談如何提高檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的填報(bào)質(zhì)量

馬連英

檔案統(tǒng)計(jì)工作是我國政府統(tǒng)計(jì)工作的有機(jī)組成部分，是反映檔案事業(yè)發(fā)展過程、發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律的一項(xiàng)重要工作。真實(shí)、準(zhǔn)確、全面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。檔案統(tǒng)計(jì)人員必須熟悉填報(bào)要求，掌握填報(bào)技能，準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面的填報(bào)數(shù)據(jù)，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供詳實(shí)的數(shù)據(jù)參考。

目前，檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的部分?jǐn)?shù)據(jù)存在不準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)間系統(tǒng)性差、數(shù)據(jù)填報(bào)不全面等問題，嚴(yán)重影響了檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的質(zhì)量。文章通過分析本行業(yè)2012-2017年度檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)一些填報(bào)的問題，并提出解決的措施以提高檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的填報(bào)質(zhì)量，更好地為檔案統(tǒng)計(jì)工作提供準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)。

一、概念不清，填報(bào)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，它需要具有檔案專業(yè)知識，并熟悉本單位檔案館藏、了解電子文件的檔案人員才能完成的一項(xiàng)填報(bào)工作?？v觀2012-2017年的統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率不是很高，存在一些概念性的錯誤。如：檔案的機(jī)構(gòu)、全宗，實(shí)物檔案、檔案陳列室等概念不清，填報(bào)的數(shù)據(jù)與事實(shí)有較大差距。如，有的單位檔案機(jī)構(gòu)數(shù)是1個(gè)，專職人員1人或全部是兼職人員，其工作部門是綜合辦公室;檔案全宗有的單位不填或填若干個(gè)。有的將文書檔案與實(shí)物檔案概念混淆，將館藏的幾千件文書檔案當(dāng)做實(shí)物檔案，認(rèn)為同為件，就是同一種檔案，從而造成實(shí)物檔案數(shù)據(jù)填報(bào)不準(zhǔn)確。究其原因是統(tǒng)計(jì)人員不了解實(shí)物檔案概念。通過報(bào)表中錯誤的數(shù)據(jù)可以看出，檔案統(tǒng)計(jì)人員對統(tǒng)計(jì)報(bào)表中有些專業(yè)名詞不了解，在沒有真正理解填報(bào)數(shù)據(jù)定義，就按照自己的理解或在上一個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)人員錯誤的數(shù)據(jù)上繼續(xù)錯誤的填報(bào)。有的新檔案統(tǒng)計(jì)人員沒有進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，手里沒有正確的參照性文件可查，通常按照去年的數(shù)據(jù)累加，這樣的錯誤，每年都在發(fā)生。

二、業(yè)務(wù)不強(qiáng)，填報(bào)數(shù)據(jù)不系統(tǒng)

檔案統(tǒng)計(jì)軟件具有運(yùn)算、審核等功能，檢查數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系是否正確。如果不符合，則審核不通過。而系統(tǒng)內(nèi)有的數(shù)據(jù)之間看似沒有邏輯關(guān)系，通過系統(tǒng)運(yùn)算、審核后，系統(tǒng)填報(bào)數(shù)據(jù)通過了。而事實(shí)上，有些數(shù)據(jù)之間還是存在著某種邏輯關(guān)系的，需要專業(yè)的統(tǒng)計(jì)人員憑借經(jīng)驗(yàn)才能找出錯誤。而兼職或新的檔案統(tǒng)計(jì)人員比較難發(fā)現(xiàn)。如：館藏?cái)?shù)量與排架長度，館藏?cái)?shù)量與室存永久、長期數(shù)量，檔案提供利用的數(shù)量與館藏檔案的數(shù)量等。

三、審核不嚴(yán)，填報(bào)數(shù)據(jù)不全面

統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)涉及上百個(gè)，針對本行業(yè)填報(bào)的是檔基3表及檔基3附表。因檔案信息化建設(shè)滯后等原因大多數(shù)單位不涉及檔基3附表，問題主要集中在檔基3表。有的單位填報(bào)了館藏檔案的卷數(shù)、件數(shù)及排架長度，但室存永久、長期（30年）的數(shù)量和永久數(shù)量不填全，造成保管期限劃分的數(shù)量不全。

有的單位只填館藏的案卷數(shù)，不填件數(shù)，或填案卷數(shù)與件數(shù)一樣。經(jīng)核實(shí)發(fā)現(xiàn)，是檔案統(tǒng)計(jì)人員把卷與件的概念沒有搞清楚，只統(tǒng)計(jì)館藏的卷數(shù)，而按件保管的文書檔案一直未統(tǒng)計(jì)。造成該單位的年報(bào)數(shù)據(jù)沒填全。還有的是檔案統(tǒng)計(jì)人員因科技檔案與文書檔案不是一個(gè)部門，一直只填本部門的科技檔案數(shù)量，而未填報(bào)文書檔案數(shù)據(jù)。造成填報(bào)數(shù)據(jù)不全面。

檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的數(shù)量關(guān)系到檔案管理部門對檔案管理的實(shí)體、檔案項(xiàng)目管理等情況的綜合了解，而填報(bào)過程中出現(xiàn)的各種各樣的問題，直接影響學(xué)了檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的填報(bào)質(zhì)量，使檔案的統(tǒng)計(jì)部門收集的數(shù)據(jù)不全面不準(zhǔn)確、不能真實(shí)地了解檔案管理情況。為加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的填報(bào)質(zhì)量，作者給出了以下三個(gè)方面措施。

（一）建立填報(bào)模板，確保填報(bào)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。檔案行政管理部門在布置年度統(tǒng)計(jì)填報(bào)任務(wù)時(shí)，將報(bào)表中相關(guān)數(shù)據(jù)的定義及填報(bào)要求模板化，如下表所示：

通過模板，將檔案統(tǒng)計(jì)人員難把握、不清楚的數(shù)據(jù)加以定義或提出填報(bào)要求，使填報(bào)人員能按照模板，根據(jù)本單位檔案館藏、信息化建設(shè)等實(shí)際情況準(zhǔn)確地填報(bào)數(shù)據(jù)，從而大大提高填報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（二）加強(qiáng)針對性培訓(xùn)，提高統(tǒng)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。從事檔案統(tǒng)計(jì)工作的人員中部分為兼職檔案人員，或是剛剛從事檔案統(tǒng)計(jì)的人員，他們對檔案業(yè)務(wù)不熟悉。檔案部門需要定期對檔案統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行針對性培訓(xùn)，其形式可以多種多樣，如召開培訓(xùn)會，講解填報(bào)數(shù)據(jù)的概念、填報(bào)要求、填報(bào)過程中容易出錯的地方，重點(diǎn)關(guān)注的數(shù)據(jù)等并進(jìn)行現(xiàn)場答疑。也可采取微信交流群等的方式，對比較集中的問題進(jìn)行答疑。也可以制作微視頻，放到微信群，讓兼職或新統(tǒng)計(jì)人員按步驟操作。多種培訓(xùn)方式使統(tǒng)計(jì)人員真正明白所填數(shù)據(jù)的概念，填報(bào)要求，使填報(bào)的數(shù)據(jù)更加真實(shí)、系統(tǒng)。

（三）加強(qiáng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)的審核力度，確保填報(bào)數(shù)據(jù)全面。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)或主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)，在檔案統(tǒng)計(jì)人員完成統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填報(bào)后，在保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)性的基礎(chǔ)上，要根據(jù)本單位的檔案館藏、信息化建設(shè)等業(yè)務(wù)情況，對填報(bào)數(shù)據(jù)認(rèn)真核實(shí)，對照填報(bào)要求，審核填報(bào)的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、全面，數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性是否符合等，真正履行填報(bào)單位的審核責(zé)任，把好檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)審核關(guān)，使上報(bào)數(shù)據(jù)真實(shí)體現(xiàn)本單位檔案管理工作實(shí)際情況。

綜合所述，只有基層檔案部門的每個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)人員真正掌握了填報(bào)數(shù)據(jù)的概念、填報(bào)要求，并全面熟悉本單位的館藏檔案情況，檔案部門負(fù)責(zé)人嚴(yán)格審查，才能保證填報(bào)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面，從而大大提高檔案綜合管理部門匯總的數(shù)據(jù)的質(zhì)量。才能為黨和國家的檔案事業(yè)今后的發(fā)展方向及政策提供參考依據(jù)，為檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展助一臂之力。

參考文獻(xiàn)

[1]檔辦發(fā)[2018]1號.國家檔案局辦公室印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)檔案統(tǒng)計(jì)工作的意見》的通知[R].2018年6月19日.

[2]徐曉晴.檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作的問題與建議—以紹興檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作為據(jù).