優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理探析

蘭 吉

（湖北廣播電視臺后勤服務中心，湖北 武漢 430000）

檔案管理工作是確保事業(yè)單位各項工作有序開展的關鍵，做好事業(yè)單位檔案管理工作對于提升事業(yè)單位檔案的管理水平至關重要。筆者結合工作實踐，對如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理進行探析。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

當前，各事業(yè)單位辦公條件和設備與時俱進，檔案門類逐步齊全。雖然檔案管理工作逐步得到提升，現(xiàn)代化管理也已逐步實行，但由于種種原因，存在以下幾方面問題。

1.缺乏足夠的檔案管理意識。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。

2.沒有建立完善的檔案管理制度。目前，大部分事業(yè)單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分事業(yè)單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作缺乏執(zhí)行標準和參考守則，從而導致檔案管理工作雜亂無章。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性，導致檔案管理工作效率不高。

3.缺乏信息化的檔案管理。近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越突出，使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力，還避免了資金的浪費。但當前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術全面應用到檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

4.缺乏專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求檔案管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。但目前一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。而且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作措施

針對上述問題，要做好事業(yè)單位檔案管理，就要制定科學合理的措施，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理，確保檔案管理工作順利開展，發(fā)揮其應有的作用。

（一）健全檔案管理機制，加強制度建設

要優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度，必須提高全員檔案意識。首先要加強領導、明確責任。建立由全體科室長組成的檔案領導小組，由分管領導任組長，辦公室主任任副組長，各科室參與人員為小組成員。

（1）實行檔案領導小組例會制，每年至少兩次，研究分析本單位檔案工作及其發(fā)展問題，從而從制度上保障檔案工作的開展。每年在制訂檔案工作計劃前，具體落實本年度檔案工作任務和所需經(jīng)費，并列入單位整體工作計劃中去。

（2）完善檔案管理制度，逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標準化。如檔案立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案安全、保密制度、檔案借閱制度、檔案移交、銷毀制度、崗位管理責任制等。同時，一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作。并且建立相應的監(jiān)督管理和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度，使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

（二）加強檔案隊伍建設，提高業(yè)務能力

檔案工作人員的自身素質是做好檔案工作的一個重要條件。檔案工作人員在工作中要不斷鉆研業(yè)務，加強自身建設，提高工作能力。

（1）加強學習。檔案管理是一門學科，有很多專業(yè)化的要求。各事業(yè)單位工作人員在實際工作中，既要學習先進的管理制度、工作方式 、專業(yè)知識，又要學習現(xiàn)代化管理手段，更要學習檔案人勤奮、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和奉獻、服務的精神風貌。

（2）加強合作。檔案工作涉及方方面面，這就需要與各相關部門理順職能關系，加強配合，以利于檔案資料收集的及時和完整。

（3）積極創(chuàng)新。在檔案管理工作中要不斷設計新的管理目標、管理制度、管理內容、管理方法，推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（3）拓展檔案管理平臺，實行信息化管理

隨著無紙化辦公的推行，網(wǎng)絡技術的廣泛應用，智慧城市的建設，必然要求檔案管理實行信息化。檔案管理信息化首先是物質條件的現(xiàn)代化，主要包括檔案工作設備與技術的現(xiàn)代化，體現(xiàn)為檔案管理軟件在檔案管理中的廣泛應用，以提高檔案管理工作存儲、處理、開發(fā)檔案信息的效率；其次是管理思想、觀念和目標的現(xiàn)代化，只有以現(xiàn)代化的管理方式和管理手段來提高檔案工作的效率和質量，事業(yè)單位檔案管理工作才能得到提升，才能發(fā)揮應有的作用。