綜合行政執(zhí)法局檔案的計(jì)算機(jī)管理和規(guī)范化策略

杜曉璇

摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到人們的生活生產(chǎn)中，并發(fā)揮著十分重要的作用，綜合行政執(zhí)法局檔案是單位運(yùn)行中的重點(diǎn)工作內(nèi)容，促進(jìn)檔案工作水平的提高，在事業(yè)單位工作的有序開展中具有積極的意義。所以就需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分的應(yīng)用到檔案管理工作中，并促進(jìn)其向著規(guī)范化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：綜合行政執(zhí)法局；檔案；計(jì)算機(jī)管理；規(guī)范化；策略

綜合行政執(zhí)法局的檔案不僅對本單位員工的工作歷程進(jìn)行了真實(shí)的記錄，同時(shí)也對單位大量的歷史資料進(jìn)行了儲存，在單位的發(fā)展中占據(jù)著十分重要的位置，檔案的規(guī)范化管理不僅表現(xiàn)在整理與存儲中，同時(shí)也有識別、統(tǒng)計(jì)與利用等方面的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的規(guī)范化，是保證單位穩(wěn)定運(yùn)行與發(fā)展的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。

一、綜合行政執(zhí)法局檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏正確的檔案管理意識

對于綜合行政執(zhí)法局而言，對城區(qū)城市管理行政執(zhí)法工作進(jìn)行組織與協(xié)調(diào)，并組織城市管理專項(xiàng)活動與重大執(zhí)法活動是其需要開展的主要工作內(nèi)容，所以說單位中的每一各部門都會有許多的工作文件，導(dǎo)致大多數(shù)工作人員缺乏正確的檔案管理意識，只注重基礎(chǔ)工作的完成，而忽視檔案的管理工作，造成部分重要資料沒有被及時(shí)的收集與整理，對其發(fā)展在造成一定的阻礙[1]。

（二）檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)有待提高

在綜合行政執(zhí)法局的日常工作中，由于工作量較大，人員的短缺，檔案管理工作往往由其他崗位的工作人員兼職，從而導(dǎo)致在檔案的管理工作中缺乏一定的時(shí)間與精力。再加上單位缺乏對檔案管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)，導(dǎo)致相應(yīng)的管理人員缺乏對檔案管理重要性以及分類標(biāo)準(zhǔn)的重視，無法對價(jià)值的文件與材料進(jìn)行區(qū)分，只是將檔案隨意的放到檔案是中，沒有進(jìn)行準(zhǔn)確的整理與歸類。另外，有部分檔案管理人員缺乏責(zé)任感，不能夠按照相關(guān)的規(guī)定對檔案的管理職責(zé)進(jìn)行認(rèn)真的履行，不能夠?qū)χ匾臋n案資料進(jìn)行保護(hù)，從而導(dǎo)致檔案受潮、發(fā)霉、數(shù)目不明、交接混亂成為普遍存在的問題。

（三）檔案管理流程缺乏規(guī)范性

在綜合行政執(zhí)法局的檔案管理中，大多數(shù)工作人員只是將產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行簡單的收集與整理，向檔案部門移交，而忽視資料的實(shí)質(zhì)性價(jià)值與資料的完成性，從而使檔案管理人員的工作難度增加，增加紕漏的發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)[2]。另外，在檔案管理中還存在不嚴(yán)格執(zhí)行檔案存儲工作標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，移交手續(xù)缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致檔案丟失。

二、促進(jìn)綜合行政執(zhí)法局檔案計(jì)算機(jī)管理水平提高的

（一）提升對檔案計(jì)算機(jī)管理的認(rèn)識

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)被計(jì)算機(jī)代替，但是在實(shí)際工作中部分工作人員仍認(rèn)為紙質(zhì)檔案比較占優(yōu)勢而對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行沿襲?；谶@種情況就需要加深檔案管理人員對計(jì)算機(jī)管理方式的認(rèn)識，讓其明確計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中發(fā)揮的優(yōu)勢以及為工作帶來的便利[3]。

（二）積極開展計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)工作

由于計(jì)算機(jī)在工作中的運(yùn)用比較晚，單位中的部分員工特別是老員工的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平較低，導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理中，如管理大量考試人員的資料檔案時(shí)，就會出現(xiàn)各種各樣的問題，對檔案管理水平的提高造成一定的不良影響，所以對單位員工積極開展計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)就成為必要的工作內(nèi)容。首先，可以結(jié)合單位的實(shí)際情況，聘請專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員到單位進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識內(nèi)容的講解，指導(dǎo)單位的檔案管理人員對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行熟練的使用，能夠?qū)n案資料進(jìn)行更改與檢索等。其次，也可以讓工作人員掌握其他的計(jì)算機(jī)操作與應(yīng)用的知識，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，更好的提高工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平。

（三）對計(jì)算機(jī)檔案管理人才進(jìn)行聘用

在檔案的計(jì)算機(jī)管理中，有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的人才是不可缺少的，只有對專業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理人才進(jìn)行聘用，才能夠保證檔案管理工作的順利開展，所以就需要政府部門給予一定的財(cái)力支持，對檔案計(jì)算機(jī)管理專業(yè)人才進(jìn)行聘用，并讓其擔(dān)任重要的工作內(nèi)容，以更好的影響其他工作人員，調(diào)動工作積極性，并促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。其次是對計(jì)算機(jī)管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，使其能夠在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，采用有效的措施進(jìn)行及時(shí)的解決，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性與可靠性。另外，還需要加大計(jì)算機(jī)管理工作的監(jiān)督與控制水平，以防檔案被且竊取與篡改問題的發(fā)生，對整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)造成破壞。

三、綜合行政執(zhí)法局的規(guī)范化策略

在單位的檔案管理工作中實(shí)行工作程序與方法的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，所以就需要相關(guān)的工作人員不斷努力與創(chuàng)新，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對檔案的收集、整理、著錄等工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化的管理。

（一）積極參與系統(tǒng)的普查案卷

在檔案管理工作中，積極參與系統(tǒng)的普查案卷，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，因?yàn)閱挝恢写蠖鄶?shù)的檔案長期沒有開展全面的清查工作，并且沒有對保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確的劃分，導(dǎo)致會存在許多重復(fù)與沒有查考價(jià)值的文件，所以就需要將這些文件進(jìn)行提出，提高計(jì)算機(jī)管理檔案的效率。

（二）對檔案進(jìn)行重新組合

對單位中的檔案開展重新組卷工作實(shí)際上就是將文件進(jìn)行歸類，將相互聯(lián)系的文件組合到一起，并對檔案頁碼、目錄、標(biāo)題、標(biāo)題不清楚等存在問題的文件進(jìn)行充分的整理，從而保證所有案卷的規(guī)范性，并在實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的基礎(chǔ)上，提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用率。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案著錄工作的規(guī)范化

在綜合行政執(zhí)法局檔案的計(jì)算機(jī)管理工作中，著錄是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，也是影響檔案信息準(zhǔn)確性的關(guān)鍵因素，所以實(shí)現(xiàn)著錄工作的規(guī)范化，提升著錄人員的責(zé)任心，樹立其正確的工作態(tài)度，在檔案管理水平的提高中發(fā)揮著十分重要的作用。

（四）對分類號統(tǒng)一管理，為檢索查全率提供保障

檢索是應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作的一項(xiàng)重要優(yōu)勢，所以為了保證檢索率，提高檔案管理工作開展的規(guī)范性，就需要按照《中國檔案分類法》對不同的檔案進(jìn)行分類。并在分類的過程中強(qiáng)化校審力度，對分類人員出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)校正。另外，也可以將單位的各部分的工作人員組織起來，對檔案分類的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)識，保持前后標(biāo)引與同一類文件的標(biāo)引相同，更好的促進(jìn)檔案管理工作向規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在綜合行政執(zhí)法局中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理已經(jīng)成為相關(guān)工作人員需要開展的重點(diǎn)工作內(nèi)容，也是提高單位工作效率與質(zhì)量的關(guān)鍵因素。所以就需要在工作中對檔案計(jì)算機(jī)管理中存在的問題進(jìn)行不斷的總結(jié)與分析，并提出相應(yīng)的解決策略。同時(shí)也要在提高相關(guān)工作人員專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案管理的外部環(huán)境。

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（作者單位：山東省濟(jì)寧市泗水縣綜合行政執(zhí)法局）