淺析互聯(lián)網(wǎng)背景下移動云辦公與企業(yè)管理效率提升

摘? 要? 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和社會的不斷進(jìn)步發(fā)展，很多企業(yè)需要處理的工作以及任務(wù)量都在不斷增加，以往的傳統(tǒng)辦公模式無法滿足如今的工作需要，而此時云辦公的出現(xiàn)解決了這些難題，作為一種現(xiàn)代化的工作手段，它滿足當(dāng)今現(xiàn)代辦公的需求，通過云平臺和信息技術(shù)等其他設(shè)施及相關(guān)軟件應(yīng)用，提升了辦公的工作效率，能夠?qū)崿F(xiàn)更高效的、可視的辦公，因此，將云辦公應(yīng)用到企業(yè)管理中是非常必要的，也會使企業(yè)管理效率和管理水平更進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞? 云辦公? 企業(yè)管理? 策略

傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式具有效率低下、繁雜難操作等諸多問題，另外也會消耗大量的人員及物力，不利于資源的有效利用，在具體的操作過程中，也容易出現(xiàn)失誤或其他問題，不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的進(jìn)程。另外，在傳統(tǒng)辦公模式下，需要購買一些線下服務(wù)設(shè)備，這會導(dǎo)致企業(yè)采購成本較高及后期運作維護(hù)費用也較高。因此，云辦公的出現(xiàn)則很好的解決了這些問題，云辦公自帶一些監(jiān)控和控制系統(tǒng)，可以使員工通過手機便完成日常工作，可以使企業(yè)的運行系統(tǒng)更加完善，也在一定程度上節(jié)約了公司的成本，這說明擁有一套系統(tǒng)完整的云辦公對企業(yè)的管理是非常重要的。

一、云辦公的含義

云辦公指的是將企業(yè)辦公建立在計算機信息技術(shù)上，將計算機的信息資源進(jìn)行整合和利用，并進(jìn)行展示或互動，以辦公文檔為核心，為企業(yè)內(nèi)的工作人員提供信息，員工進(jìn)行文檔編輯、儲存、交流等工作，而云辦公作為當(dāng)下企業(yè)發(fā)展的方向，正在形成自己獨特的優(yōu)勢，并在其特點上完全區(qū)別于傳統(tǒng)辦公，它具有以下幾點優(yōu)勢：首先可以降低企業(yè)運作的成本，第二是可以提高企業(yè)工作人員辦公效率，第三是能夠節(jié)約能源節(jié)能減排。例如同一文件可以多人編輯。它的原理是通過客戶端在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行瀏覽和辦公，從而達(dá)到需求，隨著云辦公的不斷更新和換代，最新的云辦公應(yīng)用和傳統(tǒng)的辦公方式也能夠進(jìn)行兼容，從而達(dá)到最好的效果。云辦公也可以通過線上App或計算機進(jìn)行業(yè)務(wù)處理和日常工作，通過這樣的方式，可以將資源進(jìn)行有效的利用，減少員工工作過程中一些繁雜的程序，從而提升整體工作效率。

二、云辦公在企業(yè)管理應(yīng)用中的價值

1.云辦公可以提升辦公環(huán)境及辦公范圍

與傳統(tǒng)的辦公模式相比較，云辦公會使企業(yè)辦公室及辦公地點產(chǎn)生較大的變化。企業(yè)內(nèi)的工作人員可以通過計算機或手機進(jìn)行彼此之間的交流，從而形成人機辦公模式，在計算機上可以實現(xiàn)業(yè)內(nèi)部信息的轉(zhuǎn)換。另外一方面，計算機技術(shù)不僅僅可以運用企業(yè)內(nèi)部，大部分的工作需求要求員工在企業(yè)與企業(yè)之間和合作伙伴之間也要進(jìn)行信息的對接，因此，云辦公則使企業(yè)通過計算機信息技術(shù)為企業(yè)帶來了更多的發(fā)展和可能，也能使企業(yè)逐漸向自動化，辦公模式靠攏。云辦公的應(yīng)用也具有帶動性，通過行業(yè)之間的競爭和對比使行業(yè)在良性競爭中得到共同發(fā)展。

2.云辦公可以降低企業(yè)管理運作成本

通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公，可以減少企業(yè)在業(yè)務(wù)交流時所需要的材料，也可以節(jié)約辦公過程中的瑣碎步驟，另一方面，也可以降低企業(yè)管理成本，提升辦公效率。例如企業(yè)在進(jìn)行績效考核的時候，可以員工的打卡信息或其他直觀的信息直接得出結(jié)果，惠普集團(tuán)在實施云辦公之前所花費的辦公費用至少是現(xiàn)在的三倍，因此可以得出云辦公可以優(yōu)化企業(yè)人力資源管理和利用，有效的提升企業(yè)內(nèi)部人員工效率，減少辦公過程中非必要的環(huán)節(jié)，從而在同一時間階段內(nèi)產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益，以達(dá)到企業(yè)降低管理成本和辦公成本的目標(biāo)。

3.云辦公可以調(diào)動企業(yè)員工的創(chuàng)造力

將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)引入到辦公過程中來，也是可以規(guī)范辦公行為的，一方面可以更加準(zhǔn)確的了解員工的日常工作情況，另一方面，這種靈活的辦公流程是員工之間的交流增加，進(jìn)一步的將員工從枯燥繁雜的傳統(tǒng)辦公中解放出來，通過這種方式的調(diào)節(jié)，使員工提升工作積極性和創(chuàng)造力。當(dāng)然，引用這一辦公模式也要對員工的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行更高的要求，每個員工都需要貢獻(xiàn)自己的力量，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，從而實現(xiàn)辦公自動化，否則也可能導(dǎo)致企業(yè)辦公低效率的情況?？傮w來說，云辦公在應(yīng)用于企業(yè)管理過程中，也要要求員工具有創(chuàng)造力，從而使企業(yè)有持續(xù)健康發(fā)展。

三、云辦公在企業(yè)管理中的具體應(yīng)用策略

1.部門及員工的人員管理工作

可以設(shè)計一套人員管理系統(tǒng)，例如通過一個系統(tǒng)的設(shè)計，讓員工可以在這一系統(tǒng)中進(jìn)行部門的新增、查看等功能，而系統(tǒng)的管理人員可以通過公司所需要的部門添加或刪除信息，從而進(jìn)行內(nèi)部有效的人力資源管理和資源管控，當(dāng)公司內(nèi)有員工離職時，則需要刪除該員工的信息，需要及時判斷此員工是否還存在，當(dāng)前內(nèi)進(jìn)入新員工時，系統(tǒng)的管理人員也可以將員工的信息技術(shù)錄入到系統(tǒng)中，及時添加員工的編號和信息。同時，信息管理員也可以對員工的信息進(jìn)行增加和修改，從而建立一個完整的企業(yè)人員信息系統(tǒng)，當(dāng)管理員想要刪除某個信息的時候，要確定審核好，請假和離職申請，否則無法進(jìn)行刪除。系統(tǒng)也支持企業(yè)其他員工的私人空間功能，員工可以在自己的空間內(nèi)對自己的頭像或昵稱進(jìn)行修改，靈活的修改自己的相關(guān)信息。

2.請假和報銷等相關(guān)流程

傳統(tǒng)的報銷模式是將發(fā)票及其他有效的證明，給予財務(wù)部門進(jìn)行報銷，這樣的報銷流程可能會較為繁瑣，且不夠及時，此時云辦公的出現(xiàn)是非常有必要的?？梢允蛊胀ǖ膯T工根據(jù)實際的花費在線上進(jìn)行申請，然后通過相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對其進(jìn)行審批完成報銷。具體流程如下，員工在出差或采購過程中，產(chǎn)生的花費可以在線上進(jìn)行申請，所有員工都需要在申請過程中設(shè)定為自己的賬戶，不可以為其他員工進(jìn)行申請報銷，在進(jìn)行申請之后，不可以再次進(jìn)行編輯，只有當(dāng)申請被打回之后，才能再次提交修改申請信息，同時還支持刪除等操作。同時還支持請假功能的審批，員工可以根據(jù)自己的需求在線上進(jìn)行請假審批，比如調(diào)休，生病等，經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)在線審批簽名后，便完成了請假這一流程。通過這樣的方式可以減少企業(yè)內(nèi)部不必要的程序上的麻煩，也可以使這些流程更加及時便捷。

3.考勤打卡等工作流程

企業(yè)工作人員在上午到班時，可以通過釘釘定位等方式進(jìn)行上班打卡，在卡之后，釘釘會顯示打卡時間及打卡地點和打卡員工的信息，等到下午員工下班之后，員工可以進(jìn)行離職打卡，公司職工也可以在一天內(nèi)多次操作，通過操作的時間點對員工進(jìn)行考勤和考核?？梢灾庇^的了解到員工是否遲到早退或其他缺勤的情況，如果打卡時間超出了前內(nèi)規(guī)定的時間變認(rèn)定為遲到或早退，如果在一天內(nèi)未完成打卡，則可以被認(rèn)定為缺勤，系統(tǒng)也可以查看該員工的歷史打卡記錄，從而更加清晰的了解該員工的工作情況，采用這樣的方式，也使員工無法再打卡上進(jìn)行小動作，因為以往的傳統(tǒng)打卡模式會出現(xiàn)代簽的情況，這會嚴(yán)重影響員工的出勤情況及企業(yè)工作的效率，采用云平臺線上打卡，有效的緩解這種問題，提高員工出勤積極性和工作效率。

4.文件編輯信息共享

以前進(jìn)行文件操作或信息收集的時候，通常要花費很大的功夫，有關(guān)部門需要逐步的收集和信息匯總，而且容易出現(xiàn)遺漏或信息失誤的情況，對于處理這些信息的部門來說，也是一個極大的難題，增加了工作的繁雜性。但是線上信息文件的共享和編輯解決了這一難題，例如進(jìn)行，信息收集時可以使員工采用word共同編輯這一功能，讓員工在自己的欄目填自己的信息，提高了信息收集的效率與真實準(zhǔn)確性?；蛟谄渌ぷ餍枰占瘑T工意見和反饋的時候，可以通過線上填寫表格的方式?；蛘咴趩T工需要進(jìn)行投票的時候，可以采用某些App上的投票功能，使投票快速且透明的進(jìn)行。在進(jìn)行一些隱私情況收集的時候也可以有效的保護(hù)員工隱私，在填寫評價類反饋類信息收集的時候，可以采用匿名的方式，使員工可以更加大膽的將自己的想法說出來。

5.采用微信、釘釘?shù)華pp進(jìn)行信息交流

企業(yè)內(nèi)部之間往往需要信息的交流，需要企業(yè)員工與員工之間或員工與客戶之間進(jìn)行多次頻繁的交流商討，此時可以將云辦公運用其中，大家可以用微信app建群交流，或釘釘進(jìn)行交流，企業(yè)管理人員和領(lǐng)導(dǎo)在布置任務(wù)時，也可以通過釘釘下發(fā)任務(wù)，更加便捷迅速的將任務(wù)下發(fā)給企業(yè)內(nèi)所有員工，也可以通過釘釘、App進(jìn)行開會和任務(wù)布置，釘釘也具有視頻的功能，使企業(yè)內(nèi)部工作人員之間的交流更加便捷。也可以增加員工與客戶之間的溝通，及時的將企業(yè)內(nèi)的報表或其他數(shù)據(jù)發(fā)送給客戶，及時更新信息，如果遇到疑問或其他問題，隨時進(jìn)行溝通交流和處理，使企業(yè)內(nèi)部的工作進(jìn)程規(guī)范合理，從而進(jìn)行有效溝通，可以通過這樣交流，建立客戶資源，達(dá)到長期合作的目的。

四、總結(jié)語

傳統(tǒng)辦公模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)代企業(yè)的日常工作，不僅效率低繁瑣，而且可能存在誤差或不夠及時，因為這樣的弊端，設(shè)計并使用了云辦公這一企業(yè)管理系統(tǒng)，云辦公有效的增加了企業(yè)辦公效率及資源的利用，解決了各部門之間信息不通暢和工作轉(zhuǎn)移落實的問題，讓員工可以把更多的精力放在工作上，使企業(yè)增加管理效率和收益，從而使企業(yè)更加平穩(wěn)地運營下去。

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沈娟? 昆山市中醫(yī)醫(yī)院