檔案信息服務交互平臺建設初探

王成興 許炎

摘要：檔案信息服務交互平臺的建設對于全面準確地分析和把握檔案用戶的檔案資源需求以及服務模式需求有著重要作用。本文對檔案信息服務平臺的概念進行了界定，分析了檔案信息服務平臺建設的必要性，構建了檔案信息服務交互平臺模型，探討了檔案信息服務交互平臺在檔案利用服務方面的優(yōu)勢。檔案信息服務平臺建設既能更好地滿足檔案用戶的個性化需求，也能提高檔案部門的服務質量、效率與社會地位。

關鍵詞：檔案信息服務 檔案交互平臺 檔案用戶

檔案信息服務是檔案館的一項重要功能與職責。檔案館除了承擔檔案的收集、整理與保存工作之外，就是要通過提供給檔案用戶檔案，來實現(xiàn)檔案的價值。正如特里·庫克所說：“在技術超速發(fā)展變化、社會發(fā)生巨大轉型的今天，檔案界迫切需要做出理念上與實踐上的調整。我們需要想方設法把自我滿足的、封閉的檔案界轉變成與當代社會同步、對社會有益并具有活力的檔案界，否則的話，我們就會在數(shù)字時代變成毫無用處的化石?！彼?，在檔案用戶對檔案信息服務需求更加多樣化的今天，檔案館急需改變傳統(tǒng)被動的服務模式，積極探索與檔案用戶進行主動交互的工作模式。

一、“檔案信息服務交互平臺”概念的探析

據(jù)筆者查閱文獻了解，作為一個獨立的概念術語，“檔案信息服務交互平臺”尚未被學界提出并加以深入探討。馮惠玲教授早在1988年就發(fā)表過題為《淺談利用者與檔案檢索系統(tǒng)的交互關系》的文章，并且提出“交互是大多數(shù)利用者獲取檔案信息的必要環(huán)節(jié)”這一觀點?！敖换ァ北臼且粋€計算機術語，指系統(tǒng)接受來自終端的輸入，進行處理并且將結果返回到終端的過程，也就是我們俗稱的“人機對話”。在1994年召開的電氣和電子工程師學會（Institute of Electrical and Electronics Engineers，簡稱IEEE）會議上，Megzari O.、Brahmaanandam M.和Karmouch A.發(fā)表了題為《交互式多媒體的分布式平臺》（A Distributed Platform for Interactive Multimedia）的論文，首次提出構建交互式平臺并將其應用于多媒體教育。交互平臺這一概念最早是為了滿足群體及時互動溝通與現(xiàn)場決策等需要而提出的，主要應用于會議室、展示廳、培訓機構等。當前，在線教育系統(tǒng)（移動網(wǎng)絡教育）、醫(yī)院信息平臺系統(tǒng)、微信公眾號、實時監(jiān)控系統(tǒng)和企業(yè)辦公自動化（Office Automatic）系統(tǒng)等都較為廣泛地應用交互平臺提供信息服務，從實踐上看，均取得了良好效果。例如上海市長寧區(qū)通過“區(qū)域性醫(yī)療衛(wèi)生數(shù)據(jù)中心一醫(yī)療信息管理與交互平臺”的建立，實現(xiàn)了區(qū)域醫(yī)療機構間異構的臨床診療和電子健康檔案信息的交互共享。這些成果非常值得檔案界借鑒，并促使我們思考并加快推進檔案信息服務交互平臺建設。

筆者認為提出“檔案信息服務交互平臺”這一概念非常必要并恰逢其時，“檔案信息服務交互平臺”是一種基于Web2.0技術能夠實現(xiàn)檔案用戶與檔案館實時互動、為檔案用戶提供方便快捷的個性化服務的智能網(wǎng)絡平臺。這一智能網(wǎng)絡平臺可以實現(xiàn)檔案信息服務與平臺交互功能的完美結合。待Web3.0技術發(fā)展成熟時，可以運用Web3.0技術進行開發(fā)打造平臺。

二、建設檔案信息服務交互平臺的必要性

（一）進一步深化檔案信息化建設的需要

我國檔案信息化建設起步于20世紀70年代末，當時嘗試運用計算機管理檔案，80年代開始普遍建立各類計算機檔案管理系統(tǒng)以實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。進入21世紀后，檔案網(wǎng)站建設得到普遍快速發(fā)展，檔案數(shù)字化快速推進，數(shù)字檔案館和智慧檔案館建設成為新的發(fā)展方向與動力。特別是2013年，時任國家檔案局局長、中央檔案館館長的楊冬權同志提出：“在新的起點上進一步推進檔案信息化，即從過去以技術為主導向以服務為主導轉變，從注重應用信息技術向注重檔案內容信息化轉變，帶動檔案信息化與檔案服務體系深度融合，與檔案資源體系、安全體系良性互動，從整體上推進檔案事業(yè)發(fā)展?！痹谡撌鰴n案事業(yè)2020年發(fā)展目標時，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》也指出要實現(xiàn)檔案利用便捷化，檔案利用服務更加便捷普惠，方便人民群眾的檔案利用體系更加完善。隨著這些深化檔案信息化建設指導思想的轉變和發(fā)展目標的確立，加強檔案信息服務交互平臺建設成為必然。

（二）檔案用戶利用方式變化的需要

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，特別是以大數(shù)據(jù)、云計算和物聯(lián)網(wǎng)為核心的新一代信息技術的迅猛發(fā)展和普遍應用，人們的工作和生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化。就檔案用戶利用檔案方式而言，當用戶產生檔案利用需求時，用戶不希望耗費太多的時間在“獲取”途徑上，而是希望通過網(wǎng)絡，能夠隨時隨地利用移動終端，查閱所需檔案館藏情況，更為重要的是希望這種查閱能夠具有即時互動功能，以便對館藏檔案做進一步符合其個性化需求的深入了解。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發(fā)布的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確要求創(chuàng)新服務形式，建立健全方便人民群眾的檔案利用體系。以此觀之，傳統(tǒng)的現(xiàn)場查閱檔案固然依舊必要，但已經(jīng)不能滿足檔案用戶利用方式變化的全部需要。

（三）應對新形勢下檔案工作面臨挑戰(zhàn)的需要

檔案館作為一個信息服務機構，其所擁有的信息資源不僅影響機構的關注度、影響力、服務力與競爭力，還影響著檔案館藏信息的完整度。滿足不同用戶的信息需求，吸引盡可能多的用戶，提升檔案館的社會地位，使檔案館獲得社會廣泛的認同和良好信譽，這些都離不開對館藏資源的有效整合。

隨著國家改革開放向縱深推進，特別是政府“放管服”改革的全面推開，檔案工作面臨著諸多新的挑戰(zhàn)?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：從國際上看，開放政府和信息技術發(fā)展將檔案推到政府治理和公共服務的重要位置。電子政務建設極大推進和實現(xiàn)了電子檔案的形成、管理;檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)利用成為發(fā)展趨勢。從國內看，“四個全面”戰(zhàn)略布局、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進，深刻影響著檔案工作的理念、技術、方法及模式;檔案工作領域更加廣泛、內容更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來越重要。為了有效應對這些挑戰(zhàn)，檔案工作的理念、技術、方法及模式都需要進行全方位的變革，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，建立檔案信息服務交互平臺不失為一個重要的解決措施。

（四）檔案信息利用服務精準化的需要

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，人們的思想觀念不再單一，檔案利用需求也日益呈現(xiàn)出多元化的特征，這就要求檔案館改變傳統(tǒng)的泛化檔案利用服務方式，根據(jù)不同用戶的不同檔案利用需求提供精準的服務，精準識別檔案用戶，精準了解檔案用戶的顯在需求乃至潛在需求，做到實時互動、有效溝通，充分滿足檔案用戶的個性化需求。

三、檔案信息服務交互平臺的構建

筆者根據(jù)檔案信息服務交互平臺的概念內涵，以“云計算”技術、“云計算”提供的“平臺即服務”（ Platform-as-a-Service，簡稱PaaS）技術、“云存儲”技術和平臺虛擬化技術為支撐，結合開放檔案信息系統(tǒng)（Open Archival Information System，簡稱OAIS）模型，構建了檔案信息服務交互平臺模型。該平臺由檔案用戶端、檔案信息服務提供與分配管理系統(tǒng)、檔案資源管理系統(tǒng)、檔案信息服務交互平臺監(jiān)控與反饋分析系統(tǒng)和檔案信息服務交互平臺中心服務器這五個部分組成，這五部分相互分工，相互協(xié)調，構成一個有機統(tǒng)一的整體，各部分內容與功能如圖1所示：

（一）檔案用戶端

檔案用戶可以自行通過終端設備（電腦、手機等）向檔案信息服務交互平臺提出各種請求。例如：可通過Web瀏覽器進行交互平臺用戶注冊、登錄及個性化服務定制、瀏覽交互平臺信息、配置和管理個人用戶等。

（二）檔案信息服務提供與分配管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)包含檔案用戶能請求的所有服務并能夠用于處理檔案用戶的請求，按請求功能進行服務部署配置并進行服務追蹤。檔案用戶在對應權限內（已開放檔案），可以選擇或者定制個人服務列表，也可以對已選擇或者已定制的服務進行修改、退訂，已定制的服務會在用戶端界面生成圖標列表，方便用戶使用。該系統(tǒng)能有效管理檔案用戶，對檔案用戶進行資格授權、身份認證、登錄，并對下載情況、瀏覽記錄等進行管理，還可以通過“云計算”服務，接收檔案用戶發(fā)送的請求，根據(jù)檔案用戶請求對應服務提供系統(tǒng)中的相應服務方式，對檔案用戶的請求進行反饋，智能、合理地調動資源為檔案用戶服務，動態(tài)地對檔案用戶請求進行分配和反饋。

（三）檔案資源管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)能夠對檔案信息服務交互平臺上的資源不斷修訂、更新、完善，并通過整合檔案用戶對搜索資源時提出的請求來進行系統(tǒng)的自我完善。由于單一檔案館的檔案信息資源是有限的，交互平臺資源管理系統(tǒng)的建立應當是基于某一地區(qū)所有的檔案館資源，或者是某幾個檔案館資源之上的共享系統(tǒng)。

（四）檔案信息服務交互平臺監(jiān)控與反饋分析系統(tǒng)

該系統(tǒng)對檔案用戶請求與檔案信息服務交互平臺服務進行跟蹤測量，將結果與反饋信息提交給檔案信息服務交互平臺中心服務器，利用云計算和云存儲功能進行分析與整合。監(jiān)控與反饋分析系統(tǒng)還對檔案信息服務交互平臺提供資源的使用情況、提供服務的使用次數(shù)等數(shù)據(jù)進一步分析，并對計算結果進行自我反饋與升級（如將用戶使用次數(shù)最多的服務置項等），以便為用戶提供更準確、高效的服務，確保資源精準地分配給更合適的檔案用戶。

（五）檔案信息服務交互平臺中心服務器

該系統(tǒng)是一個虛擬的服務器中心，即用于處理大量檔案用戶請求數(shù)據(jù)、服務記錄、追蹤數(shù)據(jù)等大運算量計算處理和匯集存儲的中心，也是整個檔案信息服務交互平臺的大腦。中心服務器可以保證整個檔案信息服務交互平臺系統(tǒng)命令的“上傳下達”和服務過程的流暢程度，構建起計算資源架構與存儲資源架構，從而實現(xiàn)資源的分布式管理。

檔案信息服務交互平臺系統(tǒng)的構建，可以將檔案用戶從“問檔案信息服務交互平臺發(fā)送請求”到“檔案信息服務交互平臺滿足需求”這一全過程進行追蹤與記錄，在提供優(yōu)質檔案信息服務的同時，也可以根據(jù)收集的不同檔案信息需求數(shù)據(jù)進行深層次分析，為用戶提供檔案服務打下更好的基礎。

四、檔案信息服務交互平臺在提供檔案信息服務方面的優(yōu)勢

（一）提供連續(xù)且完整的檔案信息服務

當前在檔案用戶請求信息服務的過程中，檔案信息服務的過程是不連續(xù)的，甚至是中斷的，用戶的問題往往沒有人回應，或沒有得到根本性的解決。這種情況會產生許多不良影響，比如用戶在請求檔案信息服務過程中，有太長時間的停頓甚至用戶請求被單方面終止，這都會大大降低用戶的體驗滿意度。

檔案信息服務交互平臺將檔案館作為為用戶提供檔案信息資源的服務機構，可以在線上始終保持與用戶的溝通與互動，使用戶跨越漫長的時間等待，在檔案用戶需求發(fā)送的瞬間，通過交互平臺檔案資源管理系統(tǒng)和檔案信息服務提供與分配管理系統(tǒng)，自動匹配與檔案用戶需求相適應的檔案資源與服務。這樣既可以保持與檔案用戶溝通的順暢性，又能夠保證整個過程的完整性，使檔案用戶產生依賴感與信任感。

（二）提高檔案信息資源的利用率

傳統(tǒng)的檔案資源利用服務局限在檔案館實體內部，隨著檔案信息服務交互平臺的建設，檔案信息資源利用不僅不受時間的限制，利用的空間還可以擴展到某一個地區(qū)、整個國家甚至全世界。檔案的“原始記錄性”決定了每一份檔案的唯一性，若多個用戶同時需要同一份檔案文件時，在檔案信息服務交互平臺上用戶可以同時獲取對同一份檔案進行瀏覽、下載和打印等服務，大大提高了檔案信息資源的利用率。

（三）有利于檔案館對用戶需求進行深度分析

不同類型的檔案館服務的對象不同，提供的檔案信息服務也不同，如何針對自身檔案館服務受眾的檔案利用需求與習慣來優(yōu)化自身服務也是各個檔案館的難題。檔案信息服務交互平臺中心服務器可以通過信息融合技術，將不同檔案用戶的海量查找記錄按照一定的規(guī)則、條件和一定的時序，利用計算機信息技術對其進行收集、分析、提煉和處理，再通過信息融合技術，獲得所需要的精準數(shù)據(jù)（如什么類型的檔案查找人數(shù)最多等）。檔案信息服務交互平臺對每天獲取的大量信息進行提煉和整合，通過信息融合得到更加精簡、更加準確的數(shù)據(jù)，為決策需要或數(shù)據(jù)要求提供信息數(shù)據(jù)的支持。

（四）滿足檔案用戶的個性化需要

檔案信息服務交互平臺能夠對檔案用戶需求進行深度分析，通過檔案信息服務交互平臺監(jiān)控與反饋分析系統(tǒng)對檔案用戶的活動軌跡進行跟蹤測量，了解檔案用戶需求，并將檔案用戶的需求進行分類和行為分析，進而開展檔案信息個性化定制與推送服務。個性化定制服務是根據(jù)用戶的主動需求來定制所需服務的方式，而個性化推送服務是檔案網(wǎng)站通過分析用戶在檔案信息服務交互平臺上的活動軌跡，對用戶的興趣愛好進行提取和分析，根據(jù)用戶的定制進行信息發(fā)送的一項技術?！伴_展個性化服務是精準化服務的最終目標。我們應當樹立以檔案用戶為中心的服務思想，重視檔案用戶的感受與體驗，注重與檔案用戶交互，幫助檔案用戶更有效率地獲取檔案信息，才能滿足檔案用戶對于檔案信息資源的個性需求。

檔案信息服務平臺建設既是貫徹落實國家檔案局有關政策的要求，也是應對新形勢下檔案工作面臨挑戰(zhàn)的重要舉措，體現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)時代充分利用網(wǎng)絡技術創(chuàng)新檔案服務模式，以人為本，真正從用戶需求出發(fā)，滿足用戶的個性化檔案需求。同時，檔案信息服務平臺建設也能更好地提高檔案部門的服務質量、效率與社會地位，擴大檔案部門的社會影響力，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值。

作者單位：安徽大學管理學院