醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應(yīng)用分析

馬偉建 徐昊 李磊

PDCA循環(huán)就是把計劃、執(zhí)行、檢查與處理等環(huán)節(jié)的工作融合在一起，并使其循環(huán)、和諧、高效運作的過程形式。本院為了更好地達(dá)成最新修訂的《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細(xì)則》中的具體要求，在全院范圍內(nèi)利用各種質(zhì)量管理工具，改善與提升各種工作的操作質(zhì)量。伴隨社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，各種醫(yī)療理念的持續(xù)更新，醫(yī)院文書檔案作為整個醫(yī)院體系中的重要部分，在醫(yī)院管理運作中發(fā)揮著越來越大的作用，地位越發(fā)重要[1]。至此，本文針對本院于2017年6月—2018年6月收集的1 000份文書檔案為對象，運用PDCA循環(huán)法對其管理質(zhì)量加以改進(jìn)，現(xiàn)就具體思路、方法作一探討。

1 資料與方法

1.1 一般資料

于2017年6月—2018年6月選取本院檔案室匯總的文書檔案1 000份，按隨機(jī)數(shù)字表法進(jìn)行分組，共分為兩組，每組500份；對照組中，人事檔案120份，技術(shù)文件檔案180份，醫(yī)藥文書檔案200份；觀察組中，人事檔案115份，技術(shù)文件檔案190份，醫(yī)藥文書檔案195份；兩組文書檔案類型比較，差異無統(tǒng)計學(xué)意義（P＞0.05）。

1.2 方法

對照組采用傳統(tǒng)普通管理方案進(jìn)行處理，即收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計。

觀察組則采取PDCA循環(huán)管理方法：

1.2.1 P（Plan）計劃 （1）針對文書檔案管理工作而言，需要能夠反映出醫(yī)院的現(xiàn)實運作及管理情況，要想達(dá)到此要求，需要妥善保管好這些文件。在實際操作中，最核心任務(wù)即構(gòu)建一套完備、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，以此為著眼點，不斷健全與之配套的體系工作，使整個文書檔案管理工作朝人性化、正規(guī)化方向發(fā)展。（2）而針對醫(yī)院文書檔案管理的整個過程而言，所涉及的最核心工作即收集、歸檔各種文案。在現(xiàn)實工作當(dāng)中，對文書檔案歸檔的總體范圍予以明確，乃是保管文書檔案的內(nèi)在基礎(chǔ)。在管理時，對文書檔案的歸檔范圍加以明確，能夠提升管理效率，保障管理質(zhì)量。首先，設(shè)定歸檔方案。在管理文書檔案時，需明確合理、實用的歸檔方案；而在明確歸檔方案時，須將文書檔案的形成方式、自身特征作為出發(fā)點。在日常工作中，需強(qiáng)化各科室之間的交流，修繕歸檔范圍。其次，收集文書檔案。當(dāng)將上述工作完成后，需結(jié)合具體方針，收集文書檔案；在收集時，管理人員需始終秉持負(fù)責(zé)且認(rèn)真的態(tài)度。而在收集時，需把各科室的資料進(jìn)行分類、統(tǒng)計，保障資料的完整性。最后，明確分類。對文書檔案進(jìn)行分類的目的是強(qiáng)化工作質(zhì)量。所以，在對檔案實施分類時，需根據(jù)各科室實況來開展。（3）不僅要建立完備的規(guī)章制度，還需規(guī)范業(yè)務(wù)流程，制定更加實用、高效的檔案管理人員培訓(xùn)方案，提高檔案管理的專業(yè)化水平與業(yè)務(wù)水平，使之與檔案發(fā)展的步伐相適應(yīng)。

1.2.2 D（Do）執(zhí)行 （1）針對文書檔案管理部門來講，需依據(jù)《國家檔案局8號令》等文件精神，提高文書檔案的安全性、實效性，頒布更加實用、高效的文件，如《保密制度》《檔案室管理制度》及《檔案借閱制度》等，醫(yī)院的文書檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不能連接于外網(wǎng)，提升文書檔案管理系統(tǒng)的安全性，并增強(qiáng)其可靠性與可控性，利用各種制度來為文書檔案系統(tǒng)的正常、高效運行提供切實保障。明確崗位職責(zé)，把此些制度劃歸至醫(yī)院的《制度匯編》當(dāng)中，為操作的程序化提供了重要支撐與制度保障。（2）加強(qiáng)檔案工作整個流程的高效化與規(guī)范性，需要從如下方面著手：首先，對整個檔案管理工作加以規(guī)范。在現(xiàn)實工作中，針對文書檔案管理部門來講，需要依據(jù)文書檔案的具體年限，來整理文書；在整理時，需要為文書檔案的可靠性與完整性提供切實保障。其次，及時歸檔。以定期或不定期方式歸檔文書資料，避免出現(xiàn)丟失的情況。此外，對文書檔案進(jìn)行及時整理與填充，并進(jìn)行準(zhǔn)確分類，做到外觀齊全、材料完整。

1.2.3 C（Check）檢查 實際工作中，為防止操作與規(guī)章不匹配、相違背的情況，需要根據(jù)實際情況及需要，開展有效的管理與監(jiān)管，預(yù)防可能出現(xiàn)的不良現(xiàn)象。在管理文書檔案時，需構(gòu)建一支理論體系完善、經(jīng)驗豐富且技能雄厚的文書檔案管理隊伍。以此為基礎(chǔ)，制定一套完備的文書檔案監(jiān)督管理方案，做好摸查與抽查工作，使整個文書檔案管理工作呈現(xiàn)高效化運轉(zhuǎn)。

1.2.4 A（Action）處理 針對文書檔案管理人員，需做好定期考核工作，切實做到檔案管理回頭看，從中找出所存在的問題，尤其是在檢查、執(zhí)行及計劃中所存在的問題，就其產(chǎn)生的原因進(jìn)行系統(tǒng)化分析，制定具體的調(diào)整與干預(yù)措施，使整個檔案管理工作朝向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。如在辦理文書檔案時，經(jīng)常會出現(xiàn)“中梗阻”情況，對此，需要對其流程加以改進(jìn)，做到按時限辦理，逐步提升三日歸檔率與當(dāng)日辦理率。此外，對于辦公室工作人員，需做好相關(guān)實踐經(jīng)驗的總結(jié)工作，使檔案管理工作更好的銜接于下一個質(zhì)量循環(huán)當(dāng)中。

1.3 評價指標(biāo)

對比兩組文書檔案管理效果與檔案管理總合格率。（1）文書檔案管理效果[2]。由檔案室主任采用十分制，對文書檔案管理人員進(jìn)行評價，高效：8～10分；一般：5～7分，不滿意：0～4分；（2）檔案管理總合格率[3]。同樣由檔案室主任對各檔案合格率采用十分制進(jìn)行評價，正確：8～10分，達(dá)標(biāo)：5～7分，不合格：0～4分。

1.4 統(tǒng)計學(xué)方法

采用SPSS 23.0處理數(shù)據(jù)，計數(shù)資料用百分比表示，采用χ2檢驗，P＜0.05表示差異具有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 兩組文書檔案管理效果

觀察組文書檔案管理有效率明顯高于對照組（P＜0.05），見表1。

表1 兩組文書檔案管理效果對比

2.2 兩組文書檔案管理總合格率對比

觀察組文書檔案管理總合格率高于對照組（P＜0.05），見表2。

表2 兩組文書檔案管理總合格率對比

3 討論

PDCA循環(huán)理論最早由著名管理學(xué)家戴明所提出（美國），P即計劃（Plan），依據(jù)任務(wù)具體的達(dá)成目標(biāo)及相關(guān)要求，進(jìn)行各種科學(xué)、合理計劃的制定；D即執(zhí)行（Do），實施總體或全局性的運作，推動計劃的高效開展；C即檢查（Check），系統(tǒng)化、全面性及針對性的總結(jié)與評價管理結(jié)果[4]；A即行動（Action），在實際評估結(jié)果過程中，或多或少的會出現(xiàn)問題，此時，需采取切實可行的措施，對其加以改進(jìn)與完善。在每次循環(huán)過程中，新知識會替代之前舊的知識，另外，前一循環(huán)中所存在的問題，在新的循環(huán)中會得到解決，因此，能大幅提升整體管理水平[5]。從根本上來講，每次循環(huán)的持續(xù)，均為處理水平及工作效能的前進(jìn)與提高，使整體水平在持續(xù)改進(jìn)中得到升級與優(yōu)化，因而能夠更好的滿足新的要求或需要。由于PDCA循環(huán)始終處于周而復(fù)始的運轉(zhuǎn)狀態(tài)，各環(huán)節(jié)緊密銜接，彼此間相互制約與補(bǔ)充，所以，PDCA循環(huán)又被人稱之為質(zhì)量環(huán)[6-7]。醫(yī)院文書檔案主要指由醫(yī)院日常管理運作中所形成的公文積累，其在整個檔案管理體系中占據(jù)著關(guān)鍵地位，乃是醫(yī)院各種重要活動或重大事件的最根本且最原始的資料記載，具有豐富的參考價值，有著重要的憑證作用[8-10]。醫(yī)院文書檔案對于醫(yī)院整體發(fā)展發(fā)揮著重要價值與作用。從醫(yī)院的角度來分析，檔案管理構(gòu)成了其生存與發(fā)展的內(nèi)在基礎(chǔ)，同時還是醫(yī)院辦公室日常運行的基礎(chǔ)文案，包含諸多銜接有序的過程或行為，如收集、整理、歸檔、立卷及銷毀等[11-12]。伴隨醫(yī)院持續(xù)、完善化發(fā)展，在其整個管理架構(gòu)中，文書檔案管理所起到的作用將會越來越大，其管理水平的高低，直接影響著醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。

本院在文書檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)后，取得良好效果。由本次研究結(jié)果可知，采用PDCA循環(huán)的觀察組，其文書檔案管理有效率為96.40%，明顯高于采用傳統(tǒng)管理方式的對照組（89.00%）；另外，觀察組文書檔案管理總合格率為89.58%，均明顯高于對照組（75.00%）。由此結(jié)果可知，借助于PDCA循環(huán)，能夠大幅提升醫(yī)院文書檔案的管理水平，改善硬件條件，健全管理制度；此外，還能大幅提升醫(yī)院文書檔案的歸檔效率與辦理效率。當(dāng)需要指出的是，在實際應(yīng)用PDCA循環(huán)時，仍然存在許多有待改善的地方，醫(yī)院在文書檔案管理方面仍存在一些不足與缺陷，因此，在下一階段PDCA循環(huán)中，應(yīng)對這些不足加以強(qiáng)化，使其效能得到最大程度發(fā)揮。

綜上所述，在醫(yī)院文書檔案管理中，通過采用PDCA循環(huán)法，不僅能提升管理效率，而且還能提高管理質(zhì)量，具有較高的應(yīng)用價值。