城市建設(shè)檔案管理的困境與信息化改進策略

尚煒霞

【摘 要】隨著我國城市化建設(shè)步伐的加快，檔案管理在城市建設(shè)中的地位越來越高，但是，挑戰(zhàn)和壓力也越來越大。基于此，工作人員必須充分了解掌握當前城市建設(shè)檔案管理的現(xiàn)實困境，并充分運用信息化手段提高城市建設(shè)檔案管理水平，從而推動城市建設(shè)檔案管理朝著信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，為實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

【關(guān)鍵詞】城市建設(shè)；檔案管理；困境；信息化

隨著我國社會體系的不斷完善，城市建設(shè)檔案管理工作邁入新的征程，具有良好的發(fā)展前景，但挑戰(zhàn)與機遇并行，在快速發(fā)展過程中也暴露出諸多問題，影響管理質(zhì)量的提高。接下來，談談對如何引導城市建設(shè)檔案管理朝信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化方向發(fā)展的幾點思考。

一、城市建設(shè)檔案管理的特點

（一）多樣

城市建設(shè)檔案具有多元化、多樣性特征，具有紙質(zhì)、電子文檔、視音頻等多種形式，這就促進了城市建設(shè)檔案的多樣性，構(gòu)成了檔案歸檔管理的個性所在。

（二）動態(tài)

城市建設(shè)發(fā)展過程不是一成不變的，而是隨著新工藝、新技術(shù)和新設(shè)備的應用而不斷得以改進和完善，城市建設(shè)檔案作為城市建設(shè)信息的記錄者、保存者，只有實時捕捉城市建設(shè)動態(tài)，并及時進行記錄，才能將城市建設(shè)檔案的作用和時效性發(fā)揮出來。

（三）復雜

眾所周知，城市功能多元化強，城市建設(shè)、設(shè)計、施工以及管理過程，都會產(chǎn)生豐富多樣的文件材料，工作人員可利用文字、圖像、視音頻等多種方式來綜合系統(tǒng)、全面詳細記錄城市建設(shè)與規(guī)劃過程中產(chǎn)生的信息。如，城市規(guī)劃設(shè)計、環(huán)境保護、防洪抗旱等等，由此可見，城市建設(shè)檔案管理復雜性特征非常明顯。

二、城市建設(shè)檔案管理面臨的困境

（一）城市建設(shè)檔案標準的差異性導致管理無序

在開展城市建設(shè)檔案管理工作時，存在兩種不同的工程建設(shè)檔案標準，即行業(yè)標準和國家標準，其中，行業(yè)標準就是《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），國家標準就是《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001），兩種標準并行的結(jié)果就是管理的無序性。詳細點說，兩種標準的差別主要有：第一，適用范圍和術(shù)語不同?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，在檔案管理涉及全部的建設(shè)工程文件；《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定了范圍，即指大、中型和限額之上的新建、擴建和改建工程。第二，案卷組卷方式不同?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中明確指出，組卷可參考單位工程、分部工程、階段和專業(yè)信息；《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》明確指出，組卷必須根據(jù)文種進行。第三，竣工圖章格式不同?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的圖章格式為：80mm×50mm；《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的圖章格式為：80mm×60mm。

（二）城市建設(shè)檔案管理手段缺乏創(chuàng)新和與時俱進

現(xiàn)階段，我國城市建設(shè)檔案管理手段不夠先進，很多地方仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式進行保管，大部分地區(qū)的計算機管理系統(tǒng)不夠完善、水平不高，導致城市建設(shè)檔案管理信息化水平不高，最終影響整體管理質(zhì)量。

（三）缺乏完善的城市建設(shè)檔案管理法律法規(guī)體系

現(xiàn)階段，我國城市建設(shè)檔案管理過程中仍然缺乏完善的法律法規(guī)體系，從而影響整個管理工作開展順利性以及最終管理質(zhì)量。加快建設(shè)完善的城市建設(shè)檔案管理法律法規(guī)體系迫在眉睫。

（四）城市建設(shè)檔案管理人員整體素質(zhì)偏低

隨著我國城市化程度的不斷加深，城市建設(shè)內(nèi)容越來越復雜、涉及面越來越廣。而城市建設(shè)檔案管理從業(yè)人員是開展所有工作的前提和保障，管理人員整體素質(zhì)對于提升管理質(zhì)量至關(guān)重要。如果管理人員缺乏較高的專業(yè)技能、較高的職業(yè)素養(yǎng)，就無法應對復雜的城市建設(shè)檔案管理工作，導致管理效率和水平遲遲無法提高。

三、提高城市建設(shè)檔案管理質(zhì)量的具體對策

（一）引導全體人員樹立正確的城市建設(shè)檔案管理工作的重要性

城市建設(shè)檔案管理工作是城市建設(shè)不可或缺的一部分，對于促進社會進步、加快經(jīng)濟發(fā)展步伐具有重要作用?，F(xiàn)階段，必須引導人們正確認識到城市建設(shè)檔案管理工作的重要性，意識到城市建設(shè)檔案所儲存的信息數(shù)據(jù)對于城市政治、經(jīng)濟、文化等工作開展的重要性，從而樹立先進的管理理念，從而不斷提高城市建設(shè)檔案工作的規(guī)范化、信息化和數(shù)字化，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻巨大力量。

（二）有效整合城市建設(shè)檔案信息資源

在開展城市建設(shè)檔案管理工作過程中，工作人員應統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合考慮，將城市建設(shè)檔案分成兩部分，一部分交至城市建設(shè)檔案管理管，一部分用于建設(shè)單位。首先，應參考《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中相關(guān)規(guī)定來歸納、整理出交至城市建設(shè)檔案館的內(nèi)容；其次，應參考《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》中的相關(guān)內(nèi)容來采集、整合用于建設(shè)單位自身歸檔的內(nèi)容。在開展城市建設(shè)檔案文件組卷管理工作過程中，如果項目存在多個監(jiān)理單位，那么要根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的相關(guān)標準與規(guī)定，根據(jù)實際情況細分建設(shè)內(nèi)容為：分項、分部以及單位工程三大部分，然后結(jié)合相關(guān)的建設(shè)環(huán)節(jié)、專業(yè)等實際情況開展組卷工作。

（三）創(chuàng)新城市建設(shè)檔案管理手段，引導管理工作朝著信息化、數(shù)字化和標準化方向發(fā)展

在開展城市建設(shè)檔案管理工作過程中，至關(guān)重要的一點就是成立專門的城市建設(shè)檔案管理部門，安排專職工作人員，進行明確的分工，將落實細化落實到每個人身上。其次，配置先進、完善的信息化、數(shù)字化管理設(shè)備，并加快建設(shè)局域網(wǎng)，建立和完善城市建設(shè)檔案信息化、標準化和數(shù)字化管理體系，實現(xiàn)在檔案接收、歸檔整理、業(yè)務指導以及利用等內(nèi)容中的應用，不斷提升城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)信息的安全性、準確性和高效性。其次，可外聘相關(guān)專家學者、行業(yè)精英充分利用最前沿的科技來設(shè)計研發(fā)先進的城市建設(shè)管理局域網(wǎng)，并采購專業(yè)、先進的殺毒設(shè)備，防止出現(xiàn)由于外部病毒入侵而造成檔案管理出現(xiàn)問題的現(xiàn)象。值得一提的是，在開展城市建設(shè)檔案信息化管理過程中，不能忽視紙質(zhì)檔案信息的重要性，要做好紙質(zhì)備份，從而加固城市建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、完整性，從而不斷提高城市建設(shè)檔案管理的信息化、標準化和數(shù)字化水平。

（四）建立完善的城市建設(shè)檔案管理的法律法規(guī)體系

在開展城市建設(shè)檔案管理工作過程中，要構(gòu)建完善的法律體系長遠管理的保障?，F(xiàn)階段，要基于城市建設(shè)不同方位、角度，加強對城市建設(shè)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，實現(xiàn)與不同法律法規(guī)、規(guī)章制度的完美契合，讓城市建設(shè)檔案管理工作始終在法制軌道中運行，從而確保城市建設(shè)檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化和標準化。

（五）不斷提高城市建設(shè)檔案管理人員綜合素質(zhì)

現(xiàn)階段，應加強對城市建設(shè)檔案管理人員的綜合系統(tǒng)培訓，定期組織專業(yè)技能培訓，幫助工作人員掌握最新、系統(tǒng)的檔案信息化管理軟件，創(chuàng)新績效評價方法，建立完善的獎懲機制，從而在工作過程中形成良性機制，充分激發(fā)檔案管理人員工作熱情和積極主動性，并在工作過程中發(fā)揮創(chuàng)新意識。其次，要注重提高檔案管理人員服務意識，提高其職業(yè)素養(yǎng)，從而提升崗位責任意識、社會責任感，不斷提高工作水平和質(zhì)量。

四、結(jié)束語

綜上所述，在城市建設(shè)過程中，城市建設(shè)檔案管理工作的重要性不言而喻，因此，要高度重視提高檔案管理工作水平和質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，及時轉(zhuǎn)變管理理念和思路，構(gòu)建完善的法律法規(guī)體系，創(chuàng)新管理手段，提高管理人員綜合素質(zhì)，從而有效提高檔案管理數(shù)字化、信息化和標準化水平，為城市整體建設(shè)保駕護航。

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