關(guān)于核電總承包項(xiàng)目文檔管理的創(chuàng)新與思考

文｜ 中國(guó)核電工程有限公司 張霄旭

筆者所在公司從事核電工程建設(shè)EPC總承包模式已經(jīng)十余年。從最早一個(gè)總承包項(xiàng)目的開(kāi)展，到現(xiàn)在同時(shí)并行管理5個(gè)核電總承包項(xiàng)目，不斷總結(jié)創(chuàng)新與核電總承包項(xiàng)目匹配的文檔管理模式，在產(chǎn)品交付的同時(shí)為后續(xù)運(yùn)營(yíng)維護(hù)奠定基礎(chǔ)?，F(xiàn)就筆者在從事核電總承包項(xiàng)目文檔管理中的感悟進(jìn)行闡述。

一、創(chuàng)新背景

一個(gè)百萬(wàn)級(jí)核電站項(xiàng)目的建設(shè)大約需要5年的時(shí)間，要?dú)v經(jīng)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、調(diào)試4大階段。項(xiàng)目文檔的管理量大，項(xiàng)目建設(shè)期間大約會(huì)產(chǎn)生30萬(wàn)卷文件，月均文函傳遞量達(dá)到2.4萬(wàn)。

項(xiàng)目參建單位眾多，涉及內(nèi)外部接口單位近千家且分散在全球各地，需要做好對(duì)不同單位不同類(lèi)型文件的規(guī)范審查，協(xié)調(diào)和審核的工作量較大；核電總承包模式下業(yè)主、總包方對(duì)分包商的審查存在主觀判斷的發(fā)揮，影響項(xiàng)目文件一次合格率；項(xiàng)目各參建單位數(shù)據(jù)的分裂不利于數(shù)據(jù)的分享，造成管理成本的提高。

二、創(chuàng)新做法

基于上述面臨的需求和挑戰(zhàn)，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，開(kāi)展了一系列的管理創(chuàng)新。

2.1 開(kāi)展聯(lián)合管理 助推項(xiàng)目文檔高效率

業(yè)主與總包方本著統(tǒng)一目標(biāo)，建立“聯(lián)合文檔”管理模式。針對(duì)項(xiàng)目文檔管理工作，四個(gè)統(tǒng)一，即統(tǒng)一的文檔管理組織，統(tǒng)一的文檔管理目標(biāo)，統(tǒng)一的文檔驗(yàn)收要求規(guī)則，統(tǒng)一的監(jiān)督管控和檢查反饋。例如聯(lián)合文檔只監(jiān)查一次，避免不同單位重復(fù)監(jiān)查，重復(fù)修改，保證工作效率，降低交付壓力。分別通過(guò)以下方式實(shí)現(xiàn)合作共贏。

2.1.1 前端控制，保障歸檔質(zhì)量

聯(lián)合文檔明確所接收文件的統(tǒng)一檢查標(biāo)準(zhǔn)，并將此標(biāo)準(zhǔn)宣貫執(zhí)行。介入文檔源頭管理，保障文件歸檔質(zhì)量。

2.1.2 分而治之，有效文檔管理

針對(duì)項(xiàng)目不同階段不同重點(diǎn)工作、不同類(lèi)型交付文件進(jìn)行人員分配，成立專(zhuān)項(xiàng)小組開(kāi)展文檔工作。

2.1.3 充分介入，保障檔案利用

借助聯(lián)合文檔模式，便于業(yè)主文檔人員提前熟悉工程建設(shè)期文檔的管理，保證文檔的無(wú)縫移交和平滑過(guò)渡。避免晚介入造成對(duì)項(xiàng)目檔案內(nèi)在聯(lián)系不熟悉，影響后續(xù)檔案利用。

2.1.4 熟悉業(yè)務(wù)，培養(yǎng)業(yè)務(wù)人才

聯(lián)合文檔集中工作、互助共進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目參建各方對(duì)項(xiàng)目檔案知識(shí)的理解程度，培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干，儲(chǔ)備業(yè)務(wù)人才。

2.2 推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理 提升項(xiàng)目文檔管理水平

推進(jìn)項(xiàng)目文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高項(xiàng)目文檔管理效率，進(jìn)一步支持聯(lián)合文檔模式的順利開(kāi)展。

2.2.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，標(biāo)準(zhǔn)化組織架構(gòu)

圖1 文檔管理體系構(gòu)架圖

總包方項(xiàng)目部文檔員作為項(xiàng)目文檔管理的主體人員，隸屬項(xiàng)目主管副總。各業(yè)務(wù)板塊和其他參建部門(mén)通力合作，服務(wù)支持配合項(xiàng)目部?？偛啃畔⑽臋n部為項(xiàng)目部提供文檔業(yè)務(wù)服務(wù)指導(dǎo)。

2.2.2 分級(jí)管理，標(biāo)準(zhǔn)化管理制度

如圖1所示，以公司管理為維度，文檔程序從上到下分為三個(gè)層次，分別為大綱程序、管理程序和工作程序。以項(xiàng)目合同為維度，依據(jù)總包合同分解合同中約定的文檔工作，編制項(xiàng)目實(shí)施大綱，使用項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目化文檔工作程序，覆蓋項(xiàng)目部文檔管理工作全周期。

2.2.3 統(tǒng)一細(xì)節(jié)，標(biāo)準(zhǔn)化工作要求

在公司管理程序基礎(chǔ)上，制定了統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，包括合同文檔文本、文件編碼、文檔格式、審批流程、文函渠道等。同時(shí)，與業(yè)主共同確定項(xiàng)目驗(yàn)收活動(dòng)的管理要素。

2.3 重點(diǎn)過(guò)程管控 保障管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

核電工程是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，建設(shè)周期長(zhǎng)、接口多、人員的變動(dòng)、工作人員水平都可能會(huì)影響文件后續(xù)交付質(zhì)量，中期管控工作尤其重要。CNPE一直遵循“三個(gè)服務(wù)于”宗旨，即職能服務(wù)板塊，板塊服務(wù)項(xiàng)目，項(xiàng)目服務(wù)業(yè)主。通過(guò)以下管控方式，保障項(xiàng)目文檔最終交付使用。

2.3.1 計(jì)劃管控，同步項(xiàng)目工程建設(shè)

根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，制定對(duì)項(xiàng)目參建單位監(jiān)督檢查計(jì)劃、向業(yè)主同步歸檔的計(jì)劃等。按計(jì)劃編制、執(zhí)行、調(diào)整、考核項(xiàng)目文檔管理工作，執(zhí)行閉環(huán)管理。

2.3.2 監(jiān)督檢查，分解文檔管理目標(biāo)

根據(jù)統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合文檔、監(jiān)理、分包商成立工程文檔聯(lián)絡(luò)組，對(duì)項(xiàng)目各參建單位文檔進(jìn)行定期、不定期監(jiān)督檢查，包括參加開(kāi)工會(huì)、質(zhì)保監(jiān)察、出場(chǎng)驗(yàn)收、預(yù)驗(yàn)收等活動(dòng)，對(duì)分包商文件的管理工作進(jìn)行一次性監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，同時(shí)記錄檢查結(jié)果提交有關(guān)各方簽署，并進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

過(guò)程中定期組織召開(kāi)文檔聯(lián)絡(luò)會(huì)，對(duì)實(shí)際工作中的問(wèn)題及時(shí)解決，保證文檔工作有條不紊的推進(jìn)。

2.3.3 多級(jí)驗(yàn)收，確保項(xiàng)目安全質(zhì)量

核電行業(yè)的特色，一次性監(jiān)查不能滿足檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，故此需通過(guò)多層級(jí)驗(yàn)收，分擔(dān)項(xiàng)目檔案最終驗(yàn)收的壓力。故此各項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際工作開(kāi)展子項(xiàng)竣工驗(yàn)收、分階段驗(yàn)收、專(zhuān)家評(píng)估，及時(shí)檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案，確保檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的順利通過(guò)。根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)主公司負(fù)責(zé)組織并接受?chē)?guó)家檔案局對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，總包商協(xié)助業(yè)主完成并提供必要的支持。

2.4 應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”助力數(shù)字核電建設(shè)

信息系統(tǒng)是文檔管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的有效手段。為更好的提高項(xiàng)目文檔管理效率，項(xiàng)目持續(xù)推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)與核電建設(shè)領(lǐng)域的深度融合，將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)全面應(yīng)用至項(xiàng)目科研、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工等各個(gè)環(huán)節(jié)。

2.4.1 “四柱一面”，貫通流程數(shù)據(jù)

項(xiàng)目以EPCS四大板塊（設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)、施工管理系統(tǒng)、調(diào)試管理系統(tǒng)）系統(tǒng)為支持，以項(xiàng)目管理信息平臺(tái)為統(tǒng)領(lǐng)形成了一套核電項(xiàng)目管理的信息化體系，即由四條腿支撐一個(gè)桌面的“四柱一面”管理體系。通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)從上游文件的產(chǎn)生發(fā)布到下游工作的傳輸利用。同時(shí)通過(guò)數(shù)據(jù)分享，發(fā)揮四大支柱作用，努力做到智能化設(shè)計(jì)、敏捷化采購(gòu)、集約化施工、系統(tǒng)化調(diào)試，構(gòu)建一個(gè)完整的數(shù)字化核電站，作為新核電項(xiàng)目科研的基礎(chǔ)，形成核電工程信息知識(shí)體系，并形成核電發(fā)展的良性循環(huán)。

2.4.2 多維度管理，輔助決策支持

項(xiàng)目部信息文檔部創(chuàng)新使用施工管理系統(tǒng)覆蓋工程現(xiàn)場(chǎng)建安業(yè)務(wù)，可實(shí)現(xiàn)從單項(xiàng)目到多項(xiàng)目的多層次、多維度的集中管控，是工程CNPE進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化項(xiàng)目管理的重要手段。多維度分類(lèi)管理建安過(guò)程中的項(xiàng)目文檔，承擔(dān)各參建單位文函信息的流轉(zhuǎn)歸檔，并實(shí)現(xiàn)了多維度的統(tǒng)計(jì)分析，為項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃提供決策支持。

2.5 統(tǒng)籌資源調(diào)配 推動(dòng)各方協(xié)同進(jìn)程

聯(lián)合文檔為階段性管理組織，應(yīng)根據(jù)不同階段工作重點(diǎn)，業(yè)主和總包方共同為聯(lián)合文檔提供人力、設(shè)備、業(yè)務(wù)資源配置。

2.5.1 人力

在責(zé)任不轉(zhuǎn)移的情況下，視不同階段聯(lián)合文檔的具體業(yè)務(wù)需求，集中業(yè)主和總包方優(yōu)秀力量，收集整理項(xiàng)目文檔，以最大程度滿足項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收順利通過(guò)的要求。對(duì)于項(xiàng)目文檔中重復(fù)性的非核心業(yè)務(wù)流程外包給供應(yīng)商，利用外包服務(wù)商的專(zhuān)業(yè)能力，獲得更加有效率的服務(wù)，提升項(xiàng)目總體的競(jìng)爭(zhēng)力和運(yùn)營(yíng)的靈活性。

2.5.2 設(shè)備

考慮到項(xiàng)目部為總包商的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，為保證正常工作所需的各種文檔管理設(shè)備，與業(yè)主互相協(xié)作、資源分享，保證資源利用最大化。

2.5.3 文印外包

打破傳統(tǒng)紙質(zhì)文件郵寄，設(shè)置現(xiàn)場(chǎng)文印外包，承擔(dān)由項(xiàng)目管理平臺(tái)傳輸文件的文印工作。

三、創(chuàng)新效果及影響

基于聯(lián)合文檔制定的統(tǒng)一檢查標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行宣貫，使得所參與的業(yè)主、總包方和分包商能夠統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高文檔合格率，確保文檔質(zhì)量和歸檔。

提前聯(lián)合制定規(guī)則，規(guī)范各類(lèi)文件向業(yè)主歸檔時(shí)的具體要求；聯(lián)合文檔的一次性驗(yàn)收，不再反復(fù)整改，創(chuàng)新管理模式，提高項(xiàng)目文檔管理整體水平。

借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，利用“四柱一面”信息創(chuàng)新服務(wù)方式，打通工程建設(shè)單位上下游數(shù)據(jù)流。運(yùn)用信息技術(shù)手段，建立CNPE文檔標(biāo)準(zhǔn)化的分發(fā)、歸檔規(guī)則和渠道，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔傳遞分發(fā)的有效管控，變被動(dòng)接收為主動(dòng)管控，提高了項(xiàng)目文檔流轉(zhuǎn)效率。

在聯(lián)合文檔創(chuàng)新模式的推動(dòng)下，業(yè)主、總包方、監(jiān)理和分包商的文檔管理人員見(jiàn)證了項(xiàng)目文檔全周期管理，齊心協(xié)力推進(jìn)項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和歸檔及時(shí)性，保證交付質(zhì)量，培養(yǎng)項(xiàng)目文檔管理隊(duì)伍。

四、關(guān)于文檔管理后續(xù)發(fā)展的一些思考

創(chuàng)新是生存與發(fā)展的不竭源泉和動(dòng)力。核電工程周期長(zhǎng)，對(duì)于文檔管理要求是至高挑戰(zhàn)。本次闡述的創(chuàng)新做法，仍需要根據(jù)國(guó)家、行業(yè)的要求做相應(yīng)調(diào)整，對(duì)不同業(yè)主的要求標(biāo)準(zhǔn)化、集約化，對(duì)新項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理的落地可操作性，人力設(shè)備等資源配置的合理性都需要進(jìn)一步完善。