加強公路施工企業(yè)工程檔案管理探析

馬秀娟

摘 要：公路施工企業(yè)工程檔案是國家重要的信息資源，如何加強工程檔案管理是當前檔案工作者研究的重點。本文從公路施工企業(yè)工程檔案管理的重要性入手，探索提出幾點工作策略，以便促進公路施工企業(yè)工程檔案管理質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：公路施工企業(yè)；工程檔案；檔案管理；工作策略

公路是國家非常重要的交通基礎(chǔ)設(shè)施，其施工企業(yè)工程檔案管理在新形勢下暴露出檔案文件收集不全、檔案管理工作效率低下、檔案開發(fā)利用與服務(wù)水平偏低等問題，嚴重制約公路施工企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展，急需改進和強化。

1 加強公路施工企業(yè)工程檔案管理的重要性

公路施工企業(yè)工程檔案指的是在公路工程施工中形成的文字、表格、圖紙、聲像等各種載體材料，是對公路工程施工過程的真實記錄、寫照，是公路工程項目施工管理的重要部分，如果工程檔案與規(guī)定要求不符，公路施工項目就無法完成竣工驗收。在公路工程達標投產(chǎn)和創(chuàng)優(yōu)的工作中，工程檔案管理占據(jù)重要地位，其質(zhì)量好壞和公路工程施工質(zhì)量息息相關(guān)，這就要求檔案人員對不同形式的公路施工檔案進行整理、歸檔，用于今后公路施工人員查閱、參考，在啟發(fā)人員思路、科學規(guī)劃公路工程的同時指導項目施工，體現(xiàn)重要的參考作用。

然而現(xiàn)實情況是公路施工企業(yè)的檔案人員往往不具備工程類知識背景，并且公路工程施工管理是一線工作，工程檔案管理卻屬于后期工作，所以如何平衡公路工程施工與工程檔案管理之間的關(guān)系，這是加強工程檔案管理必須解決的基礎(chǔ)問題。尤其是隨著公路施工企業(yè)工程檔案種類與數(shù)量的不斷增加，收集紛繁復雜的工程檔案資料，為公路工程的設(shè)計與施工等提供依據(jù)，這是公路施工企業(yè)檔案部門及其人員的重要任務(wù)[1]。

2 加強公路施工企業(yè)工程檔案管理的策略建議

2.1 落實工程檔案的收集工作，完善檔案

一方面，注重開展工程檔案形成過程的收集工作。在公路工程施工的全過程應(yīng)滲透工程檔案收集工作，項目部不僅要針對工程檔案管理進行自查，相關(guān)職能部門也要定期或不定期結(jié)合公路工程質(zhì)量、施工進度、安全檢查以及文明工地考核等工作，跟蹤檢查工程檔案資料的形成情況、收集情況，限期整改問題。與此同時，落實歸檔工程文件與材料的系統(tǒng)性、成套性整理工作，例如根據(jù)公路工程標段或者項目編號收集竣工文件材料。為保證收集工程檔案的時效性與完整性，公路施工企業(yè)還應(yīng)落實保證金制度，務(wù)必在公路竣工驗收之日起的三個月內(nèi)把完整的工程檔案移交給檔案管理部門，如數(shù)移交之后才能撥付保證金。

另一方面，在公路工程施工項目竣工驗收之后，要求項目部按照企業(yè)工程檔案收繳范圍、內(nèi)容，整理工程準備階段的文件、施工環(huán)節(jié)的文件、竣工驗收的文件，由企業(yè)檔案部門審核。例如檔案人員按照工程檔案歸檔范圍、內(nèi)容認真進行對照審核，確認工程檔案的移交齊全與否、完整與否，分類科學與否、系統(tǒng)與否，內(nèi)容真實與否，是否能準確反映公路工程施工情況；工程檔案立卷符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的標準與否；繪制公路工程竣工圖的方法、規(guī)格與圖式符合專業(yè)技術(shù)要求與否，圖面整潔與否，有沒有蓋好竣工圖章；文件的來源與形成符合實際情況與否，要求部門或個人簽章的檔案的手續(xù)完備與否，文件的材質(zhì)、書寫、用墨、幅面等符合要求與否等等。一旦發(fā)現(xiàn)工程檔案有缺漏的情況，應(yīng)要求即可補充，完整收集公路施工企業(yè)的工程檔案。

2.2 建立工程檔案管理子系統(tǒng)，提高效率

和普通的文書檔案相比，公路施工企業(yè)的工程檔案具有更顯著的專業(yè)性、復雜性、動態(tài)性，如果依舊使用通用檔案管理系統(tǒng)，將會阻礙工程檔案管理的強化，難以體現(xiàn)工程檔案的價值。這就要求公路施工企業(yè)在現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)之中建立工程檔案管理子系統(tǒng)，借助信息技術(shù)提高工程檔案管理工作效率[2]。企業(yè)應(yīng)自定義檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限，即便用該系統(tǒng)管理企業(yè)一般的文書檔案，也能基于實際情況專門建立工程檔案門類。例如公路施工企業(yè)根據(jù)工程檔案管理的特性，在日常檔案管理工作實踐中增加檔案管理系統(tǒng)的工程檔案模塊，針對公路施工項目電子編研專題實現(xiàn)動態(tài)創(chuàng)建、動態(tài)完善，促使企業(yè)提高工程檔案工作效率，充分實現(xiàn)系統(tǒng)功能。

如果條件允許，公路施工企業(yè)應(yīng)嘗試自主開發(fā)系統(tǒng)，按照工程檔案管理需求，結(jié)合自身技術(shù)水平，自主設(shè)計、開發(fā)工程檔案管理信息系統(tǒng)。例如建設(shè)電子檔案歸檔與電子會簽審批一體化管理系統(tǒng)、工程檔案管理系統(tǒng)，針對工程檔案實現(xiàn)全范圍判斷和統(tǒng)計、追查。簡言之，單一系統(tǒng)建設(shè)不夠全面，公路施工企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、工程檔案管理系統(tǒng)之間不是相互排斥的關(guān)系，應(yīng)注意對檔案系統(tǒng)的整合。

2.3 強化工程檔案的開發(fā)利用，優(yōu)化服務(wù)

為讓工程檔案管理真正得到重視和強化，公路施工企業(yè)務(wù)必要發(fā)揮工程檔案的價值。所以檔案人員務(wù)必要積極挖掘公路工程檔案資源，把工程檔案變成領(lǐng)導重要的決策參考資料，并基于公路施工項目提供跟蹤服務(wù)，整合工程檔案和工程建設(shè)，提高工程檔案支持公路工程建設(shè)的力度[3]。例如公路施工企業(yè)要制定工程檔案的開發(fā)、利用和編研等制度，堅持實事求是，維護好工程檔案的真實性，結(jié)合企業(yè)需求、社會需求明確工程檔案開發(fā)利用項目，及時主動地服務(wù)于交通設(shè)施建設(shè)與其他社會事業(yè)。

企業(yè)檔案人員還要加強工程檔案編研工作的開展，實現(xiàn)檔案信息的深度開發(fā)利用。在深入研究工程檔案資源時，檔案人員要設(shè)定對應(yīng)主題，對工程檔案進行整理、歸納和分類，進一步完成加工與轉(zhuǎn)化工程，形成出版物，方便社會組織與公眾利用。特別是在信息時代，公路施工企業(yè)在工程檔案管理中不僅要探索信息化建設(shè)，還要最大限度利用網(wǎng)絡(luò)工具與數(shù)字化技術(shù)，進一步開發(fā)、利用工程檔案信息，創(chuàng)新工程檔案服務(wù)機制，為需求者提供優(yōu)質(zhì)信息產(chǎn)品，確保公路工程檔案更好地服務(wù)于經(jīng)濟發(fā)展、社會發(fā)展。

3 結(jié)語

公路施工企業(yè)工程檔案管理是一項長期性、系統(tǒng)性的業(yè)務(wù)，工程檔案管理相比一般檔案管理也具有更強的專業(yè)性、系統(tǒng)性，檔案管理必須貫穿公路工程施工的全過程，要求檔案人員務(wù)必要充分認識加強工程檔案管理的重要性，全面落實工程檔案的收集工作，完善檔案資料，同時基于檔案管理系統(tǒng)建立工程檔案管理子系統(tǒng)，強化對工程檔案的開發(fā)與利用，提高檔案管理工作效率，優(yōu)化工程檔案服務(wù)，讓公路施工企業(yè)的工程檔案管理不斷趨于規(guī)范化、科學化，為公路交通事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

參考文獻

[1]李丹.淺析公路工程的檔案管理工作[J].科技視界，2017（11）：172.

[2]張玲.新時期如何做好施工企業(yè)工程檔案管理工作[J].中國高新區(qū)，2017（08）：133.

[3]李寧.公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀及信息化管理探析[J].現(xiàn)代國企研究，2018（16）：140.