況反映出來，而且記錄的年代越長，水文資料的使用價值也越高，在各個領(lǐng)域也能夠更好的發(fā)揮其科學(xué)價值。目前在水利工程建設(shè)過程中，水文電子檔案同樣發(fā)揮著重要的作用。當(dāng)水文檔案缺乏連續(xù)性的情況下，數(shù)據(jù)不完整，則各行業(yè)在使用資料過程中無法提供科學(xué)的依據(jù)，更無法真實的反映出該區(qū)域的水文情況。

1.3 時間性

在實際水文工作中，主要是研究自然界中水的運行變化情況，因此其受自然規(guī)律影響較大。在實際水文觀測過程中，即使同一地區(qū)不同時間內(nèi)水文數(shù)據(jù)也會存在差異，特別是在汛期，水文數(shù)據(jù)更是存在多變性。因此在實際水文觀測過程中，城朵做到定時和定點進(jìn)行觀測，并基于河流變化來記錄具體的觀測數(shù)據(jù)，確保水文資料的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

1.4 實效性

在具體進(jìn)行水文數(shù)據(jù)觀測過程中，其處于自然界不斷變化的環(huán)境，這也使不同時段水文數(shù)據(jù)變化也較為明顯。對于水文電子檔案而言，其可以為水文數(shù)據(jù)的定點和定時觀測提供重要的保證，而且能夠及時更新數(shù)據(jù)庫，具有較強的實效性。

2 基于信息化環(huán)境下強化水文電子檔案管理工作的措施

2.1 做好水文電子檔案分類管理工作

先進(jìn)的管理理念對水文電子檔案管理工作具有重要指導(dǎo)作用，在具體工作開展過程中要建立完整的檔案管理體系，對各類檔案資料進(jìn)行歸類整理，以此最大程度地保證數(shù)據(jù)的完整性和系統(tǒng)性。檔案分類管理要根據(jù)具體工作的實際情況，結(jié)合水文工作的特點，對不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)歸納。例如在分類管理中，制定規(guī)范化的分類標(biāo)準(zhǔn)，可按地下水、地表水、水質(zhì)三類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，并對其水位流量、蒸發(fā)量、降水量、含沙量、水環(huán)境以及地下水動態(tài)等詳細(xì)資料進(jìn)行收集整理，歸檔到各類之中。同時，也可以結(jié)合檔案形成規(guī)律和特點，建立完整的目錄體系，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及查閱。在電子水文檔案中建立多級分類目錄，對分類目錄進(jìn)行首字母和頁碼排序；對于不同的水文檔案進(jìn)行編目、立卷等。

2.2 保證水文電子檔案的原始性和內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確性

在當(dāng)前水文電子檔案管理工作中，需要保證檔案的原始性，因此作為水文檔案管理者，需要在實際工作中做好水文電子檔案的接收、收集、處置和存儲等工作，以此來對電子檔案的原始信息進(jìn)行保護(hù)，并具體對信息的組合情況進(jìn)行了解。在具體針對水文檔案進(jìn)行技術(shù)處理過程中，需要將已歸檔的水文檔案改為只讀性文件，并對電子檔案的原始結(jié)構(gòu)進(jìn)行識別和保護(hù)，確保電子檔案的可靠性，使其更好的發(fā)揮出實際效能。水文電子檔案內(nèi)容需要在各種載體上存儲，因此需要依賴于計算機軟硬件來實現(xiàn)檔案內(nèi)容的電子化轉(zhuǎn)換，并將其還原為人們能夠直接理解和習(xí)慣的閱讀格式顯示出來，因此需要采取有效的辦法，使保存的電子檔案能夠與新的技術(shù)更好適應(yīng)，實現(xiàn)永久保存、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換和還原的目的。

2.3 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提高數(shù)據(jù)存儲安全系數(shù)

電子檔案的存儲是建立在存儲介質(zhì)基礎(chǔ)之上，存儲介質(zhì)和存儲技術(shù)對于電子檔案的安全起到非常重要的作用。同時，為了避免存儲介質(zhì)損壞等突發(fā)情況發(fā)生造成的不必要損失，應(yīng)做好數(shù)據(jù)的備份工作。首先，控制入網(wǎng)訪問權(quán)限，通過身份驗證的方式避免來自互聯(lián)網(wǎng)的威脅；其次，控制使用權(quán)限，制定用戶對目錄、文件、資料的操作范圍，超出范圍使進(jìn)行操作阻止，以此防止非工作人員的不良操作；最后，控制防火墻，針對不同的網(wǎng)絡(luò)層進(jìn)行防火墻控制。在此基礎(chǔ)上，可采取云計算機等技術(shù)對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免因系統(tǒng)或人為原因造成的數(shù)據(jù)丟失。

2.4 重視信息技術(shù)與電子檔案的結(jié)合應(yīng)用

在當(dāng)前水文電子檔案管理工作中，通過有效的結(jié)合信息技術(shù)，加快構(gòu)建水文電子檔案數(shù)據(jù)庫及水文檔案信息管理系統(tǒng)，及時對檔案信息進(jìn)行更新，將電子檔案的時效性特點更好的顯現(xiàn)出來。同時還能夠通過水文電子檔案，還對水文工作中存在的問題進(jìn)行識別，并積極加以改進(jìn)和完善。全面推進(jìn)水文檔案查詢和利用的水平，為水文事業(yè)的健康、有序發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

2.5 加大對檔案管理人員的培訓(xùn)和考核

電子水文檔案管理不同于紙質(zhì)檔案管理，其對工作人員的專業(yè)技能要求較高。同時，檔案管理工作由于其自身的特殊性，對工作人員的道德意識和服務(wù)意識也提出了一定的要求。因此，在水文電子檔案管理工作開展過程中，既要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，也強化道德素質(zhì)和服務(wù)意識。因此在實際工作中需要重視對水文檔案管理人員的培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，并針對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行技能測試，將測試成績納入到日常工作考核中來。定期組織優(yōu)秀員工交流活動，全面提高管理人員的服務(wù)意識，確保檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。

3 結(jié)束語

水文電子檔案是對水文活動數(shù)據(jù)的真實記錄，其在各個領(lǐng)域有著廣泛的應(yīng)用。因此需要重視水文電子檔案的管理，全面提高水文電子檔案管理水平，使其在防汛抗旱、水資源管理和保護(hù)及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中發(fā)揮出更重要的作用。

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