學(xué)校檔案信息化管理中的問題和對策探析

陳靜

摘 要：最近幾年以來，我國在科學(xué)技術(shù)方面取得了許多成就。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)就是科學(xué)技術(shù)方面的優(yōu)秀產(chǎn)物。為了迎合我國社會的發(fā)展，教育機(jī)構(gòu)要求各個學(xué)校必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，即利用信息化方式對學(xué)生檔案進(jìn)行管理。接下來，筆者將就學(xué)校檔案信息化管理方面出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對性分析，并且提出相關(guān)解決措施。

關(guān)鍵詞：教育機(jī)構(gòu)；檔案管理；信息化管理；存在問題；應(yīng)對措施

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式為：利用紙質(zhì)文件進(jìn)行學(xué)生檔案信息的登記，并且將登記在冊的學(xué)生檔案存儲在檔案庫中。而當(dāng)前信息化的學(xué)校檔案管理模式為：以學(xué)生紙質(zhì)檔案為管理提前，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計算機(jī)設(shè)備來進(jìn)行學(xué)生檔案信息存儲備份。通過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)：我國各個學(xué)校在信息化檔案管理方面還存在很多問題。

1 對學(xué)校檔案進(jìn)行信息化管理建設(shè)的重要性進(jìn)行分析

對學(xué)生檔案進(jìn)行信息化管理，有利于學(xué)校在整體教育方面進(jìn)行發(fā)展。當(dāng)前我國在科學(xué)技術(shù)方面不斷獲得突破性進(jìn)展，這使得我國的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也不斷進(jìn)步。將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用在學(xué)校檔案建設(shè)與管理方面，使學(xué)生檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、自動化發(fā)展。另外，使用計算機(jī)設(shè)備對學(xué)生檔案信息進(jìn)行上傳，對于學(xué)生檔案信息安全而言，無疑是多了一份保障。信息化的學(xué)生檔案信息，在進(jìn)行翻閱瀏覽時，查找起來也非常方便。并且，廣大師生隨時隨地都可以對這些檔案信息進(jìn)行瀏覽。除此之外，檔案信息化管理模式，使得我國眾多學(xué)校在學(xué)生檔案建設(shè)和管理方面工作效率直線上升。

2 對學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)中的存在問題進(jìn)行分析

2.1 學(xué)校管理人員在檔案信息化管理建設(shè)方面缺乏重視

學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，需要滿足以下幾個外界條件。第一，計算機(jī)設(shè)備；第二，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)；第三，專業(yè)檔案管理人員。但是，一部分學(xué)校在檔案信息化建設(shè)方面，缺乏充足的資金投入，導(dǎo)致其檔案信息化建設(shè)工作無法順利進(jìn)行。另一方面，學(xué)校內(nèi)部管理檔案信息的工作人員，缺乏檔案信息化建設(shè)意識，也會導(dǎo)致該學(xué)校在檔案信息化管理方面出現(xiàn)紕漏。

2.2 學(xué)校在檔案信息化管理方面缺乏完善制度

學(xué)校在檔案信息化管理方面存在的問題還包括：檔案管理分散、混亂。這種現(xiàn)象主要集中體現(xiàn)在教職工檔案管理和學(xué)生檔案管理方面。由于這兩種檔案種類不同，因此這些檔案的管理部門也不一樣，并且這些檔案都由不同的管理人員進(jìn)行看管。利用信息化方式對其進(jìn)行管理時，就無法通過數(shù)據(jù)庫整合，使其變得規(guī)范、可控制。學(xué)校檔案信息化管理的制度缺乏完善性，就會給一些管理工作人員提供可乘之機(jī)，管理人員工作時間段擅離職守的現(xiàn)象屢禁不止。

3 對學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)方面采取的應(yīng)對措施進(jìn)行分析

3.1 不斷提高學(xué)校管理人員的思想認(rèn)識，以推動檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展

在學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)方面，首先要做的就是：通過管理培訓(xùn)的方式，來提高檔案管理人員的信息化管理意識。同時，讓檔案管理人員清楚地意識到，信息化檔案管理的重要性。這樣才能使檔案管理人員在工作時保持高度注意力，能夠有條理地進(jìn)行檔案信息編研、查找和存儲工作。通過這樣的方式，我國學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展越來越好。除此之外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層還可以通過引進(jìn)新型檔案信息化管理設(shè)備的方式，來提高檔案信息化管理水平。例如：引進(jìn)數(shù)量充足的檔案信息掃描儀設(shè)備，打印和傳真設(shè)備，計算機(jī)設(shè)備以及存儲器設(shè)備。

3.2 不斷完善學(xué)校檔案信息化管理機(jī)制，以加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的兼容性

學(xué)校為教職工進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案建立，以及為學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍檔案建立，目的就是為了掌握這兩大在校人群的信息數(shù)據(jù)。以供學(xué)校根據(jù)廣大師生的實際情況，制定出符合他們個人發(fā)展的教育教學(xué)模式與制度。因此，有關(guān)學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)方面，不僅要建立系統(tǒng)化的檔案信息管理體系，而且還要按照該管理體系進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃工作的執(zhí)行。除此之外，還要求學(xué)校管理系統(tǒng)進(jìn)行各子系統(tǒng)的檔案信息兼容工作，使所有人員的檔案信息都能被上傳到學(xué)校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以供相關(guān)人員查詢應(yīng)用。

4 結(jié)束語

綜上所述，在學(xué)校檔案管理方面，實施信息化管理模式，是我國社會時代發(fā)展的必然選擇。盡管我國在學(xué)校檔案信息建設(shè)與管理方面，還存在一系列的問題（管理工作復(fù)雜，難以掌控等）；但是，只要主管學(xué)校檔案信息的工作人員，能夠秉著與時俱進(jìn)的檔案管理原則，并且與學(xué)校全體師生相互配合，必定能夠做好學(xué)校檔案信息化建設(shè)和管理工作。對于學(xué)校機(jī)構(gòu)而言，領(lǐng)導(dǎo)階層必須要在檔案信息化管理方面給予足夠多的注意力，以發(fā)展的眼光看待問題，盡快實現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理的統(tǒng)籌發(fā)展。

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