提升民政稽查檔案管理工作質(zhì)量之我見

董閣秀

摘要：隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國民政部門稽查檔案管理工作也變得越來越重要，然而在稽查檔案管理工作的開展過程卻仍然存在問題，造成了工作實效性下降。更新工作方法，提高稽查檔案管理工作質(zhì)量，能夠有效提升工作效率，更好地促進民政部門開展各項工作，為人民群眾提供更好的服務，筆者將在文中著重探討提升民政稽查檔案管理工作質(zhì)量的相關(guān)路徑，望能為稽查檔案管理工作開展提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：民政稽查;檔案管理;工作質(zhì)量

前言

作為擔負著聯(lián)系國家和群眾關(guān)系重任的重要部門，民政部工作日常工作量較大，在民政管理工作中，稽查檔案管理工作應當運用科學的管理方式，提高檔案管理效率以及工作質(zhì)量，讓檔案管理工作能夠更好的服務于人民群眾，發(fā)揮出更大的價值。

一、當下我國民政稽查檔案管理工作中存在的問題

（一）民政稽查檔案信息化管理不夠徹底

當下的民政稽查檔案管理體系中存在很明顯的結(jié)構(gòu)問題，在檔案的來源上缺乏對二、三級機構(gòu)的檔案信息存儲，而且在檔案的存儲上還是以紙質(zhì)檔案為主，計算機的信息處理應用較少，信息化管理的缺失在很大程度上增加了稽查檔案管理工作的難度，相關(guān)人員的工作量增大也降低了工作的效率[1]。將計算機技術(shù)引入檔案管理中能夠提高檔案管理的水平，也能夠發(fā)揮出計算機的數(shù)據(jù)統(tǒng)計作用，提高檔案管理的功能效用。

（二）民政局稽查檔案信息資源共享效果差

民政稽查檔案管理一直以來實行的都是垂直領(lǐng)導匯報機制，檔案管理內(nèi)容會由會有專門的綜合民政局查檔案管理部門處理，信息統(tǒng)一管理將會導致信息資源共享的效果不佳，同時也會造成檔案接收和收集問題處理上存在阻礙。

（三）民政稽查檔案信息化建設存在問題

一些稽查檔案管理從業(yè)人員由于思想意識過于保守，忽略了對稽查檔案管理的信息化建設，導致信息化建設步調(diào)緩慢。也有一部分原因是由于資金投入不夠，影響了信息化建設的完善程度[3]。在對稽查檔案信息化管理的過程中，一些地區(qū)也由于缺乏專業(yè)人才的指導，在管理方法上缺乏先進性，導致民政局查檔案信息化建設無法跟上時代發(fā)展的節(jié)奏。

二、提高民政稽查檔案管理工作質(zhì)量的主要策略

（一）優(yōu)化民政稽查檔案資源結(jié)構(gòu)，提高檔案管理水平

稽查檔案管理部門在開展工作時需要結(jié)合新時期的時代發(fā)展脈搏，通過優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，對人口以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)資料進行收集和分析，從而為經(jīng)濟政策的制定提供有效的數(shù)據(jù)基礎。這就要求檔案管理者能夠改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，將被動的信息收集化為主動，并且不斷開拓檔案的信息覆蓋面，構(gòu)建有效的監(jiān)督機制，從而將稽查檔案建設工作塑造為多元的立體結(jié)構(gòu)，并通過對收集到的信息結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，促進稽查檔案管理工作的升級，發(fā)揮收集數(shù)據(jù)搜集以及數(shù)據(jù)搜集的作用，提高檔案管理工作的水平。

（二）對民政稽查檔案資源進行整合，實現(xiàn)信息的共享以及流動性

在搜集到稽查檔案時，需要對檔案進行分級管理，從而提高工作效率，更好地進行檔案配置以及整合。在新時代檔案管理也需要適應現(xiàn)代化的發(fā)展特征，利用辦公電子化提高檔案處理方式的效率，促進檔案信息的共享，讓稽查檔案管理能夠流動起來，發(fā)揮檔案工作的資源整合作用，促進稽查檔案信息的共享，從而避免讓各個機構(gòu)在進行稽查檔案信息處理時成為信息的孤島[4]。應當構(gòu)建統(tǒng)一的信息流動平臺，根據(jù)部門的不同工作特性設立權(quán)限以實現(xiàn)信息的共享，信息的共享也需要信息安全保駕護航，在稽查檔案管理時，相關(guān)從業(yè)人員需要具備一定的信息安全素養(yǎng)，并通過聘請專業(yè)人士定期對網(wǎng)絡安全進行維修，確保信息不被盜用，隱私信息不外流。

（三）完善稽查檔案數(shù)據(jù)的信息化建設，促進高效工作體制的形成

信息化建設需要相應的資金投入，地方政府需要根據(jù)所在地的民政稽查檔案工作量，決定信息建設的投資力度[4]。信息化建設對于稽查檔案數(shù)據(jù)資料的管理至關(guān)重要，也決定著稽查檔案數(shù)據(jù)未來的發(fā)展以及決策作用的發(fā)揮，只有認識到信息化建設問題的重要性，才能更好地推動民政稽查檔案信息化系統(tǒng)的建設。在這方面我國一些地區(qū)民政稽查檔案管理者并沒有對此有足夠的認識，需要思想上的轉(zhuǎn)變，在信息化環(huán)境的建設上也要積極吸納專業(yè)管理人才的加入，保障民政稽查檔案管理工作的安全性。

傳統(tǒng)的手寫檔案方法效率并不高，而且容易出現(xiàn)信息上的錯誤，信息化建設利于信息的實時更新，然而將信息置于網(wǎng)絡環(huán)境中，對于從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)也提出了更高要求，管理人員需要具備很強的信息處理能力以及計算機應用能力，才能熟練地對稽查檔案進行信息化管理，相關(guān)部門應當注重對檔案管理從業(yè)人員的技能培養(yǎng)，注重對其數(shù)據(jù)分析以及挖掘能力的塑造。

（四）提高工作效率，促進實現(xiàn)檔案資料規(guī)范性以及可控性

稽查檔案管理工作和人民群眾的基礎利益密切相連，檔案本身具有一定的不可替代性，一旦出現(xiàn)錯誤將無法挽回，也會影響稽查檔案的后續(xù)使用。對此稽查檔案管理人員應當在日常工作中注重對檔案資料的規(guī)范管理，通過制定工作規(guī)范，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)制定工作標準和要求，以完善的制度提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)對整個工作流程的消耗。運用制度提高稽查檔案管理部門工作質(zhì)量也是科學管理的有效路徑，在制度建立完畢后也需要設立監(jiān)督人員對制度進行落實監(jiān)督，確保各個環(huán)節(jié)都按照制度的要求完成工作。完善的稽查檔案資料管理制度能夠在收集、歸檔、借閱、保管等環(huán)節(jié)上提供工作標準，尤其在保密、移交以及檔案銷毀問題上，完善的管理制度能夠讓資料管理的安全性更高，強化可控性，提高工作效率。

三、結(jié)語

綜上所述，針對當下我國在民政稽查檔案管理工作中存在的問題，工作人員應當給予足夠的重視，積極學習提高工作質(zhì)量的方法，強化隊伍的建設，構(gòu)建完善的檔案管理環(huán)境以及制度，通過信息化環(huán)境的建設提高工作效率。與之對應的人才隊伍建設工作也需要落實，創(chuàng)新工作形式和工作理念，提高民政稽查檔案的利用率，從而確保民政工作更好地為廣大人民群眾提供服務。

參考文獻

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[3]王孟軍. 新時代民政局檔案管理工作質(zhì)量提升分析[J]. 祖國，2016（19）：97-97.

[4]林玉娟. 淺談加強民政檔案管理的措施[J]. 現(xiàn)代交際，2016（6）：112-112.

（作者單位：山東省單縣民政局稽查大隊）