深談ERP系統(tǒng)中功能說明書的編寫技巧

曲建印

摘要：本文簡要介紹錦西石化分公司ERP系統(tǒng)中，業(yè)務需求功能說明書的主要功能，以及在ERP系統(tǒng)維護過程中，一級運維人員編寫功能說明書的基本規(guī)則、技巧和一般步驟。

關(guān)鍵詞：ERP；功能說明書；一級運維

1 前言

2006年12月，錦西石化分公司作為中石油煉油與化工ERP系統(tǒng)試點單位開始啟動ERP項目，通過各方面人員一年多的工作和努力，系統(tǒng)成功上線。到目前為止，系統(tǒng)已經(jīng)正式投入使用一年多了，各個模塊基本實現(xiàn)了平穩(wěn)運行。信息中心人員作為一級運維架起了用戶和二級運維之間的溝通橋梁，主要負責ERP系統(tǒng)日常應用支持以及配合二級運維開展相關(guān)工作。一級運維其中一項任務就是當用戶提出新的報表開發(fā)需求時編寫相應的SPEC，也就是平時所說的功能說明書。它的編寫比較麻煩，為了方便一級運維編寫功能說明書，下面就從功能說明書的用途、結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則、開發(fā)流程等方面概括的介紹一下它的編寫過程以及編寫過程中的一些技巧。

2 功能說明書的用途

在編寫功能說明書之前，我們要搞清一個問題：為什么要編寫功能說明書，它有什么功能？當關(guān)鍵用戶有新的業(yè)務需求，譬如需要開發(fā)新的報表、修改原有的報表或者增加替代、增強時，一級運維就需要先編寫提交相應的功能說明書，它的主要功能可分為以下幾個方面：

（1）呈現(xiàn)業(yè)務需求，同時在呈現(xiàn)過程中幫助用戶理清業(yè)務邏輯。

功能說明書中要求詳細的說明要增加或者修改業(yè)務的需求，用戶在協(xié)助一級運維在功能說明書上呈現(xiàn)業(yè)務需求的同時，也能幫助自己更好的理清業(yè)務邏輯。

（2）內(nèi)容結(jié)構(gòu)比較復雜，用Query難以實現(xiàn)，需要ABAP開發(fā)。

（3）業(yè)務人員和技術(shù)人員溝通的工具和橋梁，要求業(yè)務人員能清楚的說明業(yè)務部門報表的取數(shù)邏輯，便于ABAP人員進行開發(fā)。

（4）項目管理的需要，可以讓運維人員很清晰的了解程序邏輯，便于日后系統(tǒng)運維。

3 功能說明書的結(jié)構(gòu)

功能說明書在結(jié)構(gòu)上主要由以下幾個部分組成：

（1）創(chuàng)建修改記錄。

記錄功能說明書的修改時間以及作者和業(yè)務顧問的信息。

（2）開發(fā)類型。

主要包括：報表程序（REPORT）、打印程序（SCRIPT/SMART）、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換（BDC）、對話模塊（Dialog Transaction）、用戶出口（User Exit）、接口程序（Interface）等等

（3）業(yè)務需求概述。

主要包括：需求描述，開發(fā)難度、運行類型、備注等等

（4）功能規(guī)范。

主要包括：權(quán)限要求、程序運行頻率、程序開發(fā)優(yōu)先級、屏幕的設計及布局、參數(shù)和選擇條件以及選擇屏幕檢查確認等等。

（5）程序輸出格式。

主要包括：輸出布局及樣式、對于輸出的要求、業(yè)務大概邏輯和輸出字段的定義等等。

（6）測試。

主要包含測試的條件。

4 功能說明書的開發(fā)流程

功能說明書的開發(fā)流程貫穿整個ERP運維程序，首先由關(guān)鍵用戶發(fā)起需求，業(yè)務顧問將需求進行整理并完成功能設計書，駐點顧問要對功能設計簽名確認并進行初步技術(shù)設計，然后由質(zhì)量管理進行功能設計審核，任務調(diào)度分配開發(fā)任務，制定開發(fā)計劃，交由開發(fā)顧問進行技術(shù)設計，技術(shù)設計書要經(jīng)過質(zhì)量管理審核，審核通過的由技術(shù)顧問進行代碼編寫和單元測試，然后經(jīng)過質(zhì)量管理進行代碼審核，由任務調(diào)度傳輸測試環(huán)境，業(yè)務顧問通知用戶進行測試并將測試結(jié)果反饋，駐點顧問將功能設計關(guān)閉，最后任務調(diào)度生成傳輸請求，功能說明書的開發(fā)最終完成。

5 功能說明書的編寫規(guī)范和注意事項

（1）大家在編寫功能說明書時一定要和業(yè)務人員認真溝通，確定業(yè)務需求，根據(jù)業(yè)務邏輯寫清取數(shù)邏輯，同時還要寫清對所取數(shù)據(jù)的處理邏輯。寫清每個字段的取數(shù)邏輯。報表數(shù)據(jù)正確與否取決于字段的取值邏輯，以免造成日后程序整體改動過大，影響系統(tǒng)上線，同時會對項目以后的運維工作帶來很大隱患。

（2）對于功能說明書上的內(nèi)容一定要弄清楚，不需要的東西請刪掉。一些需求一定要在第一版說明書中與業(yè)務人員敲定。如：FORM表單的打印格式，需要進行套打的表單實際圖片，REPORT的輸出格式，EXCLE的輸出模版等。因為格式變更也會導致程序的大幅度修改，影響項目進度。

（3）功能說明書如果是報表，首先要明確輸出是alv還是excel或者是form格式，涉及到采用何種開發(fā)方式來開發(fā)，非常重要，請大家重視。如果是BDC，請附上一個上載格式及上載數(shù)據(jù)的文件。

（4）報表和FORM類型的說明書中，一定要標明頁格式。如：憑證紙張 297*140mm，如有原版的表單最好上傳實際業(yè)務中的表單樣式，套打報表需提供掃描的報表圖片。

（5）表單打印標明打印方式，如：橫向打印，每張單據(jù)要求最多打印6行數(shù)據(jù)。如有折行需注明如何處理。

（6）選擇屏幕的檢查，確認“與” 參數(shù)和邏輯取數(shù)中的選擇條件“要保持一致！

（7）選擇屏幕中，需根據(jù)實際業(yè)務標明是P（單值）輸入還是S（范圍）輸入。在業(yè)務邏輯描述中，請附上相應業(yè)務的T-CODE，在測試中，請給出初步的測試數(shù)據(jù)，以便程序的編寫和測試。

（8）對輸出的要求中，表單的格式，字體，字號，是否加粗，對齊方式 行間距，左邊距，上邊距等盡量寫清楚，如果有分頁寫明是按照什么標準分頁，是否控制每頁數(shù)據(jù)的行數(shù)。如：

表頭： 第一行為宋體，12PT，加粗，居中。

第二行為宋體，15PT，加粗，居中。

第三行為宋體，10.5PT。

第四行為宋體，10.5PT。

表格內(nèi)字體：從第一行到第八行為宋體，10.5PT，分別居中。

腳注： 宋體10.5PT

小計/總計：

排序：

分頁：當前頁/總頁數(shù)

（9）關(guān)于取數(shù)的問題。報表里用到的字段一定要都找出來！如果能用SQL語句表示的盡量用語句表示，可以輔以文字闡述。文字闡述一定要明確，不能含糊，避免出現(xiàn)類似于“等”這種情況。

（10）功能說明書修改需求后，請關(guān)鍵用戶打印簽字交給開發(fā)組負責人，開發(fā)人員會將更改后的功能說明書上傳到‘開發(fā)跟蹤系統(tǒng)中，然后總體組再給開發(fā)人員分配開發(fā)時間進行報表的開發(fā)工作。

（11）同時所有的功能說明書一定要經(jīng)過相應模塊業(yè)務顧問簽字確認。

以上是我對功能說明書編寫的一點總結(jié)，希望在大家編寫的過程中能有所幫助。

（作者單位：錦西石化分公司信息管理部）