我國(guó)檔案形成機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存現(xiàn)狀調(diào)查

謝永憲 王巧玲 閆格

摘要：本文從數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)量、格式類型、長(zhǎng)期保存的責(zé)任認(rèn)識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)與指南使用率、數(shù)字檔案信息備份方式、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的長(zhǎng)期保存功能、長(zhǎng)期保存的技術(shù)措施、長(zhǎng)期保存的困難、長(zhǎng)期可讀取性等九個(gè)方面，對(duì)我國(guó)檔案形成機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)研結(jié)果顯示，我國(guó)檔案形成機(jī)構(gòu)的數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作整體情況比較嚴(yán)峻，還存在很多需要解決的問題。為了更好地解決實(shí)際中的問題，本文提出了七點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 信息 長(zhǎng)期保存 格式載體標(biāo)準(zhǔn)

檔案形成機(jī)構(gòu)是在我國(guó)正式登記注冊(cè)的，能夠獨(dú)立行使職權(quán)的各種類型的法人單位，其在履行社會(huì)職責(zé)的過程中形成了大量具有保存價(jià)值的原始記錄，即檔案。隨著信息社會(huì)的到來，數(shù)字檔案信息在電子政務(wù)與電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)中、在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中海量生成。作為社會(huì)的“記憶”、國(guó)家的重要戰(zhàn)略資源，數(shù)字檔案信息必須被長(zhǎng)期保存。數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存就是要保證數(shù)字檔案信息的真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可用性，為國(guó)家和社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有利用價(jià)值的數(shù)字信息資源。

本文通過調(diào)研，試圖摸清我國(guó)檔案形成機(jī)構(gòu)中數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期保存現(xiàn)狀，明確我國(guó)數(shù)字檔案信息面臨的風(fēng)險(xiǎn)，找到檔案形成機(jī)構(gòu)在數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作中存在的問題、面對(duì)的困難，以期為我國(guó)數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存研究和實(shí)踐提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

一、調(diào)查方案設(shè)計(jì)

本課題的調(diào)查研究對(duì)象是檔案形成機(jī)構(gòu)，即社會(huì)中的正式組織。在調(diào)查方案設(shè)計(jì)中，從操作化的角度看，檔案形成機(jī)構(gòu)被界定為在我國(guó)正式登記注冊(cè)的且具有專職檔案管理員的法人單位。

（一）調(diào)查內(nèi)容

本課題將調(diào)查研究的核心內(nèi)容“數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存”，具體化為以下九個(gè)方面：第一，數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)量;第二，保存的數(shù)字檔案信息格式類型：第三，數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存的責(zé)任認(rèn)識(shí);第四，數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存的標(biāo)準(zhǔn)與指南使用率;第五，數(shù)字檔案信息的備份方式;第六，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)長(zhǎng)期保存功能;第七，數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存的技術(shù)措施;第八，數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存面臨的困難：第九，數(shù)字檔案的長(zhǎng)期可讀取性，并將其作為問卷的基本設(shè)計(jì)思路。

（二）抽樣方案

本次調(diào)查的樣本數(shù)量為320，為使樣本具有典型的代表性，我們采取配額抽樣的方法進(jìn)行抽樣。配額的依據(jù)主要為組織類型，即國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和企業(yè)的配額比例為1：2：2，由于企業(yè)又包括國(guó)有企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)，所以，在企業(yè)這個(gè)大類中，國(guó)有企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)也按照1：1實(shí)施配額控制。

（三）調(diào)研數(shù)據(jù)收集方法

本次調(diào)查主要采用“自我管理式問卷調(diào)查法”，即按照抽樣方案，將問卷發(fā)送給作為樣本的單位，由樣本單位的檔案管理人員根據(jù)其單位的實(shí)際情況進(jìn)行填寫。為保證有效問卷的回收率以及所填數(shù)據(jù)的可靠性，課題組成員與所有樣本單位都就有關(guān)調(diào)研事宜的配合問題進(jìn)行了溝通。

二、調(diào)查數(shù)據(jù)分析

2018年7月初至8月底，課題組按照抽樣方案，向被抽樣單位發(fā)放了320份問卷，回收問卷320份，問卷回收率為100%;經(jīng)數(shù)據(jù)核查，其中有效問卷為278份，有效問卷回收率為87%。

（一）樣本基本信息

根據(jù)278個(gè)有效樣本的數(shù)據(jù)，樣本的組織結(jié)構(gòu)類型中事業(yè)單位最多，占比36.7%，之后分別是私營(yíng)企業(yè)占比23%，國(guó)有企業(yè)占比20.9%和國(guó)家機(jī)關(guān)占比19.4%。

在樣本單位中，規(guī)模在100人以下的單位最多，占比32%，之后分別是500-1000人的單位占比23.7%，100-500人的單位占比21.9%，1000-2000人及2000人以上的單位較少，各占比11.2%。

在樣本單位中，61.9%的單位產(chǎn)生的檔案沒有對(duì)口接收的國(guó)家綜合檔案館，39.1%的單位產(chǎn)生的檔案有對(duì)口接收的國(guó)家綜合檔案館。

（二）數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存基本情況

1.數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)量差異大。調(diào)研結(jié)果顯示，數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)量最少的只有302M，最多的達(dá)到43.7TB。從存儲(chǔ)量規(guī)模來看，1GB（含）以下的樣本單位占比19.8%，1GB-10GB（含）的樣本單位占比52.9%，10GB-100GB（含）的樣本單位占比17.3%，100GB-1TB（含）的樣本單位占比7.6%，1TB以上的樣本單位占比2.5%。

2.數(shù)字檔案信息格式類型多樣。調(diào)研結(jié)果顯示，87.8%的樣本單位保存了文本文件，66.2%的樣本單位保存了圖像文件，55%的樣本單位保存了版式文件，42.1%的樣本單位保存了視頻文件，36%的樣本單位保存了數(shù)據(jù)庫(kù)文件，18.7%的樣本單位保存了音頻文件，11.2%的樣本單位保存了電子郵件。

樣本單位保存的文件格式主要包括：純文本文件、格式化文本文件、版式文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等，其數(shù)量超過70種，主要有TXT、XML、UOF、RTF、Microsoft Office、WPS Office、OFD、PDF、SEP、CEB、TIFF、GIF、JPEG、JPEG-2000、BMP、DjVu、PNG、MP3、WAV、WMA、OGG Vorbis、AVI、MOV、MPEG、MDB、SQL等。同時(shí)，7.6%的樣本單位保存了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的專有格式的電子文件，主要為生產(chǎn)型企業(yè)。

3.數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存責(zé)任認(rèn)識(shí)不清。針對(duì)長(zhǎng)期保存責(zé)任的調(diào)研結(jié)果顯示，不清楚責(zé)任主體的占比46.4%;認(rèn)為長(zhǎng)期保存的責(zé)任主體是國(guó)家綜合檔案館的樣本單位占比30.9%;認(rèn)為責(zé)任主體是本單位的占比15.8%;認(rèn)為本單位與國(guó)家綜合檔案館各負(fù)其責(zé)的占比6.8%。其中，向國(guó)家綜合檔案館移交了數(shù)字檔案的樣本單位僅占12.9%。

4.數(shù)字檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)、指南使用率低

從樣本單位遵循標(biāo)準(zhǔn)、指南的情況來看，48.6%的樣本單位認(rèn)為自己的數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作遵循了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、指南，其中45%的樣本單位選擇遵循了國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或者指南，2.5%的樣本單位選擇遵循了國(guó)際（外）標(biāo)準(zhǔn)，7.2%的樣本單位選擇遵循了其他標(biāo)準(zhǔn)，如地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，但只有6.5%的樣本單位能夠說明遵循的具體標(biāo)準(zhǔn)、指南名稱;42.1%的樣本單位直接聲稱沒有遵循任何標(biāo)準(zhǔn)、指南;9.4%的樣本單位不清楚是否遵循了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、指南。其中，使用最多的國(guó)際（外）標(biāo)準(zhǔn)是《信息與文獻(xiàn)文件管理》（ISO15489），使用最多的國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)、指南是《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》。

5.有效備份方式使用比率低。調(diào)查結(jié)果表明，15.1%的樣本單位以移動(dòng)硬盤作為離線存儲(chǔ)的載體：12.6%的樣本單位將光盤作為離線存儲(chǔ)的載體：5%的樣本單位將磁帶作為離線存儲(chǔ)的載體;2.2%的樣本單位同時(shí)使用移動(dòng)硬盤和光盤作為離線存儲(chǔ)的載體。云存儲(chǔ)作為一種新生的存儲(chǔ)方式，目前還沒有被社會(huì)廣泛應(yīng)用，只有4.7%的樣本單位將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于云平臺(tái)。64.7%的樣本單位沒有選擇有效的長(zhǎng)期保存?zhèn)浞莘绞健?/p>

6.數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)缺乏長(zhǎng)期保存功能。從樣本單位數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)或者模塊的功能看，已經(jīng)使用具有數(shù)字檔案信息管理功能系統(tǒng)或者模塊的單位占75.9%，盡管目前大多數(shù)樣本單位僅僅是在OA中設(shè)置了文件歸檔模塊，但是可以看出，數(shù)字檔案信息管理的理念與實(shí)踐已經(jīng)得到普遍的認(rèn)可。65.8%的樣本單位能夠?qū)崿F(xiàn)元數(shù)據(jù)的自動(dòng)捕獲，但是捕獲的對(duì)象不夠全面，主要包括文件格式、大小、作者、最后形成時(shí)間等幾個(gè)常用的元數(shù)據(jù)，并且很少有數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了結(jié)構(gòu)合理的元數(shù)據(jù)方案，普遍缺少專門用于實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息憑證性與長(zhǎng)期保存的元數(shù)據(jù);電子文件與數(shù)字檔案的鑒定無論是在理論上還是在實(shí)踐中都是一個(gè)難以解決的問題，僅有3.55%的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)或者模塊具有自動(dòng)鑒定功能。

7.缺少必要的技術(shù)措施。調(diào)查結(jié)果表明，大多數(shù)樣本單位沒有注意到數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期可讀性的嚴(yán)重威脅，此項(xiàng)活動(dòng)并沒有得到足夠的重視，只有22.7%的樣本單位采取了主動(dòng)應(yīng)對(duì)技術(shù)措施。主動(dòng)應(yīng)對(duì)的具體情況如下：定期對(duì)光盤、磁帶等數(shù)字介質(zhì)備份進(jìn)行可讀性檢查的樣本單位比例為15.8%，采取遷移方式的樣本單位比例為11.2%，保存主要的數(shù)字檔案信息讀取所需的軟硬件系統(tǒng)的樣本單位比例為5.8%，將特殊格式的數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換為通用格式的數(shù)字檔案的比例為4.88%，將此項(xiàng)工作承包給第三方的比例為3.6%，采取XML封裝形式的比例是2.9%，采用仿真方式的比例是0.7%。

8.數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存的困難多樣。從樣本單位數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作中出現(xiàn)的困難看，領(lǐng)導(dǎo)不重視是數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作中最大的問題，高達(dá)42.8%的樣本單位表示贊同，有36%的樣本單位經(jīng)費(fèi)投入不足，34.9%的樣本單位缺少必要的設(shè)備和技術(shù)，30.9%的樣本單位認(rèn)為需要加強(qiáng)人力資源建設(shè)，有8.6%的樣本單位認(rèn)為保存政策缺乏或不穩(wěn)定是存在的困難。

9.數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期可讀取性不容樂觀。調(diào)研結(jié)果表明，樣本單位數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期可讀取的狀況并不理想，僅42.1%的樣本單位表示數(shù)據(jù)完好無損：有26.3%的樣本單位出現(xiàn)了數(shù)字檔案信息不能讀取的現(xiàn)象，其中，19.1%的樣本單位出現(xiàn)了載體不能讀取的現(xiàn)象，11.2%的樣本單位出現(xiàn)了數(shù)據(jù)格式不能讀取的現(xiàn)象：31.6%的樣本單位表示不清楚是否出現(xiàn)了數(shù)字檔案信息不能讀取的現(xiàn)象。

三、研究結(jié)論

根據(jù)以上調(diào)查數(shù)據(jù)可知，我國(guó)檔案形成機(jī)構(gòu)的數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作整體情況比較嚴(yán)峻，還存在很多需要解決的問題。為了更好地解決實(shí)際中的問題，筆者針對(duì)檔案形成機(jī)構(gòu)如何做好數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作提出以下幾點(diǎn)建議。

（一）加快檔案信息化建設(shè)

按照我國(guó)檔案工作“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，各機(jī)構(gòu)首先應(yīng)根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017）的相關(guān)要求，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化;其次應(yīng)根據(jù)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的相關(guān)要求建設(shè)好數(shù)字檔案館（室）、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與機(jī)構(gòu)辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)原生數(shù)字檔案的全生命周期管理，以解決數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存前端數(shù)據(jù)質(zhì)量控制問題。

（二）規(guī)范管理，加強(qiáng)宣傳

機(jī)構(gòu)的數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作涉及大量的人、財(cái)、物，需要多個(gè)部門的通力配合，規(guī)范的管理和統(tǒng)一的理念必不可少。為了更好地協(xié)調(diào)長(zhǎng)期保存工作，各機(jī)構(gòu)需要制定專屬的“數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存規(guī)劃”或者“數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存管理辦法”，內(nèi)容應(yīng)該包括長(zhǎng)期保存的目的、本機(jī)構(gòu)及內(nèi)部各部門的職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用、技術(shù)策略、數(shù)據(jù)備份、人員培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)保障、應(yīng)急預(yù)案、定期演練等;同時(shí)，積極利用報(bào)告、會(huì)議、展板、微信平臺(tái)、內(nèi)部交流等多種形式向領(lǐng)導(dǎo)層與內(nèi)部員工宣傳數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作，培養(yǎng)長(zhǎng)期保存的理念和意識(shí)，以解決責(zé)任不明、意識(shí)不強(qiáng)、管理不善、政策不穩(wěn)定的問題。

（三）提高標(biāo)準(zhǔn)、指南的應(yīng)用程度

根據(jù)實(shí)踐的需要，目前國(guó)內(nèi)外相關(guān)組織已經(jīng)出臺(tái)了一批專門指導(dǎo)長(zhǎng)期保存工作的國(guó)際（外）標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和指南，初步形成了關(guān)于系統(tǒng)構(gòu)建、元數(shù)據(jù)、專用格式等內(nèi)容可用的標(biāo)準(zhǔn)、指南體系，如《開放檔案信息系統(tǒng)》（ISO14721-2003）、《基于文件的電子信息的長(zhǎng)期保存》（GB/Z 23283-2009）、《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（ DAT47-2009）等。各機(jī)構(gòu)應(yīng)積極學(xué)習(xí)、選擇適用的標(biāo)準(zhǔn)、指南，提高長(zhǎng)期保存工作的規(guī)范性、安全性，以解決系統(tǒng)功能缺乏、元數(shù)據(jù)方案不合理、數(shù)據(jù)格式多樣等問題。

（四）主動(dòng)采用專門技術(shù)

各種研究表明，作為數(shù)字檔案的載體，包括光盤、磁盤、磁帶等，其耐久性普遍比紙張相差較遠(yuǎn)，同時(shí)，技術(shù)過時(shí)被大部分館藏管理者看作對(duì)數(shù)字存儲(chǔ)的最大威脅。應(yīng)對(duì)這些技術(shù)難題的常用方法包括遷移、仿真、標(biāo)準(zhǔn)化、保存軟硬件等。各機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案格式類型、存儲(chǔ)量的多少制定本單位專用的技術(shù)策略，包括技術(shù)方案、存儲(chǔ)載體、技術(shù)管理等內(nèi)容，以解決載體老化與技術(shù)過時(shí)問題。

（五）加強(qiáng)人力資源建設(shè)

長(zhǎng)期保存工作內(nèi)容涉及文件檔案管理、硬件工程、軟件設(shè)計(jì)等專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，需要大量應(yīng)用型、復(fù)合型人才，而目前我國(guó)的高等教育并不能成規(guī)模地培育這種專門人才，因此，各機(jī)構(gòu)首先應(yīng)該積極引進(jìn)具有相關(guān)知識(shí)背景的人才，其次應(yīng)該加大對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，以解決專業(yè)人員缺乏、知識(shí)結(jié)構(gòu)不完整的問題。

（六）增加資金投入

數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存的標(biāo)準(zhǔn)采用、技術(shù)投入、規(guī)范管理、制度宣傳、人才培養(yǎng)等內(nèi)容都需要資金支持，而且這個(gè)過程是伴隨長(zhǎng)期保存始終的，因此，各機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求做好資金預(yù)算，做到?？顚Ｓ谩⒊掷m(xù)支持，以解決資金不足的問題。

（七）需要政府發(fā)揮引領(lǐng)、促進(jìn)作用

數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存是社會(huì)性問題，需要靠政府引領(lǐng)、促進(jìn)，需要依靠全社會(huì)的力量來解決。因此，政府必須整合各種社會(huì)力量，投入到數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存工作中，解決基礎(chǔ)性、復(fù)雜性、平臺(tái)性問題，營(yíng)造好社會(huì)環(huán)境，具體包括：通過正反面案例大力宣傳長(zhǎng)期保存的作用和危害，提高整體社會(huì)意識(shí);通過相關(guān)法律法規(guī)，明確數(shù)字檔案信息全生命周期中各相關(guān)主體的責(zé)任和權(quán)利：制定簡(jiǎn)單實(shí)用的長(zhǎng)期保存標(biāo)準(zhǔn)和指南：引導(dǎo)軟硬件提供商研發(fā)物美價(jià)廉的具備長(zhǎng)期保存功能的系統(tǒng)或者模塊：幫助相關(guān)教學(xué)、研究機(jī)構(gòu)建立具備指導(dǎo)、交流、培訓(xùn)等功能于一體的長(zhǎng)期保存工作平臺(tái)等，以解決檔案形成機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存意識(shí)不足、責(zé)任不明、標(biāo)準(zhǔn)缺失、成本高企、學(xué)習(xí)無門等問題。

*本文為國(guó)家社科基金項(xiàng)目“我國(guó)數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存的策略體系研究（批準(zhǔn)號(hào)：13CTQ051）”的研究成果之一。

作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院