新時(shí)期企業(yè)文化建設(shè)視角下的檔案管理工作

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)企業(yè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念已經(jīng)得到了國(guó)內(nèi)企業(yè)的廣泛認(rèn)同，而企業(yè)文化建設(shè)也因此受到了很多企業(yè)的重視，然而在實(shí)際工作中，由于企業(yè)檔案管理工作存在著諸多不足，因此無(wú)論是企業(yè)文化建設(shè)決策，還是企業(yè)精神與企業(yè)形象的宣傳，都很難取得有效成果。為此，本文對(duì)檔案管理在企業(yè)文化中的作用進(jìn)行了分析，并對(duì)企業(yè)文化建設(shè)視角下的檔案管理工作策略展開(kāi)了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文化建設(shè)；檔案管理；企業(yè)檔案

企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)文化建設(shè)都是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中非常重要的部分，而這不僅存在著密切的內(nèi)在聯(lián)系，同時(shí)還能夠在發(fā)展過(guò)程中相互影響、相互促進(jìn)，因此，有效的企業(yè)檔案管理工作往往能夠?yàn)槠髽I(yè)文化建設(shè)帶來(lái)巨大幫助，而對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)視角下檔案管理工作的研究也是十分必要的。

1 檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

1.1 豐富企業(yè)文化建設(shè)資源

企業(yè)檔案在內(nèi)容上比較特殊，通常是以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)內(nèi)部重大事件等內(nèi)容為主，這些檔案資料雖然并不會(huì)被直接應(yīng)用于企業(yè)文化建設(shè)之中，但卻能夠?yàn)槠髽I(yè)文化建設(shè)提供豐富的文化資源，使企業(yè)文化建設(shè)的相關(guān)工作人員能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展歷程、經(jīng)營(yíng)理念、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等產(chǎn)生更加深入的理解。在明確了這些信息后，企業(yè)文化建設(shè)工作才能夠更具針對(duì)性的展開(kāi)，而企業(yè)文化也能夠通過(guò)檔案信息的融合而得到更加具體的呈現(xiàn)，這些對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)來(lái)說(shuō)都是非常重要的。由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案本身承載著企業(yè)的歷史與文化，而檔案管理工作則能夠?yàn)檫@些歷史、文化資源得到充分保護(hù)，并使其得以融入到企業(yè)文化建設(shè)中來(lái)。

1.2 塑造良好的企業(yè)形象

企業(yè)形象是社會(huì)公眾對(duì)企業(yè)綜合實(shí)力、價(jià)值觀、社會(huì)貢獻(xiàn)、員工素質(zhì)等各方面的整體認(rèn)知，而記錄了企業(yè)重大事件與發(fā)展歷程的企業(yè)檔案則正是企業(yè)形象宣傳的重要內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，由于檔案資料本身具有著真實(shí)性、客觀性、權(quán)威性的特點(diǎn)，因此，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案與新聞媒體宣傳資料的結(jié)合，就能夠?qū)ζ髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行更加真實(shí)的再現(xiàn)，從而使企業(yè)品牌得到更多的關(guān)注。同時(shí)，企業(yè)檔案還記錄了企業(yè)組織或參與的社會(huì)公益活動(dòng)、企業(yè)科研成果與技術(shù)創(chuàng)新等內(nèi)容，這些內(nèi)容既能夠充分體現(xiàn)企業(yè)科技實(shí)力與創(chuàng)新能力，同時(shí)也能夠讓企業(yè)價(jià)值觀念得到社會(huì)工作的普遍認(rèn)同，這對(duì)于企業(yè)形象的塑造是非常有利的，而一旦企業(yè)形象得到提升，那么企業(yè)文化建設(shè)工作就能夠擁有更好的基礎(chǔ)條件[1]。

1.3 優(yōu)化企業(yè)文化建設(shè)決策

企業(yè)文化作為企業(yè)的靈魂，必須要與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相契合，才能夠發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，而通過(guò)有效的檔案管理工作，則能夠讓企業(yè)檔案完整、真實(shí)的保存下來(lái)，并應(yīng)用于企業(yè)文化建設(shè)之中。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)以及發(fā)展歷程，因此通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案的深入分析與研究，就能夠?qū)⑵髽I(yè)發(fā)展特點(diǎn)以及未來(lái)發(fā)展方向確定下來(lái)，從而為企業(yè)文化建設(shè)決策提供參考。

2 企業(yè)文化建設(shè)視角下檔案管理的工作策略

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念

由于檔案管理工作并不能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的今天，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者與管理人員對(duì)于檔案管理工作都并不重視，這就給檔案管理工作以及企業(yè)文化建設(shè)的展開(kāi)造成了很大的阻礙，而要想改變這一現(xiàn)狀，企業(yè)需要從根本入手，組織經(jīng)營(yíng)管理人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入了解，使其能夠正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，并對(duì)檔案管理工作給予更大的支持[2]。同時(shí)，信息時(shí)代下的檔案管理工作發(fā)生了巨大的改變，因此企業(yè)還需要盡快轉(zhuǎn)變檔案管理核心工作理念，摒棄重藏輕用的錯(cuò)誤思想，將信息化建設(shè)、技術(shù)創(chuàng)新與應(yīng)用等作為全新工作目標(biāo)，使企業(yè)的檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代步伐，對(duì)企業(yè)文化建設(shè)起到更好的推動(dòng)作用。此外，檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部的展開(kāi)離不開(kāi)各崗位基層員工的配合，因此企業(yè)還需提升企業(yè)內(nèi)部全體員工的檔案意識(shí)，積極配合檔案收集工作，并在工作中注意對(duì)檔案資料的保護(hù)，使檔案管理工作能夠更加順利的完成。

2.2 加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在信息時(shí)代下，各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)都已經(jīng)在檔案管理領(lǐng)域中得到了應(yīng)用，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息系統(tǒng)等更是為檔案事業(yè)的發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)，因此對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，無(wú)論是對(duì)檔案的收集整理還是檔案資料的利用，都必須要借助各種設(shè)備設(shè)施來(lái)完成，而對(duì)于檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也成為了企業(yè)文化建設(shè)以及與企業(yè)檔案管理的重要任務(wù)。首先，電子檔案雖然目前已經(jīng)在檔案管理工作中得到推廣，但很多企業(yè)的檔案資料仍然是以紙質(zhì)檔案為主，因此，企業(yè)必須要做好檔案室、檔案館的建設(shè)工作，嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)與施工，同時(shí)采取有效的檔案室密封措施以及防竊、防寒、防災(zāi)、防毒蟲(chóng)等檔案保護(hù)措施，以保證紙質(zhì)檔案的安全。對(duì)于部分重要性與保密性較高檔案資料，還要專門設(shè)置單獨(dú)的檔案室或存放區(qū)，并采取嚴(yán)格的保密措施，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。其次，當(dāng)前檔案管理工作對(duì)于各種軟硬件設(shè)施的依賴性較強(qiáng)，因此企業(yè)還需對(duì)檔案管理工作中涉及的各種硬件設(shè)備以及軟件程序給予高度重視，加大資金投入，使相關(guān)軟硬件設(shè)施能夠得到進(jìn)一步的完善。例如近年來(lái)檔案資料的數(shù)字化成為了檔案管理工作的重要趨勢(shì)，為此企業(yè)必須要購(gòu)置性能良好的掃描儀、服務(wù)器以及存儲(chǔ)設(shè)備，從而為檔案資源轉(zhuǎn)化以及電子檔案的存儲(chǔ)提供良好的基礎(chǔ)條件。最后，在檔案管理信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的同時(shí)，檔案管理工作的信息安全問(wèn)題也逐漸暴露了出來(lái)，很多企事業(yè)單位都出現(xiàn)了電子檔案信息泄露、遺失的情況。因此，企業(yè)在加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，也要注意對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施的應(yīng)用，并對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，從而保證企業(yè)的檔案信息安全[3]。例如，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客入侵，企業(yè)可購(gòu)置或?qū)ｉT設(shè)計(jì)安全檢測(cè)系統(tǒng)，對(duì)內(nèi)部檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行狀況展開(kāi)全面檢測(cè)，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊自動(dòng)預(yù)警以及對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的自動(dòng)防御，提高檔案管理全過(guò)程的安全性。另外，在檔案信息化趨勢(shì)下，檔案管理工作的技術(shù)更新速度變得越來(lái)越快，對(duì)于科技的依賴性也越來(lái)越強(qiáng)，因此企業(yè)還需加大在技術(shù)引進(jìn)與創(chuàng)新方面的投入力度，使自身能夠持續(xù)掌握最為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段。

2.3 重視檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理信息化不僅提高了各種設(shè)備設(shè)施的科技水平，同時(shí)也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，從目前來(lái)看，我國(guó)檔案事業(yè)雖然在近些年得到了良好的發(fā)展，但檔案管理行業(yè)的人才培養(yǎng)體系卻并未得到完善，高水平、高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才仍然處于十分稀缺的狀態(tài)，根本無(wú)法滿足企業(yè)檔案管理工作的人才需求。受此影響，很多企業(yè)的檔案管理人員普遍存在著缺乏專業(yè)培訓(xùn)、工作水平較低的情況，這不僅影響了檔案管理工作的開(kāi)展，同時(shí)也使得企業(yè)文化建設(shè)受到了阻礙。因此在企業(yè)文化建設(shè)的視角下，企業(yè)必須要將檔案管理人才的培養(yǎng)納入到檔案管理工作的核心工作內(nèi)容中來(lái)，從人才引進(jìn)、培訓(xùn)教育、工作制度等多方面入手，建立完善的內(nèi)部人才培養(yǎng)體系，從而培養(yǎng)出更多能夠滿足檔案管理工作要求的檔案管理人員。首先，在人才引進(jìn)上，要準(zhǔn)確把握檔案管理信息化這一重要趨勢(shì)，調(diào)整人才選聘策略，在招聘專業(yè)檔案管理人才的同時(shí)，大力吸收掌握信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)操作技能的技術(shù)型人才，為未來(lái)的自動(dòng)化辦公、檔案信息大數(shù)據(jù)分析等工作做好準(zhǔn)備。其次，則是要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況，對(duì)檔案管理人員展開(kāi)針對(duì)性的培訓(xùn)。例如檔案技術(shù)人員的素質(zhì)相對(duì)較高，培訓(xùn)成本也比較高，因此應(yīng)鼓勵(lì)其以自主學(xué)習(xí)為主，并對(duì)其中部分表現(xiàn)優(yōu)秀的員工提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)；而普通檔案管理人員的綜合素質(zhì)往往無(wú)法滿足實(shí)際工作要求，因此應(yīng)以集中培訓(xùn)為主，組織其學(xué)習(xí)檔案管理理論以及現(xiàn)代檔案管理技能與方法，從而使其綜合素質(zhì)與工作能力能夠得到盡快提升[4]。除此之外，由于檔案管理工作對(duì)保密性、嚴(yán)謹(jǐn)性有著較高的要求，因此對(duì)員工職業(yè)道德素養(yǎng)以及工作責(zé)任感的培養(yǎng)也是十分重要的。最后，為保證員工的工作積極性，企業(yè)還要制定合理、完善的工作績(jī)效評(píng)估機(jī)制，并將工作績(jī)效與員工薪酬待遇聯(lián)系起來(lái)，從而保證檔案管理人員能夠積極投入到培訓(xùn)學(xué)習(xí)以及日常工作中來(lái)，并自覺(jué)對(duì)自身工作行為進(jìn)行約束。

2.4 完善企業(yè)檔案管理制度

現(xiàn)代檔案管理工作雖然在工作量上有所減少，但其工作內(nèi)容的復(fù)雜程度卻要更高，因此企業(yè)要想保證檔案管理工作的有效性，就必須對(duì)各方面的檔案管理制度進(jìn)行完善。首先，企業(yè)要根據(jù)檔案管理工作的具體內(nèi)容，建立明確的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，將檔案收集、檔案分類整理、檔案保管、檔案利用服務(wù)等各項(xiàng)工作的流程與細(xì)節(jié)確定下來(lái)，為檔案管理人員的日常工作提供指導(dǎo)，從而使檔案管理工作得到進(jìn)一步的規(guī)范。例如在檔案收集工作中，很多企業(yè)對(duì)于圖片、視頻等形式的檔案資料并未制定明確的收集標(biāo)準(zhǔn)，因此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖片清晰度較低、視頻格式錯(cuò)誤等情況，從而大大降低了檔案收集效率，但如果能夠在檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)這些要求進(jìn)行明確，那么就可以有效杜絕類似問(wèn)題的發(fā)生，為后續(xù)檔案管理工作的展開(kāi)提供支持。其次，在工作制度上，由于很多企業(yè)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，因此檔案管理人員在工作中也存在著較大的隨意性，為此，企業(yè)還需建立嚴(yán)格的工作制度，將各部門、各崗位的工作責(zé)任明確下來(lái)，并嚴(yán)格按照工作制度與檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核，一旦有員工存在違反工作制度的行為，應(yīng)立即根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性對(duì)其進(jìn)行懲處，而對(duì)于工作表現(xiàn)較好的員工與部門，則要予以嘉獎(jiǎng)。此外，基于檔案管理工作保密性的特點(diǎn)，企業(yè)還要圍繞檔案管理的行政監(jiān)督工作，建立相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督制度，加大檔案行政監(jiān)督力度，從而為檔案信息安全提供保障。

2.5 深入挖掘檔案文化價(jià)值

從企業(yè)文化建設(shè)的角度來(lái)看，檔案管理工作并不僅僅是對(duì)各種檔案資料的收集、整理與存儲(chǔ)，其核心工作內(nèi)容仍然要以檔案信息的利用為主，也就是說(shuō)，所有前期檔案管理工作都是為檔案利用而服務(wù)的。因此，企業(yè)在檔案管理工作中，必須要對(duì)各種檔案資料的潛在文化價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，并以推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)為目的，將檔案資料運(yùn)用到各項(xiàng)具體工作中來(lái)，從而提供檔案信息利用率，將檔案資料的文化價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。例如對(duì)于以企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)為內(nèi)容的檔案資料，就可以與新聞媒體的相關(guān)宣傳資料相結(jié)合，對(duì)企業(yè)精神、企業(yè)價(jià)值觀念進(jìn)行宣傳；而對(duì)于以企業(yè)工會(huì)活動(dòng)為內(nèi)容的檔案資料，則可以體現(xiàn)企業(yè)的人文關(guān)懷，并塑造出更為良好的企業(yè)形象，這些對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)是非常有利的。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，企業(yè)檔案管理工作能夠在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮出非常重要的作用，而要想讓這作用在實(shí)際工作中得到充分發(fā)揮，則還需要從人才培養(yǎng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面入手，采取合適的檔案管理工作策略。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

蔡佳菲（1984-），女，漢，上海，本科，研究方向：檔案。