淺析醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理

賈瓊

摘 要：醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一個(gè)重要組成部分，是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，其管理水平直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平，所以加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理是極其重要的。近幾年來，我院把醫(yī)療設(shè)備管理作為醫(yī)院綜合檔案管理的一個(gè)重要部分，落實(shí)措施，重點(diǎn)加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理，使醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院工作中發(fā)揮了較好的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；醫(yī)療設(shè)備；檔案管理

醫(yī)療設(shè)備檔案是指醫(yī)療儀器設(shè)備出廠時(shí)隨機(jī)攜帶的原始文件資料和在選型、購置、安裝、使用、維修以及報(bào)廢過程中形成的所有文檔資料，也是醫(yī)療設(shè)備使用、管理、維修的主要參考依據(jù)。為了確保每一個(gè)醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的完整、系統(tǒng)和安全，為設(shè)備的引進(jìn)，尤其是大型設(shè)備，以及各種設(shè)備的維修，廢舊設(shè)備的淘汰，落后設(shè)備的革新等，提供準(zhǔn)確的信息資料和技術(shù)數(shù)據(jù)，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則。

1 建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

1）建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺(tái)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲，在引進(jìn)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和專家將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。

2）建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機(jī)器設(shè)備在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過程中，由于熱力、化學(xué)元素等作用，一些零部件會(huì)磨損、腐蝕或松動(dòng)，將會(huì)影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護(hù)和檢修，設(shè)備檔案是為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

3）利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過程，從而，避免不必要的支出，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案的內(nèi)容

1）全院和各科室醫(yī)療設(shè)備報(bào)表，包括設(shè)備編號(hào)、設(shè)備名稱、型號(hào)、產(chǎn)地、價(jià)格、經(jīng)費(fèi)來源、設(shè)備分類、用途、購置日期、啟用日期、使用科室等。

2）醫(yī)院每年通過設(shè)備管理委員會(huì)討論同意的醫(yī)療設(shè)備采購計(jì)劃、大型設(shè)備申報(bào)文件和醫(yī)療設(shè)備的出入庫登記。

3）醫(yī)療器械審批表、醫(yī)療器械論證表、考察報(bào)告、談判記錄、設(shè)備委員會(huì)討論備忘錄、供應(yīng)商資質(zhì)證明、醫(yī)療器械三證并加蓋供貨單位公章，需政府采購的要填寫政府采購登記表，需國際招標(biāo)的要招標(biāo)代理協(xié)議、投標(biāo)文件，需進(jìn)口設(shè)備的要外貿(mào)代理協(xié)議、貨運(yùn)單、海關(guān)報(bào)關(guān)單、商檢部門的檢測(cè)文件、免稅證明、檢驗(yàn)檢疫證明、報(bào)價(jià)單，是大型醫(yī)用設(shè)備的要廳、部下發(fā)的大型設(shè)備資源配置許可文件。

4）貨物配置清單，隨機(jī)文件，醫(yī)療器械開箱驗(yàn)收鑒定書，產(chǎn)品價(jià)格，產(chǎn)品樣本，使用和維修手冊(cè)，線路圖及有關(guān)技術(shù)資料，合格證。

5）操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)制度，安裝調(diào)試記錄及使用維修記錄，性能鑒定書。

6）醫(yī)院每年強(qiáng)制檢定醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)計(jì)表，各類醫(yī)療設(shè)備的計(jì)量要求和標(biāo)準(zhǔn)及計(jì)量結(jié)果與計(jì)量周期。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

1）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。對(duì)于能給醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)收益的醫(yī)療設(shè)備，歷來醫(yī)院在購置環(huán)節(jié)都投入了較大的精力，多方論證，談判降價(jià)，擇優(yōu)購置，盡快到貨驗(yàn)收使用發(fā)揮效能。但醫(yī)療設(shè)備購回后，使用情況如何，是否充分發(fā)揮效能，是否創(chuàng)造了最大的經(jīng)濟(jì)效益，這一系列問題，往往會(huì)被醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽略，存在醫(yī)療設(shè)備中后期管理深度不夠，管理力度不足，管理重要性趨弱的狀況。而能夠真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備從購置到使用到維保直至處置等一系列生命周期全過程的醫(yī)療設(shè)備檔案資料也處在疏于管理的窘境。

2）醫(yī)療設(shè)備檔案借閱使用效能沒有充分發(fā)揮。大多醫(yī)院僅將醫(yī)療設(shè)備檔案作為技術(shù)性資料收集歸類整理，進(jìn)行保管。檔案管理的功能僅局限于為了滿足審計(jì)和上級(jí)主管部門檢查的需要。檔案借閱，借鑒作用、指導(dǎo)工作的功能沒有充分得到發(fā)揮。

3）醫(yī)療設(shè)備資料分散，難于收集。醫(yī)療設(shè)備檔案資料存在于設(shè)備采購部門、醫(yī)學(xué)工程維修部門、設(shè)備存放的每一個(gè)臨床、醫(yī)技科室以及檔案部門，它以紙質(zhì)、電子介質(zhì)、圖片資料、影像資料等各種介質(zhì)的形式存在。僅我院上萬元的醫(yī)療設(shè)備就有2000件之多，如此多的分散在醫(yī)院每個(gè)角落的醫(yī)療設(shè)備，使得醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集、管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。

4）醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏專業(yè)人員。醫(yī)療設(shè)備檔案管理從始至終僅在檔案部門配有專職的檔案管理員，其他環(huán)節(jié)均為兼職的檔案管理員。分布在設(shè)備購置、維修、使用環(huán)節(jié)的諸多兼職設(shè)備檔案管理員，沒有太多的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案管理是有心無力，不知如何做好此項(xiàng)工作，不能按檔案管理要求較好的完成醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

5）醫(yī)療設(shè)備檔案管理周期長，管理難度大。醫(yī)療設(shè)備從申購到使用、報(bào)廢、處置等一般需要5～10年，如此長的生命周期均是醫(yī)療設(shè)備檔案資料生成的過程。設(shè)備生命周期內(nèi)產(chǎn)生的大量檔案資料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑戰(zhàn)性。

6）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，是造成醫(yī)療設(shè)備檔案疏于管理，醫(yī)療設(shè)備管理出現(xiàn)疏漏的主要原因。沒有完善的規(guī)章制度，醫(yī)療設(shè)備檔案管理就無章可循，達(dá)不到醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的要求。

4 保證醫(yī)療設(shè)備檔案集中統(tǒng)一管理的有效措施

1）加強(qiáng)宣傳，提高群體檔案意識(shí)。這是做好檔案工作的基礎(chǔ)。特別要對(duì)醫(yī)院中層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案法規(guī)教育，并將宣傳教育內(nèi)容傳達(dá)給所在科室的醫(yī)務(wù)工作人員，并堅(jiān)持宣傳教育工作常抓不懈。要對(duì)現(xiàn)有的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行清查，將保存在科室及個(gè)人手中的設(shè)備資料限期交醫(yī)院綜合檔案室保管。對(duì)已遺失的設(shè)備資料要設(shè)法補(bǔ)齊，一并移交。

2）“三方”堪驗(yàn)，保證設(shè)備檔案資料的齊全完整。凡新購進(jìn)的醫(yī)療儀器設(shè)備，要求有器械管理科、使用科（室）和檔案室人員同時(shí)在場(chǎng)的情況下方可開箱，堪驗(yàn)儀器設(shè)備資料的齊全完整，并將此形成制度，堅(jiān)持下去。這樣，醫(yī)院的設(shè)備檔案定能完整地集中到醫(yī)院綜合檔案室。

3）對(duì)技改設(shè)備的檔案資料，要及時(shí)收集進(jìn)室。這項(xiàng)工作做得好壞，對(duì)設(shè)備檔案的齊全完整至關(guān)重要，不可忽略。

通過采取以上措施，醫(yī)療設(shè)備檔案必能得到集中統(tǒng)一管理，并能充分發(fā)揮出設(shè)備檔案的應(yīng)用作用。在工作中，只要不斷改進(jìn)工作方法，切實(shí)為利用者提供方便，就能對(duì)檔案工作的順利發(fā)展起到促進(jìn)作用。