淺談如何做好檔案管理工作

王勇

摘 要 檔案管理工作可謂是各個(gè)事業(yè)單位里面的各種工作的基礎(chǔ)與前提，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)行是非常重要的一個(gè)內(nèi)容，但是由于種種原因，在很多的事業(yè)單位當(dāng)中，對(duì)于檔案的管理往往是不太重視，甚至是被忽略。檔案記載了單位的發(fā)展以及內(nèi)部的各種數(shù)據(jù)或者是人員的分配等等，所以在對(duì)于事業(yè)單位的管理當(dāng)中對(duì)檔案的管理需要給予高度的重視，那么在這樣一個(gè)新形勢(shì)下，我們應(yīng)當(dāng)如何去做好檔案管理這項(xiàng)工作呢？以下我便提出幾點(diǎn)。

關(guān)鍵詞 檔案管理 如何管理 管理方法

所謂檔案是指對(duì)于過(guò)去所發(fā)生的行為、信息以及各種資源的整合，也是將這些活動(dòng)進(jìn)行一個(gè)良好有效的記錄的一個(gè)重要內(nèi)容，。對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案的管理對(duì)于其發(fā)展是有著重大的意義的，是一個(gè)事業(yè)單位的“心臟”也是其開(kāi)展各種管理工作的理論依據(jù)，但是如今隨著經(jīng)濟(jì)水平的不斷的發(fā)展，在各個(gè)事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理中也出現(xiàn)了很多的弊端，需要進(jìn)行及時(shí)的改正，以能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步，更好的進(jìn)行管理。那么以下我便提出了幾點(diǎn)當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策。

1存在的問(wèn)題

1.1對(duì)檔案管理工作不夠重視

檔案管理在事業(yè)單位當(dāng)中可以說(shuō)是一個(gè)十分重要的內(nèi)容，但是在當(dāng)代的很多的事業(yè)單位當(dāng)中，對(duì)于檔案管理的工作都不是很重視，缺乏檔案管理意識(shí)，不能夠真正的意識(shí)到檔案管理的重要性，也不明白檔案管理是什么意思，還有很多的人認(rèn)為所謂的檔案管理無(wú)非就是一些紙質(zhì)材料的集合，幾乎是用不上這些材料，所以也沒(méi)有必要去對(duì)這些材料進(jìn)行一定的管理。這種在意識(shí)強(qiáng)的偏差，就導(dǎo)致了一些檔案管理員也在這些工作上有所怠慢，導(dǎo)致很多的這樣的事業(yè)單位當(dāng)中的檔案工作混亂，在真正的需要進(jìn)行檔案的調(diào)查的時(shí)候根本拿不出具體的材料。甚至是有的事業(yè)單位因?yàn)閷?duì)于這個(gè)檔案的管理不重視，甚至是沒(méi)有專門的設(shè)立檔案室，具體管理的人員也不是很專業(yè)與認(rèn)真，造成很多的檔案混亂的現(xiàn)象，這對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，不論是對(duì)于其他的管理還是對(duì)于其發(fā)展來(lái)說(shuō)都是非常不利的。

1.2缺乏對(duì)于檔案的規(guī)范的管理

任何的工作都需要一個(gè)規(guī)范的管理制度，無(wú)論是在人員分配上還是在管理手段上都需要一定的規(guī)范性，但是在當(dāng)前的事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理當(dāng)中，存在著很多的不規(guī)范性，首先體現(xiàn)在檔案管理的人員素質(zhì)上，目前很多的事業(yè)單位當(dāng)中的管理人員在專業(yè)素養(yǎng)上面存在著很大的欠缺，導(dǎo)致在檔案的管理上面總是會(huì)出現(xiàn)各種各樣的偏差，導(dǎo)致很多的檔案歸檔不及時(shí)，所歸的檔案也不進(jìn)行明確的分類，在收集的過(guò)程當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)很多的漏交、虛報(bào)的現(xiàn)象，給檔案工作的進(jìn)一步工作的開(kāi)展造成了很大的困難。很多檔案管理的內(nèi)容不規(guī)范，沒(méi)有進(jìn)行集中的統(tǒng)一的綜合管理，造成了檔案管理的嚴(yán)重的失誤。還有就是檔案管理的方式與技術(shù)落后，在當(dāng)今這樣一個(gè)信息化的時(shí)代中，很多的檔案的本身就已經(jīng)發(fā)生了變化，所以很多的檔案的收集與管理方面還是沿用傳統(tǒng)的技術(shù)，就會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題與遺漏，導(dǎo)致檔案管理的不善，需要對(duì)技術(shù)與管理的方式進(jìn)行改進(jìn)。

2改進(jìn)的策略

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，做好對(duì)檔案的收集與整理

對(duì)于檔案管理的改進(jìn)的第一步就是要首先轉(zhuǎn)換對(duì)檔案管理的重視度，意識(shí)到檔案管理是一個(gè)事業(yè)單位的重要的核心內(nèi)容。對(duì)檔案管理工作做好良好的收集工作，防止檔案的缺失等問(wèn)題。而一個(gè)事業(yè)單位中要想保證檔案的完整性，就不能夠僅僅去靠命令去進(jìn)行制約與管理，而還應(yīng)該要結(jié)合每個(gè)事業(yè)單位的內(nèi)部的運(yùn)行特點(diǎn)與實(shí)際情況去進(jìn)行工作的展開(kāi)。具體的來(lái)說(shuō)還是要對(duì)檔案管理員著重強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，從而不斷增強(qiáng)檔案管理員的對(duì)于檔案收集與管理的工作的認(rèn)真態(tài)度，與提高他們?cè)跈n案管理工作中的熱情，使他們能夠在檔案的收集與管理的時(shí)候能夠重視單位的收集工作以及管理，并能夠認(rèn)真的貫徹本事業(yè)單位當(dāng)中設(shè)立的一些對(duì)于檔案管理所制定的制度。要知道對(duì)于對(duì)于一個(gè)管理工作來(lái)說(shuō)，一定的認(rèn)真的態(tài)度與重視的意識(shí)是非常重要的，影響甚至決定了這項(xiàng)工作的實(shí)施效果與結(jié)果。所以要主要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視。

2.2加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理力度與檔案管理的規(guī)范性

檔案管理工作的改進(jìn)還有一個(gè)方面就是要提升檔案管理的規(guī)范性，可以首先去提升檔案管理人員的素質(zhì)，提升其管理的綜合水平，檔案管理這份工作看似是比較簡(jiǎn)單，但是這份工作實(shí)際上需要管理人員具備良好的豐富的管理知識(shí)與檔案分類的專業(yè)知識(shí)，這就需要有效的提升檔案管理的工作，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，組織檔案管理人員每天定期進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)行互相的學(xué)習(xí)，交流各自之間的經(jīng)驗(yàn)，從而打造一支高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)。還有就是要改進(jìn)檔案管理的技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化管理。當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)遍布到了各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，而在檔案管理的工作當(dāng)中也應(yīng)當(dāng)逐漸的進(jìn)行信息化的推廣，信息化的加入不僅可以為管理人員相應(yīng)的減少很多的工作，簡(jiǎn)易整理的過(guò)程，同樣也能夠有效的提升管理的正確率，在進(jìn)行檔案的調(diào)查的時(shí)候也是非常的容易，從而能夠更好的提升檔案管理的規(guī)范性。

以上是我提出的檔案管理工作中的問(wèn)題及改正對(duì)策。