醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理的應(yīng)用分析

賀曉東

摘要：在醫(yī)療體制改革的大背景中，醫(yī)院越來(lái)越重視管理質(zhì)量，尤其是檔案管理的質(zhì)量，采取有效措施提高醫(yī)院管理質(zhì)量成為了討論的主題。基于此，本文先是分析了檔案管理對(duì)于醫(yī)院的重要作用，其次研究了精細(xì)化管理的具體應(yīng)用。應(yīng)用精細(xì)化管理優(yōu)化檔案管理，讓檔案管理發(fā)揮出推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的重要作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理;檔案管理;精細(xì)化管理

引言：

在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理工作中，檔案管理一直占據(jù)著重要的地位，提高檔案管理的管理水平，能夠有效地推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。以往醫(yī)院多使用粗放式檔案管理，使得檔案經(jīng)常出現(xiàn)損壞、丟失的問(wèn)題，給醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)了不良影響。因此，應(yīng)用精細(xì)化檔案管理有力地提升檔案管理的水平，推動(dòng)醫(yī)院朝向規(guī)范化管理發(fā)展。

一、檔案管理對(duì)醫(yī)院的重要作用

在醫(yī)院中，檔案記錄著醫(yī)院日常工作，是醫(yī)護(hù)人員工作的依據(jù)，檔案管理質(zhì)量影響著醫(yī)護(hù)人員工作的效率，對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)有著重要作用。檔案管理人員主要利用紙張、影音等記錄醫(yī)療過(guò)程和醫(yī)院管理，長(zhǎng)期下來(lái)積攢了大量重要檔案。最近幾年，醫(yī)院對(duì)檔案管理提高了重視程度，管理人員使用更加科學(xué)合理的手段展開管理，讓醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量得到了提升。精細(xì)化管理最早提出是在二十世紀(jì)的美國(guó)，發(fā)明家泰勒將精細(xì)化管理這一理念傳遞給社會(huì)大眾。后來(lái)在日本，豐田公司提出從客戶角度考慮問(wèn)題，從客戶需求出發(fā)，減少生產(chǎn)非必要工作，提升生產(chǎn)效率，將精細(xì)化理念應(yīng)用在生產(chǎn)中。后來(lái)各個(gè)行業(yè)都開始利用精細(xì)化理念在經(jīng)營(yíng)管理中。在醫(yī)院的檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化理念，可以讓檔案得到分類管理，利用簡(jiǎn)單程序展開管理，讓檔案的管理效率不斷提高。醫(yī)院將精細(xì)化管理理念和信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，有效地提高了檔案管理的工作質(zhì)量，提升檔案的效益價(jià)值。

二、醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理的具體應(yīng)用

（一）建立精細(xì)化檔案管理目標(biāo)

在醫(yī)院的檔案管理中，首要任務(wù)就是建立精細(xì)化的檔案管理目標(biāo)，從醫(yī)院自身情況出發(fā)提出符合醫(yī)院發(fā)展的規(guī)劃，制定長(zhǎng)期目標(biāo)和短期目標(biāo)，將目標(biāo)精細(xì)化成階段目標(biāo)，并將目標(biāo)傳遞給各個(gè)部門。在年末考核時(shí)，對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一考核并對(duì)完成目標(biāo)的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，醫(yī)院要加強(qiáng)檔案分類工作，安排專門的人員對(duì)檔案展開分類管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，保證檔案建設(shè)工作的順利開展。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院檔案精細(xì)化整理和歸檔

在醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，醫(yī)院要組織管理人員分類檔案，并保持檔案的完整性。在對(duì)檔案分類的過(guò)程中，使用監(jiān)控設(shè)備記錄分類過(guò)程，避免出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題，保證檔案后續(xù)管理的準(zhǔn)確性[1]。對(duì)醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理，首先要保證檔案得到規(guī)范歸檔，在不斷完善檔案管理模式的基礎(chǔ)上，需要著力提高醫(yī)院檔案管理的實(shí)際水平，保證醫(yī)院檔案得到科學(xué)完整的管理。另外還需要重視提高管理人員自身的素質(zhì)水平，醫(yī)院要對(duì)檔案管理人員展開綜合培訓(xùn)，先綜合評(píng)定員工的真實(shí)水平，了解每位員工身上的弱勢(shì)，然后按照需要進(jìn)行補(bǔ)充培訓(xùn)。同時(shí)檔案管理效率和質(zhì)量也將計(jì)入到員工考核中，讓員工提高重視程度，共同作用于優(yōu)化檔案管理的目的上。

（三）建立精細(xì)化檔案管理制度

在醫(yī)院原本的檔案管理制度基礎(chǔ)上，明確管理需求，細(xì)化管理辦法，將檔案管理推向規(guī)范方向發(fā)展。精細(xì)化檔案管理制度要求醫(yī)院調(diào)整當(dāng)前管理?xiàng)l例，盡快修繕管理制度，將不合理的規(guī)則廢除處理。如今大多數(shù)醫(yī)院都使用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理，因此需要在管理制度中融入信息系統(tǒng)的管理規(guī)范，保證管理規(guī)范全面完整，涉及到檔案管理的全過(guò)程。例如：在收集檔案時(shí)，醫(yī)院檔案數(shù)量十分多，需要依據(jù)一定順序記錄從各個(gè)科室所收集的數(shù)據(jù)，同時(shí)將數(shù)據(jù)收集時(shí)間和數(shù)量標(biāo)記下來(lái)。在檔案管理過(guò)程中，整理同類文件，同時(shí)按照內(nèi)部差異對(duì)檔案進(jìn)行排序，提升檔案歸檔有序性。在歸檔工作中，安排專門的人員展開監(jiān)管，盡量避免疏漏問(wèn)題。在借閱檔案程序上，需要攜帶部門批條才能借閱檔案，同時(shí)完整記錄借閱人、時(shí)間、檔案編碼等信息，提高檔案管理安全水平，減少檔案丟失、歸檔不及時(shí)的情況。

（四）完善檔案管理信息系統(tǒng)

針對(duì)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，也需要著手進(jìn)行完善，維護(hù)精細(xì)化檔案管理的開展。對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的完善要提高系統(tǒng)自動(dòng)化水平，減少人為原因造成的失誤，避免浪費(fèi)資源的情況，讓檔案管理工作質(zhì)量得到提升。醫(yī)院需要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫(kù)，給不同科室安排對(duì)應(yīng)的管理權(quán)限，方便管理人員在設(shè)定權(quán)限之內(nèi)傳輸數(shù)據(jù)、借閱數(shù)據(jù)，讓檔案管理的效率得到提高[2]。同時(shí)在信息系統(tǒng)中使用云備份技術(shù)，在云端備份醫(yī)院檔案，在系統(tǒng)受到惡意攻擊時(shí)及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。檔案管理信息系統(tǒng)要起到輔助精細(xì)化管理的作用。例如：醫(yī)院檔案的借閱需要嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間歸還，信息系統(tǒng)可以輔助借閱工作，借閱人員在借閱之后信息系統(tǒng)會(huì)錄入借閱信息，在臨近歸檔時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)發(fā)送短信給節(jié)約人員，提示借閱人員歸還檔案。

（五）建立檔案精細(xì)化管理責(zé)任體系

醫(yī)院在展開精細(xì)化管理過(guò)程中，需要建立責(zé)任體系加強(qiáng)管理人員意識(shí)理念，提高精細(xì)化管理的效果。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員工都要認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理發(fā)揮的重要作用，要想讓檔案管理人員加強(qiáng)工作質(zhì)量，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要通過(guò)責(zé)任體系加強(qiáng)人員管理。在責(zé)任體系中，將管理人員工作的責(zé)任加以明確，讓檔案管理工作可以有序進(jìn)行。例如：根據(jù)精細(xì)化管理工作內(nèi)容、崗位安排等，將崗位職責(zé)落實(shí)到管理人員個(gè)人身上，讓管理人員的管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)得到提升，崗位責(zé)任也能夠?qū)s束員工個(gè)人行為，讓精細(xì)化檔案管理工作質(zhì)量得到進(jìn)一步的保障。

結(jié)論：

綜上所述，本文先是分析了檔案管理對(duì)醫(yī)院的重要作用，其次研究了精細(xì)化管理的具體應(yīng)用，醫(yī)院先要建立精細(xì)化檔案管理目標(biāo)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案精細(xì)化整理和歸檔，建立精細(xì)化檔案管理制度，完善檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案精細(xì)化管理責(zé)任體系。從而讓檔案管理質(zhì)量得到有力保障，讓檔案管理發(fā)揮出重要的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]李虹.精細(xì)化管理模式在醫(yī)院病案管理中的應(yīng)用效果研究[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2018，5 （79）：194.

[2]鄒明明，王清波.信息化建設(shè)在醫(yī)院精細(xì)化管理中的應(yīng)用[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，39 （15）：1814-1815.