檔案管理工作多元化協(xié)同模式的探討

梁平

摘 要：檔案管理事業(yè)隨著社會和時代的發(fā)展日益重要，成為了現(xiàn)代社會治理的重要組成部分，檔案管理的主體也從由檔案行政管理部門主導(dǎo)發(fā)展至多元化主體共同參與，包括政府機關(guān)、企事業(yè)單位、中介組織、信息技術(shù)服務(wù)公司和個人等。甚至隨著技術(shù)的進步，還有電子化的檔案智庫和檔案在人工智能方面的應(yīng)用和發(fā)展等，這使得檔案管理工作從內(nèi)涵到形式都發(fā)生著深刻變化。因此，新技術(shù)條件下的檔案的協(xié)同化管理和應(yīng)用是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。新的形勢也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，這就要求我們積極適應(yīng)新形勢，加強各主體的協(xié)同，完善規(guī)章制度，在新時代開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作多元化；協(xié)同模式

1 檔案管理主體的多元化及存在的問題

縱觀歷史發(fā)展的各個階段，我們不難發(fā)現(xiàn)，在有意識的檔案的管理和保存方面政府一直是占主導(dǎo)地位的，從古代設(shè)置專門的機構(gòu)、配備專門的官吏管理檔案到近代檔案室的成立，組織機構(gòu)的名稱一直在變，但是檔案管理工作由政府主導(dǎo)的性質(zhì)沒有變，可以說政府是檔案管理的完全主體。新中國成立后，各類檔案館出現(xiàn)，承擔(dān)了政府機關(guān)和企事業(yè)單位的檔案管理任務(wù)；隨著經(jīng)濟體制的改革，非公有制企業(yè)大量出現(xiàn)，也管理著越來越多的企業(yè)運行過程中的檔案；隨著檔案管理工作需求的膨脹，檔案服務(wù)公司等中介組織也參與進來；科學(xué)技術(shù)的進步，個人的郵件、文件、數(shù)據(jù)保存使得公民也成為了檔案管理的主體。檔案的數(shù)量隨著時代的發(fā)展迅速增長著，時代發(fā)展的軌跡也告訴我們檔案管理的主體突破了政府主導(dǎo)的單一模式走向了多元化。

檔案管理主體的多元化是社會發(fā)展的必然趨勢，但是存在諸多問題。在市場化的模式下，大量的檔案以各種形式被管理著，拋開政府的檔案來說，部分企業(yè)和組織內(nèi)部或是通過成立部門雇傭人員進行管理，或是通過委托外包的形式讓中介公司進行管理。這些檔案管理模式滿足了企業(yè)和公民的需要，也在一定程度上保護了檔案，維護了檔案所有人的權(quán)利，但因為缺乏有效的監(jiān)督和制約也存在檔案流失的風(fēng)險。特別是信息技術(shù)的發(fā)展帶來的電子文檔和數(shù)據(jù)管理依然有其滯后性。在尚有監(jiān)管空白的情況下，記錄著企業(yè)和個人檔案的龐大信息被保存于服務(wù)器中存在安全隱患。

2 多元化主體中的檔案管理工作規(guī)章制度探討

檔案管理的多元化主體要求檔案工作的協(xié)同治理，而多元主體的協(xié)同是檔案管理工作新的探索和市場經(jīng)濟下的有益補充，彌補了單一主體管理模式的缺陷，不僅有利于提高檔案管理和應(yīng)用的效率，也是檔案管理工作模式轉(zhuǎn)變的行動抓手。檔案行政管理部門、企業(yè)、中介組織、技術(shù)服務(wù)公司、個人等共同參與，采取有效的協(xié)同機制，實現(xiàn)效益的最大化，這是檔案管理工作發(fā)展的必然要求，又是社會治理模式變革的應(yīng)有之義。

2.1 完善法律法規(guī)，明確檔案管理主體地位

《檔案法》作為檔案管理工作的基本法律，隨著檔案工作要求的變化已經(jīng)兩次修改，但就檔案管理工作的協(xié)同治理來說，對檔案管理行政部門、企業(yè)、中介組織、公民等主體的地位還缺乏規(guī)范的制度保障，并且權(quán)利和義務(wù)不對等、不平衡的關(guān)系影響了檔案管理主體的積極性，也阻礙了協(xié)同治理的進程。根據(jù)依法治國的要求，檔案管理必須按照法律進行，檔案管理多元主體的協(xié)同也就相應(yīng)地需要完善法律制度來保障和推進。實際上隨著發(fā)展的需要，檔案管理的相關(guān)法律在不斷完善，這必將會消解多元主體協(xié)同過程中的消極因素，推進檔案管理的現(xiàn)代化。

完善法律法規(guī)要在內(nèi)容上要建立起符合新時期檔案管理工作特點的系統(tǒng)性、全面性的法律體系，對檔案管理部門要做到充分授權(quán)、充分肯定，理順各個主體的地位和關(guān)系；設(shè)立相關(guān)的委員會參與到檔案管理的協(xié)調(diào)工作，加強主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督；鼓勵相關(guān)的檔案管理部門與技術(shù)服務(wù)公司共同研究開發(fā)新的檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理模式。在層級上，國家的相關(guān)檔案法律要有效地指導(dǎo)各級各類的檔案管理工作，注重推廣成熟的可復(fù)制的經(jīng)驗和做法。各檔案管理部門應(yīng)在相關(guān)的檔案法律的框架內(nèi)制訂相應(yīng)的符合本部門檔案管理特點的規(guī)章，增強檔案管理法律的補充力量。檔案管理主體還應(yīng)做好法律、規(guī)章的解釋工作，學(xué)習(xí)政策內(nèi)容，運用好專業(yè)知識服務(wù)于檔案管理工作，檔案管理工作才能有法可依、有章可循。

2.2 凝聚社會共識，暢通民主參與和監(jiān)督管理的渠道

從檔案管理工作的實踐情況來看，檔案管理目前還缺乏社會主體、市場主體、公民等的積極參與，同樣監(jiān)督機制也有提升空間。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工程，離不開公民的參與和社會治理的共同完成?！耙?guī)范檔案行政管理部門的檔案事務(wù)處理行為，檔案管理其他主體的直接參與，對檔案管理工作形成有效監(jiān)督，完善檔案管理工作制度，既有助于提高檔案行政管理部門公信力，又能形成一個完整有序的檔案管理參與網(wǎng)絡(luò)?！钡窃谝恢币詠淼挠^念中，檔案管理工作都處于組織日常工作的邊緣，負(fù)責(zé)檔案管理職能的人員對自身的工作也缺乏認(rèn)同感、歸屬感和使命感，檔案工作的重要性往往被忽視。

3 新技術(shù)有助于檔案管理的主體多元化

隨著檔案管理主體的多元化和檔案資料的不斷豐富，檔案管理也日趨復(fù)雜，所以有必要加強檔案管理工作的頂層設(shè)計，以適應(yīng)新形勢的體制機制和先進的信息技術(shù)來不斷完善檔案管理工作。做好以下方面的工作或許有助于建立起高效的檔案管理系統(tǒng)。

3.1 檔案管理工作中的頂層設(shè)計

檔案管理工作實施的主體是各類社會組織，比如企事業(yè)單位都有各自的行業(yè)屬性和專業(yè)領(lǐng)域，所以可以按照行業(yè)和專業(yè)的不同來細(xì)分檔案管理工作，根據(jù)領(lǐng)域的特點有針對性地選擇相關(guān)的信息技術(shù)來建立起相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，并制訂管理制度，形成特色的管理方式和方法。每個行業(yè)和專業(yè)的檔案管理形成模塊化的管理方案。對于橫跨多個行業(yè)和專業(yè)的企事業(yè)單位，可以在模塊化的檔案管理方案中選取并組合，形成本單位特有的檔案管理信息系統(tǒng)。這種系統(tǒng)可以在檔案進行電子錄入時即進行資料信息和數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化并標(biāo)記，為今后檔案的綜合利用打下基礎(chǔ)。

3.2 培育專業(yè)化的檔案信息技術(shù)服務(wù)機構(gòu)

由于行業(yè)和專業(yè)眾多以及檔案信息化管理的趨勢，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和維護的工作量巨大，在檔案管理主體加強專業(yè)化建設(shè)的同時還需要著力培育專業(yè)化的檔案信息技術(shù)服務(wù)機構(gòu)，使得檔案管理主體在利用服務(wù)機構(gòu)提供的最新的信息技術(shù)的同時能夠不斷優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、降低檔案管理的成本。專業(yè)化的分工能夠使檔案管理工作的效率獲得較大提升。

3.3 利用人工智能技術(shù)增強和拓展檔案的應(yīng)用

結(jié)構(gòu)化的檔案信息和數(shù)據(jù)可以使得檔案資料在日常工作中通過人工智能等技術(shù)手段不斷獲得價值挖掘和應(yīng)用，而不是僅僅作為存儲和備份，這就要求在檔案電子錄入時的系統(tǒng)中配置相應(yīng)的功能，并在今后的工作中逐步進行結(jié)構(gòu)化的優(yōu)化和算法訓(xùn)練。隨著信息和計算機技術(shù)取得突破必將給檔案的管理和應(yīng)用帶來新的生命力。

4 結(jié)束語

檔案管理多元化主體的協(xié)同是一個較為復(fù)雜的社會治理問題，牽扯的部門、組織和系統(tǒng)較多，需要各系統(tǒng)、組織的協(xié)同合作，這個過程既需要高屋建瓴的頂層設(shè)計，又需要蹄疾步穩(wěn)的細(xì)節(jié)完善，真正實現(xiàn)多元的協(xié)同?？傮w來說，檔案管理多元化主體的協(xié)同是對檔案管理范式的一種積極探索和實踐。政府和檔案行政管理部門、非國有企業(yè)、中介組織和公民的協(xié)同和深化合作，對于建立高起點的平臺、完善相關(guān)機制、獲得多元主體協(xié)同的巨大效應(yīng)具有重要意義。這不僅是市場經(jīng)濟和社會發(fā)展對于檔案管理工作的時代要求，又是社會治理現(xiàn)代化的現(xiàn)實課題。

參考文獻

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