檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

林琳 趙一驕

摘要：現(xiàn)代化信息技術的運用，使得檔案信息的存儲及查詢工作更加便捷化，對于需要查詢的信息只要輸入關鍵詞即可。當前社會形式下，人們也開始意識到檔案基礎管理工作的重要性，面對社會化信息發(fā)展時代，如何能有效的做好這項工作，仍然是一個值得深思的問題，本文針對這個問題，簡要做下分析，以供交流學習。

關鍵詞：檔案管理基礎工作? ?現(xiàn)代化信息技術? ?現(xiàn)代檔案管理? ?作用

一、檔案管理基礎工作中存在的問題

我國檔案管理工作中，一些資料與國家計劃經(jīng)濟有著密切的聯(lián)系。面對新的時代發(fā)展要求，在實際檔案管理工作中也會遇到各種問題。

（一）檔案編號不夠規(guī)范，常常出現(xiàn)一號多冊的情況

（二）檔案的標題內(nèi)容填寫不夠合理，常常不能涵蓋檔案的主體內(nèi)容，從而使檔案在實際運用中較繁瑣。

（三）檔案內(nèi)缺乏內(nèi)容目錄，對于需要查看的內(nèi)容點，很難快速查找，這樣就失去了檔案的可利用性。

（四）許多檔案的頁碼沒有明確標注，并且一部分出現(xiàn)了掉碼、亂碼的情況，實際運用過程中存在很大問題。

（五）組卷情況相對較混亂，有部分檔案是根據(jù)時間來排列，也有一部分檔案是按照檔案職能及文件類別來排列的。

（六）檔案的頁碼厚薄不夠均勻，一部分案卷僅有一兩張頁碼，有的卻有上百張。

通過以上存在的問題能夠發(fā)現(xiàn)，對于綜合性檔案館，保存的年限越長，那么存在的問題也就越多，這些問題在一定的時間積累下，對于管理工作也越來越具有難度。因此，就當前情況來看，對于其中存在的問題需要從實際著手解決，以免為以后的管理帶來問題。

二、采取規(guī)范化的管理模式，提升整體檔案管理水平

從當前檔案管理經(jīng)驗來看，要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，就需要改善當前檔案管理方式，要從檔案管理的搜集、整理、鑒定及保管各個環(huán)節(jié)做好完善工作，保證各個環(huán)節(jié)都能夠采用科學的方式進行。

（一）對于案卷重新梳理，做到去糟存精? 檔案管理工作中要想實現(xiàn)工作的規(guī)范化，首先需要做到檔案的規(guī)范化管理，在一些檔案室內(nèi)，常常會出現(xiàn)檔案的移交問題，如果沒有及時進行相關整理，則很可能導致保存的檔案是重復的。同時，加之社會的不斷變化和知識的更替，導致一些檔案的內(nèi)容與當前社會信息相背離，就失去了其應有的價值，因此，對檔案需要重新整理。避免在一些無效檔案的整理中，浪費大量時間。

（二）對于檔案進行重新組成，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理 首先對于當前檔案需要重新梳理，對于那些沒有必要保存的檔案要及時清理掉，并按照統(tǒng)一的標準來進行重新規(guī)劃，盡量做到相鄰保存的檔案具有一定關聯(lián)性。在檔案管理過程中，如果發(fā)現(xiàn)缺少頁碼，且沒有卷內(nèi)目錄的檔案，或者卷內(nèi)的內(nèi)容表達不夠詳盡的內(nèi)容，可以采用人為方式進行重新補充，這樣能夠使得檔案更加完整，且具有更好的收藏價值。同時，在之后的信息化管理中，對于檔案數(shù)據(jù)的錄入、整理也能大大提升管理效率。

（三）根據(jù)檔案室的實際情況，來規(guī)范著錄工作 著錄是當前信息化模式下檔案管理工作中的一項重要手段，也是關系到檔案數(shù)據(jù)準確性及規(guī)范性的關鍵。當前相關檔案著錄法也有相關規(guī)定，但是由于各檔案室內(nèi)的條件存在一定的差異，加之檔案管理技術也在不斷更新，因此，要求檔案管理人員需要在檔案著錄法則的基礎上，結(jié)合自身檔案室的實際情況來開展工作。就當前檔案管理的實際工作來看，已經(jīng)取得了一定的成績，特別在信息化技術高速發(fā)展的今天，在檔案管理工作中的運用，起到了良好的效果，使得檔案數(shù)據(jù)的記錄與查看更加便捷。

（四）檔案采取統(tǒng)一分類號整理，保證查閱的準確率 檔案管理過程中信息化技術的運用，能夠使原始檔案的查閱更加便捷，能夠滿足人的實際需求。檔案管理過程中，為了保證檔案查閱的完整性及規(guī)范性，實際管理過程中可以根據(jù)《中國檔案分類法》中一些相關細節(jié)來進行整理。如對于物價類的檔案資料整理過程中，由于其涉及到相關的行業(yè)問題較多，因此，可以統(tǒng)一歸為J類，然后再根據(jù)相關資料特征，及關鍵詞標識再進行合理分類。此外，在分類過程中，對于已經(jīng)整理的檔案還需要設立審核制度，以確保工作人員整理的檔案不會出現(xiàn)問題。同時，還可以適時對大家進行統(tǒng)一培訓，對于檔案整理過程中采用的標準及前后標引要做到統(tǒng)一，從而符合檔案的標準化及規(guī)范化。

（五）規(guī)范檔案題目，保證檢索準確率 檔案的分類號能夠保證檔案信息檢索的查全率，而檔案題名則能很好保障檔案檢索的查準率。因此，檔案實際管理工作中，單純保證檔案的查全率是不夠準確的，還要保證檔案查詢的準確率。文章規(guī)范題名即在掌握檔案要點與原則的基礎上，填寫資料題名中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，避免出現(xiàn)檢索的數(shù)字含糊不清、文不對題等情況的發(fā)生。

三、加快數(shù)據(jù)準備工作，推進檔案管理現(xiàn)代化進程

（一）檔案管理工作中分清層次，做到循序漸進? 檔案管理工作中，其主要的目的就是發(fā)揮其自身的價值，能為社會發(fā)展貢獻力量。當前采用現(xiàn)代化信息技術的模式，就是為了提升檔案的利用效率，使其價值更大化。綜合性檔案管理工作中，要想全面實現(xiàn)信息化管理模式，那么需要對于檔案進行重新排序，對于一些在社會利用價值較高的檔案可以優(yōu)先整理。這樣的話不僅能夠加快檔案信息化利用性進程，而且在信息化技術的模式下也能提高檔案的利用效率，供更多人查閱使用。

（二）分層次進行著錄，減少資源浪費 檔案實際著錄工作中，可以從三個層次著手，即對于反應問題單一且可利用價值不高的檔案進行案卷級著錄，對于同一卷內(nèi)具有多個文件且又排列在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對于那些重要性文件或者反應問題較復雜的文件可以進行文件級著錄。采用這種檔案著錄方式，不僅能夠明確檔案內(nèi)的實質(zhì)性內(nèi)容，而且也可以減少檔案著錄條目，大大結(jié)省了著錄時間，也節(jié)省了大量的人力、物力。

（三）結(jié)合傳統(tǒng)檔案，做好檔案的分類 對于檔案內(nèi)容豐富，且具有較高利用價值的檔案，在進行著錄中可以直接在檔案的全引目錄中進行標引，而對于那些特殊形式的檔案，如房檔、案件等，可以將檔案的相關人名、地址和時間錄入信息系統(tǒng)中，然后再統(tǒng)一進行信息分類編號。這樣不僅能夠充分利用檔案目錄的原有基礎，而且能夠減少著錄環(huán)節(jié)，大大提升著錄效率。

四、檔案基礎性管理工作完善的相關措施

（一）提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

檔案管理工作中，工作人員的個人素質(zhì)直接關系到檔案管理的好壞，因此，提升檔案管理人員的素質(zhì)是關鍵。首先，要積極調(diào)整工作隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，努力吸取一些年輕優(yōu)秀檔案類人才，為整體隊伍注入新生力量。同時，也要做好老員工的培訓工作，充分提升老員工自身工作素質(zhì)，并讓其發(fā)揮工作中的帶頭作用，并在行為方式上起到良好的模范作用。此外，還要督促員工加強檔案管理知識與現(xiàn)代化信息技術知識的學習，爭取做到以技術促進發(fā)展。

（二）加強檔案管理工作

首先加強檔案管理措施，是保證檔案整體質(zhì)量的關鍵，檔案管理的首要目的在于規(guī)范與實用。因此，員工在實際工作中，要認識到檔案管理的目的，并充分認識到自身的工作職責。作為領導而言也需要充分發(fā)揮自身的督促作用，確保檔案管理工作落到實處。同時，需要從實際情況出發(fā)，根據(jù)具體問題采取合理的應對措施，并對檔案管理中的各個環(huán)節(jié)做好相應的規(guī)范，讓員工做到有法可依，以達到管理的目的。

（三）加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進程

計算機信息化技術在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，尤其在檔案的信息化檢索中，大大提升了檔案的利用效率。同時，檔案管理工作中可以通過與檔案分類號編制、檔案關鍵詞提取及檔案目錄編制等有效配合，并經(jīng)過目錄、索引及關鍵詞等方式，提升整體管理水平，加快檔案管理信息化進程。具體到實際檔案管理工作中，首先需要將數(shù)字化網(wǎng)絡技術運用到檔案管理工作中，以提升整體檔案管理的效率。然后，在信息化技術上不斷加入多元化信息方案，來提升整個檔案信息管理質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上可知，做好檔案信息化基礎工作，提升檔案的可利用價值。不僅需要從基礎性工作的內(nèi)容上進行改觀，同時作為檔案管理的工作人員也需要加強自身工作職責，提升自身認識，在傳統(tǒng)檔案信息化的基礎上，充分認識到當前信息化技術的優(yōu)勢，并將之切實運用到實際工作中去，這樣才能加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，讓檔案資料切實為社會主義的發(fā)展做出貢獻。

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（作者簡介：林琳，研究生學歷，副研究館員，現(xiàn)就職于黑龍江護理高等專科學校，組織人事部。）