研究城建檔案管理問(wèn)題及其解決方法

孫潔

摘 要：城建檔案管理是城市建設(shè)的重要一環(huán)，它的進(jìn)步和發(fā)展是城市建設(shè)的保障。為了它的發(fā)展，應(yīng)該建設(shè)出一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的人才隊(duì)伍，不斷加強(qiáng)部門內(nèi)部管理，促進(jìn)城建檔案管理的信息化，盡快的實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，為城市的建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；問(wèn)題；措施

現(xiàn)今，隨著改革開放的深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的大環(huán)境發(fā)生了很大改變，城市的面貌更是日新月異。城市建設(shè)部門為人民的生產(chǎn)、生活在不斷更新城市的面貌，而這些變化都被城建檔案管理部門以檔案的形式予以保存。然而隨著生活節(jié)奏和城市化進(jìn)程的加快，城建檔案管理部門逐漸跟不上這種快節(jié)奏的步伐，稍顯滯后，顯現(xiàn)出一些問(wèn)題。為了使城建檔案管理部門重?zé)ㄉ鷻C(jī)，我們要立足現(xiàn)實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，吸收、借鑒他國(guó)的優(yōu)秀成果，尋找到一條適合我國(guó)城建檔案管理的新路子，完善檔案管理工作，使它更加科學(xué)規(guī)范的運(yùn)行。

1 城建檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 城建檔案內(nèi)容龐雜，整理難度較大

城建檔案涉及面很廣，且城建工作是一個(gè)聯(lián)系廣泛的工作，它與電力、交通、建筑、環(huán)保等部門都有聯(lián)系。在這些廣泛的聯(lián)系中就會(huì)產(chǎn)生出很多檔案，而這些檔案都需要城建檔案管理部門進(jìn)行整理保存。然而這些產(chǎn)生出的檔案的歸屬問(wèn)題就引起了分歧，因?yàn)檫@些部門彼此不隸屬，產(chǎn)生出的檔案若都要保存，就會(huì)產(chǎn)生檔案的冗余，不利于檔案的管理。而且，城建檔案的年代跨度很大，數(shù)量多、內(nèi)容雜，一直處在一種半封閉的管理模式中。另外，檔案的質(zhì)量參差不齊，也不利于統(tǒng)一管理，這就造成了城建檔案的質(zhì)量普遍不高的現(xiàn)狀。

1.2 城建檔案管理信息化薄弱

城建檔案管理信息化薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。在城建檔案管理的過(guò)程中，信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。具體說(shuō)來(lái)，城建檔案管理信息化薄弱主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是城建檔案管理的信息化建設(shè)的觀念亟待轉(zhuǎn)變。在城建檔案管理信息化建設(shè)中，由于管理人員的信息化意識(shí)不足，在城建檔案管理實(shí)際工作中沒(méi)有發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，仍然停留在傳統(tǒng)的城建檔案管理的階段，不利于現(xiàn)代城建檔案管理工作的進(jìn)行。二是城建檔案管理信息化的硬件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對(duì)信息化建設(shè)的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設(shè)施落后。三是城建檔案管理的軟件系統(tǒng)開發(fā)過(guò)于緩慢。城建檔案管理的信息化建設(shè)，軟件系統(tǒng)開發(fā)至關(guān)重要，當(dāng)前城建檔案管理的軟件系統(tǒng)無(wú)法滿足檔案管理人員的需要。

1.3 城建檔案管理工作不規(guī)范

城建檔案管理工作不規(guī)范，也是城建檔案管理工作迫切需要解決的問(wèn)題。在城建檔案管理中，城建檔案管理工作不規(guī)范，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一方面，檔案收集來(lái)源不均衡?？偟膩?lái)說(shuō)，在城建檔案管理工作中，檔案資料的收集管理環(huán)節(jié)還比較薄弱。另一方面，在管理權(quán)限上，專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集較多，而外部收集較少，檔案資源收集容易存在漏項(xiàng)、空白的地方。另外，在檔案資源處理方面，城建檔案工作也存在著不規(guī)范的地方。盲目收集和沒(méi)有分類管理，都不同程度地造成城建檔案管理人力和物力的浪費(fèi)。因此，優(yōu)化城建檔案管理工作勢(shì)在必行。

1.4 城建檔案管理人員專業(yè)性不足

城建檔案管理一直被誤解為一項(xiàng)簡(jiǎn)單重復(fù)的勞動(dòng)，大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理只是單純的記錄整理文檔簡(jiǎn)單的勞動(dòng)形式，并沒(méi)有對(duì)檔案管理引起重視，造成了城建檔案管理人員的培養(yǎng)力度不夠?，F(xiàn)今的檔案工作人員在學(xué)歷水平、專業(yè)素質(zhì)等方面良莠不齊，主要存在“無(wú)壓力感、缺乏上進(jìn)心、學(xué)習(xí)不夠”的問(wèn)題。很多檔案部門的工作人員并不是檔案專業(yè)的畢業(yè)生。且進(jìn)入檔案管理部門的檔案專業(yè)學(xué)生因?yàn)楦＠纫蛩爻３４粢欢螘r(shí)間就離開。檔案管理部門無(wú)法留住人才，在很大程度上限制了自身的發(fā)展。

2 解決城建檔案管理問(wèn)題的措施

2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，優(yōu)化服務(wù)，營(yíng)造城建檔案發(fā)展新環(huán)境

從提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)嫻熟度、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量入手，提高工作效率，提升服務(wù)水平，取得服務(wù)對(duì)象的理解和支持。此外，以“爭(zhēng)創(chuàng)一流工作業(yè)績(jī)”為目標(biāo)，要求大家改變檔案工作“等、靠、要”的觀念，大力開展主動(dòng)服務(wù)和真心服務(wù)。把所有館員劃片定點(diǎn)，以“服務(wù)、指導(dǎo)、檢查、提高”為原則，深入工程現(xiàn)場(chǎng)，抽查工程項(xiàng)目，掌握工程檔案的編制情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)施跟蹤指導(dǎo)。

強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)進(jìn)行有效培訓(xùn)，各級(jí)檔案行政管理部門針對(duì)本城市的城建檔案管理現(xiàn)狀。采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)力度。針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，開發(fā)利用上下功夫；對(duì)有物質(zhì)資源但管理沒(méi)跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)單薄的單位，要加強(qiáng)建檔建設(shè)，加大監(jiān)督力度，不留死角。同時(shí)，要著重抓好檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為城建檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。各城建檔案管理部門要努力爭(zhēng)取宣傳、新聞等部門的大力支持，強(qiáng)化宣傳，提高民眾對(duì)檔案管理的關(guān)注度，創(chuàng)造出城建檔案管理工作的良好環(huán)境。

2.2 發(fā)展集成化檔案信息檢索服務(wù)

復(fù)合檔案館檔案信息資源的開發(fā)重心是建設(shè)集成檔案信息資源，開展集成化檔案信息服務(wù)，幫助利用者快捷準(zhǔn)確地找到自己所需要的檔案信息。在館藏資源多元化背景下，檔案館往往采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將各種檔案信息資源和檢索工具通過(guò)網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)發(fā)布給利用者，以促進(jìn)利用者對(duì)所需檔案信息的發(fā)現(xiàn)、檢索和存取。目前，由于檔案信息資源沒(méi)有得到有效整合，紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案信息資源彼此獨(dú)立、互無(wú)關(guān)系，利用者不熟悉不同的檢索系統(tǒng)，這給大家利用檔案帶來(lái)了極大的不便，造成檢索效率非常低。復(fù)合檔案館的目標(biāo)就是建立一個(gè)統(tǒng)一界面的檢索系統(tǒng)，深入開展集成化檔案信息服務(wù)，使檔案利用工作更趨簡(jiǎn)易，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的發(fā)掘利用。

2.3 構(gòu)建一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的人才隊(duì)伍

在其位謀其政，崗位優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮需要有合適的職工。員工的專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬才能發(fā)揮出部門最大的作用。城建檔案管理部門，因其特殊的部門性質(zhì)即檔案管理的特性，更加需要既懂得城市建設(shè)知識(shí)又能進(jìn)行專業(yè)的檔案管理的人才，來(lái)加快城建檔案管理的發(fā)展步伐。這種專業(yè)性是檔案管理知識(shí)和城市規(guī)劃知識(shí)兼而有之才行，只懂得一般的檔案處理的工作人員是不行的。這種兼而有之的復(fù)合型人才正是現(xiàn)今的城建檔案管理部門缺乏的，所以在今后的時(shí)間里，應(yīng)該著重培養(yǎng)一批高素質(zhì)的復(fù)合型專業(yè)人才?？梢酝ㄟ^(guò)崗前培訓(xùn)的方式進(jìn)行，先從各大專業(yè)院校吸收一批檔案管理專業(yè)的學(xué)生，在他們上崗之前對(duì)他們進(jìn)行城建知識(shí)的培訓(xùn)，以學(xué)校單位雙管齊下的方式培養(yǎng)適合部門的專業(yè)型人才。

3 結(jié)束語(yǔ)

城建檔案管理是城市建設(shè)的重要一環(huán)，它的進(jìn)步和發(fā)展是城市建設(shè)的保障。為了它的發(fā)展，應(yīng)該建設(shè)出一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的人才隊(duì)伍，不斷加強(qiáng)部門內(nèi)部管理，促進(jìn)城建檔案管理的信息化，盡快的實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，為城市的建設(shè)作出應(yīng)該有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]于靜.以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)城建檔案管理工作[J].城建檔案，2011.

[2]趙玲.關(guān)于做好城建檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2009.

[3]張佳.做好城建檔案工作為城市的快速發(fā)展提供有力保障[J].才智，2009.

[4]李英杰.城建檔案管理工作淺析[J].遼寧醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2009，（03）.

[5]吳召艷.論城建檔案工作對(duì)城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用[J].中外建筑，2009，（03）.