數(shù)字化時(shí)代辦公室檔案管理模式優(yōu)化路徑探析

摘 要：行政機(jī)關(guān)在處理行政事務(wù)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，并形成大量的辦公文書(shū)檔案。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)以及辦公自動(dòng)化技術(shù)的普及，檔案歸口管理部門(mén)要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，就必要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)加強(qiáng)改革創(chuàng)新，充分挖掘辦公文書(shū)檔案的價(jià)值，更好地服務(wù)于其他單位和其他部門(mén)的工作。本論文立足于數(shù)字化時(shí)代背景，從數(shù)字化、信息化和智能化的角度出發(fā)，對(duì)辦公室檔案管理模式予以分析，并就辦公室檔案管理模式的優(yōu)化提出相關(guān)建議。希望通過(guò)本研究，能夠?yàn)闄n案歸口管理部門(mén)提供充實(shí)的理論參考和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；辦公室；數(shù)字化；優(yōu)化

1 辦公室檔案管理的基本理論概述

1.1 辦公室檔案管理的內(nèi)涵

檔案主要是某類(lèi)信息資源的集合體，辦公室檔案中的檔案內(nèi)容則主要與行政事務(wù)相關(guān)。在長(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐中，各個(gè)單位形成了一套專(zhuān)有的檔案管理機(jī)制。辦公室檔案管理主要分為檔案收集、檔案歸類(lèi)、檔案分析以及檔案利用等幾個(gè)層面，與單位其他工作息息相關(guān)、緊密相連。一方面，單位其他部門(mén)形成的信息資源都會(huì)歸集到檔案歸口管理部門(mén)。工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠?yàn)槠渌块T(mén)日后查詢相關(guān)資料和進(jìn)行決策提供幫助。尤其是工作周期較長(zhǎng)的工作中，信息資源往往具有成套性，信息資源的丟失將會(huì)給日后工作的開(kāi)展增加難度。因此，辦公室檔案價(jià)值重大，理應(yīng)得到各個(gè)單位重視。另一方面，辦公室檔案管理實(shí)質(zhì)上是一種憑證管理。檔案詳細(xì)的記錄了某項(xiàng)工作進(jìn)程，起到一個(gè)憑證作用。

1.2 辦公室檔案管理的基本特征

一方面，價(jià)值明顯。相較于其他文件，辦公文書(shū)檔案具有實(shí)用性和有益性。檔案歸口管理部門(mén)工作人員需要對(duì)大量的信息資源進(jìn)行篩選和分析后，才能形成辦公文書(shū)檔案。同時(shí)，辦公文書(shū)檔案的排版講究，能夠提升相關(guān)主體查閱信息資源的效能。由于辦公文書(shū)檔案蘊(yùn)含著工作人員的心血，是信息資源中具有保存價(jià)值的精華部分的組成，所以辦公文書(shū)檔案價(jià)值明顯。另一方面，具有知識(shí)屬性。各個(gè)單位的工作情況和知識(shí)成果都積累在文獻(xiàn)資源當(dāng)中。辦公文書(shū)檔案中蘊(yùn)含著豐富的知識(shí)，是單位某一時(shí)期工作的再現(xiàn)和濃縮，可以為單位擬定決策和計(jì)劃提供依據(jù)。

2 辦公檔案管理模式的優(yōu)化原則

2.1 堅(jiān)持人才建設(shè)原則

辦公室檔案管理的核心要素是人才，人才的工作經(jīng)驗(yàn)固然會(huì)影響檔案管理效率和質(zhì)量，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，人才的綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技能以及創(chuàng)新水平，才是真正影響檔案管理效率和質(zhì)量的要素[1]。為此，辦公室優(yōu)化檔案管理模式過(guò)程中必須要堅(jiān)持人才建設(shè)原則，建設(shè)一支高水平管理隊(duì)伍。首先，單位要加快培訓(xùn)機(jī)制改革，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容。單位除了為檔案管理人員提供日常培訓(xùn)外，還可以組織相應(yīng)的交流活動(dòng)，給工作人員交流空間。單位要加強(qiáng)與檔案館和其他檔案專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)的聯(lián)系與合作，通過(guò)人才交流的方式提升工作人員的整體素質(zhì)。其次，單位要優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，提升數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用與信息化技術(shù)運(yùn)用在培訓(xùn)內(nèi)容中所占的比重，真正做到與時(shí)俱進(jìn)。最后，工作人員要有前瞻意識(shí)，根據(jù)辦公室檔案管理工作的變化，主動(dòng)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和專(zhuān)業(yè)技能學(xué)習(xí)，優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，更好的服務(wù)于檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性。

2.2 堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃原則

數(shù)字化時(shí)代辦公室優(yōu)化檔案管理模式過(guò)程中，必然會(huì)變動(dòng)檔案管理工作的內(nèi)容以及流程。為此，單位應(yīng)當(dāng)改革管理體制，建立與數(shù)字化時(shí)代相適應(yīng)的管理機(jī)制。首先，在檔案管理流程上，根據(jù)線上和線下兩套管理模式，設(shè)置雙軌制的管理機(jī)制，提升檔案管理工作的針對(duì)性，為工作人員提供明確指引。其次，在檔案管理規(guī)范層面，單位要統(tǒng)一檔案管理的格式以及流程，規(guī)范工作人員行為，推動(dòng)檔案管理工作走向體系化和科學(xué)化。最后，在責(zé)任落實(shí)和績(jī)效考核上，針對(duì)不同檔案管理崗位，設(shè)置不同的考核指標(biāo)和責(zé)任落實(shí)指標(biāo)，督促工作人員切實(shí)完成檔案管理工作。

3 辦公室檔案管理模式的優(yōu)化路徑

3.1 開(kāi)辟新型智能化管理方式和服務(wù)方式

數(shù)字化時(shí)代，辦公文書(shū)檔案大多呈現(xiàn)為電子文件格式。尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是使得檔案歸口管理部門(mén)工作人員可以直接在互聯(lián)網(wǎng)終端對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理和服務(wù)。為此，單位可以借助數(shù)字化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)這兩項(xiàng)有力工具，開(kāi)辟新型智能化管理方式和服務(wù)方式。首先，從提升檔案資源利用率的視角出發(fā)，單位可以加強(qiáng)與其他行政機(jī)關(guān)和社會(huì)組織的檔案聯(lián)系，選擇具有交叉職能或者交叉服務(wù)的單位進(jìn)行合作，建立檔案共享機(jī)制。以國(guó)土行政機(jī)關(guān)為例，國(guó)土部門(mén)的工作會(huì)涉及到規(guī)劃以及環(huán)保，國(guó)土行政機(jī)關(guān)與規(guī)劃行政機(jī)關(guān)和環(huán)保行政機(jī)關(guān)構(gòu)建檔案共享機(jī)制，能夠提升檔案資源利用率[2]。因此，各個(gè)單位可以根據(jù)本單位檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，探索上下級(jí)單位之間以及跨區(qū)域之間的檔案合作，減少單位檔案管理成本。其次，從提升檔案服務(wù)效能的視角出發(fā)，單位可以構(gòu)建智能化檔案查詢終端和利用終端。單位可以開(kāi)發(fā)微信公眾號(hào)或者官方APP，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將微信公眾號(hào)或者APP與本單位檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，并以此為平臺(tái)為相關(guān)需求主體提供檔案服務(wù)。通過(guò)該種方式，不僅能夠使相關(guān)主體更為便捷的查詢到相關(guān)檔案，也能夠減少單位的服務(wù)成本。最后，單位可以探索搭建智能化管理平臺(tái)，以本單位檔案管理系統(tǒng)為依托，將檔案管理工作全部移至線上終端，對(duì)檔案流程進(jìn)行重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科技化。

3.2 利用數(shù)字化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案資源的安全管理

檔案資源是否安全，決定了檔案是否有存在的價(jià)值。尤其是部分涉及國(guó)家秘密和單位秘密的檔案資源，更是需要安全管理。首先，單位可以通過(guò)云儲(chǔ)存技術(shù)來(lái)搭建檔案?jìng)浞輽C(jī)制，全方位對(duì)本單位的檔案資源進(jìn)行備份。單位將數(shù)字檔案上傳至云儲(chǔ)存終端，并對(duì)云儲(chǔ)存終端進(jìn)行加密，能夠有效抵御互聯(lián)網(wǎng)病毒程序。同時(shí)，單位在檔案資源丟失后，也能夠迅速通過(guò)檔案資源下載的方式來(lái)還原檔案，確保檔案管理工作不脫節(jié)。其次，單位可以通過(guò)縮微技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。尤其是部分涉及技術(shù)的圖紙類(lèi)檔案資源，對(duì)其進(jìn)行掃描處理，可能會(huì)影響數(shù)字檔案的清晰度。此時(shí)，工作人員通過(guò)高像素相機(jī)對(duì)這類(lèi)檔案進(jìn)行拍照后，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行縮微處理并形成檔案膠卷，能夠更好的保障檔案質(zhì)量，提升檔案管理的安全性。最后，單位可以通過(guò)數(shù)字水印技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，在涉密檔案中加入單位專(zhuān)屬的數(shù)字代碼和水印，將檔案資源轉(zhuǎn)化為只可讀的狀態(tài)，可以有效防止檔案被非法更改。總而言之，工作人員要樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理思維，積極借鑒其他單位的檔案管理模式，充分運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，才能推動(dòng)單位檔案管理工作邁向更高的層次。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息資源傳輸速率加快的現(xiàn)階段，檔案的價(jià)值不言而喻。具體到辦公文書(shū)類(lèi)檔案，辦公文書(shū)檔案能夠?yàn)閱挝还芾砣藛T提供決策參考，為管理工作提供追溯作用，是行政工作重要組成部分。辦公室文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要充分挖掘并利用一切有利條件和現(xiàn)有技術(shù)。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，檔案歸口管理部門(mén)工作人員要充分發(fā)揮積極性、主動(dòng)性和主體性，建設(shè)辦公文書(shū)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使辦公文書(shū)檔案真正服務(wù)于行政工作和社會(huì)。對(duì)辦公室檔案管理模式進(jìn)行分析，得出一系列優(yōu)化路徑，有助于檔案歸口管理部門(mén)改進(jìn)工作機(jī)制和工作方法，提升檔案管理成效。

參考文獻(xiàn)

[1]王智華.如何提升辦公室檔案管理工作效率[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（03）：225.

[2]潘翠平.辦公室檔案數(shù)字化的重要性研究微探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：53.

作者簡(jiǎn)介

周曉梅（1979-），女，漢，內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)人，本科，畢業(yè)于內(nèi)蒙古大學(xué)，館員，研究方向：辦公室檔案管理。