高職院校數(shù)字化檔案館建設(shè)思考與探索

摘 要：高職院校中的信息資源一般都會被納入到檔案收集的范圍之內(nèi)，然后存儲在檔案館之中。隨著數(shù)字化檔案建設(shè)的不斷推進與發(fā)展，高職院校也應(yīng)該加強數(shù)字化檔案館的建設(shè)與發(fā)展，以實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理目標(biāo)，推動高職院校數(shù)字校園建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高職院校;數(shù)字化檔案;信息建設(shè);數(shù)字校園

中圖分類號：G64? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1673-9132（2019）12-0180-01

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2019.12.163

數(shù)字化檔案館建設(shè)是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，能夠?qū)n案工作納入到學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃的范圍之中，讓檔案信息化建設(shè)和學(xué)校其他方面的各項工作同步發(fā)展。為此，高職院校要建立起自身的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為不斷提高自身檔案工作的科技含量提供保障，為促進高職院校的數(shù)字化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)做出努力。

一、數(shù)字化檔案館的基本概述

數(shù)字化檔案館實際上就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對各種檔案信息進行科學(xué)的管理與合理的利用，同時在網(wǎng)絡(luò)上提供公共檔案信息服務(wù)，通過共享這一功能提高檔案信息利用率的一個信息集成管理系統(tǒng)。如今社會對檔案資源的信息管理提出了更高的要求，人們對檔案信息的需求也在不斷變化，數(shù)字檔案館的建設(shè)是適應(yīng)這一變化性發(fā)展要求的重要舉措?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理方法》早已明確指出高等學(xué)校要設(shè)立專項經(jīng)費，從而合理配置其檔案館（室）在檔案管理與檔案信息化建設(shè)中所需的現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備。這也意味著高職院校要強化其數(shù)字化檔案館建設(shè)，推進檔案信息化建設(shè)，以保證高職院校的各種檔案數(shù)字信息資源可以得到便利的存儲和管理，并獲得最大限度的有效利用。

二、高職院校數(shù)字化檔案館建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

多數(shù)高職院校都是由辦學(xué)條件優(yōu)良的中等專業(yè)學(xué)校升級而形成，而且部分高職院校的辦學(xué)歷史已經(jīng)達(dá)到了設(shè)立檔案館的條件，只是高職院校并沒有設(shè)立起相應(yīng)的檔案館。具體而言，新時期高職院校要推進數(shù)字化檔案館建設(shè)，需要面臨以下幾點挑戰(zhàn)：

第一，以往高職院校所建立的綜合檔案室主要是接收以圖表與文字為主的信息資料，卻鮮少涉及電子文檔或音像等信息資料。在檔案管理方面，綜合檔案室雖然引入了計算機技術(shù)，但是其計算機管理功能卻不夠全面，并不適應(yīng)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展要求，這對高職院校各類檔案的開發(fā)與利用都有著不容忽視的限制作用。

第二，一些高職院校雖然因為時代發(fā)展要求和自身發(fā)展需要，正在推進數(shù)字化檔案館建設(shè)，但是卻沒有適當(dāng)?shù)丶哟笮畔⒒芾淼耐度搿＿@也使得數(shù)字化檔案館建設(shè)的科學(xué)化和信息化水平受到限制，還反映出高職院校對數(shù)字化檔案館建設(shè)的重視度不足這一問題。

第三，高職院校的數(shù)字化檔案館建設(shè)缺乏專業(yè)的人才，現(xiàn)有的人員力量不夠支撐檔案館建設(shè)的專業(yè)化發(fā)展。由此可見，當(dāng)前的高職院校數(shù)字化檔案館建設(shè)亟待得到更高的重視及更完善的措施。

三、高職院校數(shù)字化檔案館建設(shè)的策略

（一）加強高職院校數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)工作

一方面，要求高職院校利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化建設(shè)，構(gòu)建起檔案館的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和公眾網(wǎng)絡(luò)，并且完善學(xué)校的校園網(wǎng)，構(gòu)建起全面的網(wǎng)絡(luò)平臺，推進操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等系統(tǒng)軟件的建設(shè)。同時，高職院校要積極引入數(shù)字化加工和輸入設(shè)備，并且配置性能優(yōu)良的服務(wù)器和存儲設(shè)備等，切實加強硬件設(shè)施的建設(shè)工作。

另一方面，高職院校要加強數(shù)字檔案資源的全面建設(shè)，對與高職院校相關(guān)的各類數(shù)字化信息進行收集、整理以及歸檔。有一定辦學(xué)條件的學(xué)?？梢詷?gòu)建遠(yuǎn)程歸檔網(wǎng)絡(luò)化平臺，并且構(gòu)建起完善的數(shù)字檔案信息資源庫，拓寬更多的信息源，將各類具有價值的數(shù)字信息歸檔，納入到高職院校數(shù)字化檔案信息管理范圍。

（二）加大數(shù)字化檔案館建設(shè)資金投入與技術(shù)支持

高職院校在開展數(shù)字化檔案館建設(shè)的過程中，要認(rèn)識到資金投入和技術(shù)支持的重要性，主動地加大資金投入，引進現(xiàn)代化技術(shù)，為其數(shù)字化檔案館建設(shè)提供有效的保障。為此，高職院校檔案部門應(yīng)該加強與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，將數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性、迫切性等信息傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，爭取領(lǐng)導(dǎo)層的重視與支持。同時，高職院校檔案部門要積極開發(fā)各種應(yīng)用系統(tǒng)，包括信息采集、信息管理、信息利用、安全保密等多個方面的應(yīng)用系統(tǒng)，為各類高職院校的檔案利用提供更好的服務(wù)。

（三）加強引進和培養(yǎng)數(shù)字化檔案館建設(shè)的專業(yè)人才

高職院校檔案部門要重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，著重提高其綜合素質(zhì)。主要可以通過知識競賽、講座以及學(xué)習(xí)會等方式對檔案管理人員進行培訓(xùn)。在這個方面，可重點傳授數(shù)字化技術(shù)及相關(guān)知識，拓寬檔案人員的數(shù)字化知識結(jié)構(gòu)，提高其知識水平與管理素質(zhì)。此外，高職院校檔案部門要重視引進專業(yè)化的數(shù)字化管理人才，結(jié)合自身實際情況，制定科學(xué)合理的人才發(fā)展制度與人員管理標(biāo)準(zhǔn)，為人才提供良好的發(fā)展空間與機會，使其樂于為數(shù)字化檔案館建設(shè)做出奉獻。

四、結(jié)語

當(dāng)前正在高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)為高職院校數(shù)字化檔案館的建設(shè)與發(fā)展提供了重要的支持，為了推進這一數(shù)字化檔案館的建設(shè)，高職院校必須要全面加強各項相關(guān)建設(shè)工作，保證數(shù)字化檔案信息的有效開發(fā)與利用。

參考文獻：

[1]毛雁鴻.數(shù)字化校園背景下的高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)[J].蘭臺世界，2018（S1）.

[2]李秀霞.高職院校特色的數(shù)字檔案室建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2015（11）.

[責(zé)任編輯 李 媛]

作者簡介： 張雷（1982.1— ），男，漢族，山東濟南人，研究方向：檔案管理，數(shù)字化檔案建設(shè)。