繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理探研

馬蓉

摘要：繼續(xù)教育是一種有別于學(xué)校教育的一種新型的教育模式，指已經(jīng)脫離正規(guī)教育的人所接受的各種各樣的教育。繼續(xù)教育是正規(guī)學(xué)校教育的補(bǔ)充，是全民教育的重要組成部分。由于繼續(xù)教育的大發(fā)展，相應(yīng)的，繼續(xù)教育學(xué)籍檔案的管理也日益為人們所重視。如何科學(xué)規(guī)范地對(duì)繼續(xù)教育學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，是我們要解決的重要課題。

關(guān)鍵詞：繼續(xù)教育；學(xué)籍檔案；特點(diǎn)；管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G473.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2019）15-0017-02

繼續(xù)教育作為終身教育體系的重要組成部分，是提高國(guó)民科技文化素質(zhì)和就業(yè)、創(chuàng)業(yè)、創(chuàng)新能力的重要途徑。繼續(xù)教育是在20世紀(jì)30年代從美國(guó)發(fā)展起來(lái)的一個(gè)新的教育工程，簡(jiǎn)稱(chēng)為CEE（Continuing Education Engineering）。目的是把一些工程技術(shù)人員再次進(jìn)行必要的培訓(xùn)，以便他們更快更好地適應(yīng)迅速發(fā)展的生產(chǎn)需要，完成越來(lái)越難以掌握的新技術(shù)、新產(chǎn)業(yè)規(guī)定的任務(wù)。后來(lái)，繼續(xù)教育逐漸發(fā)展成有別于學(xué)校教育的一種新型的教育模式，指已經(jīng)脫離正規(guī)教育，已參加工作和負(fù)有成人責(zé)任的人所接受的各種各樣的教育。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)人的各項(xiàng)技能的要求也不斷提高，單純的學(xué)校正規(guī)教育已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足社會(huì)的需求，因而，繼續(xù)教育越來(lái)越被人們所重視，它在社會(huì)發(fā)展中的作用也日益彰顯出來(lái)。由于繼續(xù)教育的發(fā)展和普及，大量的繼續(xù)教育學(xué)籍檔案也應(yīng)運(yùn)而生。各用人單位對(duì)相關(guān)人員繼續(xù)教育學(xué)籍檔案的重視程度也在不斷提高。更為重要的是，教育主管部門(mén)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案提出了新要求。因此，高校繼續(xù)教育學(xué)籍檔案的管理工作就顯得非常重要。如何提高繼續(xù)教育學(xué)籍檔案的管理水平，使之適應(yīng)國(guó)家終身教育發(fā)展的要求，是每個(gè)學(xué)籍檔案管理者應(yīng)該積極探討的問(wèn)題。

一、繼續(xù)教育學(xué)籍檔案的概念和特點(diǎn)

學(xué)籍檔案是指學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間成績(jī)、思想表現(xiàn)、獎(jiǎng)勵(lì)情況、綜合評(píng)價(jià)等的記錄，通常在校生的學(xué)籍檔案由所在學(xué)校教務(wù)處保管，非在校生由考生所在單位人事部門(mén)或者人才中心保管。繼續(xù)教育學(xué)籍檔案就是按規(guī)定對(duì)繼續(xù)教育學(xué)生的學(xué)習(xí)和各方面表現(xiàn)進(jìn)行階段性和全程的記載、考核及質(zhì)量評(píng)價(jià)，并按照有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)學(xué)生的入學(xué)、畢業(yè)及學(xué)籍異動(dòng)等進(jìn)行控制和記錄，包括錄取花名冊(cè)、入學(xué)登記表、學(xué)籍表、學(xué)生成績(jī)表、學(xué)生學(xué)籍變更材料、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)材料等。學(xué)生的一個(gè)信息庫(kù)，包含了該生所有被社會(huì)認(rèn)知和承認(rèn)的信息。

繼續(xù)教育學(xué)籍檔案屬于學(xué)籍檔案的一種，和其他類(lèi)型的學(xué)籍檔案有共同之處，但也有其自身的特點(diǎn)。

1.綜合性。繼續(xù)教育和普通的學(xué)歷教育相比，不僅生源復(fù)雜，而且層次多，差異性大。學(xué)員中不僅有高中生、中專(zhuān)生、大專(zhuān)生，還可能有初中生和本科生。其年齡結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜，老、中、青都有。從教學(xué)角度而言，針對(duì)不同的專(zhuān)業(yè)開(kāi)設(shè)不同的課程，選用的教材也因人而異，教學(xué)方式多種多樣。這就決定了繼續(xù)教育學(xué)籍檔案的內(nèi)容極其復(fù)雜，具有綜合性的特點(diǎn)。

2.開(kāi)放性。繼續(xù)教育辦學(xué)廣泛，形式多樣，有自學(xué)考試、業(yè)大、函授、綜合培訓(xùn)等，其學(xué)制也比較自由，從短訓(xùn)班到長(zhǎng)期班不等，畢業(yè)時(shí)間也不統(tǒng)一，而且接受普通學(xué)校教育是有限的時(shí)間。繼續(xù)教育是長(zhǎng)期的、終身的，是知識(shí)補(bǔ)充、更新、教育和工作相有機(jī)結(jié)合、相互統(tǒng)一的過(guò)程。因此，記載這些學(xué)生學(xué)籍情況的檔案材料也就具有開(kāi)放性的特點(diǎn)。

3.特殊性。與普通高等學(xué)歷教育相比，繼續(xù)教育的學(xué)員大多是成人，他們一般另有自己的工作，除了部分全脫產(chǎn)學(xué)員外，其他學(xué)習(xí)形式如自學(xué)考試、函授、業(yè)大、電大和網(wǎng)絡(luò)教育的學(xué)員主要靠自學(xué)，且學(xué)習(xí)周期一般較長(zhǎng)。因此，繼續(xù)教育學(xué)籍材料的收集往往都要集中在學(xué)員面授期間進(jìn)行，否則就會(huì)影響材料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，還會(huì)增加管理成本和管理難度。

4.地域性。繼續(xù)教育屬于開(kāi)放性的社會(huì)教育，辦學(xué)單位一般為普通高等學(xué)校。學(xué)習(xí)形式大多為自學(xué)結(jié)合集中面授的方式，學(xué)員的地域分布一般較廣。各辦學(xué)單位為了便于學(xué)員面授，往往在學(xué)員比較密集的地區(qū)建立函授站。由于函授站分布廣，而且一般距離校本部也較遠(yuǎn)，無(wú)形中就增加了學(xué)籍管理的諸多中間環(huán)節(jié)，相應(yīng)的也會(huì)增加管理的難度。

二、繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，各高校在普通在校生的學(xué)籍檔案管理方面取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但在繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理工作方面卻存在諸多問(wèn)題，還有很多不盡如人意的地方。

1.對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。有些院校檔案意識(shí)淡薄，對(duì)繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理更是認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為是可有可無(wú)的事情。加之繼續(xù)教育學(xué)籍檔案材料來(lái)源的復(fù)雜，這樣就出現(xiàn)了諸如學(xué)籍檔案材料歸檔不嚴(yán)肅，內(nèi)容不全，鑒定材料的填寫(xiě)往往千篇一律，明顯有應(yīng)付差事的現(xiàn)象，致使檔案材料的可信度大大降低。

2.管理制度不完善。由于院校對(duì)繼續(xù)教育學(xué)籍檔案歸檔材料的范圍不夠明確，往往和本校其他文書(shū)材料混裝，使用人單位在查閱學(xué)員的學(xué)籍檔案時(shí)無(wú)從下手。其次，繼續(xù)教育學(xué)籍檔案的處理程序也存在不夠規(guī)范的現(xiàn)象，比如要求蓋章簽字的地方，或者只蓋章，或者只簽字，甚至蓋章、簽字都沒(méi)有；有些需要簽署日期的地方漏簽，使學(xué)籍檔案的時(shí)效性和真實(shí)性大大降低。另外，由于繼續(xù)教育學(xué)籍檔案內(nèi)容繁雜，形式多樣，檔案的轉(zhuǎn)遞一般又需要多個(gè)環(huán)節(jié)，如果各級(jí)檔案管理人員對(duì)學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，工作責(zé)任心不強(qiáng)，就極有可能造成學(xué)籍檔案的錯(cuò)投、誤投。

3.真實(shí)性不足。繼續(xù)教育學(xué)員大多為在職進(jìn)修，他們都有自己的工作，學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)也大多在自己本單位中進(jìn)行。由于沒(méi)有就業(yè)壓力，他們的實(shí)習(xí)登記表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表等表格上的總體評(píng)價(jià)就有可能流于形式，很多都是空話(huà)、套話(huà)，根本沒(méi)有針對(duì)性。這就是檔案的內(nèi)容缺乏個(gè)性和真實(shí)性，不能準(zhǔn)確地反映學(xué)生的整體情況。

三、優(yōu)化繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。繼續(xù)教育學(xué)籍檔案是教學(xué)活動(dòng)的最原始記錄，是今后為社會(huì)提供學(xué)生學(xué)籍信息的最直接的證明，更為以后學(xué)歷打假提供最真實(shí)可靠的憑證。因此，繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理工作必須引起各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，加強(qiáng)檔案意識(shí)，克服人們對(duì)繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)將繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理工作納入整個(gè)學(xué)校教育管理工作中，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，分工協(xié)作，明確檔案管理人員的工作職責(zé)和范圍，細(xì)化工作程序。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)。要想做好學(xué)籍檔案的管理工作，必須努力提高檔案管理者的自身素質(zhì)。包括管理者的政治素質(zhì)、道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)、學(xué)習(xí)新技術(shù)能力素質(zhì)等。首先，在檔案管理人員的選拔上，不僅要考慮入職者的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)，還要考慮他們的年齡、工作經(jīng)歷、以往工作表現(xiàn)等。要選拔那些素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、愛(ài)崗敬業(yè)、熟悉本專(zhuān)業(yè)相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的人擔(dān)任學(xué)籍檔案的管理工作。

3.科學(xué)管理，技術(shù)創(chuàng)新。現(xiàn)在辦公自動(dòng)化已基本普及，普通在校生的學(xué)籍檔案已基本實(shí)現(xiàn)信息化管理。但是對(duì)于繼續(xù)教育學(xué)籍檔案的管理，許多院?；蚪逃龣C(jī)構(gòu)還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化。因此，各高校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)自身情況建立繼續(xù)教育學(xué)籍管理信息化系統(tǒng)，這不僅可以大大減少檔案管理人員的工作量，更重要的是還可以增加檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，使學(xué)籍檔案的管理更加系統(tǒng)和規(guī)范。各級(jí)各類(lèi)單位也應(yīng)加強(qiáng)設(shè)備投入，使紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案相互補(bǔ)充，開(kāi)啟學(xué)籍檔案管理的新篇章。

參考文獻(xiàn)：

[1]張梅，羅曉萍.我國(guó)非學(xué)歷繼續(xù)教育研究綜述[J].成人教育，2017，（11）.

[2]方敏.高等繼續(xù)教育學(xué)籍管理的變革及其發(fā)展探析[J].高等繼續(xù)教育學(xué)院報(bào)，2013，（5）.

[3]曲秀芝，施玉華.成人教育學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題及建議[J].出國(guó)與就業(yè)，2011，（17）.