信息化環(huán)境下高校會計檔案管理設(shè)計

郭 然

（天津中醫(yī)藥大學，天津 300193）

?

信息化環(huán)境下高校會計檔案管理設(shè)計

郭 然

（天津中醫(yī)藥大學，天津 300193）

［摘 要］數(shù)字化技術(shù)雖然帶來了會計電算化模式的不斷發(fā)展與完善，促使會計檔案由紙質(zhì)存儲變?yōu)殡娮哟鎯?，但由于高等學校自身情況、歷史背景、技術(shù)條件及政策法規(guī)等內(nèi)外部因素的影響，會計檔案只是實現(xiàn)了從記賬到賬表的程序化，而在會計原始附件的數(shù)字化處理、會計信息資料的共享和會計檔案的數(shù)字化管理等方面還不能滿足這種數(shù)字化的需求。因此，針對信息化環(huán)境背景下的會計檔案管理研究顯得尤為重要。

［關(guān)鍵詞］信息化；會計檔案；信息化；管理

1　信息環(huán)境下高等學校會計檔案管理存在的問題分析

長期以來，高等學校會計檔案的管理過程為獲取原始憑據(jù)—憑證記賬—登記賬簿—形成報表—整理歸檔這樣的操作流程，其中，記賬憑證、賬簿和報表的形成都基于財務電算化的運用而實現(xiàn)了數(shù)字化，賬證表均可以在財務軟件中導出 Excel表格，并可以進行不同條件的查詢。而原始憑證和檔案管理這兩部分還未實現(xiàn)電算化，會計原始憑證仍然以紙質(zhì)化的形式粘附在記賬憑證后，會計檔案的保管還更多地以紙質(zhì)文件資料的形式大量地存在于檔案資料室中，會計信息資源受制于紙質(zhì)化的載體而不能完全共享。這些環(huán)節(jié)的滯后直接影響著會計檔案管理工作的信息化進程。

對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)，直接影響了財務管理的質(zhì)量和水平。會計檔案資料收集不全，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。會計電算化檔案管理人員既要懂會計專業(yè)知識，又要懂檔案專業(yè)知識和計算機知識。目前，許多單位沒有專職的財務檔案管理人員，大多數(shù)是由會計人員兼管，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務知識方面的專門培訓，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗。一些會計人員對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，難以保證檔案的完整性和安全性，導致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學管理。紙質(zhì)檔案和磁質(zhì)檔案未能同步歸檔，致使向?qū)W校檔案管理機構(gòu)移交的僅為紙質(zhì)會計檔案。紙質(zhì)會計檔案都有相應的管理辦法，但對于磁介質(zhì)會計檔案的管理還處在空白狀態(tài)，有的單位將會計信息存入磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息丟失。許多單位沒有妥善保管好會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)，使版本較低的操作系統(tǒng)生成的磁介質(zhì)會計信息在新系統(tǒng)中不能正常運轉(zhuǎn)，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱、大量數(shù)據(jù)資源浪費的情況，帶來巨大的損失。沒有完善的管理辦法，最終也因保管不妥或磁介質(zhì)質(zhì)量等問題而不能正常的使用。

1.1軟硬件技術(shù)仍有欠缺

首先，會計軟件的設(shè)計缺少必要的數(shù)據(jù)庫加密措施，還有一些商業(yè)軟件存在為用戶提供修改以前年度賬目等功能的舞弊行為。其次，現(xiàn)行的會計電算化軟件，沒有設(shè)置對記賬憑證附件資料的存儲管理功能，導致電腦核算數(shù)據(jù)與原始憑證附件資料是分離的。第三，真正的原始會計附件資料的電子文檔（電子合同、電子郵件、電子傳真等文檔）不能與記賬憑證一起保存，而以電子介質(zhì)保存他處。第四，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差。第五，檔案信息存儲介質(zhì)投入不足1.2 信息安全有待加強

首先，會計檔案經(jīng)?；蜻^度使用正本紙質(zhì)資料，極易造成正本紙質(zhì)資料的破損、丟失、毀壞；文檔紙張受潮、蟲蝕以及遭受火災等使資料受到破壞。其次，局域網(wǎng)內(nèi)外用戶的訪問權(quán)限和網(wǎng)絡上數(shù)據(jù)包的檢測與過濾沒有選擇適當?shù)姆阑饓υO(shè)備及網(wǎng)絡管理軟件和可靠的硬件，會出現(xiàn)一臺服務器出現(xiàn)故障而導致整個系統(tǒng)的癱瘓等問題。再次，數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)損壞，甚至是計算機系統(tǒng)的破壞和癱瘓會因數(shù)據(jù)版本的更新，數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換，硬件設(shè)備的意外損壞，存貯介質(zhì)的老化、失效，自然災害等因素而發(fā)生。

1.3基礎(chǔ)管理相對薄弱

很多管理都流于表面。一些會計檔案管理人員在整理裝訂會計檔案時類別不清，更新也不及時，常常導致數(shù)據(jù)的權(quán)威和有效性受影響。另外，大量重復的數(shù)據(jù)造成數(shù)據(jù)冗繁，資料管理和利用效率低下，財務信息化提效有限。

2　信息環(huán)境下高等學校會計檔案的數(shù)字化管理設(shè)計

2.1會計檔案數(shù)字化管理的定義與系統(tǒng)架構(gòu)

檔案館數(shù)字化管理方式指檔案館利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)及存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，及時提供所需資源，實現(xiàn)資源共享。這種模式不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，提高了經(jīng)濟效益，而且能使資料及時歸檔，并盡快得到利用，提高了辦公效率，增強了檔案原件保護，讓檔案的使用更加安全。一般而言，檔案館數(shù)字化管理方式包括檔案的數(shù)字化、館務自動化、服務網(wǎng)絡化及信息共享化等方面的內(nèi)容。為了實現(xiàn)這一方式需要進行檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源開發(fā)、檔案管理應用系統(tǒng)、檔案信息化標準規(guī)范、檔案信息化人才隊伍及檔案信息安全保障體系等基本建設(shè)。

2.2檔案館數(shù)字化管理方式框架設(shè)計

根據(jù)會計檔案管理的特點，并結(jié)合檔案館數(shù)字化管理的系統(tǒng)架構(gòu)，可以在四方面采取措施，進而實現(xiàn)高等學校會計檔案管理的數(shù)字化。

第一，通過采用計算機識別和處理技術(shù)，將紙質(zhì)原始憑證及會計檔案文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，或是直接獲取外部電子數(shù)據(jù)信息，并將這些資料系統(tǒng)組織成結(jié)構(gòu)有序的信息資源庫。這不僅可以壓縮紙質(zhì)存儲的空間，又改進信息的組織方式。

第二，建立會計檔案的信息數(shù)據(jù)庫，并以此數(shù)據(jù)庫為結(jié)點，以通信線路為連線，把各種縱橫交織的網(wǎng)絡作為信息通道，并采用C/ S或B/S模式實現(xiàn)各種會計檔案信息在單位內(nèi)外部各個實體之間的傳遞?；?qū)嫏n案信息加入共享資源平臺實現(xiàn)資源共享。這種網(wǎng)絡化的傳遞方式不僅實現(xiàn)遠程服務，加快了信息交流和反饋的速度，還提高了信息利用率。

第三，通過將紙質(zhì)會計檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，在會計檔案的信息資源庫形成各種目錄、索引和全文等文字，還形成了各種表格、圖像等多媒體信息。通過多元、多檢索點的組配檢索，不僅可以進行會計憑證的檢索，還可以實現(xiàn)原始附件的不同用途的歸集整理使用。這些智能化的檢索方式，提高了檢索速度。

第四，通過權(quán)限設(shè)置、密碼保護、身份驗證等措施，讓需要了解企業(yè)財務信息和經(jīng)營狀況的各位關(guān)注者（企業(yè)領(lǐng)導層、相關(guān)部門、審計人員以及社會股東），利用各種功能強大、實用的檢索工具獲取和使用檔案信息，且不受時空限制，方便用戶使用。

2.3檔案館數(shù)字化管理對高等學校會計檔案管理的啟示與借鑒

第一，在會計檔案數(shù)字化管理項目實施前的流程評估階段，根據(jù)目前會計電算化的發(fā)展和檔案管理的電子化趨勢，評估實施此項目的能力和前景，分析實施業(yè)務流程重組和信息流程，對高等學校的管理、職能、教學科研部門人員進行培訓，明確實施此項目的模式和規(guī)模，并制訂財務預算和實施計劃。第二，進行會計檔案數(shù)字化管理的需求分析和調(diào)研工作。針對此前所作的評估，與本單位會計部門和檔案管理部門的會計人員和相關(guān)業(yè)務員深入探討業(yè)務，并聯(lián)系其他單位相關(guān)部門，進行對標，向會計、檔案、計算機等方面的專家進行咨詢，共同探討此項目的可行性和可操作性。第三，通過前兩個階段的評估和調(diào)查后，進入項目實施準備階段。通過前期與軟件公司合作，在原有軟件基礎(chǔ)上開發(fā)適合會計檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫模塊，增加共享和加密功能，然后根據(jù)項目需求配備項目所需要的硬軟件設(shè)備。第四，驗收階段。在前期理論和軟件設(shè)計的支撐下，進行模擬上線，將真實的報銷業(yè)務通過網(wǎng)上審批以及應用財務軟件，使用真實的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的上線仿真模擬。在模擬上線階段，操作人員充分檢驗軟件的各項功能，有問題及時反饋給實施小組，然后組織項目小組對遇到的問題進行討論并確定解決方案。通過開展財務真實業(yè)務，對業(yè)務進行比對，并對各項模塊的功能進行驗證，認為可以滿足現(xiàn)有需要的，正式開始上線單軌運行，完成新舊系統(tǒng)的切換。實施項目組應有常駐服務員，跟蹤解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題和操作用戶提出的問題。

主要參考文獻

［1］程淑珍.會計制度設(shè)計［M］.北京：中國財政經(jīng)濟出版社，2009.

［2］金琦，梁增智.淺談會計檔案管理［J］.云南檔案，2011（7）.

［3］劉雪珍.會計信息化檔案安全與維護問題及對策［J］.財會通訊，2010（5）.

［4］王東娣，朱丹.淺探會計信息化下會計檔案的電子化管理［J］.會計師，2011（6）.

［5］王曉方.數(shù)字化會計檔案信息安全管理策略研究［J］.機電兵船檔案，2011（3）.

［6］劉陽，劉雪晶.會計信息化下電子檔案的管理［J］.商業(yè)經(jīng)濟，2011（8）.

［7］張穎.會計電算化與會計檔案的管理［J］.理論界，2011（6）.

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.019

［中圖分類號］F232；G271

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0031-02

［收稿日期］2016-05-12